Ein Formular mit den Klauseln von Artikel 9 des spanischen Gesetzes 12/2013 (Gesetz über die Lebensmittelversorgungskette), elektronische Unterschrift von Käufer und Erzeuger, Nachweis der Eintragung im Register der Lebensmittelverträge und eine Aufbewahrungsfrist in jedem Datensatz. Wenn die AICA einen Vertrag anfordert, ist er einen Klick entfernt und liegt nicht in einer Schublade im Feldbüro. Kostenlos, ohne Einführungsprojekt und auf derselben Low-Code-BPM-Plattform, die Ihre Dokumente und Prozesse verwaltet, mit Daten in der EU.
Was ein Lebensmittelvertrag ist (Gesetz 12/2013). Es ist die schriftliche, von beiden Parteien unterschriebene Vereinbarung, die das spanische Recht bei jedem Verkauf oder jeder Lieferung von Agrar- und Lebensmittelerzeugnissen zwischen in Spanien niedergelassenen Unternehmen verlangt. Sie muss die Klauseln von Artikel 9 enthalten; ist der Verkäufer ein Primärerzeuger, trägt der Käufer sie bei der AICA ein, und sie wird vier Jahre aufbewahrt.
Das Gesetz 12/2013 über Maßnahmen zur Verbesserung der Funktionsweise der Lebensmittelversorgungskette, geändert durch das Gesetz 16/2021, gilt für die Geschäftsbeziehungen zwischen in Spanien niedergelassenen Unternehmen von der Erzeugung bis zum Vertrieb. Bei jedem Einkauf von einem Landwirt, Viehzüchter, Fischer oder deren Genossenschaft fallen fünf konkrete Pflichten an:
| Pflicht | Artikel | Was sie in der Praxis bedeutet |
|---|---|---|
| Schriftlicher und unterschriebener Vertrag | Art. 8.1 | Von jeder Partei vor Beginn der Ausführung unterschrieben; die elektronische Unterschrift ist gültig und jede Partei behält eine Kopie. Ausgenommen ist nur die Barzahlung bei Lieferung (Art. 8.3). |
| Mindestinhalt | Art. 9.1 | Identifizierung der Parteien, Gegenstand, Preis, Zahlungsbedingungen, Lieferbedingungen, Rechte und Pflichten, Laufzeit mit Datum des Inkrafttretens, Kündigungsgründe, Streitbeilegung und höhere Gewalt. |
| Objektiver Preis über den Kosten | Art. 9.1.c) und 9.3 | Fest oder variabel nach objektiven, überprüfbaren und nicht manipulierbaren Faktoren. Der Primärerzeuger muss über seinen tatsächlichen Produktionskosten bezahlt werden; eine Klausel, die dagegen verstößt, ist nichtig. |
| Eintragung im Register der Lebensmittelverträge | Art. 11 bis | Der Käufer trägt jeden Vertrag mit einem Primärerzeuger und dessen Änderungen ein, bevor das Erzeugnis geliefert wird. Pflicht seit dem 30. Juni 2023 (Königliches Dekret 1028/2022). |
| Aufbewahrung für 4 Jahre | Art. 11 | Die gesamte Korrespondenz, Dokumentation und alle Belege des Vertrags, auf Papier oder elektronisch. |
Die Einhaltung überwacht die Agencia de Información y Control Alimentarios (AICA), die spanische Kontrollbehörde für die Lebensmittelkette, und Artikel 24 legt die Bußgelder fest: von 250 bis 3.000 € für leichte Verstöße (zum Beispiel fehlender Mindestinhalt, keine Aufbewahrung der Unterlagen oder keine Eintragung des Vertrags), von 3.001 bis 100.000 € für schwere (Vertrag nicht schriftlich abgeschlossen, Preis fehlt, einseitige Änderung von Preis oder Bedingungen, Verstoß gegen die Zahlungsfristen) und von 100.001 bis 1.000.000 € für sehr schwere (Wiederholung eines schweren Verstoßes innerhalb von zwei Jahren).
