Die KI liest den Beleg, prüft die Spesenrichtlinie und stößt die Auslagenerstattung per SEPA automatisch an. AEAT-homologierte Digitalisierung für Ihre Tochtergesellschaft in Spanien. Kein Excel, keine WhatsApp-Fotos, kein Warten bis zum Monatsabschluss.
Das Real Decreto 1619/2012 vom 30. November, in Verbindung mit der Orden EHA/962/2007 und der Resolution vom 24. Oktober 2007 der spanischen Steuerbehörde (AEAT), legt die technischen und verfahrensrechtlichen Anforderungen für die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen und Belegen in Spanien fest. Mit einer homologierten Software dürfen Unternehmen das Papieroriginal nach der Erfassung vernichten; das digitale Abbild behält volle Rechtsgültigkeit und sichert die Abzugsfähigkeit der Umsatzsteuer sowie die Nachvollziehbarkeit bei einer Betriebsprüfung.
Dokuflex ist von der AEAT unter dem Produkt „Doku4Invoices" gemäß der Resolution vom 24. Oktober 2007 homologiert. Die Homologation ist in der offiziellen Liste homologierter Digitalisierungssoftware der spanischen Steuerbehörde einsehbar.
Funktions- und Preisvergleich. Alle aufgeführten Anbieter sind AEAT-homologiert für die zertifizierte Digitalisierung von Belegen.
| Funktion | Dokuflex | Captio | Tickelia | Okticket |
|---|---|---|---|---|
| OCR mit KI | 99,4% Genauigkeit | ICR | OCR + ICR | OCR |
| AEAT-Homologation | Ja (Doku4Invoices) | Ja | Ja | Ja |
| Automatische SEPA-Erstattung | Ja · 48h | Manuell | Manuell | Manuell |
| Firmenkreditkarte | Beliebige Karte integrierbar | Keine eigene | Visa Tickelia | OKT Card Mastercard |
| Spesen und Kilometergeld (IRPF) | Automatische Berechnung | Ja | Ja | Ja |
| Preis ab | 3 €/Mitarbeiter/Monat | Auf Anfrage | Auf Anfrage | Auf Anfrage |
Öffentlich zugängliche Daten Stand Mai 2026. Marken eingetragene Marken der jeweiligen Inhaber; Vergleich zu beschreibenden Zwecken.
Dokuflex wendet die aktuellen Höchstbeträge der spanischen Steuergesetzgebung auf jede Reisekostenabrechnung an. Mitarbeitende erfassen die Reise und die Plattform berechnet Verpflegung, Übernachtung und Kilometergeld bis zur IRPF-Freigrenze.
Beträge IRPF-frei innerhalb der Höchstgrenzen der Orden HFP/792/2023.
Allgemeine Regelung; für spezifische Zielländer gilt die jeweilige Sondertabelle.
Aktualisiert durch die Orden HFP/792/2023, die den seit 2005 geltenden Satz angehoben hat.
Mitarbeitende erfassen Start- und Zielort direkt in der App, Dokuflex berechnet die Entfernung anhand offizieller Kartendaten und ordnet den aktuell gültigen Satz ohne manuelle Eingaben zu.
Wir pflegen die Höchstbeträge gemäß Art. 9 IRPF-Verordnung und der jeweils geltenden Ministerialverordnung. Änderungen werden automatisch auf alle laufenden Abrechnungen angewendet.
Allgemeine Informationen ohne Rechtscharakter. Für konkrete Fälle wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung. Quellen: LIRPF Art. 9 (BOE) und Orden HFP/792/2023 (BOE).
Kein Excel, kein WhatsApp, kein Warten.
Konto in 30 Sekunden erstellen. Spesenrichtlinie und Kostenstellen konfigurieren.
Direkt aus der Mobile-App. Die KI extrahiert Händler, Datum, Betrag und USt in Sekunden.
Manager genehmigt mobil, SEPA-Überweisung auf das Mitarbeiterkonto, Buchungssatz automatisch erzeugt.
Vom Foto des Belegs bis zur Erstattung auf dem Mitarbeiterkonto läuft alles ohne Papier und ohne manuelle Verwaltung.
Ein Foto genügt — schon ist der Beleg erfasst. Die KI liest Händler, Datum, Betrag und USt in Sekunden — auch auf Thermopapier — ohne manuelle Eingabe.
Ausgaben außerhalb der Richtlinie kommen gar nicht durch. Grenzwerte nach Kategorie, Mitarbeiter, Kostenstelle oder Projekt — Dokuflex lehnt Verstöße automatisch ab, bevor sie zur Genehmigung gelangen.
Push-Benachrichtigung auf das Smartphone, Beleg prüfen und mit einer Geste genehmigen oder ablehnen — von überall.
Nach der Genehmigung wird die Erstattung per SEPA direkt auf das Mitarbeiterkonto angestoßen. Kein Warten auf den Monatsabschluss.
