Mahnungen, arbeitsrechtliche Mitteilungen, Änderungen der Vertragsbedingungen oder DSGVO-Antworten: Jede zertifizierte E-Mail funktioniert wie ein digitales Einschreiben, mit Nachweis von Versand, Inhalt und Datum und einem Zustellnachweis in Sekunden statt Tagen. Sie erhalten das Nachweiszertifikat als PDF, und es wird in der Akte archiviert. Ohne Gang zur Post, ohne Warteschlange, ohne dass der Empfänger etwas installiert.
Jede Sendung erzeugt ein PDF-Nachweiszertifikat, das jeder Dritte prüfen kann, auch wenn Sie nicht mehr Kunde sind.
Sie versenden, oder der Prozess löst aus. Den Rest übernimmt Dokuflex.
Sie verfassen die E-Mail mit ihren Anhängen, oder der Prozess erstellt sie aus einer Vorlage (Mahnung, arbeitsrechtliche Mitteilung, DSGVO-Antwort) mit den Daten der Akte. Sie können von einer gespeicherten Vorlage ausgehen, eine Liste mit bis zu 100 Empfängern einfügen, die jeweils ein eigenes Zertifikat erhalten, oder den Versand für Datum und Uhrzeit planen. Sie wählen, ob der Empfänger den Zertifizierungshinweis sieht oder ob der Versand unauffällig bleibt.
Ausgang, Zustellung auf dem Server des Empfängers, Öffnung und Download der Anhänge, wenn das Mailprogramm es zulässt. Jedes Ereignis trägt den Zeitstempel eines eIDAS-Vertrauensdiensteanbieters, und der Inhalt wird mit SHA-256-Hash fixiert. Bei mehreren Empfängern hat jeder seinen eigenen Status; existiert ein Postfach nicht, wird der Bounce mit der exakten Serverantwort protokolliert. Auf Wunsch erhält der Empfänger zusätzlich einen Hinweis per SMS oder WhatsApp mit Empfangsbestätigung.
Ein elektronisch signiertes PDF-Nachweisdokument mit der vollständigen Nachricht, den Anhängen, den Ereignissen und ihren Hashwerten, mit Code und QR auf der Titelseite, damit jeder es auf der öffentlichen Prüfseite kontrollieren kann, ohne Kunde zu sein. Es wird automatisch in der Akte des Dokumentenmanagements mit der von Ihnen festgelegten Aufbewahrungsfrist abgelegt.
Wenn morgen jemand sagen kann „Das habe ich nie bekommen“, geht sie heute zertifiziert raus.
Gestaffelte Zahlungsaufforderungen (Tag 15, 30 und 60) mit der Rechnung im Anhang. Die nachweisbar zugegangene Mahnung setzt den Schuldner in Verzug, lässt Verzugszinsen laufen und trägt das gerichtliche Mahnverfahren.
Abmahnungen, Hinweise auf Pflichtverletzungen, Änderungsangebote, Fristsetzungen, Einladungen zum Personalgespräch und Übermittlung von Gehaltsabrechnungen. Mit belegtem Datum und Inhalt, und Signatur der Empfangsbestätigung, wenn Sie sie brauchen. Für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses gilt weiterhin die Schriftform (§ 623 BGB).
Preis- und Konditionsänderungen, Mitteilung der Nichtverlängerung, Vertragsauflösung, Abbestellungen und Garantiemitteilungen. Jede Änderung mit dem Nachweis, dass sie rechtzeitig mitgeteilt wurde.
Antworten auf Betroffenenanträge innerhalb der Monatsfrist, Benachrichtigung der Betroffenen bei Datenpannen, Aufforderungen an Auftragsverarbeiter. Verknüpft mit dem DSGVO-Modul (auf Spanisch).
Aufforderungen bei Vertragsverletzung, Mängelrügen, Stornierung von Bestellungen, Mitteilungen an Mieter und Eigentümergemeinschaften, Mietanpassungen. Ohne auf den Postboten zu warten.
