Sicherer Dateiversand für Unternehmen: Ihr Team verschickt jedem Empfänger einen persönlichen, verschlüsselten Link, der abläuft, wann Sie es entscheiden, mit einem Einmalcode an seine E-Mail bestätigt wird, bei Bedarf ein Passwort verlangt und jeden Download protokolliert. Widerrufen können Sie ihn mit einem Klick. Und die Datei landet nicht in der Cloud eines Dritten: Sie bleibt in der Akte und startet, wenn Sie wollen, den Prozess.
Jede Sendung protokolliert, wer geöffnet hat, wann und von wo. Und sie endet, wann Sie wollen.
Wenn der offizielle Kanal nicht taugt, improvisieren die Leute: Schatten-IT für Dateien. Und was sie improvisieren, sehen Sie nicht.
Öffentliche Links, die durch Mails und Chats wandern, ohne dass jemand weiß, wer sie öffnet und wann gelöscht wird, auf einem privaten Konto ohne Vertrag mit Ihnen.
Ein Server, den jemand aufgesetzt hat, der längst nicht mehr da ist, mit gemeinsam genutzten Konten, ewigen Passwörtern und keinem nutzbaren Protokoll am Tag des Audits.
Er geht an den, der im Feld „An“ automatisch ergänzt wurde, wird unkontrolliert weitergeleitet und bleibt für immer im Postfach des Empfängers. Der Fehlversand gehört zu den häufigsten gemeldeten Datenpannen.
Das Privatkonto einer Person oder ein Stick in einer Jackentasche. Wenn diese Person geht, gehen die Dokumente Ihres Unternehmens mit.
In drei Schritten mit Dokuflex Dateien sicher versenden: Sie laden die Dateien hoch, und sie werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert; Sie setzen Ablaufdatum, Downloadlimit und optional ein Passwort; und jeder Empfänger bestätigt sich mit einem Einmalcode an seine E-Mail und lädt im Browser ohne Registrierung herunter, während Sie jeden Zugriff sehen und den Link mit einem Klick widerrufen können. Für den Absender genauso leicht wie der Dienst, den er bisher genutzt hat. Für Sie nicht mehr unsichtbar.
Aus dem Browser oder direkt aus der Akte: bis zu 50 Dateien an bis zu 50 Empfänger je Sendung. Die Dateien werden verschlüsselt gespeichert, und jeder Empfänger bekommt seinen eigenen Link.
Ablaufdatum, Downloadlimit je Datei, Einmalcode an die E-Mail des Empfängers, optionales Passwort und Wasserzeichen auf PDFs. Die Richtlinie des Unternehmens wirkt von selbst und hängt nicht daran, dass jeder daran denkt.
Der Empfänger lädt ohne Registrierung herunter. Sie werden beim ersten Öffnen und beim ersten Download benachrichtigt, sehen in der Zeitleiste, wann und von wo zugegriffen wurde, widerrufen den Link mit einem Klick, und die Datei bleibt in der Akte mit ihrer Aufbewahrungsfrist.
Als Standard für das ganze Unternehmen oder Sendung für Sendung, wenn der Fall es verlangt.
TLS 1.3 in der Übertragung und AES-256 in der Speicherung,. Die Daten bleiben in der EU. Die technischen Details stehen unter Sicherheit.
Ablaufdatum je Sendung und Downloadlimit je Datei. Nach der Frist funktioniert der Link nicht mehr, und nach der Aufbewahrungsfrist (standardmäßig 30 Tage nach Ablauf) werden die Dateien automatisch gelöscht.
Ein sechsstelliger Code an die E-Mail des Empfängers, 10 Minuten gültig, höchstens drei Codes in 15 Minuten, Sperre nach fünf Fehlversuchen. Er belegt die Kontrolle über das Postfach, nicht die Identität; optional verlangen Sie zusätzlich ein Passwort. Für die internen Nutzer passt es zu Ihrem SSO und der Zwei-Faktor-Authentifizierung. Wenn ein Passwort statt einer Datei zu übergeben ist, ist das Schwesterstück Passwörter sicher teilen.
