Ohne KreditkarteISO 27001 + ENS MediumMigration in 1 Woche
<2s
KI-Suche
1M+
indexierte Dokumente
10 Jahre
Rechtsarchiv
Über 500 Unternehmen suchen mit KI auf Dokuflex
Digitale Archive im Produktivbetrieb
Hospital Sant PauMutua TerrassaCaixaBank
<2s
Suche in natürlicher Sprache
Über Millionen indexierter Dokumente
1 Woche
Durchschnittliche Migration
Aus Netzlaufwerken, SharePoint oder DMS
10 Jahre
Archiv mit Beweiswert
Qualifizierter Zeitstempel inklusive
Zertifizierungen und Compliance
Dokumentenmanagement-System ausgerichtet an ENS Medium, ISO 27001 und DSGVO
Dokuflex ist ein DMS für regulierte Branchen (Banken, Gesundheitswesen, öffentlicher Sektor und Energieversorgung). Die Plattform ist ausgerichtet an Spaniens nationalem Sicherheitsrahmenwerk ENS (Esquema Nacional de Seguridad) in der Kategorie Medium — nicht zertifiziert, sondern aligniert — und folgt den CCN-STIC-Leitlinien des CCN-CERT für spanische öffentliche Verwaltungen. Dies erleichtert Ausschreibungen, die Artikel 156 des spanischen Vergabegesetzes (LCSP) zitieren — relevant für DACH-Unternehmen mit Tochtergesellschaften in Spanien.
Im Bereich Informationssicherheit erfüllt Dokuflex die Anforderungen der ISO 27001: AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS 1.2+ bei der Übertragung, Schlüsselverwaltung, Umgebungstrennung und auditierbare Zugriffsprotokolle pro Dokument (wer, wann und von welcher IP-Adresse jede Datei angesehen, bearbeitet oder heruntergeladen hat). Alle Protokolle sind unveränderlich und für Audits exportierbar. Dies ist die Basis für ein GoBD-konformes DMS-Setup.
Beim Datenschutz ist Dokuflex DSGVO-konform (EU-Verordnung 2016/679): Daten in EU-Rechenzentren, Unterstützung der Betroffenenrechte, Anonymisierung und konfigurierbare gesetzliche Aufbewahrung per Richtlinie (Archivierungszeitraum plus automatische sichere Löschung nach Ablauf). Das DMS wird ergänzt durch qualifizierte elektronische Signatur (QES) und Zeitstempel gemäß EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) sowie dem spanischen Gesetz 6/2020 über elektronische Vertrauensdienste.
ENS Medium
Ausgerichtet an Spaniens Sicherheitsrahmenwerk
ISO 27001
AES-256-Verschlüsselung · auditierbare Zugriffe
DSGVO
Daten in der Europäischen Union
So funktioniert es
Von Netzlaufwerken zum digitalen Archiv in 3 Schritten
Keine endlosen Projekte, keine Berater.
1
Kostenlos registrieren
Erstellen Sie Ihr Konto in 30 Sekunden. Konfigurieren Sie rollenbasierte Berechtigungen und Ihre initiale Ordnerstruktur.
2
Dokumente migrieren
Ziehen Sie ganze Ordner per Drag-and-Drop oder verbinden Sie Ihr aktuelles SharePoint, Drive oder DMS. Die KI indexiert alles automatisch.
3
Mit KI suchen
Geben Sie ein, was Sie suchen — in natürlicher Sprache. Die KI versteht die Bedeutung, nicht nur exakte Suchbegriffe.
Vom Vertragsarchiv bis zur Projektdokumentation: zentralisiert, sicher und leicht zu finden.
Ein Ort für alles
Alle Dokumente organisiert mit Ordnern, Tags und Metadaten, die Sie definieren. Schluss mit verteilten Netzlaufwerken.
Suchen wie Sie sprechen
Geben Sie ein, was Sie brauchen — in natürlicher Sprache. Die KI versteht die Bedeutung, nicht nur exakte Schlüsselwörter.
Zugriffskontrolle pro Dokument
Steuern Sie pro Ordner, Rolle oder Projekt, wer jedes Dokument einsehen oder bearbeiten darf. Ohne komplizierte Konfiguration.
Automatische gesetzliche Aufbewahrung
Legen Sie fest, wie lange jeder Dokumenttyp aufbewahrt wird. Das System verwaltet es und warnt vor jeder Bereinigung — GoBD-tauglich.
Öffnen und bearbeiten ohne Download
Word-, Excel-, Google-Docs- und PDF-Dokumente direkt im Browser anzeigen und bearbeiten.
Zertifizierter Beweiswert
Archivieren Sie Dokumente mit qualifiziertem Zeitstempel. Ideal für Audits, Betriebsprüfungen und Inspektionen.