Quellen: AICA-Tätigkeitsbericht 2025 und 2024; Aufschlüsselung der Sanktionen nach der von AgroNews (4. März 2026) veröffentlichten AICA-Bilanz, alle auf Spanisch.
Die Einzelheiten mit den zitierten Artikeln finden Sie im Leitfaden Lebensmittelvertrag: Klauseln, AICA-Eintragung und Kontrolle (auf Spanisch).
Der Käufer trägt im Register der Lebensmittelverträge der AICA (RCA, Registro de Contratos Alimentarios) jeden mit einem Primärerzeuger oder einer Erzeugergemeinschaft unterschriebenen Vertrag und jede seiner Änderungen ein, bevor das Erzeugnis geliefert wird. Das verlangt Artikel 11 bis des Gesetzes 12/2013, ausgestaltet durch das Königliche Dekret 1028/2022, und es ist seit dem 30. Juni 2023 Pflicht.
Dokuflex trägt die Verträge nicht für Sie bei der AICA ein: Der verpflichtete Käufer reicht sie im elektronischen Portal des Registers ein. Das Modul sorgt dafür, dass der Vertrag vollständig und unterschrieben zu diesem Schritt gelangt und dass die Eintragung eine Tatsache ist und kein Versprechen: Wenn der Datensatz in den Status „Bei AICA eingetragen“ wechselt, werden Eintragungsdatum und Eintragungscode zu Pflichtfeldern und erscheinen in der Liste neben dem unterschriebenen PDF, mit Daten in der EU. Das offizielle Verfahren steht in den offiziellen FAQ des Registers (auf Spanisch).
Das Gesetz 12/2013 legt den Mindestinhalt fest, den jeder Lebensmittelvertrag schriftlich enthalten muss (Artikel 9.1), und überlässt den Rest der freien Vereinbarung (Artikel 9.2). Genau diese Liste prüft ein Kontrolleur Punkt für Punkt: Fehlt einer der Punkte, ist das ein leichter Verstoß, fehlt der Preis, ein schwerer. Wenn Sie lieber mit einem Dokument beginnen, laden Sie die kostenlose Vorlage für Lebensmittelverträge mit den Klauseln von Artikel 9 herunter (Word, Vorlage auf Spanisch). Das Dokuflex-Modul geht einen Schritt weiter: ein Formular, in dem jede Klausel ein Feld ist, das nicht leer bleiben kann:
| Klausel nach Artikel 9.1 | Im Dokuflex-Formular |
|---|---|
| a) Identifizierung der Parteien | Bereich Parteien: Käufer und Steuernummer, Erzeuger und Steuernummer sowie die Angabe, ob der Verkäufer als Primärerzeuger handelt. |
| b) Gegenstand, Kategorien und Referenzen | Bereich Gegenstand: Erzeugnis, Kategorie, Menge, Einheit, Qualität und Spezifikationen. |
| c) Fester Preis oder variabler Preis nach objektiven Faktoren, über den tatsächlichen Produktionskosten | Sich gegenseitig ausschließende Preisart: „Fest“ verlangt den Preis pro Einheit und „Variabel“ die Formel; Feld für die tatsächlichen Produktionskosten als Referenz. |
| d) Zahlungsbedingungen innerhalb der gesetzlichen Fristen | Zahlungsbedingungen und -frist, mit dem im Feld selbst vermerkten Höchstwert von 30 Tagen für verderbliche Erzeugnisse und 60 für die übrigen, und eine Markierung für verderbliche Erzeugnisse. |
| e) Lieferbedingungen | Lieferbedingungen und Lieferort. |
| h) und i) Laufzeit, Änderung und Beendigung | Anfangs- und Enddatum, Änderungsgründe und Kündigungsgründe. |
| f), g), k) und l) Rechte und Pflichten, mitzuteilende Informationen, Streitbeilegung und höhere Gewalt | Sie stehen im Text des unterschriebenen PDF-Vertrags; mit dem Low-Code-Designer werden sie als eigene Felder ergänzt, wenn Sie sie als Daten nutzen möchten. |
Die Klauseln einzeln, mit dem, was in der Praxis meist fehlt, finden Sie im Leitfaden zu den Pflichtklauseln des Lebensmittelvertrags (Artikel 9) (auf Spanisch). Wenn Sie auch Verträge mit Lieferanten oder Kunden außerhalb der Lebensmittelkette verwalten, erklärt der Leitfaden zum Vertragsmanagement über den gesamten Lebenszyklus, wie Sie sie in Dokuflex organisieren.