Bis zu 50 Empfänger und 50 Dateien je Sendung, und jeder bekommt seinen eigenen Link. So sehen Sie für jede Person einzeln, was sie geöffnet hat, und widerrufen gezielt.
Ein PDF, signiert und mit Zeitstempel, öffentlich per QR-Code prüfbar und mit SHA-256-Abgleich der Datei. Es ist ein gewöhnlicher elektronischer Nachweis, kein qualifizierter Zustelldienst nach eIDAS (Art. 43 und 44).
PDFs tragen die E-Mail-Adresse des Empfängers und das Datum, damit jede weitergegebene Kopie ihre Herkunft zeigt. Bereits signierte PDFs bleiben unverändert, damit die Signatur gültig bleibt.
Wer was an wen gesendet hat, wann es geöffnet wurde, mit IP-Adresse und Browser. Sie werden beim ersten Öffnen und beim ersten Download benachrichtigt; der Hinweis an den Empfänger geht als zertifizierte E-Mail hinaus.
An den Falschen gesendet? Ein Klick, und der Link funktioniert nicht mehr, selbst wenn die Mail längst im Postfach des Empfängers liegt. Ist ein Code abgelaufen oder die Adresse korrigiert, versenden Sie erneut.
Versenden Sie aus Ihren eigenen Systemen heraus, mit denselben Kontrollen, derselben Zeitleiste und demselben Zustellzertifikat. Siehe Integrationen.
Die Hälfte des Problems ist nicht das Senden, sondern das Belegen. Heute steht am Ende einer Sendung bestenfalls „ich habe es geschickt“, und niemand kann zeigen, welche Datei wann bei wem angekommen ist.
Zu jeder Sendung erzeugt Dokuflex ein Zustellzertifikat als PDF, signiert und mit Zeitstempel. Jeder kann es öffentlich per QR-Code prüfen, und der SHA-256-Abgleich zeigt, dass die Datei unverändert ist. Es ist ein gewöhnlicher elektronischer Nachweis, kein qualifizierter Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben nach eIDAS (Art. 43 und 44).
Den Zustellnachweis an Ihrem Fall sehenVirenscan beim Upload, Dateien von Dritten empfangen und ein Outlook-Add-in sind in Arbeit und heute noch nicht verfügbar.
Was sich ändert, ist nicht die Bequemlichkeit, sondern was Sie hinterher belegen können.
| Kriterium | Sicherer Versand Dokuflex | Consumer-Dienst | Eigener FTP | E-Mail-Anhang |
|---|---|---|---|---|
| Größe | Ohne die Grenze der E-Mail | Durch den Tarif begrenzt | Hoch | 25-35 MB |
| Ablauf des Links | Sie legen ihn je Sendung fest | Im Gratis-Tarif fest | Nicht vorgesehen | Nie: bleibt im Postfach |
| Verifizierung des Empfängers | Einmalcode per E-Mail, optional Passwort | Nur in Bezahltarifen | Konto, oft gemeinsam genutzt | Keine |
| Gesendetes widerrufen | Ja, mit einem Klick | Eingeschränkt | Durch Löschen auf dem Server | Nein |
| Protokoll, wer herunterlädt | Zeitleiste mit IP und Browser | Teilweise | Technische Logs, kaum nutzbar | Nein |
| Virenprüfung | ✗ Demnächst | Nein | Nur separat gebaut | Vom Mailserver |
| Wo die Datei endet | In Dokuflex, automatisch gelöscht nach der Aufbewahrungsfrist | In der Cloud des Anbieters | In einem losen Ordner | In Postfächern ohne Ihre Kontrolle |
| Zustellnachweis | Signiertes PDF mit Zeitstempel und QR-Prüfung | Nein | Nein | Nein |
| Löst einen Prozess aus | Ja, es ist ein Schritt im Ablauf | Nein | Mit eigenen Skripten | Nein |
Ein Transferwerkzeug lässt die Datei in seiner eigenen Cloud liegen. In Dokuflex, die Low-Code-BPM-Plattform mit KI, liegt sie schon dort, wo sie gebraucht wird.
