Ihr Team verschickt einen verschlüsselten Link, der abläuft, wann Sie es entscheiden, bei Bedarf ein Passwort verlangt und jeden Download protokolliert. Widerrufen können Sie ihn mit einem Klick. Und die Datei landet nicht in der Cloud eines Dritten: Sie bleibt in der Akte und startet, wenn Sie wollen, den Prozess.
Jede Sendung protokolliert, wer geöffnet hat, wann und von wo. Und sie endet, wann Sie wollen.
Wenn der offizielle Kanal nicht taugt, improvisieren die Leute. Und was sie improvisieren, sehen Sie nicht.
Öffentliche Links, die durch Mails und Chats wandern, ohne dass jemand weiß, wer sie öffnet und wann gelöscht wird, auf einem privaten Konto ohne Vertrag mit Ihnen.
Ein Server, den jemand aufgesetzt hat, der längst nicht mehr da ist, mit gemeinsam genutzten Konten, ewigen Passwörtern und keinem nutzbaren Protokoll am Tag des Audits.
Er geht an den, der im Feld „An“ automatisch ergänzt wurde, wird unkontrolliert weitergeleitet und bleibt für immer im Postfach des Empfängers. Der Fehlversand gehört zu den häufigsten gemeldeten Datenpannen.
Das Privatkonto einer Person oder ein Stick in einer Jackentasche. Wenn diese Person geht, gehen die Dokumente Ihres Unternehmens mit.
Für den Absender genauso leicht wie der Dienst, den er bisher genutzt hat. Für Sie nicht mehr unsichtbar.
Aus dem Browser, vom Mobiltelefon oder direkt aus der Akte. Die Datei wird beim Upload verschlüsselt und durch die Virenprüfung geschickt, bevor der Link überhaupt existiert.
Ablauf, maximale Anzahl Downloads, Passwort oder Code an den Empfänger, Nur-Lesen, Wasserzeichen. Die Richtlinie des Unternehmens wirkt von selbst und hängt nicht daran, dass jeder daran denkt.
Der Empfänger lädt ohne Registrierung herunter. Sie sehen, wer geöffnet hat, wann und von wo, widerrufen den Link mit einem Klick, und die Datei bleibt in der Akte mit ihrer Aufbewahrungsfrist.
Als Standard für das ganze Unternehmen oder Sendung für Sendung, wenn der Fall es verlangt.
TLS 1.3 in der Übertragung und AES-256 in der Speicherung, mit Schlüsseln im HSM. Die Daten bleiben in der EU. Die technischen Details stehen unter Sicherheit.
Stunden, Tage oder ein einziger Download. Nach der Frist existiert der Link nicht mehr und kreist nicht weiter durch weitergeleitete Mails.
Verifizierung des Empfängers per E-Mail oder SMS, damit der Link nichts wert ist, wenn er in andere Hände gerät. Für die internen Nutzer passt es zu Ihrem SSO und der Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Jede Datei wird geprüft, bevor der Link veröffentlicht wird, und das in beide Richtungen. Was über das Empfangspostfach hereinkommt, ebenfalls.
Sperren Sie Dateiendungen, setzen Sie Größen, erzwingen Sie ein Passwort für bestimmte Dokumenttypen und lassen Sie sich warnen, wenn sensible Muster auftauchen. Jede Blockierung wird protokolliert.
Für sensible Unterlagen: Ansicht im Browser ohne Download, mit einem Wasserzeichen, das kennzeichnet, wer gerade hinsieht.
Wer was an wen gesendet hat, wann es geöffnet wurde und von welcher IP. Exportierbar für ein Audit, eine Prüfung oder einen Vorfall.
An den Falschen gesendet? Ein Klick, und der Link funktioniert nicht mehr, selbst wenn die Mail längst im Postfach des Empfängers liegt.
Für den Austausch, den heute ein FTP zwischen Systemen erledigt: gleiche Kontrollen, gleiches Protokoll, ohne eigenen Server. Siehe Integrationen.
Die Hälfte des Problems ist nicht das Senden, sondern das Empfangen. Heute landen die Unterlagen eines neuen Lieferanten, eines Schadenfalls oder eines Förderantrags in drei verschiedenen Postfächern, in Mails mit Anhängen, die jemand von Hand herunterladen muss.
Mit dem Empfangspostfach geben Sie eine Seite mit Ihrer Marke heraus, der Dritte lädt sein Material ohne Konto hoch, und was er hochlädt, landet klassifiziert in der richtigen Akte. Von dort an ist es ein Prozess wie jeder andere: prüfen, freigeben, signieren, archivieren.
