Die sechs Vorlagen, eine pro Pflicht
Jede ist so gedacht, dass sie von der Person ausgefüllt wird, die im KMU die Compliance verantwortet, ohne Beratungsfirma: Geldwäschebeauftragte, DSB, Sicherheits-, Qualitäts-, IT- oder Einkaufsleitung. Unter jeder Karte das kostenlose Dokuflex-Modul, das dasselbe mit Regeln, Verantwortlichen und Erinnerungen tut.
Excel
Ley 10/2010 · RD 304/2014
Vorlage KYC-Akte (Sorgfaltspflicht gegenüber Kunden)
Eine Datei pro Kunde mit förmlicher Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigtem, Zweck der Geschäftsbeziehung, schriftlich begründeter Risikoanalyse und der laufenden Überwachung, die die Ley 10/2010 (spanisches Geldwäschegesetz) von den Verpflichteten verlangt.
Was enthalten ist
- ✓Akte: Kundendaten, Kanal, PEP, Risikoland und -branche, Risikostufe und Maßnahmen (vereinfacht, normal, verstärkt) als Dropdowns; Pflichtbegründung und Freigabe durch die Geschäftsleitung.
- ✓Wirtschaftlich Berechtigte mit Anteil, Art der Kontrolle und Verifizierungsquelle; Dokumente mit Ablauf und Ablageort; Überprüfungen mit Anlass und Ergebnis.
- ✓Nächstes Überprüfungsdatum berechnet nach Risikostufe (12, 24 oder 36 Monate, editierbar) und Aufbewahrung 10 Jahre (Art. 25).
- ✓Anleitung mit den Artikeln 3 bis 7, 14 und 25 der Ley 10/2010 und denen des RD 304/2014.
Für wen: Steuerkanzleien, Anwaltskanzleien, Immobilienmakler, kleine Finanzdienstleister, Juweliere und Bauträger, die der Ley 10/2010 unterliegen und das Risiko heute in einem gemeinsamen Ordner führen.
Excel
DSGVO Art. 33 und 34 · LOPDGDD
Vorlage DSGVO-Register der Sicherheitsverletzungen
Das Register der Sicherheitsverletzungen, das Artikel 33.5 von jedem Verantwortlichen verlangt, einschließlich der Datenpannen, die bewusst nicht gemeldet werden. Eine Zeile pro Vorfall, mit der 72-Stunden-Frist ab Kenntnisnahme berechnet.
Was enthalten ist
- ✓Register: Erkennungsdatum, Datum der Kenntnisnahme, Beschreibung, Ursprung, Art (Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit), Kategorien und Anzahl der Daten und Betroffenen, Risiko.
- ✓Meldung an die AEPD (spanische Datenschutzbehörde) ja/nein mit Begründung bei Nichtmeldung, berechnete 72-h-Frist, Versanddatum und Aktenzeichen; Benachrichtigung der Betroffenen (Art. 34).
- ✓Beteiligter Auftragsverarbeiter, Eindämmungsmaßnahmen, Präventivmaßnahmen, Verantwortlicher, Status und Abschluss; Zusammenfassung mit Summen für den DSB-Bericht.
- ✓Anleitung mit dem Mindestinhalt der Meldung (Art. 33.3) und den Leitlinien von AEPD und EDSA.
Für wen: DSB und Datenschutzverantwortliche in KMU, E-Commerce, Kliniken, Bildungseinrichtungen und kleinen öffentlichen Stellen.
Excel
NIS2 Art. 23 · DORA Art. 19
Vorlage NIS2-Register für Cybersicherheitsvorfälle
Vorfallsregister für wesentliche und wichtige Einrichtungen und ihre IKT-Dienstleister, mit der Erheblichkeitsentscheidung und den drei Fristen des Artikels 23 als Stichtagen, die sich selbst berechnen.
Was enthalten ist
- ✓Frühwarnung 24 h, Meldung 72 h und Abschlussbericht 1 Monat: Frist ab Zeitpunkt der Kenntnis berechnet, Versanddatum und vom CSIRT zurückgemeldete Referenz.
- ✓Art des Vorfalls, Rahmen (NIS2, DORA, ENS), erheblich? mit Begründung, betroffene Dienste, beteiligter IKT-Dienstleister, Verantwortlicher, Ursache, Maßnahmen, Status und genehmigter Abschluss.
- ✓Spalte „Personenbezogene Daten betroffen?", um parallel die Zeile im DSGVO-Datenpannenregister zu eröffnen.
- ✓Blatt Fristen: NIS2 gegenüber DORA Meilenstein für Meilenstein, und an wen in Spanien gemeldet wird, solange das Umsetzungsgesetz aussteht.
Für wen: Sicherheits- und IT-Verantwortliche wesentlicher und wichtiger Einrichtungen, Finanzunternehmen unter DORA und Dienstleister, die ihre Kunden informieren müssen.