Über die REST-API lösen Ihre eigenen Anwendungen oder ein Ablauf in Dokuflex BPM den Versand aus, mit denselben Kontrollen, derselben Zeitleiste und demselben Zustellzertifikat.
Der Bericht, der Vertrag oder der Lohnlauf wird erzeugt und mit sicherem Link versendet, sobald eine Bedingung erfüllt ist. Niemand stellt Sendungen von Hand zusammen.
Jede Sendung erzeugt ein signiertes Zustellzertifikat; müssen Sie Versand und Inhalt einer Nachricht belegen, gibt es die zertifizierte E-Mail; brauchen Sie eine Zustimmung, läuft die elektronische eIDAS-Signatur im selben Ablauf.
Nach der Aufbewahrungsfrist, standardmäßig 30 Tage nach dem Ablaufdatum, werden die übertragenen Dateien automatisch gelöscht. Keine vergessenen Kopien in einer fremden Cloud.
Ein Prüfer fragt nicht, ob Sie ein Werkzeug haben. Er fragt, wie die Information das Unternehmen verlässt, wer sie heruntergeladen hat und mit welchen Maßnahmen. Ein verschlüsselter Kanal mit Zugriffskontrolle und exportierbarem Protokoll beantwortet diese drei Fragen mit Daten.
Die Verweise sind mit ihrer amtlichen Quelle verlinkt. Diese Seite ist keine Rechtsberatung: Die Konformität hängt auch von Ihren Richtlinien und von der Nutzung ab.
Artikel 32 verlangt dem Risiko angemessene technische und organisatorische Maßnahmen und nennt ausdrücklich die Verschlüsselung sowie die Fähigkeit, Vertraulichkeit und Integrität dauerhaft sicherzustellen. Geht etwas schief, laufen die Meldefristen der Artikel 33 und 34: 72 Stunden an die Aufsichtsbehörde und Benachrichtigung der Betroffenen bei hohem Risiko. Der Ablauf dafür steht im DSGVO-Modul (auf Spanisch).
Zu den Risikomanagementmaßnahmen gehören Konzepte für Kryptografie und Verschlüsselung, Sicherheit der Lieferkette und sichere Kommunikation. In Deutschland ist das NIS-2-Umsetzungsgesetz in Kraft, die Registrierung beim BSI ist Pflicht und die Geschäftsleitung haftet für die Umsetzung. Für betroffene Einrichtungen gehört der Kanal, über den Dateien hinausgehen, zum Anwendungsbereich. Siehe auch Meldung von Vorfällen nach NIS2 und DORA (auf Spanisch).
Das BSI veröffentlicht die Empfehlungen zu kryptografischen Verfahren und Schlüssellängen; Teil 2 behandelt TLS für die sichere Übertragung von Informationen in Datennetzen. Dokuflex überträgt mit TLS 1.3 und speichert mit AES-256. Arbeiten Sie mit der spanischen öffentlichen Verwaltung, ist das Esquema Nacional de Seguridad dort die maßgebliche Anforderung; was es für Dokumente bedeutet, beschreibt das Dokumentenmanagement nach ENS.
Für Finanzunternehmen verpflichtet sie dazu, Daten in Übertragung und Speicherung zu schützen und IKT-Dienstleister zu steuern. Ein Unternehmenskanal mit Vertrag, Auftragsverarbeitungsvertrag und Protokoll ist genau das Gegenteil davon, dass jedes Team sich seinen Dienst selbst aussucht.
Der sichere Dateiversand von Dokuflex deckt ab, was Unternehmen beim Versand an Personen brauchen: Verschlüsselung mit TLS 1.3 und AES-256, persönlicher Link je Empfänger mit Einmalcode an seine E-Mail, optionales Passwort, Ablaufdatum und Downloadlimit je Datei, Wasserzeichen auf PDFs, Zeitleiste mit IP-Adresse und Browser, signiertes Zustellzertifikat und Hosting in der Europäischen Union. Er ersetzt Consumer-Dienste, alte FTP-Server und E-Mail-Anhänge in Unternehmen, die belegen müssen, wie ihre Information das Haus verlässt.