Die meisten Genossenschaften, Ölmühlen, Weinkellereien, Obst- und Gemüsepackbetriebe und Lebensmittelhersteller, die wir gesehen haben, haben Verträge. Das Problem ist, dass sie es in dem Moment, in dem die AICA nachfragt, nicht nachweisen können: Die Word-Vorlage gibt es in drei Versionen, der unterschriebene Vertrag liegt auf Papier im Feldbüro, der Eintragungscode kam per E-Mail an jemanden, der nicht mehr da ist, und niemand weiß, welche Verträge der letzten Saison noch in der vierjährigen Aufbewahrungsfrist liegen.
Es braucht nicht mehr Vorlagen, sondern ein Register, in dem der Vertrag nicht unvollständig gespeichert werden kann, die Unterschrift in der Akte bleibt und der Eintragungsstatus eine Tatsache ist und kein Versprechen.
Das Modul Lebensmittelverträge (AICA) von Dokuflex, der Low-Code-BPM-Plattform mit KI, ist ein direktes Register ohne Freigabeprozess: Wer den Vertrag verwaltet, legt ihn an, vervollständigt ihn, unterschreibt ihn mit der anderen Partei und vermerkt seine Eintragung. Jeder Datensatz erhält eine fortlaufende Nummer AICA-{seq} und durchläuft die Status Entwurf, Unterschrieben, Bei AICA eingetragen, Geändert, Abgelaufen oder Storniert.
Fünf Bereiche: Parteien (Käufer und Steuernummer, Erzeuger und Steuernummer, ob der Verkäufer Primärerzeuger ist), Gegenstand (Erzeugnis, Kategorie, Menge, Einheit, Qualität und Spezifikationen), Preis und Zahlung (Preisart, Preis pro Einheit, tatsächliche Produktionskosten als Referenz, Formel, Zahlungsbedingungen und -frist, verderbliches Erzeugnis), Lieferung und Laufzeit (Lieferbedingungen und -ort, Anfangs- und Enddatum, Änderungs- und Kündigungsgründe) und Unterschrift und AICA-Eintragung.
Festpreis und Formelpreis schließen sich gegenseitig aus: Wer „Fest“ wählt, sieht und muss den Preis pro Einheit angeben; wer „Variabel“ wählt, sieht und muss die Preisformel angeben. Der Status „Unterschrieben“ verlangt das Unterschriftsdatum und das unterschriebene PDF; „Bei AICA eingetragen“ zusätzlich Eintragungsdatum und Eintragungscode, die nur in diesem Status angezeigt werden. Das Feld für die Zahlungsfrist erinnert an den Höchstwert von 30 Tagen für verderbliche Erzeugnisse und 60 für die übrigen.
Zwei Unterschriftsfelder, eines für den Käufer und eines für den Verkäufer, mit dem Namen des Unterzeichners, und ein Dateifeld, das den unterschriebenen PDF-Vertrag in der Akte speichert. Für die Unterschrift aus der Ferne können Käufer und Erzeuger die elektronische Signatur nach eIDAS von Dokuflex vom Smartphone aus nutzen und das unterschriebene PDF in genau diesem Feld speichern, oder den Unterschriftsprozess Käufer–Verkäufer mit Contract Creator starten, mit Erinnerungen und zertifizierter E-Mail. Das Feld „Aufbewahren bis (4 Jahre)“ vermerkt die Aufbewahrungsfrist nach Artikel 11. Ein rechtlicher Hinweis im Formular selbst erinnert an die Pflichten zu Unterschrift, Eintragung, Zahlungsfrist und Aufbewahrung.