„Wir haben die Audit-Dauer von 3 Wochen auf 2 Tage reduziert. Die gesamte Dokumentenakte erscheint mit einer einzigen Suche."
CP
Carmen Pérez
Director Compliance · Gesundheitskonzern
KI-Dokumentenverarbeitung (IDP) mit generativer KI
Klassifizieren Sie Rechnungen, Verträge, Lieferscheine und E-Mails mit LLM-Modellen, extrahieren Sie Schlüsselfelder ohne Vorlagen und leiten Sie jedes Dokument an den richtigen Prozess weiter. Ohne Regeln zu programmieren und ohne Modelle zu trainieren.
ECM Enterprise Content Management mit KI für den europäischen Markt
DMS / ECM Low-Code mit nativem OCR, IDP und BPM, muttersprachlichem Support auf Spanisch und Englisch, Daten in der EU und Onboarding in einer Woche. Für mittlere und große Unternehmen in DACH und Spanien — insbesondere für Konzerne mit grenzüberschreitenden Prozessen DE ↔ ES.
Vergleich
DocuWare Alternative: Dokuflex vs. DocuWare, M-Files und Athento
Wie Dokuflex sich gegenüber den drei häufigsten Wettbewerbern in DMS-Evaluierungen positioniert. Daten von öffentlich zugänglichen Herstellerseiten, Stand Mai 2026.
Merkmal
Dokuflex
DocuWare
M-Files
Athento
Transparenter Preis
Ja, auf Website
Auf Anfrage
Auf Anfrage
Auf Anfrage
Muttersprachlicher Support
ES nativ, EN/DE verfügbar
DE/EN (DACH)
EN, DE eingeschränkt
ES nativ
Schlüsselfertige Migration
1 Woche inklusive
Separates Projekt
Separates Projekt
Separates Projekt
ENS Medium
Ausgerichtet an
Nicht ausgewiesen
Nicht ausgewiesen
Ja
ISO 27001
Anforderungen erfüllt
Ja
Ja
Ja
Natives BPM
Low-Code inklusive
Basis-Workflow
Basis-Workflow
Eingeschränkt
KI-OCR + IDP
Ohne Vorlagen, generative KI
Ja, vorlagenbasiert
Ja, metadatengetrieben
Ja
Daten in EU gehostet
Ja, EU-Souveränität
Ja (DE)
Gemischt US/EU
Ja (ES)
Marken eingetragene Marken der jeweiligen Inhaber. Öffentlich zugängliche Daten Stand Mai 2026.
Dokuflex vs. DocuWare
DocuWare ist eine etablierte deutsche DMS-Marke mit Fokus auf elektronische Rechnungsstellung und GoBD-Compliance. Größte Stärke sind die Marke und das Partnernetzwerk im DACH-Raum, jedoch ist das Preismodell nicht transparent und die Migration wird typischerweise als separates, mehrmonatiges Projekt abgerechnet. Dokuflex bietet die gleiche Funktionsabdeckung (IDP, gesetzeskonforme Aufbewahrung, Beweiswert) mit transparenten, veröffentlichten Preisen, in einer Woche inkludierter Migration, muttersprachlichem Support und integriertem BPM Low-Code ohne Zusatzlizenz. Für Unternehmen mit Aktivitäten in Spanien und im DACH-Raum, die Agilität, EU-Datensouveränität und einen direkten Hersteller ohne Channel-Layer bevorzugen, ist Dokuflex die natürliche Alternative zu DocuWare.
Dokuflex vs. M-Files
M-Files setzt auf ein metadatengetriebenes Modell (ohne Ordner), tiefe Microsoft-365-Integration und eine eigene KI-Engine zur Klassifizierung. Eine ausgezeichnete Option für reine M365-Umgebungen, jedoch ist der DE-Support beschränkt und das Preismodell partnerabhängig. Dokuflex kombiniert reichhaltige Metadaten mit der Flexibilität traditioneller Ordner (geringere Adoptionskurve für Teams) und ergänzt um natives BPM Low-Code ohne Aufpreis. Für Unternehmen, die ENS-Auditierung, EU-Datensouveränität und ein kurzes Onboarding benötigen, ist Dokuflex pragmatischer als M-Files.