Als WeTransfer-Alternative bringt er gegenüber einem Consumer-Dienst Kontrolle und Nachvollziehbarkeit: sofortigen Widerruf, Verifizierung des Empfängers per Einmalcode, automatische Löschung nach der Aufbewahrungsfrist und einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Gegenüber einem eigenen FTP entfällt der Server, der gepatcht werden muss, entfallen die gemeinsam genutzten Konten und die Logs, die niemand lesen kann, und der Versand aus Ihren eigenen Systemen läuft über die REST-API. Ausführlich beschrieben in dem Leitfaden, wie Sie WeTransfer im Unternehmen ablösen.
Unterlagen für Kunden, Lieferanten und Prüfer gehen nicht mehr als Mail-Anhang an Verteiler, die niemand kontrolliert. Eine Sendung erreicht bis zu 50 Empfänger mit bis zu 50 Dateien, und jeder bekommt seinen persönlichen Link mit Einmalcode. Sie werden beim ersten Öffnen und beim ersten Download benachrichtigt, sehen jeden Zugriff in der Zeitleiste und widerrufen einzelne Links, ohne die übrigen zu berühren.
Um große Dateien sicher zu versenden, müssen Sie sie weder aufteilen noch auf einen Consumer-Dienst ausweichen. Der Versand läuft nicht über die E-Mail, also spielen die 25 MB bei Gmail oder die standardmäßigen 35 MB bei Exchange Online keine Rolle mehr: Sie laden die Dateien hoch (Zeichnungen, Videos, Backups, Rechnungsstapel), sie werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert, und der Empfänger lädt sie im Browser ohne Registrierung herunter. Die maximale Größe je Sendung richtet sich nach Ihrem Plan, mit bis zu 50 Dateien je Sendung; aus Ihren eigenen Systemen versenden Sie über die REST-API, mit denselben Kontrollen und derselben Zeitleiste.
Am deutlichsten zeigt sich der Unterschied in Branchen, die belegen müssen, wie Informationen das Haus verlassen. Finanzunternehmen müssen nach DORA Daten in Übertragung und Speicherung schützen und ihre IKT-Dienstleister steuern. Versicherer senden Gutachten und Regulierungsunterlagen mit Einmalcode und Zustellzertifikat. Im Gesundheitswesen gehen sensible Unterlagen mit Passwort, Wasserzeichen und Protokoll hinaus statt als Anhang. Und für die Zusammenarbeit mit der spanischen öffentlichen Verwaltung verlangt das ENS (Esquema Nacional de Seguridad) Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit.
Es ist ein Unternehmenskanal, um Dateien mit Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und Nachvollziehbarkeit zu versenden. Der Unterschied zu einem Consumer-Dienst wie WeTransfer liegt in der Kontrolle: Jeder Empfänger erhält seinen persönlichen Link und bestätigt sich mit einem Einmalcode an seine E-Mail-Adresse; Sie entscheiden, wie lange der Link gilt, wie oft jede Datei heruntergeladen werden darf und ob zusätzlich ein Passwort nötig ist; Sie können ihn jederzeit widerrufen, und jeder Zugriff erscheint mit IP-Adresse und Browser in der Zeitleiste. Außerdem liegt die Datei nicht in der Cloud eines Dritten, mit dem Sie keinen Vertrag haben.
Nein. Er erhält einen persönlichen Link und lädt im Browser herunter. Zur Bestätigung bekommt er einen sechsstelligen Einmalcode an seine E-Mail-Adresse, der 10 Minuten gilt; optional verlangen Sie zusätzlich ein Passwort. Es gibt keine Registrierung und keine Installation.
Der Versand läuft nicht über die E-Mail, also gilt die Anhangsgrenze nicht (25 MB bei Gmail, 35 MB standardmäßig bei Exchange Online). Die maximale Größe je Sendung und der Gesamtspeicher richten sich nach Ihrem Plan; je Sendung sind bis zu 50 Dateien an bis zu 50 Empfänger möglich. Für den Versand aus Ihren eigenen Systemen gibt es die REST-API.
