Mahnungen, arbeitsrechtliche Mitteilungen, Änderungen der Vertragsbedingungen oder DSGVO-Antworten: Jede Sendung geht mit Nachweis von Versand, Zustellung, Inhalt und Datum raus. Sie erhalten das Nachweiszertifikat als PDF, und es wird in der Akte archiviert. Ohne Einschreiben, ohne Warteschlange, ohne dass der Empfänger etwas installiert.
Jede Sendung erzeugt ein PDF-Nachweiszertifikat, das jeder Dritte prüfen kann, auch wenn Sie nicht mehr Kunde sind.
Sie versenden, oder der Prozess löst aus. Den Rest übernimmt Dokuflex.
Sie verfassen die E-Mail mit ihren Anhängen, oder der Prozess erstellt sie aus einer Vorlage (Mahnung, arbeitsrechtliche Mitteilung, DSGVO-Antwort) mit den Daten der Akte. Sie wählen, ob der Empfänger den Zertifizierungshinweis sieht oder ob der Versand unauffällig bleibt.
Ausgang, Zustellung auf dem Server des Empfängers, Öffnung und Download der Anhänge, wenn das Mailprogramm es zulässt. Jedes Ereignis trägt den Zeitstempel eines eIDAS-Vertrauensdiensteanbieters, und der Inhalt wird mit SHA-256-Hash fixiert.
Ein elektronisch signiertes PDF-Nachweisdokument mit der vollständigen Nachricht, den Anhängen, den Ereignissen und ihren Hashwerten. Es wird in der Akte des Dokumentenmanagements mit seiner Aufbewahrungsfrist abgelegt und lässt sich prüfen, ohne Kunde zu sein.
Wenn morgen jemand sagen kann „Das habe ich nie bekommen“, geht sie heute zertifiziert raus.
Gestaffelte Zahlungsaufforderungen (Tag 15, 30 und 60) mit der Rechnung im Anhang. Die nachweisbar zugegangene Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, lässt Verzugszinsen laufen und trägt das gerichtliche Mahnverfahren.
Abmahnungen, Hinweise auf Pflichtverletzungen, Änderungsangebote, Fristsetzungen, Einladungen zum Personalgespräch und Übermittlung von Gehaltsabrechnungen. Mit belegtem Datum und Inhalt, und Signatur der Empfangsbestätigung, wenn Sie sie brauchen. Kündigungen bleiben Schriftform (§ 623 BGB).
Preis- und Konditionsänderungen, Mitteilung der Nichtverlängerung, Vertragsauflösung, Abbestellungen und Garantiemitteilungen. Jede Änderung mit dem Nachweis, dass sie rechtzeitig mitgeteilt wurde.
Antworten auf Betroffenenanträge innerhalb der Monatsfrist, Benachrichtigung der Betroffenen bei Datenpannen, Aufforderungen an Auftragsverarbeiter. Verknüpft mit dem DSGVO-Modul (auf Spanisch).
Aufforderungen bei Vertragsverletzung, Mängelrügen, Stornierung von Bestellungen, Mitteilungen an Mieter und Eigentümergemeinschaften, Mietanpassungen. Ohne auf den Postboten zu warten.
Schadenmeldungen, Ablehnungen, Ablauf von Policen, KYC-Aufforderungen und fehlende Unterlagen. Vollständige Nachvollziehbarkeit für die Revision und für die Aufsicht.
Vor Gericht wird nicht darüber gestritten, ob Sie eine E-Mail verschickt haben. Gestritten wird darüber, ob sie zugegangen ist, was genau sie enthielt und wann. Das Zertifikat beantwortet alle drei Fragen mit Daten, die ein Sachverständiger prüfen kann, ohne uns um etwas zu bitten.
Für Daten, die über einen qualifizierten Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben gesendet und empfangen werden, gilt zudem die Vermutung der Unversehrtheit, der Absendung durch den identifizierten Absender, des Empfangs durch den identifizierten Empfänger und der Richtigkeit von Datum und Uhrzeit (Art. 43 Abs. 2 der eIDAS-Verordnung).