Ein Postfach für Ihren Fall aufgebaut sehenWas sich ändert, ist nicht die Bequemlichkeit, sondern was Sie hinterher belegen können.
| Kriterium | Sicherer Versand Dokuflex | Consumer-Dienst | Eigener FTP | E-Mail-Anhang |
|---|---|---|---|---|
| Größe | Ohne die Grenze der E-Mail | Durch den Tarif begrenzt | Hoch | 25-35 MB |
| Ablauf des Links | Sie legen ihn je Sendung fest | Im Gratis-Tarif fest | Nicht vorgesehen | Nie: bleibt im Postfach |
| Verifizierung des Empfängers | Passwort oder Einmalcode | Nur in Bezahltarifen | Konto, oft gemeinsam genutzt | Keine |
| Gesendetes widerrufen | Ja, mit einem Klick | Eingeschränkt | Durch Löschen auf dem Server | Nein |
| Protokoll, wer herunterlädt | Vollständig und exportierbar | Teilweise | Technische Logs, kaum nutzbar | Nein |
| Virenprüfung und Inhaltsregeln | Ja, in beide Richtungen | Nein | Nur separat gebaut | Vom Mailserver |
| Wo die Datei endet | In Ihrer Akte, mit Aufbewahrung | In der Cloud des Anbieters | In einem losen Ordner | In Postfächern ohne Ihre Kontrolle |
| Löst einen Prozess aus | Ja, es ist ein Schritt im Ablauf | Nein | Mit eigenen Skripten | Nein |
Ein Transferwerkzeug lässt die Datei in seiner eigenen Cloud liegen. In Dokuflex, die Low-Code-BPM-Plattform mit KI, liegt sie schon dort, wo sie gebraucht wird.
Was im Postfach ankommt, erstellt die Akte und startet den Ablauf in Dokuflex BPM: Prüfung, Freigabe und nächster Schritt, mit Fristen und Verantwortlichen.
Der Bericht, der Vertrag oder der Lohnlauf wird erzeugt und mit sicherem Link versendet, sobald eine Bedingung erfüllt ist. Niemand stellt Sendungen von Hand zusammen.
Müssen Sie den Versand belegen, ergänzt die zertifizierte E-Mail das Nachweiszertifikat; brauchen Sie eine Zustimmung, läuft die elektronische eIDAS-Signatur im selben Ablauf.
Die KI von Dokuflex liest das empfangene Dokument, klassifiziert es, extrahiert seine Daten und erstellt eine Prüfaufgabe, wenn die Konfidenz unter die Schwelle fällt.
Ein Prüfer fragt nicht, ob Sie ein Werkzeug haben. Er fragt, wie die Information das Unternehmen verlässt, wer sie heruntergeladen hat und mit welchen Maßnahmen. Ein verschlüsselter Kanal mit Zugriffskontrolle und exportierbarem Protokoll beantwortet diese drei Fragen mit Daten.
Die Verweise sind mit ihrer amtlichen Quelle verlinkt. Diese Seite ist keine Rechtsberatung: Die Konformität hängt auch von Ihren Richtlinien und von der Nutzung ab.
Artikel 32 verlangt dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen und nennt ausdrücklich die Verschlüsselung sowie die Fähigkeit, Vertraulichkeit und Integrität dauerhaft sicherzustellen. Geht etwas schief, laufen die Meldefristen der Artikel 33 und 34: 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde und Benachrichtigung der Betroffenen bei hohem Risiko. Der Ablauf dafür steht im DSGVO-Modul (auf Spanisch).
Zu den Risikomanagementmaßnahmen gehören Konzepte für Kryptografie und Verschlüsselung, Sicherheit der Lieferkette und sichere Kommunikation. In Deutschland ist das NIS-2-Umsetzungsgesetz in Kraft, die Registrierung beim BSI ist Pflicht und die Geschäftsleitung haftet für die Umsetzung. Für betroffene Einrichtungen gehört der Kanal, über den Dateien hinausgehen, zum Anwendungsbereich. Siehe auch Meldung von Vorfällen nach NIS2 und DORA (auf Spanisch).
Das BSI veröffentlicht die Empfehlungen zu kryptografischen Verfahren und Schlüssellängen; Teil 2 behandelt TLS für die sichere Übertragung von Informationen in Datennetzen. Dokuflex überträgt mit TLS 1.3 und speichert mit AES-256; Dokuflex ist nach ENS in der Kategorie MEDIA und nach ISO 27001 zertifiziert, was das Dokumentenmanagement nach ENS im Detail beschreibt. Arbeiten Sie mit der spanischen öffentlichen Verwaltung, ist das Esquema Nacional de Seguridad dort die maßgebliche Anforderung.
Für Finanzunternehmen verpflichtet sie dazu, Daten in Übertragung und Speicherung zu schützen und IKT-Dienstleister zu steuern. Ein Unternehmenskanal mit Vertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag und Protokoll ist genau das Gegenteil davon, dass jedes Team sich seinen Dienst selbst aussucht.