Schadenmeldungen, Ablehnungen, Ablauf von Policen, KYC-Aufforderungen und fehlende Unterlagen. Vollständige Nachvollziehbarkeit für die Revision und für die Aufsicht.
Vor Gericht wird nicht darüber gestritten, ob Sie eine E-Mail verschickt haben. Gestritten wird darüber, ob sie zugegangen ist, was genau sie enthielt und wann. Das Zertifikat beantwortet alle drei Fragen mit Daten, die ein Sachverständiger prüfen kann, ohne uns um etwas zu bitten.
Art. 43 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung verbietet, elektronisch gesendeten Daten Rechtswirkung oder Zulässigkeit als Beweismittel abzusprechen. Die verstärkte Vermutung von Unversehrtheit, Absendung, Empfang und Datum nach Art. 43 Abs. 2 bleibt qualifizierten Diensten vorbehalten: Der Nachweis von Dokuflex ist gewöhnlicher elektronischer Beweis — technisch vollständig und belastbar, aber widerlegbar, genau wie ein Einschreiben ohne Textzertifizierung. Der Bericht selbst sagt das in seinem Abschnitt zum Geltungsbereich, damit es niemand im ungünstigsten Moment entdeckt.
Beispielzertifikat anfordern| Element | Was es belegt |
|---|---|
| Absender und Empfänger | In Dokuflex authentifiziertes Absenderkonto und Zieladresse, so wie gesendet. |
| Zeitstempel | Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses, gesetzt von einem eIDAS-Vertrauensdiensteanbieter, nicht von der Uhr Ihres Servers. |
| Vollständiger Inhalt | Betreff, Text und Anhänge mit ihrem SHA-256-Hash: Jede spätere Änderung eines einzigen Zeichens bricht den Hashwert. |
| Zustellereignisse | Annahme durch den Zielserver, Öffnung und Download der Anhänge, wenn das Mailprogramm es zulässt, mit technischem Protokoll. |
| Signatur des Zertifikats | Das PDF ist elektronisch signiert; es lässt sich mit jedem Reader prüfen, unabhängig von Dokuflex. |
| Eingebettete Vollkopie | Die originale .eml-Datei reist im PDF selbst als Anhang mit: Wer ihn erhält, kann die E-Mail genau so entnehmen, wie sie versendet wurde, ihren Fingerabdruck neu berechnen und mit dem angegebenen vergleichen — ohne auf uns angewiesen zu sein. |
| Status und Chronologie | Erstellt, gesendet, zugestellt, unzustellbar oder fehlgeschlagen, jeweils mit Datum, IP-Adresse und der exakten SMTP-Antwort. Ein Bounce wegen nicht existierendem Postfach ist für sich genommen ein nützlicher Nachweis. |
| Prüfcode und QR | Die Titelseite trägt einen eindeutigen Code und einen QR, die die öffentliche Prüfseite öffnen: Status, Daten, Hashwerte und Abgleich der .eml, ohne Kunde zu sein. Jede Abfrage wird in der Chronologie der Sendung vermerkt. |
| Empfänger | Bei mehreren Empfängern eine Zeile pro Person mit eigenem Status, eigenem Hashwert und eigener Kopie: Das Zertifikat verwässert nicht in einer Liste. |
| Antwort und Hinweiskanal | Enthält die Sendung ein Antwortportal, die Annahme oder Ablehnung mit Grund, Uhrzeit und IP. Enthält sie einen Hinweis aufs Handy, die SMS oder den WhatsApp-Hinweis mit Zustell- und Lesebestätigung. |
| Verwahrung | Der Bericht jeder abgeschlossenen Sendung wird automatisch im Dokumentenmanagement abgelegt, in Ordnern nach Jahr und Monat, mit konfigurierbarer Aufbewahrung und DSGVO-Löschung des Inhalts, wann Sie es bestimmen; Hashwerte und Chronologie bleiben immer erhalten. Die vorsichtige Referenz sind sechs Jahre (Handelsbriefe nach § 257 HGB). |
Ehrlichkeit verkauft besser: Wer ihn irgendwann verteidigen muss, sollte die Grenze vorher kennen.