Beispielzertifikat anfordern| Element | Was es belegt |
|---|---|
| Absender und Empfänger | In Dokuflex authentifiziertes Absenderkonto und Zieladresse, so wie gesendet. |
| Zeitstempel | Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses, gesetzt von einem eIDAS-Vertrauensdiensteanbieter, nicht von der Uhr Ihres Servers. |
| Vollständiger Inhalt | Betreff, Text und Anhänge mit ihrem SHA-256-Hash: Jede spätere Änderung eines einzigen Zeichens bricht den Hashwert. |
| Zustellereignisse | Annahme durch den Zielserver, Öffnung und Download der Anhänge, wenn das Mailprogramm es zulässt, mit technischem Protokoll. |
| Signatur des Zertifikats | Das PDF ist elektronisch signiert; es lässt sich mit jedem Reader prüfen, unabhängig von Dokuflex. |
| Verwahrung | Ablage in der Akte mit konfigurierbarer Aufbewahrung und freiem Export. Die vorsichtige Referenz sind sechs Jahre (Handelsbriefe nach § 257 HGB). |
Postpreise als Beispiel nach den Tarifen der spanischen Correos 2026 für das Burofax (Festland und Balearen).
| Kriterium | Zertifizierte E-Mail Dokuflex | Einschreiben / Burofax | Normale E-Mail |
|---|---|---|---|
| Nachweis von Versand und Datum | Ja, mit eIDAS-Zeitstempel | Ja | Nein (Kopfzeilen manipulierbar) |
| Nachweis des Inhalts | Ja, vollständig mit Hash, Anhänge inklusive | Einschreiben: nein; Burofax nur mit Inhaltsbeglaubigung (Zusatzkosten) | Nein |
| Nachweis der Zustellung | Ja, Annahme durch den Server und Öffnung, wo möglich | Ja, mit Rückschein (Zusatzkosten) | Nein |
| Zeit bis zum Nachweis | Sekunden | 24–48 h, länger, wenn der Empfänger nicht da ist | Sofort, aber ohne Nachweis |
| Kosten pro Mitteilung | Pro Sendung, ohne Mindestlaufzeit, ohne Seitenbegrenzung | Burofax Spanien: ab 8,71 € online und 12,72 € in der Filiale; 36,01 € Premium Plus; +1,27 €/Seite. Einschreiben Rückschein: Porto plus Zuschläge | 0 € |
| Anhänge | PDF, Bilder und Dokumente, mit der Nachricht zertifiziert | Nur gedruckte Seiten | Ja, ohne Nachweis |
| Aus einem Prozess automatisierbar | Ja, als Aktion im Workflow mit Vorlage und automatischer Ablage | Nein | Ja |
| Wann es die richtige Wahl bleibt | Fast jede private Mitteilung B2B und B2C mit bekannter E-Mail-Adresse | Wenn Gesetz oder Vertrag diese Form vorschreiben, Schriftform gilt oder keine E-Mail-Adresse des Empfängers vorliegt | Operative Kommunikation ohne Risiko |
Preisquelle: Correos, Burofax Premium und Tarife 2026 für das spanische Festland und die Balearen. Preise inkl. MwSt. zum Zeitpunkt der Veröffentlichung; prüfen Sie den geltenden Tarif. Die Preise der Deutschen Post für das Einschreiben mit Rückschein entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.
Einzeldienste für zertifizierte E-Mails liefern Ihnen das Zertifikat. Dokuflex liefert Ihnen das Zertifikat in der Akte, ausgelöst zum richtigen Zeitpunkt, mit Signatur und KI im selben Ablauf.
Rechnung 30 Tage überfällig, DSGVO-Antrag 5 Tage vor Fristende, Vertrag mit Kündigungsfrist in 60 Tagen: Der Workflow von Dokuflex BPM versendet die zertifizierte E-Mail, ohne dass jemand daran denken muss.
Das Zertifikat liegt neben dem Vertrag, der Rechnung oder der Personalakte, mit Berechtigungen und Aufbewahrungsfrist. Wenn der Anwalt danach fragt, ist es dort, wo es hingehört.
Brauchen Sie zusätzlich die Zustimmung des Empfängers, schickt derselbe Workflow das Dokument zur elektronischen eIDAS-Signatur und zertifiziert die Mitteilung. Ein Nachweis, nicht zwei Werkzeuge.