Ja. Die Zeitleiste jeder Sendung zeigt jedes Öffnen und jeden Download mit Datum, Uhrzeit, IP-Adresse und Browser, und Sie werden beim ersten Öffnen und beim ersten Download benachrichtigt. Zusätzlich erhalten Sie ein Zustellzertifikat als PDF, signiert und mit Zeitstempel, das sich öffentlich per QR-Code prüfen lässt und die Datei per SHA-256 abgleicht. Es ist ein gewöhnlicher elektronischer Nachweis, kein qualifizierter Dienst für die Zustellung elektronischer Einschreiben nach eIDAS. Wenn Sie Versand und Inhalt einer Nachricht belegen müssen, gibt es dafür die zertifizierte E-Mail.
Sie widerrufen den Link mit einem Klick, und er funktioniert nicht mehr, auch wenn die Mail längst im Postfach liegt. Da der Einmalcode an die E-Mail-Adresse des vorgesehenen Empfängers geht, öffnet ein weitergeleiteter Link allein nichts; nach fünf Fehlversuchen wird der Zugang gesperrt. Mit korrigierter Adresse versenden Sie die Sendung erneut.
Ja. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist löscht Dokuflex die übertragenen Dateien automatisch, standardmäßig 30 Tage nach dem Ablaufdatum der Sendung. Bis dahin können Sie die Sendung jederzeit widerrufen. So bleiben keine vergessenen Kopien in einer fremden Cloud liegen.
Es hilft in dem Teil, der ihm zukommt. Artikel 32 der DSGVO verlangt angemessene technische Maßnahmen wie Verschlüsselung und die Fähigkeit, die Vertraulichkeit sicherzustellen; die NIS2-Richtlinie nennt Konzepte für Kryptografie und sichere Kommunikation unter ihren Risikomanagementmaßnahmen, in Deutschland umgesetzt durch das NIS2UmsuCG; die BSI-Richtlinie TR-02102-2 gibt die Empfehlungen für TLS vor. Ein verschlüsselter Kanal mit Zugriffskontrolle, Zeitleiste und Zustellzertifikat ist ein direkter Nachweis dieser Maßnahmen. Die Konformität insgesamt hängt zusätzlich von Ihren Richtlinien und von der Nutzung ab.
In der Infrastruktur von Dokuflex in der Europäischen Union (Frankfurt, Madrid und Irland), mit TLS-1.3-Verschlüsselung in der Übertragung und AES-256 in der Speicherung. Für regulierte Branchen gibt es eine dedizierte Option in einer privaten Cloud oder On-Premise. Die Details stehen auf der Sicherheitsseite.
Sie laden die Dateien im Browser oder direkt aus der Akte hoch, legen Ablaufdatum, Downloadlimit und optional ein Passwort fest und versenden. Jeder Empfänger bekommt seinen persönlichen Link, bestätigt sich mit einem Einmalcode an seine E-Mail und lädt ohne Registrierung und ohne FTP-Client herunter; Sie sehen jeden Download und können den Link widerrufen. Da der Versand nicht über die E-Mail läuft, greifen keine Anhangsgrenzen.
Er ist in der Dokuflex-Plattform enthalten. Speichervolumen und maximale Größe je Sendung richten sich nach dem Plan; Pläne und Volumen klären Sie mit dem Vertriebsteam. Starten können Sie mit einer kostenlosen 14-tägigen Testumgebung, ohne Kreditkarte und ohne Verpflichtung. Die Pläne finden Sie auf der Seite Dokuflex-Preise.
Für den Versand an Kunden, Lieferanten und Prüfer ja: Statt gemeinsam genutzter Konten und ewiger Passwörter bekommt jeder Empfänger seinen eigenen Link mit Einmalcode, Ablauf und Zeitleiste, ohne eigenen Server, der gepatcht werden muss. Aus Ihren eigenen Systemen heraus versenden Sie über die REST-API. Automatisierte Übertragungen von Server zu Server sind nicht Teil des Moduls.
Legen Sie Ihr Konto an und versenden Sie heute den ersten Link mit Ablauf und Protokoll. Oder buchen Sie 20 Minuten, und wir bauen mit Ihnen den Kanal und den Zustellnachweis für Ihren echten Fall.