Niemand muss daran denken zu zertifizieren: Es zertifiziert sich dort, wo die Arbeit ohnehin stattfindet.
Eigene Oberfläche zum Schreiben der E-Mail, zum Anhängen vom Rechner oder aus dem Dokumentenarchiv, zum Senden und zum Verfolgen der Liste mit Suche, Statusfilter und Detailansicht mit Fingerabdrücken und Chronologie. Administratoren sehen die Sendungen der gesamten Organisation.
Direkt aus dem Dokument versendet eine Aktion die Datei unter ihrem echten Namen als zertifizierten Anhang, und die Versandhistorie dieses Dokuments bleibt mit Status und Nachweisen sichtbar.
Die E-Mail-Aktion jedes Workflows hat ein Häkchen: «Zertifizierte E-Mail». Gesetzt, gehen alle Benachrichtigungen dieses Prozesses mit Fingerabdruck, Kopie und Nachweisen raus, ohne dass jemand daran denken muss.
Was Kanzleien, Steuerberatungen und Forderungsmanagement in den Demos dieses Jahres verlangt haben, jetzt im Modul.
Die Titelseite des Zertifikats trägt einen eindeutigen Code und einen QR. Wer ihn erhält, ob Richter, Sachverständiger oder Gegenseite, öffnet die öffentliche Prüfseite, sieht Status, Daten und Hashwerte und kann die originale .eml abgleichen. Jede Abfrage wird in der Chronologie der Sendung vermerkt.
Enthält die Sendung einen Hinweis aufs Handy, kann er per SMS oder per WhatsApp von Ihrer Unternehmensnummer ausgehen, mit Zustell- und Lesebestätigung in der Chronologie. Es ist ein Hinweis: Der zertifizierte Nachweis bleibt der der E-Mail. Mit internationalen Vorwahlen für 17 Länder.
Für Empfänger ohne E-Mail-Adresse oder wenn das Handy der Kanal ist: eigenständige zertifizierte SMS, mit dem PAdES-LTV-Zertifikat des Betreibers und seinen qualifizierten Zeitstempeln, eingebettet in denselben Nachweis. Auch als Aktion in jedem Prozess.
Optional: Die E-Mail enthält einen Link, über den der Empfänger die Nachricht sieht und sie einmalig annimmt oder ablehnt, mit Grund, Uhrzeit und IP im Bericht. Mit OTP-Code, wenn er nachweisen soll, dass er es selbst ist. Weiterhin ohne Installation.
Versand an mehrere Personen mit eigenem Zertifikat und eigener Nachverfolgung, Bounces mit der exakten Serverantwort protokolliert, Massenversand aus einer Liste (bis zu 100 pro Durchgang), gespeicherte Vorlagen und geplanter Versand zu Datum und Uhrzeit Ihrer Wahl.
Der Status Zugestellt funktioniert mit Amazon SES, SendGrid, Mailgun und Postmark sowie mit jedem SMTP über die Zustell- und Bounce-Meldungen der E-Mail selbst. Wenn Sie lieber nichts konfigurieren, versendet Dokuflex über sein verwaltetes Relay.
Der Bericht jeder abgeschlossenen Sendung wird automatisch im Dokumentenmanagement abgelegt, in Ordnern nach Jahr und Monat. Sie legen fest, wie viele Monate der Inhalt aufbewahrt und wann er nach DSGVO gelöscht wird; Hashwerte und Chronologie bleiben immer erhalten.
Jedes Ereignis (zugestellt, geöffnet, unzustellbar, angenommen …) meldet ein signierter Webhook an Ihr System, die Liste wird mit denselben Filtern als CSV exportiert, und die REST-API versendet zertifizierte E-Mails und SMS aus Ihrem ERP oder CRM.