Die KI von Dokuflex klassifiziert die Antwort (Zahlung, Widerspruch, Schweigen) und bewegt die Akte zum nächsten Schritt, mit menschlicher Prüfung, wenn die Konfidenz unter die Schwelle fällt.
Die Gültigkeit kommt nicht von Dokuflex, sie kommt aus der Norm. Die eIDAS-Verordnung definiert den Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben und verbietet, ihm die Rechtswirkung abzusprechen, weil er elektronisch ist. Das Vertrauensdienstegesetz führt sie in Deutschland durch, und die Zivilprozessordnung regelt, wie ein elektronisches Dokument vor Gericht vorgelegt und gewürdigt wird.
Die Verweise sind mit ihrer amtlichen Quelle verlinkt. Diese Seite ist keine Rechtsberatung: Für den Einzelfall wenden Sie sich an Ihre rechtliche oder arbeitsrechtliche Beratung.
Definiert den Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben; Art. 43 Abs. 1 verbietet, den darüber gesendeten und empfangenen Daten Rechtswirkung oder Zulässigkeit als Beweismittel abzusprechen; Art. 43 Abs. 2 gewährt qualifizierten Diensten die Vermutung von Unversehrtheit, Absendung, Empfang und Datum; Art. 44 legt ihre Anforderungen fest.
Ergänzt eIDAS in Deutschland: Pflichten der Vertrauensdiensteanbieter, Aufsicht durch die Bundesnetzagentur und Anforderungen an qualifizierte Vertrauensdienste.
Elektronische Dokumente sind Beweismittel und werden frei gewürdigt; mit qualifizierter Signatur gelten die Regeln über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend. Wer den Zugang behauptet, muss ihn beweisen (§ 130 BGB). Genau hier leisten Hash, Zeitstempel und Signatur des Zertifikats die Arbeit.
Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsrecht verlangen die Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Abmahnungen, Mahnungen (Verzug nach § 286 BGB), Fristsetzungen und Änderungsangebote sind formfrei: Dort muss man Versand, Datum und Inhalt beweisen können.
Die zertifizierte E-Mail ist in der Dokuflex-Plattform enthalten: Sie buchen keinen separaten Dienst und keine Monatsgebühr für das Postfach. Jede Sendung kostet einen Bruchteil des günstigsten Einschreibens, ohne Begrenzung von Seiten oder Anhängen innerhalb der E-Mail-Größe, und der Nachweis wird ohne Zusatzkosten archiviert.
Berechnung mit Correos-Tarifen 2026 für eine Seite als Referenz. Fragen Sie in der Demo nach dem genauen Tarif für Ihr Volumen.
Die zertifizierte E-Mail von Dokuflex ist ein Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben nach der eIDAS-Verordnung: Jede E-Mail geht mit Nachweis von Versand, Zustellung, vollständigem Inhalt und einem von einem Vertrauensdiensteanbieter versiegelten Datum raus. Sie ersetzt das Einschreiben bei Mahnungen, arbeitsrechtlichen Mitteilungen, Vertragsänderungen und Benachrichtigungen an Kunden und Lieferanten, mit dem Nachweis in Sekunden und zu einem Bruchteil der Kosten.
Anders als bei einem eigenständigen Dienst für zertifizierte E-Mails ist die Mitteilung in Dokuflex eine Aktion des Prozesses: Sie wird aus einer Vorlage mit den Daten der Akte erzeugt, beim Erreichen einer Frist oder Bedingung versendet, und ihr Zertifikat wird neben dem Vertrag, der Rechnung oder der Personalakte im Dokumentenmanagement archiviert. Eine einzige Plattform zum Zustellen, Signieren, Archivieren und Prüfen.
Das PDF-Nachweiszertifikat enthält Absender, Empfänger, Ereignisse mit Zeitstempel, SHA-256-Hash der Nachricht und jedes Anhangs und ist elektronisch signiert, damit jeder Dritte es unabhängig von Dokuflex prüfen kann. Lesen Sie mehr darüber, wann eine zertifizierte E-Mail gilt und wann das Einschreiben weiterhin nötig ist.