Dokuflex vs. Athento
Athento ist der direkteste spanische Wettbewerber: gleicher Fokus auf ENS, ISO 27001 und intelligente Erfassung, mit Kunden in der öffentlichen Verwaltung. Hauptunterschied ist der Funktionsumfang: Athento konzentriert sich auf Erfassung und Archivierung, während Dokuflex zusätzlich BPM Low-Code, qualifizierte elektronische Signatur (QES) und ein Rechnungsmanagement-Modul (VERI*FACTU für Spanien) in derselben Plattform integriert. Damit entfällt die Verbindung dreier separater Werkzeuge für DMS + Workflow + Signatur. Für Unternehmen, die Athento evaluiert haben und über das reine Archiv hinaus erweitern möchten, ist Dokuflex bei vergleichbaren Kosten umfassender.
Häufige Fragen
Das fragen unsere Kunden am häufigsten
Welche Dateiformate unterstützt Dokuflex?
PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, CAD, E-Mail, Audio, Video und mehr als 200 weitere Formate. Automatische Indexierung mit OCR für gescannte Dokumente.
Kann ich aus Netzlaufwerken oder SharePoint migrieren?
Ja. Migrationstools für Netzlaufwerke, SharePoint, Drive, Dropbox, Alfresco und andere DMS-Plattformen. Eine typische Vollmigration dauert weniger als 1 Woche.
Ist die Lösung DSGVO-konform mit rechtskonformer Zugriffskontrolle?
Ja. Ausgerichtet an ISO 27001 und ENS Medium, Verschlüsselung im Ruhezustand und bei der Übertragung, auditierbare Zugriffsprotokolle pro Dokument. Aufbewahrungsfristen per Richtlinie konfigurierbar — kompatibel mit den Anforderungen der DSGVO (EU-Verordnung 2016/679).
Haben die Dokumente Beweiswert?
Ja. Qualifizierter Zeitstempel und SHA-256-Hash garantieren die Integrität. Die Dokumente sind bei Audits, Inspektionen und in Gerichtsverfahren zulässig.
Kann ich Dokumente ohne Download bearbeiten?
Ja. Kollaborative Bearbeitung im Browser mit Word, Excel, PowerPoint und Google Docs. Automatische Versionierung und Änderungsverfolgung inklusive.
Was ist der Unterschied zwischen OCR und IDP?
OCR (Optical Character Recognition) wandelt ein gescanntes Bild oder PDF in reinen Text um: Zeichen werden erkannt und in indexierbare Zeichenketten konvertiert. IDP (Intelligent Document Processing) geht einen Schritt weiter: Zusätzlich zum OCR klassifiziert es den Dokumenttyp (Rechnung, Vertrag, Lieferschein…), extrahiert Schlüsselfelder mit KI-Modellen ohne Vorlagen und leitet jedes Dokument an den richtigen Prozess weiter. Dokuflex enthält natives OCR und IDP im selben DMS — keine separaten Module, keine zusätzlichen Lizenzen.
Ist ein in Dokuflex archiviertes, digital signiertes Dokument rechtsgültig?
Ja. Dokuflex erfüllt die Anforderungen der EU-Verordnung 910/2014 (eIDAS) und des spanischen Gesetzes 6/2020 über elektronische Vertrauensdienste. Qualifizierter Zeitstempel und SHA-256-Hash über die Datei garantieren Integrität und Identität. Damit hat das Dokument Beweischarakter — in Spanien als zulässiges Beweismittel gemäß Art. 326 LEC (Ley de Enjuiciamiento Civil), in DACH gleichwertig gemäß eIDAS Art. 25 (Beweiskraft elektronischer Signaturen) ohne Bedarf an Sachverständigengutachten bei qualifizierter Signatur.
Was kostet die Migration aus Netzlaufwerken oder SharePoint?
Die Standardmigration aus Netzlaufwerken, SharePoint, Drive oder Dropbox ist im Onboarding ohne Aufpreis enthalten und wird typischerweise in unter 1 Woche für Volumina bis zu 1 Mio. Dokumenten abgeschlossen. Hat das Quell-Repository individuelle Metadaten, komplexe Berechtigungen oder erfordert spezifische BPM-Zuordnungen, wird ein Festpreispaket separat kalkuliert. In allen Fällen wird ein Abgleichsbericht pro Dokument geliefert — wichtig für GoBD- und DSGVO-Compliance bei der Übernahme.
Läuft Dokuflex on-premise oder nur in der Cloud?
Beides. Dokuflex wird als SaaS-Cloud mit Daten in der Europäischen Union angeboten (empfohlenes Modell für die meisten Kunden, mit kontinuierlichen Updates und verwaltetem SLA) und auch on-premise für regulierte Branchen oder Kunden mit strikter Datensouveränitätspolitik (häufig im DACH-Bankensektor, Verteidigung und kritische Infrastruktur). Die Funktionalität ist in beiden Bereitstellungsmodi identisch: gleiches DMS, gleiches BPM, gleiches IDP und gleiche Signatur-Schicht.
Ihre Dokumente organisiert — diese Woche
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