Qualifiziertes Niveau: Das Modul ist für den Versand über einen angeschlossenen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter (QTSP) vorbereitet, der per Vertrag aktiviert wird. Bis dahin wird keine Sendung als qualifiziert ausgewiesen: Der Nachweis ist gewöhnlicher elektronischer Beweis, und der Bericht sagt das.
Eine zertifizierte E-Mail ist eine E-Mail, die über einen vertrauenswürdigen Dritten versendet wird: Jeder Schritt erhält einen Zeitstempel, der Inhalt wird per SHA-256-Hash fixiert, und Sie erhalten ein signiertes PDF-Nachweiszertifikat. Diese elektronische Zustellung mit eIDAS-Zeitstempel liefert den Zustellnachweis in Sekunden und zu einem Bruchteil der Kosten des Einschreibens; gegenüber einer normalen E-Mail haben Sie etwas in der Hand, wenn der Zugang bestritten wird.
Postpreise als Beispiel nach den Tarifen der spanischen Correos 2026 für das Burofax (Festland und Balearen).
| Kriterium | Zertifizierte E-Mail Dokuflex | Einschreiben / Burofax | Normale E-Mail |
|---|---|---|---|
| Nachweis von Versand und Datum | Ja, mit eIDAS-Zeitstempel | Ja | Nein (Kopfzeilen manipulierbar) |
| Nachweis des Inhalts | Ja, vollständig mit Hash, Anhänge inklusive | Einschreiben: nein; Burofax nur mit Inhaltsbeglaubigung (Zusatzkosten) | Nein |
| Nachweis der Zustellung | Ja, Annahme durch den Server und Öffnung, wo möglich | Ja, mit Rückschein (Zusatzkosten) | Nein |
| Zeit bis zum Nachweis | Sekunden | 24–48 h, länger, wenn der Empfänger nicht da ist | Sofort, aber ohne Nachweis |
| Kosten pro Mitteilung | Pro Sendung, ohne Mindestlaufzeit, ohne Seitenbegrenzung | Burofax Spanien: ab 8,71 € online und 12,72 € in der Filiale; 36,01 € Premium Plus; +1,27 €/Seite. Einschreiben Rückschein: Porto plus Zuschläge | 0 € |
| Anhänge | PDF, Bilder und Dokumente, mit der Nachricht zertifiziert | Nur gedruckte Seiten | Ja, ohne Nachweis |
| Aus einem Prozess automatisierbar | Ja, als Aktion im Workflow mit Vorlage und automatischer Ablage | Nein | Ja |
| Prüfung durch Dritte | Öffentlicher Code und QR: Jeder prüft ihn, ohne Kunde zu sein | Beglaubigte Kopie in der Filiale (Zusatzkosten) | Nein |
| Hinweis aufs Handy und Antwort | SMS oder WhatsApp mit Bestätigung; optionales Portal zum Annehmen oder Ablehnen mit Begründung | Rückschein mit Unterschrift (Zusatzkosten) | Nein |
| Wann es die richtige Wahl bleibt | Fast jede private Mitteilung B2B und B2C mit bekannter E-Mail-Adresse | Wenn Gesetz oder Vertrag diese Form vorschreiben, Schriftform gilt oder keine E-Mail-Adresse des Empfängers vorliegt | Operative Kommunikation ohne Risiko |
Preisquelle: Correos, Burofax Premium und Tarife 2026 für das spanische Festland und die Balearen. Preise inkl. MwSt. zum Zeitpunkt der Veröffentlichung; prüfen Sie den geltenden Tarif. Die Preise der Deutschen Post für das Einschreiben mit Rückschein entnehmen Sie der aktuellen Preisliste.
Einzeldienste für zertifizierte E-Mails liefern Ihnen das Zertifikat. Dokuflex liefert Ihnen das Zertifikat in der Akte, ausgelöst zum richtigen Zeitpunkt, mit Signatur und KI im selben Ablauf.