Eine E-Mail, die über einen Vertrauensdiensteanbieter versendet wird, der jeden Meilenstein des Versands (Ausgang, Zustellung auf dem Server des Empfängers, Öffnung und Download der Anhänge, wo möglich) protokolliert und mit Datum und Uhrzeit versiegelt und ein Nachweiszertifikat mit dem vollständigen Inhalt und seinem Hashwert erzeugt. Die eIDAS-Verordnung nennt das Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben (Art. 3 Nr. 36 und Art. 43).
Beide sind zulässige Beweismittel. Artikel 43 Absatz 1 der Verordnung (EU) 910/2014 bestimmt, dass Daten, die über einen Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben gesendet und empfangen werden, Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie in elektronischer Form vorliegen. Das Einschreiben bleibt die richtige Wahl, wenn ein Gesetz oder ein Vertrag ausdrücklich diese Form oder die Schriftform vorschreibt oder der Empfänger keine bekannte E-Mail-Adresse hat.
Absender und Empfänger, Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses mit Zeitstempel, den vollständigen Inhalt der Nachricht und der Anhänge mit ihrem SHA-256-Hash, das technische Zustellprotokoll und die elektronische Signatur des Zertifikats selbst, damit jeder prüfen kann, dass es nicht verändert wurde. Es wird als PDF ausgestellt und in der Prozessakte archiviert.
Nein. Der Empfänger erhält eine normale E-Mail mit Nachricht und Anhängen in seinem Posteingang. Er muss sich nicht registrieren, keine App herunterladen und nichts akzeptieren, damit der Versand zertifiziert ist.
Als Referenz: In Spanien kostet das Burofax laut Correos-Tarifen 2026 online ab 8,71 € für die erste Seite, 12,72 € in der Filiale und bis zu 36,01 € mit Verwahrung, Rückschein und beglaubigter Kopie, plus 1,27 € je weitere Seite. In Deutschland kommt beim Einschreiben mit Rückschein zum Porto der Einschreibe- und Rückscheinzuschlag hinzu. Bei Dokuflex wird die zertifizierte E-Mail pro Sendung abgerechnet, ohne Mindestlaufzeit, zu einem Bruchteil dieser Kosten und ohne Begrenzung von Seiten oder Anhängen innerhalb der E-Mail-Größe.
Ja. Die zertifizierte E-Mail ist eine weitere Aktion im Prozessdesigner von Dokuflex: Eine Mahnung, eine arbeitsrechtliche Mitteilung oder die Antwort auf einen DSGVO-Antrag können sie auslösen, sobald eine Bedingung oder eine Frist erfüllt ist, mit Vorlage, erzeugten Anhängen und automatischer Ablage des Nachweises in der Akte.
Für Kündigungen nicht: § 623 BGB verlangt für Kündigung und Aufhebungsvertrag die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift und schließt die elektronische Form aus. Für Abmahnungen, Hinweise, Fristsetzungen, Änderungsangebote, Einladungen und die Übermittlung von Gehaltsabrechnungen gilt keine gesetzliche Schriftform; hier belegt die zertifizierte E-Mail Versand, Datum und Inhalt, also genau das, was im Streit bestritten wird. Kombinieren Sie sie mit der elektronischen Signatur der Empfangsbestätigung, wenn das Unternehmen zusätzlich den unterschriebenen Empfang braucht, und klären Sie den Einzelfall mit der arbeitsrechtlichen Beratung.
Das Zertifikat bleibt im Dokumentenmanagement von Dokuflex mit der Aufbewahrungsfrist, die Sie je Dokumenttyp konfigurieren (sechs Jahre sind die vorsichtige Referenz für Handelsbriefe nach § 257 HGB), und Sie können es jederzeit exportieren. Die Prüfung des Zertifikats hängt nicht davon ab, dass Sie Kunde bleiben.
Legen Sie Ihr Konto an, schreiben Sie die E-Mail und erhalten Sie das Nachweiszertifikat in Sekunden. Oder buchen Sie 20 Minuten, und wir bauen mit Ihnen den Zustellablauf für Ihren Fall: Mahnungen, HR oder DSGVO.