Excel
ISO 9001 Abschn. 8.7 und 10.2
Vorlage ISO-9001-Register für Abweichungen und Korrekturmaßnahmen
Die dokumentierte Information, die Abschnitt 10.2.2 verlangt: Art der Abweichung, ergriffene Maßnahme und Ergebnisse. Sie trennt in Spalten, was der Auditor einzeln prüft: Korrektur, Ursache, Korrekturmaßnahme und Wirksamkeitsprüfung.
Was enthalten ist
- ✓Register: Herkunft (Audit, Reklamation, Prozess, Lieferant…), Norm (9001, 14001, 45001, 27001), Anforderung, Schwere gering, schwer oder kritisch, betroffenes Produkt.
- ✓Sofortkorrektur (8.7), Analysemethode (5 Warum, Ishikawa, 8D), Ursache, Korrekturmaßnahme, Verantwortlicher, geplantes Datum und Umsetzung.
- ✓Wirksamkeitsprüfung mit Datum, Nachweis und Ergebnis (wirksam, nicht wirksam, wieder öffnen), Status und Abschluss, genehmigt von jemand anderem als dem Verantwortlichen.
- ✓Zusammenfassung für die Managementbewertung (9.3): offen, nach Schwere, überfällig, Prüfung ausstehend.
Für wen: Verantwortliche für Qualität, Umwelt, Arbeitsschutz oder Informationssicherheit in zertifizierten KMU oder solchen auf dem Weg zur Zertifizierung.
Excel
Verordnung (EU) 2024/1689 (AI Act)
Vorlage Inventar der KI-Systeme und -Werkzeuge (AI Act)
Das Inventar, von dem die Pflichten des AI Act ausgehen: welche KI das Unternehmen nutzt, wofür, mit welchem Risiko und wer verantwortlich ist. Es umfasst die Allzweckwerkzeuge der Mitarbeitenden und die in ERP, CRM oder HR eingebettete KI.
Was enthalten ist
- ✓Inventar: System, Anbieter, Typ (generisch, eingebettet, GPAI per API, Eigenentwicklung, Agent), Abteilung, Zweck, Rolle des Unternehmens (Anbieter oder Betreiber).
- ✓Risikokategorie nach AI Act im Dropdown (verboten Art. 5, Hochrisiko Anhang III, Transparenz Art. 50, minimal) und Bereich des Anhangs III (Beschäftigung, Kredit, Bildung, Biometrie…).
- ✓Personenbezogene Daten, besondere Kategorien, Entscheidungen über Personen, menschliche Aufsicht, Transparenzpflicht, Bewertungen (DSFA, FRIA), Anbieterdokumentation, Verantwortlicher, Status.
- ✓Überprüfungsdatum berechnet (6 Monate bei Hochrisiko, 12 bei den übrigen) und Zusammenfassung: nicht klassifiziert, verboten, Hochrisiko, Überprüfung überfällig.
Für wen: IT-Verantwortliche, DSB, Compliance und HR in Unternehmen, die KI von Dritten nutzen und das Inventar vor der Nutzungsrichtlinie und der Schulung nach Artikel 4 brauchen.
Word
Ley 12/2013 Art. 9 · RD 1028/2022
Muster Lebensmittelvertrag mit den Klauseln des Artikels 9 (AICA)
Struktur eines Lebensmittelvertrags in Word mit den elf Mindestklauseln des Artikels 9.1 der Ley 12/2013 (spanisches Gesetz über die Lebensmittelkette), kursivem Hilfetext in jeder Klausel, Klausel zur Eintragung im Registro de Contratos Alimentarios (Register der Lebensmittelverträge) und Anhang für Nachträge. Orientierendes Muster: Lassen Sie den Vertrag von Ihrem Berater prüfen.
Was enthalten ist
- ✓Bezeichnung der Parteien mit dem Status als Primärerzeuger, Gegenstand mit Kategorie, Menge, Qualität und Verderblichkeit.
- ✓Preis, fest oder variabel nach objektiven Faktoren, mit der Erklärung, dass er die effektiven Produktionskosten übersteigt (Art. 9.1.c); Zahlungsbedingungen mit den gesetzlichen 30 und 60 Tagen; Lieferung.
- ✓Rechte und Pflichten, Information zwischen den Parteien, Laufzeit, Verlängerung, Änderung und Neuverhandlung, Beendigungsgründe, Streitbeilegung und höhere Gewalt.
- ✓Klausel zur Eintragung bei der AICA (spanische Behörde für die Lebensmittelkette) vor der Lieferung und Aufbewahrung 4 Jahre, Unterschriften, Datenschutz und Anhang für Nachträge zu jeder Änderung.
Für wen: Einkäufer in der Lebensmittelkette (Industrie, Handel, Genossenschaften, Integratoren) und Erzeuger, die mit den Pflichtklauseln auf dem Tisch in die Verhandlung gehen wollen.