Rechnung 30 Tage überfällig, DSGVO-Antrag 5 Tage vor Fristende, Vertrag mit Kündigungsfrist in 60 Tagen: Der Workflow von Dokuflex BPM versendet die zertifizierte E-Mail, ohne dass jemand daran denken muss.
Das Zertifikat liegt neben dem Vertrag, der Rechnung oder der Personalakte, mit Berechtigungen und Aufbewahrungsfrist. Wenn der Anwalt danach fragt, ist es dort, wo es hingehört.
Brauchen Sie zusätzlich die Zustimmung des Empfängers, schickt derselbe Workflow das Dokument zur elektronischen eIDAS-Signatur und zertifiziert die Mitteilung. Ein Nachweis, nicht zwei Werkzeuge.
Die KI von Dokuflex klassifiziert die Antwort (Zahlung, Widerspruch, Schweigen) und bewegt die Akte zum nächsten Schritt, mit menschlicher Prüfung, wenn die Konfidenz unter die Schwelle fällt. Müssen Sie stattdessen eine große Datei verschicken? Nutzen Sie den sicheren Dateiversand.
Die Gültigkeit kommt nicht von Dokuflex, sie kommt aus der Norm. Die eIDAS-Verordnung definiert den Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben und verbietet, ihm die Rechtswirkung abzusprechen, weil er elektronisch ist. Das Vertrauensdienstegesetz führt sie in Deutschland durch, und die Zivilprozessordnung regelt, wie ein elektronisches Dokument vor Gericht vorgelegt und gewürdigt wird.
Die Verweise sind mit ihrer amtlichen Quelle verlinkt. Diese Seite ist keine Rechtsberatung: Für den Einzelfall wenden Sie sich an Ihre rechtliche oder arbeitsrechtliche Beratung.
Definiert den Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben; Art. 43 Abs. 1 verbietet, den darüber gesendeten und empfangenen Daten Rechtswirkung oder Zulässigkeit als Beweismittel abzusprechen; Art. 43 Abs. 2 gewährt qualifizierten Diensten die Vermutung von Unversehrtheit, Absendung, Empfang und Datum; Art. 44 legt ihre Anforderungen fest.
Ergänzt eIDAS in Deutschland: Pflichten der Vertrauensdiensteanbieter, Aufsicht durch die Bundesnetzagentur und Anforderungen an qualifizierte Vertrauensdienste.
Elektronische Dokumente sind Beweismittel und werden frei gewürdigt; mit qualifizierter Signatur gelten die Regeln über die Beweiskraft privater Urkunden entsprechend. Wer den Zugang behauptet, muss ihn beweisen (§ 130 BGB). Genau hier leisten Hash, Zeitstempel und Signatur des Zertifikats die Arbeit.
Kündigung und Aufhebungsvertrag im Arbeitsrecht verlangen die Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Abmahnungen, Mahnungen (Verzug nach § 286 BGB), Fristsetzungen und Änderungsangebote sind formfrei: Dort muss man Versand, Datum und Inhalt beweisen können.
Die zertifizierte E-Mail ist in der Dokuflex-Plattform enthalten: Sie buchen keinen separaten Dienst und keine Monatsgebühr für das Postfach. Jede Sendung kostet einen Bruchteil des günstigsten Einschreibens, ohne Begrenzung von Seiten oder Anhängen innerhalb der E-Mail-Größe, und der Nachweis wird ohne Zusatzkosten archiviert.
Berechnung mit Correos-Tarifen 2026 für eine Seite als Referenz. Fragen Sie in der Demo nach dem genauen Tarif für Ihr Volumen.