Vier Kacheln (Entwürfe, Unterschrieben, Bei AICA eingetragen, Abgelaufen), eine nach Excel exportierbare Tabelle mit Erzeuger, Käufer, Erzeugnis, Kategorie, Unterschriftsdatum, Ablauf, Eintragungscode und Status, ein Kanban-Board nach Status und ein Dashboard mit sechs Diagrammen: Verträge nach Status, nach Erzeugniskategorie, Preisart, Vertragsart, Unterschriften pro Monat und verderblich gegenüber nicht verderblich.
Das Register der Lebensmittelverträge hat eine öffentliche API für Käufer (Integrationshandbuch v0.46, Juli 2026, auf Spanisch). Dokuflex verbindet sich damit, sodass der unterschriebene Vertrag eingetragen wird, ohne das Webportal des Registers aufzurufen, ohne PDFs von Hand hochzuladen und ohne dass der Nachweis im Download-Ordner von irgendjemandem landet. Der API-Konnektor zum AICA-Register befindet sich im Pilotbetrieb mit den ersten Käufern.
Der Vertrag entsteht aus dem Formular mit den Klauseln von Artikel 9 und wird von beiden Parteien elektronisch unterschrieben; der Erzeuger unterschreibt vom Smartphone aus mit einem Einmalcode.
Eine Schaltfläche im Datensatz oder eine automatische Workflow-Aktion, sobald die letzte Partei unterschreibt, sendet das unterschriebene PDF mit den Steuernummern von Käufer und Erzeuger an das RCA (bis zu 5 PDFs pro Übermittlung, je 10 MB und insgesamt 25 MB, die Grenzen der API; das Webportal des Registers akzeptiert 5 MB pro Upload).
Die AICA gibt die Vertragsnummer und den Nachweis als PDF zurück. Beides wird im Datensatz gespeichert, der Status wechselt auf „Bei AICA eingetragen“ und das Datum wird festgehalten: Bei einer Kontrolle zeigen Sie den Datensatz, statt eine E-Mail zu suchen.
Änderungen, Nachträge und Anhänge werden unter derselben Vertragsnummer eingetragen, ohne den ursprünglichen Vertrag neu zu erstellen. Ist der Erzeuger noch nicht im RCA registriert, registriert ihn der Konnektor zuerst mit Steuernummer, Anschrift, Gemeinde, Provinz und Postleitzahl.
Jeder Aufruf an das Register wird mit seinem Ergebnis protokolliert: Lehnt die AICA eine Übermittlung ab, erscheint der Fehlercode aus dem offiziellen Handbuch mit seiner Beschreibung im Datensatz, sodass er vor der Lieferung des Erzeugnisses korrigiert werden kann. Es gibt einen Testmodus gegen die Integrationsumgebung der AICA und einen simulierten Modus, um das Team zu schulen, ohne das echte Register zu berühren.
Was die API nicht erlaubt (und was daher kein Anbieter über sie leisten kann): bereits eingetragene Verträge abfragen oder löschen. Ein Fehler wird durch erneute Eintragung oder Aktualisierung unter derselben Nummer korrigiert.