Der sichere Dateiversand von Dokuflex deckt ab, was man von einer Lösung für Managed File Transfer erwartet: Verschlüsselung mit TLS 1.3 und AES-256, Authentifizierung des Empfängers, Ablauf und Downloadlimit, Virenprüfung, Inhaltsregeln, exportierbares Auditprotokoll und Hosting in der Europäischen Union. Er ersetzt Consumer-Dienste, alte FTP-Server und E-Mail-Anhänge in Unternehmen, die belegen müssen, wie ihre Information das Haus verlässt.
Gegenüber einem Consumer-Dienst bringt er Kontrolle und Nachvollziehbarkeit: sofortigen Widerruf, Verifizierung des Empfängers, je Dokumenttyp definierte Aufbewahrung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Gegenüber einem eigenen FTP entfällt der Server, der gepatcht werden muss, entfallen die gemeinsam genutzten Konten und die Logs, die niemand lesen kann, während der Austausch zwischen Systemen über SFTP und API bestehen bleibt. Ausführlich beschrieben in dem Leitfaden, wie Sie WeTransfer im Unternehmen ablösen.
Über das Empfangspostfach laden Dritte Unterlagen ohne Konto hoch, mit Virenprüfung und Inhaltsregeln schon am Eingang. Das Empfangene wird mit KI klassifiziert, in der Akte archiviert und kann einen Prozess für Lieferantenanlage, KYC, Schadenfall oder Rechnungsfreigabe innerhalb derselben BPM-Plattform starten.
Es ist ein Unternehmenskanal, um Dateien mit Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit zu senden und zu empfangen. Der Unterschied zu einem Consumer-Dienst wie WeTransfer liegt in der Kontrolle: Sie entscheiden, wie lange der Link gilt, wie viele Downloads er zulässt, ob er Passwort oder Code verlangt, wer ihn öffnen darf und von wo; Sie können ihn jederzeit widerrufen, und jeder Zugriff wird protokolliert. Außerdem bleibt die Datei in Ihrer Akte und nicht in der Cloud eines Dritten, mit dem Sie keinen Vertrag haben.
Nein. Er erhält einen Link und lädt im Browser herunter. Wenn Sie die Verifizierung aktivieren, wird ein Passwort oder ein Einmalcode an seine E-Mail-Adresse oder sein Mobiltelefon verlangt, aber es gibt keine Registrierung und keine Installation.
Der Versand läuft nicht über die E-Mail, also gilt die Anhangsgrenze nicht (25 MB bei Gmail, 35 MB standardmäßig bei Exchange Online). Die maximale Größe je Sendung und der Gesamtspeicher richten sich nach Ihrem Plan; für hohe Volumen oder den Austausch zwischen Systemen nutzt man SFTP oder die API statt des Browsers.
Ja. Das Auditprotokoll speichert jedes Öffnen und jeden Download mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse, und Sie können sich benachrichtigen lassen, wenn es passiert. Wenn Sie zusätzlich Versand und Inhalt gegenüber einem Dritten belegen müssen, kombinieren Sie es mit der zertifizierten E-Mail, die das Nachweiszertifikat ergänzt.
Ja, mit Inhaltsregeln. Sie können Dateiendungen sperren, die Größe begrenzen, für bestimmte Dokumenttypen immer Passwort und kurzen Ablauf erzwingen und warnen oder blockieren, wenn die Datei sensible Muster enthält. Jeder blockierte Versuch wird protokolliert und ist später prüfbar.
Ja. Das Empfangspostfach ist eine Seite mit Ihrer Marke, auf der ein Dritter ohne Konto Dokumente hochlädt. Das Hochgeladene wird klassifiziert, in der zugehörigen Akte archiviert und kann einen Prozess starten: Lieferantenanlage, KYC-Akte, Schadenfall, Antrag oder Beschwerde.
Es hilft in dem Teil, der ihm zukommt. Artikel 32 der DSGVO verlangt angemessene technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und die Fähigkeit, die Vertraulichkeit sicherzustellen; die NIS2-Richtlinie nennt Konzepte für Kryptografie und sichere Kommunikation unter ihren Risikomanagementmaßnahmen, in Deutschland umgesetzt durch das NIS2UmsuCG; die BSI-Richtlinie TR-02102-2 gibt die Empfehlungen für TLS vor. Ein verschlüsselter Kanal mit Zugriffskontrolle und Auditprotokoll ist ein direkter Nachweis dieser Maßnahmen. Die Konformität insgesamt hängt zusätzlich von Ihren Richtlinien und von der Nutzung ab.
In der Infrastruktur von Dokuflex in der Europäischen Union (Frankfurt, Madrid und Irland), mit TLS-1.3-Verschlüsselung in der Übertragung und AES-256 in der Speicherung. Für regulierte Branchen gibt es eine dedizierte Option in einer privaten Cloud oder On-Premise. Die Details stehen auf der Sicherheitsseite.
Legen Sie Ihr Konto an und versenden Sie heute den ersten Link mit Ablauf und Protokoll. Oder buchen Sie 20 Minuten, und wir bauen mit Ihnen den Kanal und das Empfangspostfach für Ihren echten Fall.