Die zertifizierte E-Mail von Dokuflex, das in die Plattform integrierte E-Mail-Einschreiben, ergänzt jede Nachricht um den Nachweis von Versand, Zustellung, vollständigem Inhalt und Datum, mit dem SHA-256-Fingerabdruck der Nachricht und jedes Anhangs, einer vollständigen .eml-Kopie und einem Zeitstempel eines eIDAS-Zeitstempeldienstes (TSA). Es ist gewöhnlicher elektronischer Beweis nach Art. 43 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung, kein qualifizierter Dienst im Sinne von Art. 43 Abs. 2. Für eine rechtssichere E-Mail-Zustellung zählt, was Sie beweisen können: Versand, Datum, Inhalt und Annahme durch den Server des Empfängers. Sie ersetzt das Einschreiben mit Rückschein bei Mahnungen, arbeitsrechtlichen Mitteilungen, Vertragsänderungen und Benachrichtigungen an Kunden und Lieferanten, mit dem Nachweis in Sekunden und zu einem Bruchteil der Kosten.
Anders als bei einem eigenständigen Dienst für zertifizierte E-Mails ist die Mitteilung in Dokuflex eine Aktion des Prozesses: Sie wird aus einer Vorlage mit den Daten der Akte erzeugt, beim Erreichen einer Frist oder Bedingung versendet, und ihr Zertifikat wird neben dem Vertrag, der Rechnung oder der Personalakte im Dokumentenmanagement archiviert. Eine einzige Plattform zum Zustellen, Signieren, Archivieren und Prüfen. Wer heute Signatur und zertifizierte Kommunikation getrennt bezahlt, findet in der Signaturit-Alternative die eIDAS-Signatur im selben Prozess.
Das PDF-Nachweiszertifikat enthält Absender, Empfänger, Ereignisse mit Zeitstempel, SHA-256-Hash der Nachricht und jedes Anhangs und ist elektronisch signiert, damit jeder Dritte es unabhängig von Dokuflex prüfen kann. Lesen Sie mehr darüber, wann eine zertifizierte E-Mail gilt und wann das Einschreiben weiterhin nötig ist.
Seit Oktober 2026 trägt jedes Nachweiszertifikat auf seiner Titelseite einen eindeutigen Code und einen QR, die die öffentliche Prüfseite von Dokuflex öffnen: Status der Sendung, Daten mit Zeitstempel, SHA-256-Hashwerte und Abgleich der originalen .eml, ohne Kunde zu sein und ohne uns etwas zu fragen. Der Hinweis aufs Handy, der die E-Mail begleitet, kann per SMS oder per WhatsApp mit Zustell- und Lesebestätigung ausgehen, und es gibt die eigenständige zertifizierte SMS mit eingebettetem PAdES-LTV-Zertifikat des Betreibers. Wenn der Fall es verlangt, enthält die E-Mail ein Portal, in dem der Empfänger die Mitteilung mit Grund, Uhrzeit und IP annimmt oder ablehnt, auch mit OTP-Code. Und für Volumen: Vorlagen, Massenversand mit eigenem Zertifikat pro Empfänger, geplanter Versand, signierte Webhooks, CSV-Export und automatische Ablage des Berichts im Dokumentenmanagement mit konfigurierbarer Aufbewahrung.
Eine E-Mail, die über einen Vertrauensdiensteanbieter versendet wird, der jeden Meilenstein des Versands (Ausgang, Zustellung auf dem Server des Empfängers, Öffnung und Download der Anhänge, wo möglich) protokolliert und mit Datum und Uhrzeit versiegelt und ein Nachweiszertifikat mit dem vollständigen Inhalt und seinem Hashwert erzeugt. Die eIDAS-Verordnung nennt das Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben (Art. 3 Nr. 36 und Art. 43).
Beide sind zulässige Beweismittel. Artikel 43 Absatz 1 der Verordnung (EU) 910/2014 bestimmt, dass Daten, die über einen Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben gesendet und empfangen werden, Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie in elektronischer Form vorliegen. Das Einschreiben bleibt die richtige Wahl, wenn ein Gesetz oder ein Vertrag ausdrücklich diese Form oder die Schriftform vorschreibt oder der Empfänger keine bekannte E-Mail-Adresse hat.
Absender und Empfänger, Datum und Uhrzeit jedes Ereignisses mit Zeitstempel, den vollständigen Inhalt der Nachricht und der Anhänge mit ihrem SHA-256-Hash, das technische Zustellprotokoll und die elektronische Signatur des Zertifikats selbst, damit jeder prüfen kann, dass es nicht verändert wurde. Es wird als PDF ausgestellt und in der Prozessakte archiviert.