Ich möchte am Pilotbetrieb des Konnektors teilnehmenFür einen Käufer mit zehn Verträgen im Jahr reicht das Webportal des RCA. Mit Hunderten von Erzeugern und einer auf wenige Wochen konzentrierten Saison vervielfacht sich jeder manuelle Schritt:
| Schritt | RCA-Webportal von Hand | Dokuflex mit dem Konnektor |
|---|---|---|
| Zugang | Elektronisches Zertifikat auf dem Rechner der Person, die einträgt | API-Zugangsdaten in der Organisation hinterlegt; es trägt ein, wer im Prozess die Berechtigung hat |
| Vertrag | PDF heruntergeladen und einzeln hochgeladen | Das unterschriebene PDF geht per Schaltfläche oder bei Abschluss der Unterschrift aus der Akte hinaus |
| Neuer Erzeuger | Vorherige Registrierung im Webportal, Feld für Feld | Automatische Registrierung mit den Daten des Datensatzes vor der Eintragung des Vertrags |
| Nachweis | Heruntergeladen und abgelegt, wo jede Person es für richtig hält | Am Vertragsdatensatz angehängt, mit der Eintragungsnummer |
| Was noch einzutragen ist | Das Webportal muss mit der Vertragsliste abgeglichen werden | Die Kachel „Unterschrieben“ in der Liste zeigt genau die unterschriebenen, noch nicht eingetragenen Verträge |
| Aufbewahrung für 4 Jahre | Außerhalb des Registers, auf Papier oder in Ordnern | Vertrag, Unterschriften, Nachweis und Aufbewahrungsfrist in derselben Akte |
Das sollten Sie zu Beginn jeder Saison als Erstes überprüfen, ob Sie Dokuflex nutzen oder nicht:
Es wird im Modulkatalog jedes Dokuflex-Kontos in der Gruppe „Regulatorische Compliance“ aktiviert und ist in weniger als einer Minute einsatzbereit. Es ist außerdem im Vorlagenkatalog als DKF-P046 aufgeführt.
Um das Gesetz 12/2013 einzuhalten, müssen Sie weder eine Compliance-Suite kaufen noch ein Beratungsprojekt starten. Die AICA prüft vollständige Verträge, von beiden Parteien unterschrieben, eingetragen und vier Jahre aufbewahrt, und das passt in ein Register mit Nachweisen. Das Modul für Lebensmittelverträge wird kostenlos in weniger als einer Minute aktiviert, mit dem Low-Code-Designer angepasst und speichert jedes unterschriebene PDF in der Akte, auf derselben Plattform wie das Dokumentenmanagement von Dokuflex.
Das Compliance-Management eines Agrar- und Lebensmittelunternehmens endet nicht bei den Verträgen. In derselben Gruppe „Regulatorische Compliance“ des Katalogs gibt es weitere kostenlose Module: das Register für Abweichungen und Korrekturmaßnahmen nach ISO 9001 für Feststellungen aus Audits, Kontrollen und von Lieferanten, und das Management von DSGVO-Betroffenenrechten und Datenpannen innerhalb von 72 Stunden für Anfragen betroffener Personen und Vorfälle mit personenbezogenen Daten.
Jedes Unternehmen, das bei Primärerzeugern oder deren Gemeinschaften einkauft, ist zur Eintragung verpflichtet; jedes Unternehmen der Kette ist zum schriftlichen Vertragsabschluss und zur Aufbewahrung verpflichtet.
Verträge mit Dritten, die keine Mitglieder sind (Pflicht und eintragungspflichtig), und Einzelverträge mit Mitgliedern, wenn die Satzung das Bewertungsverfahren und den Abrechnungskalender nicht im Voraus festlegt. Eine Saison mit Hunderten von Erzeugern braucht eine Liste, keinen Ordner.
Ölmühlen, Weinkellereien, Molkereien, Konservenfabriken und Schlachthöfe, die Rohstoffe beim Erzeuger kaufen: ein Kauf- oder Liefervertrag mit Fest- oder Formelpreis, eine Zahlungsfrist von 30 Tagen für verderbliche Erzeugnisse und ein Eintragungscode vor der ersten Lieferung. Das passt zu den Prozessen von Dokuflex für die Industrie (auf Spanisch).