Firmenkreditkarten ohne Papierkram. Kartentransaktionen werden automatisch mit den OCR-erfassten Belegen abgeglichen — nichts bleibt ohne Nachweis.
Buchhaltung prüfungssicher: Jede Ausgabe erzeugt einen Buchungssatz mit separat ausgewiesener abzugsfähiger Umsatzsteuer, bereit für jede Betriebsprüfung.
Operiert Ihr Unternehmen in Spanien? Das spanische Anti-Betrugs-Gesetz (RD 1007/2023) verpflichtet zur Nutzung VERI*FACTU-konformer Software zum 1. Januar 2027 (Körperschaftsteuer) und zum 1. Juli 2027 (Selbstständige und KMU). Dokuflex liefert die VERI*FACTU-Module unter derselben Plattform — kein zusätzlicher Anbieter, keine Doppelimplementierung.
Allgemeine Informationen ohne Rechtscharakter. Für konkrete Fälle wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.
Belege erfassen, Spesen nach Tarifvertrag oder Richtlinie berechnen, Ausgaben nach Reise oder Projekt bündeln und genehmigungsbereite Reisekostenabrechnung erzeugen — alles direkt vom Smartphone der Mitarbeitenden, ohne Excel.
Von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) homologierte Software für die zertifizierte Digitalisierung von Belegen und vereinfachten Rechnungen. Das Papier kann ab Tag eins entsorgt werden — das digitale Original wird mit allen rechtlichen Garantien archiviert.
Kartentransaktionen mit ihren Belegen abgleichen, fehlende Nachweise erkennen und automatisch beim Mitarbeitenden anfordern. Buchungssatz erzeugt und in Sekunden an Ihr ERP-System gesendet.
Mitarbeitende fotografieren den Beleg einfach mit dem Smartphone. Die KI extrahiert Händler, Datum, Betrag und USt mit 99,4% Genauigkeit. Auch Thermopapier-Belege werden zuverlässig erkannt.
Ja. Grenzwerte pro Kategorie, Mitarbeiter, Kostenstelle oder Projekt. Ausgaben außerhalb der Richtlinie werden automatisch abgelehnt, bevor sie zur Genehmigung gelangen.
Ja. Automatischer Abgleich von Kartentransaktionen mit den jeweiligen Belegen. Dokuflex erkennt Ausgaben ohne Beleg und fordert sie beim Mitarbeitenden an.
Ja. Jede Ausgabe erzeugt einen Buchungssatz mit separat ausgewiesener abzugsfähiger Umsatzsteuer und wird automatisch an SAP, A3, Sage, DATEV oder Holded übertragen.
Kostenlos starten ohne Kreditkarte. Tarife ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat mit unbegrenzten SEPA-Erstattungen. Jederzeit kündbar.
Ja. Dokuflex ist von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) unter dem Produkt „Doku4Invoices" gemäß der Resolution vom 24. Oktober 2007 (Orden EHA/962/2007) für die zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen und Belegen homologiert. Die Homologation ist in der offiziellen Liste der AEAT einsehbar.
Ja. RD 1619/2012 und Orden EHA/962/2007 erlauben die Vernichtung des Papieroriginals nach der zertifizierten Digitalisierung mit homologierter Software. Das digitale Abbild behält seine Rechtsgültigkeit und volle USt-Abzugsfähigkeit für den 6-jährigen Aufbewahrungszeitraum (Art. 66 LGT).
Orientierend ja, innerhalb der Höchstbeträge der Orden HFP/792/2023 und des Art. 9 der IRPF-Verordnung: 26,67 € Verpflegung Inland (53,34 € mit Übernachtung), 48,08 €/91,35 € Ausland sowie 0,26 €/km. Allgemeine Informationen ohne Rechtscharakter; bitte die aktuelle Gesetzeslage prüfen.
Ja. Dokuflex ist eine BPM-Plattform mit EU-Datenresidenz und unterstützt grenzüberschreitende DACH-Spanien-Prozesse. Belegerfassung in deutscher Sprache, AEAT-konforme Archivierung für die spanische Tochtergesellschaft und SEPA-Erstattung in beide Richtungen.
Ja. Datenverarbeitung ausschließlich in EU-Rechenzentren, Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Verschlüsselung im Transit und at Rest sowie Lösch- und Auskunftsrechte gemäß Art. 15-17 DSGVO.
Dokuflex kombiniert AEAT-homologierte Beleg-Digitalisierung mit automatischer SEPA-Auslagenerstattung in 48 Stunden, integrierter BPM-Plattform für angrenzende Prozesse (Genehmigungen, Rechnungen, Verträge) und transparenter Preisgestaltung ab 3 € pro Mitarbeiter und Monat. Captio, Tickelia und Okticket bieten kein direktes SEPA-Auszahlungsmodul und arbeiten mit „Preis auf Anfrage".
Der erste Beleg per KI verarbeitet in unter 5 Minuten. Ohne Kreditkarte, ohne Verpflichtung.