Nein. Der Empfänger erhält eine normale E-Mail mit Nachricht und Anhängen in seinem Posteingang. Er muss sich nicht registrieren, keine App herunterladen und nichts akzeptieren, damit der Versand zertifiziert ist.
Als Referenz: In Spanien kostet das Burofax laut Correos-Tarifen 2026 online ab 8,71 € für die erste Seite, 12,72 € in der Filiale und bis zu 36,01 € mit Verwahrung, Rückschein und beglaubigter Kopie, plus 1,27 € je weitere Seite. In Deutschland kommt beim Einschreiben mit Rückschein zum Porto der Einschreibe- und Rückscheinzuschlag hinzu. Bei Dokuflex wird die zertifizierte E-Mail pro Sendung abgerechnet, ohne Mindestlaufzeit, zu einem Bruchteil dieser Kosten und ohne Begrenzung von Seiten oder Anhängen innerhalb der E-Mail-Größe.
Ja. Die zertifizierte E-Mail ist eine weitere Aktion im Prozessdesigner von Dokuflex: Eine Mahnung, eine arbeitsrechtliche Mitteilung oder die Antwort auf einen DSGVO-Antrag können sie auslösen, sobald eine Bedingung oder eine Frist erfüllt ist, mit Vorlage, erzeugten Anhängen und automatischer Ablage des Nachweises in der Akte.
Für Kündigungen nicht: § 623 BGB verlangt für Kündigung und Aufhebungsvertrag die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift und schließt die elektronische Form aus. Für Abmahnungen, Hinweise, Fristsetzungen, Änderungsangebote, Einladungen und die Übermittlung von Gehaltsabrechnungen gilt keine gesetzliche Schriftform; hier belegt die zertifizierte E-Mail Versand, Datum und Inhalt, also genau das, was im Streit bestritten wird. Kombinieren Sie sie mit der elektronischen Signatur der Empfangsbestätigung, wenn das Unternehmen zusätzlich den unterschriebenen Empfang braucht, und klären Sie den Einzelfall mit der arbeitsrechtlichen Beratung.
Das Zertifikat bleibt im Dokumentenmanagement von Dokuflex mit der Aufbewahrungsfrist, die Sie je Dokumenttyp konfigurieren (sechs Jahre sind die vorsichtige Referenz für Handelsbriefe nach § 257 HGB), und Sie können es jederzeit exportieren. Die Prüfung des Zertifikats hängt nicht davon ab, dass Sie Kunde bleiben.
In der Praxis erfüllt sie denselben Zweck: Sie liefert in Sekunden einen Zustellnachweis mit Zeitstempel, Hash des Inhalts und SMTP-Antwort und ersetzt das Einschreiben mit Rückschein, solange weder Gesetz noch Vertrag diese Form oder die Schriftform vorschreiben. Rechtlich ist sie gewöhnlicher elektronischer Beweis nach Art. 43 Abs. 1 eIDAS, ohne die Vermutung des Art. 43 Abs. 2, die qualifizierten Diensten vorbehalten bleibt. Für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses gilt weiterhin die Schriftform (§ 623 BGB).
Als Beweismittel ja: Art. 43 Abs. 1 eIDAS verbietet, ihr die Rechtswirkung oder die Zulässigkeit als Beweismittel abzusprechen, nur weil sie elektronisch ist, und nach der ZPO werden elektronische Dokumente frei gewürdigt. Wer den Zugang behauptet, muss ihn beweisen (§ 130 BGB); genau dafür liefert das Zertifikat Zeitstempel, Hash und SMTP-Antwort. Die verstärkte Vermutung des Art. 43 Abs. 2 bleibt qualifizierten Diensten vorbehalten: Der Nachweis ist belastbar, aber widerlegbar.