13 % der AICA-Kontrollen 2025 fanden im Fleischsektor statt (Tätigkeitsbericht 2025, auf Spanisch). Schlachthöfe, Zerlegebetriebe und Hersteller, die lebende Tiere bei Viehzüchtern oder deren Gemeinschaften kaufen: ein schriftlicher Vertrag mit Fest- oder Formelpreis, eine Zahlungsfrist von 30 Tagen für verderbliche Erzeugnisse und ein RCA-Eintragungscode, bevor die Tiere geliefert werden. Das Formular akzeptiert einen Formelpreis und die Vertragsart „Integration“ für Schweine und Geflügel.
Ketten und Großhändler, die Obst, Gemüse oder Fisch direkt bei Erzeugern oder Fischauktionen kaufen: Jede Vereinbarung ist ein Lebensmittelvertrag mit den Klauseln von Artikel 9 und den Verboten des Gesetzes (einseitige Änderung, Rückgabe unverkaufter Ware ohne Bezahlung, Verkauf unter Einstandspreis). Siehe auch Dokuflex für den Einzelhandel (auf Spanisch).
Bei der Geflügel- und Schweineintegration trägt der Integrator ein; bei Rohmilch der Erstankäufer. Die Vertragsart „Integration“ und die Preisformel nach Futterverwertung oder nach Marktreferenz sind im Formular und in den Beispieldaten vorgesehen.
Alle Lebensmittelverträge zwischen in Spanien niedergelassenen Unternehmen, von der Erzeugung bis zum Vertrieb, müssen schriftlich abgeschlossen und von jeder Partei vor Beginn der Ausführung unterschrieben werden (Artikel 8.1). Das Gesetz nimmt nur zwei Fälle aus: die Barzahlung bei Lieferung, belegt durch die Rechnung nach dem Königlichen Dekret 1619/2012 (Artikel 8.3), und die Lieferungen von Mitgliedern an ihre Genossenschaft, wenn die Satzung im Voraus festlegt, wie der Wert des Erzeugnisses berechnet wird, und den Abrechnungskalender bestimmt.
Der Käufer. Artikel 11 bis verpflichtet das Unternehmen, das bei einem Primärerzeuger oder einer Erzeugergemeinschaft kauft, jeden Vertrag und seine Änderungen einzutragen, bevor das Erzeugnis geliefert wird. Bei Integrationsverträgen trägt der Integrator ein. Das Register ist elektronisch, wird von der AICA geführt und ist seit dem 30. Juni 2023 Pflicht (Königliches Dekret 1028/2022).
Vier Jahre. Artikel 11 des Gesetzes 12/2013 verpflichtet die Unternehmen, die gesamte Korrespondenz, Dokumentation und alle Belege zu ihren Lebensmittelverträgen auf Papier oder elektronisch für diesen Zeitraum aufzubewahren. Im Dokuflex-Datensatz vermerkt das Feld „Aufbewahren bis (4 Jahre)“ die Aufbewahrungsfrist jedes Vertrags und erscheint neben dem unterschriebenen PDF.
Nach Artikel 24 des Gesetzes 12/2013 werden leichte Verstöße mit 250 bis 3.000 Euro geahndet, schwere mit 3.001 bis 100.000 Euro und sehr schwere mit 100.001 bis 1.000.000 Euro. Fehlender Mindestinhalt, keine Aufbewahrung der Unterlagen oder keine Eintragung des Vertrags sind leichte Verstöße; den Vertrag nicht schriftlich abzuschließen, den Preis wegzulassen oder gegen die Zahlungsfristen zu verstoßen, sind schwere; die Wiederholung eines schweren Verstoßes innerhalb von zwei Jahren ist ein sehr schwerer.
Mit dem API-Konnektor zum offiziellen RCA ja: Der unterschriebene Vertrag wird per Schaltfläche oder bei Abschluss der Unterschrift aus der Akte eingetragen, und die Vertragsnummer sowie der AICA-Nachweis werden im Datensatz gespeichert. Der Konnektor befindet sich im Pilotbetrieb mit den ersten Käufern. Mit dem kostenlosen Modul ohne Konnektor trägt der Käufer im Webportal des Registers ein und vermerkt Code und Datum im Datensatz; beim Wechsel auf „Bei AICA eingetragen“ sind diese beiden Felder Pflicht, sodass Sie wissen, welche Verträge eingetragen sind und welche nicht.
Die automatische Eintragung läuft über die offizielle Service-API des Registers der Lebensmittelverträge: Der registrierte Käufer beantragt den Zugang mit dem Formular der AICA, und ab dann sendet seine Software die Verträge, ohne sie von Hand im Webportal hochzuladen. Dokuflex vereint in derselben Akte die Klauseln von Artikel 9, die Unterschrift des Erzeugers, die Eintragung über diese API (Konnektor im Pilotbetrieb mit den ersten Käufern) und die vierjährige Aufbewahrung. Ohne Konnektor speichert das kostenlose Modul den Eintragungscode und das Datum, die der Käufer im Webportal des Registers erhält.
Sie müssen als Käufer im Register der Lebensmittelverträge mit Ihrem gesetzlichen Vertreter registriert sein, den API-Zugang mit dem offiziellen Formular der AICA beantragen und die Nutzungsbedingungen mit Autofirma im Webportal des Registers unterschreiben. Mit der Unterschrift erhalten Sie vom RCA Benutzername und Passwort für die API, unterschiedlich für Tests und Produktion, die in Dokuflex eingetragen werden. Wir begleiten Sie durch den Prozess und führen die erste Eintragung gemeinsam mit Ihnen in der Testumgebung durch.
Änderungen, Nachträge und Anhänge müssen ebenfalls vor der Lieferung eingetragen werden; der Konnektor sendet sie unter derselben Vertragsnummer, die die AICA zurückgegeben hat. Ist der Erzeuger noch nicht im Register erfasst, registriert ihn der Konnektor zuerst mit Steuernummer, Anschrift, Gemeinde, Provinz und Postleitzahl. Die API erlaubt es nicht, bereits eingetragene Verträge abzufragen oder zu löschen: Ein Fehler wird korrigiert, indem der Vertrag aktualisiert oder erneut eingetragen wird.
Ja. Das Modul wird mit einem Low-Code-Designer installiert: Sie können eigene Felder hinzufügen (Preisreferenzindex, Größe, Güteklasse, Qualitätsparameter), die Erzeugniskategorien ändern, Status oder einen Freigabeprozess vor der Unterschrift ergänzen. Die sechs Beispieldatensätze umfassen Obst mit geschützter Ursprungsbezeichnung, Rohmilch mit Preisformel, Trauben, Hähnchenintegration, Oliven für die Ölmühle und Floßmuscheln.
Nein. Genossenschaften und andere Zusammenschlüsse tragen die Lieferungen ihrer Mitglieder nicht ein, und das Gesetz befreit sie vom schriftlichen Vertrag, wenn die Satzung die Lieferung vorschreibt und das Verfahren zur Bewertung des Erzeugnisses sowie den Abrechnungskalender im Voraus festlegt. Ist das nicht der Fall, braucht es mit jedem Mitglied einen Einzelvertrag. Verträge mit Dritten, die keine Mitglieder sind, werden schriftlich abgeschlossen und eingetragen.
Die Änderung muss nach der Vertragsklausel vereinbart werden, die sie zulässt, von beiden Parteien als Anhang unterschrieben und eingetragen werden, bevor das betroffene Erzeugnis geliefert wird. Preis, Gegenstand, Zahlungs- oder Lieferbedingungen ohne ausdrückliche Vereinbarung zu ändern, ist ein schwerer Verstoß; jede andere nicht vereinbarte Änderung ein leichter. In Dokuflex wechselt der Datensatz in den Status „Geändert“, und die Liste zeigt, welche Verträge sich geändert haben.