Das Zertifikat belegt trotzdem, dass der Server des Empfängers die Nachricht angenommen hat, mit exakter SMTP-Antwort, Datum, IP-Adresse und Hash des Inhalts, also den Eingang im Postfach. Liegt keine Öffnung vor, sagt der Bericht das offen, statt zu raten, denn Mailprogramme können Tracking-Bilder blockieren. Ein Bounce wegen eines nicht existierenden Postfachs ist für sich genommen ein nützlicher Nachweis.
Ja. Dokuflex bietet einen kostenlosen Plan, mit dem Sie echte zertifizierte E-Mails ohne Kreditkarte versenden: Konto anlegen, E-Mail schreiben, Nachweiszertifikat in Sekunden erhalten. Danach zahlen Sie pro Sendung, ohne Mindestlaufzeit und Mindestmenge, mit Mengenpaketen für Kanzleien, Steuerberatungen, Versicherer und Versorger sowie REST-API und Integrationen für den Versand aus Ihrem ERP oder CRM.
Mit dem Code und dem QR auf der Titelseite des Berichts. Sie öffnen die öffentliche Prüfseite von Dokuflex, die die absendende Organisation, den Status, die Daten mit Zeitstempel, die SHA-256-Hashwerte und die Zahl der Anhänge zeigt, ohne den Inhalt der Nachricht. Wer die .eml hat, kann sie hochladen und prüfen, dass ihr Hashwert mit dem angegebenen übereinstimmt. Kein Kundenkonto nötig, und jede Prüfung wird in der Chronologie der Sendung vermerkt.
Ja. Die zertifizierte E-Mail kann von einem Hinweis aufs Handy per SMS oder per WhatsApp von Ihrer Unternehmensnummer begleitet werden, mit Zustell- und Lesebestätigung in der Chronologie und internationalen Vorwahlen für 17 Länder. Die SMS kann zudem zertifiziert sein, mit dem PAdES-LTV-Zertifikat des Betreibers und seinen qualifizierten Zeitstempeln im Nachweis, und es gibt sie eigenständig, ohne E-Mail. Der WhatsApp-Hinweis ist für sich genommen nicht zertifiziert: Der Nachweis ist der der E-Mail oder der zertifizierten SMS.
Ja, wenn Sie es für die Sendung aktivieren. Die E-Mail enthält einen Link zu einem Portal, in dem der Empfänger Nachricht und Anhänge sieht und sie einmalig annimmt oder ablehnt, mit Angabe des Grundes. Die Antwort steht mit Uhrzeit und IP im Bericht, und Sie können einen per SMS gesendeten OTP-Code verlangen, bevor der Inhalt angezeigt wird. Es ist optional: Ohne Portal wird die Sendung genauso zertifiziert, und der Empfänger muss sich weiterhin weder registrieren noch etwas installieren.
Ja. Sie können eine Empfängerliste einfügen (bis zu 100 pro Durchgang), und jeder erhält seine eigene E-Mail mit Zertifikat und eigener Nachverfolgung; Sie können von einer gespeicherten Vorlage Ihrer Organisation ausgehen und den Versand für Datum und Uhrzeit planen, bis dahin stornierbar. Bei mehreren Empfängern in derselben E-Mail führt der Bericht jede Person mit eigenem Status und eigenem Hashwert auf.
Ja. Der Status Zugestellt kommt von Amazon SES, SendGrid, Mailgun und Postmark sowie von jedem anderen SMTP über die Zustell- und Bounce-Meldungen, die die E-Mail selbst zurückliefert und die mit der exakten Serverantwort in der Chronologie stehen. Wenn Sie lieber nichts konfigurieren, kann Dokuflex Ihre zertifizierten Sendungen über sein verwaltetes Relay versenden.
Legen Sie Ihr Konto an, schreiben Sie die E-Mail und erhalten Sie das Nachweiszertifikat in Sekunden. Oder buchen Sie 20 Minuten, und wir bauen mit Ihnen den Zustellablauf für Ihren Fall: Mahnungen, HR oder DSGVO.