Über die Liste des Moduls, die für jeden Vertrag Erzeuger, Käufer, Erzeugnis, Unterschriftsdatum, Ablauf, Eintragungscode und Status zeigt und nach Excel exportiert. Jeder Datensatz speichert außerdem das von beiden Parteien unterschriebene PDF, Datum und Code der Eintragung und die Aufbewahrungsfrist. Unvollständige oder verspätete Auskünfte sind ein leichter Verstoß.
Nichts: Das Modul ist kostenlos und wird im Modulkatalog jedes Dokuflex-Kontos in der Gruppe „Regulatorische Compliance“ aktiviert, ohne Kreditkarte und in weniger als einer Minute, mit den sechs Beispielverträgen und den drei geführten Touren. Wenn Sie später weitere Prozesse auf die Plattform bringen möchten, finden Sie die kostenpflichtigen Tarife, mit Starter ab 25 € pro Nutzer und Monat, auf der Preisseite von Dokuflex.
Nein. Das Gesetz 12/2013 schreibt keine bestimmte Software vor: Es verlangt schriftliche Verträge mit den Klauseln von Artikel 9, von beiden Parteien unterschrieben, bei der AICA eingetragen, wenn der Verkäufer ein Primärerzeuger ist, und vier Jahre aufbewahrt. Das kostenlose Dokuflex-Modul macht aus diesen Klauseln Pflichtfelder und speichert das unterschriebene PDF, den Eintragungscode und die Aufbewahrungsfrist.
Die Gruppe „Regulatorische Compliance“ des Modulkatalogs umfasst unter anderem das Register für Abweichungen und Korrekturmaßnahmen nach ISO 9001, 14001, 45001 und 27001, das Management von DSGVO-Betroffenenrechten und Datenpannen mit der 72-Stunden-Frist der spanischen Datenschutzbehörde, die KYC- und Sorgfaltspflicht-Akte und das Register der KI-Systeme. Alle sind kostenlos und werden im selben Dokuflex-Konto aktiviert.
Aus derselben Akte. Erscheint der Erzeuger nicht im RCA, registriert ihn der Konnektor vor der Eintragung des Vertrags mit den Daten seines Datensatzes (Steuernummer, Anschrift, Gemeinde, Provinz und Postleitzahl) und sendet anschließend den Vertrag. Ohne Konnektor erfolgt die Registrierung Feld für Feld im Webportal des Registers, bevor der Vertrag eingetragen wird. In beiden Fällen wechselt der Datensatz erst auf „Bei AICA eingetragen“, wenn Datum und Code der Eintragung erfasst sind.
Es ist ein leichter Verstoß, geahndet mit 250 bis 3.000 € pro Vertrag (Artikel 24 des Gesetzes 12/2013); eine Wiederholung innerhalb von zwei Jahren macht den nächsten zu einem schweren Verstoß, mit 3.001 bis 100.000 €. Die fehlende Eintragung war der Grund für 51 % der 991 Verstöße, die die AICA 2025 geahndet hat. Wenn die unterschriebenen, noch nicht eingetragenen Verträge in der Liste sichtbar sind, wird kein Erzeugnis ohne Eintragungsnummer geliefert.
Leitfaden des Compliance-Teams von Dokuflex auf Grundlage der konsolidierten Fassung vom 15. Dezember 2021 und des RCA-API-Handbuchs v0.46. Alle Quellen sind auf Spanisch. Wenden Sie sich in konkreten Fällen an Ihre Rechtsberatung oder direkt an die AICA.
Aktivieren Sie das Modul in Ihrem Dokuflex-Konto, sehen Sie sich die sechs Beispielverträge mit der geführten Tour an und legen Sie den ersten Vertrag Ihrer Saison an. Wenn Sie es lieber mit Ihren eigenen Verträgen sehen möchten, fordern Sie eine Demo an.