Verträge erstellen, freigeben und signieren in einem einzigen Signaturlauf, in Ihrem Prozess.

Contract Creator ist das Modul von Dokuflex, um Verträge innerhalb desselben Prozesses vorzubereiten, freizugeben, zu versenden und zu signieren, aus dem sie entstehen. Ein Signatur-Tool erhält ein fertiges PDF und liefert ein signiertes PDF zurück; Contract Creator deckt ab, was davor und danach geschieht: wer den Vertrag vor dem Versand freigibt, über welchen Kanal und mit welchem Nachweis er versendet wird, was jede Partei signiert, welche Prozessdaten in das Dokument eingetragen werden und wo das signierte PDF mit seinem Nachweisbericht abgelegt wird.

Nein. Jeder Unterzeichner erhält einen Link per E-Mail, oder per zertifizierter E-Mail und SMS, wenn Sie das so konfigurieren, und signiert im Browser seines Computers, Tablets oder Smartphones. Er füllt die ihm zugewiesenen Felder aus, zeichnet seine Signatur und ist fertig. Er braucht weder ein Dokuflex-Konto noch eine App.

Es ist eine elektronische Signatur mit Nachweisbericht. Artikel 25 der eIDAS-Verordnung legt fest, dass einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie in elektronischer Form vorliegt; in Spanien konkretisiert das Gesetz 6/2020 diese Regelung. Der Bericht hält fest, wer den Link erhalten hat, von welchem Gerät und welcher IP-Adresse aus jede Partei signiert hat, wann und auf welcher exakten Version des Dokuments, und wird mit dem Zertifikat Ihrer Organisation versiegelt. Verlangt ein bestimmter Vertrag eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur, bietet Dokuflex in seinem Modul für elektronische Signaturen die Signatur mit SMS-Code, die biometrische Signatur und die Signatur mit Zertifikat.

Die Liste der Unterzeichner und ihre Reihenfolge, Datum und Uhrzeit jeder Signatur, das Gerät und die IP-Adresse, von denen aus signiert wurde, die Bilder der handschriftlichen Signaturen und den Verweis auf das signierte Dokument, das bei jeder Signatur versioniert wird. Der Bericht wird mit dem digitalen Zertifikat der Organisation signiert. Erfolgte der Versand per zertifizierter E-Mail oder zertifizierter SMS, hat jede Kommunikation zusätzlich ihren eigenen Bericht mit Zustellung und Öffnung.

Ja. Beim Festlegen der Unterzeichner können Sie an jeder gewünschten Stelle des Signaturlaufs einen Prüfer (Freigabe) einfügen, in der Regel am Anfang. Der Prüfer erhält den Vertrag, sieht ihn durch und gibt ihn frei oder lehnt ihn mit Begründung ab. Gibt er ihn frei, geht der Signaturlauf zum nächsten Unterzeichner über; lehnt er ab, fällt der Vertrag in den Entwurf zurück, die Begründung bleibt in der Historie, und der Ersteller erhält eine Benachrichtigung zur Korrektur.

Der Signaturlauf sendet ihm Erinnerungen in der von Ihnen gewählten Frequenz, täglich, wöchentlich oder individuell, bis zu dem von Ihnen festgelegten Ablaufdatum. Aus der Verfolgung heraus können Sie die Einladung jederzeit erneut senden. Läuft die Frist ohne Signatur ab, wechselt der Vertrag in den Status „abgelaufen“ und wird protokolliert; Sie können den Signaturlauf neu starten oder aus der Vorlage einen neuen anlegen.

Ja. Im Schritt „Unterzeichner“ wählen Sie den Versandkanal: normale E-Mail, zertifizierte E-Mail, zertifizierte E-Mail mit SMS oder mit zertifizierter SMS. Beim zertifizierten Kanal gehen Einladung, Erinnerungen und die finale Kopie über den Dienst für zertifizierte E-Mail von Dokuflex, der die gesendete Nachricht mit ihrem Fingerabdruck aufbewahrt und Zustellung und Öffnung protokolliert. Die Optionen mit SMS erfordern die Mobilnummer jedes Unterzeichners und ein SMS-Versandkonto in Ihrer Organisation.

Ja. Jeder Vertrag lässt sich als Vorlage speichern, mit den bereits auf dem Dokument platzierten Feldern. Legen Sie aus der Vorlage einen neuen Vertrag an, geben Sie nur die neuen Unterzeichner an, und die Felder werden ihnen jeweils neu zugewiesen. So arbeitet man üblicherweise mit Arbeitsverträgen, Anhängen, Vertraulichkeitsvereinbarungen oder wiederkehrenden Dienstleistungsverträgen.

Contract Creator ist eine weitere Komponente der Formulare und Prozesse von Dokuflex. Ein Prozess kann den Vertrag erzeugen, die im Formular erfassten Daten in das PDF eintragen, den Signaturlauf starten und nach Abschluss mit dem nächsten Schritt fortfahren: den Mitarbeiter anlegen, den Lieferanten aktivieren oder die Akte mit dem signierten PDF und seinem Nachweisbericht im Dokumentenmanagement ablegen.

Es gibt keinen separaten Preis: Contract Creator ist in der Dokuflex-Plattform enthalten, mit denselben Benutzern, Berechtigungen und Protokollen. Sie können ein kostenloses Konto ohne Kreditkarte anlegen, um ihn mit Ihrem ersten Vertrag zu testen; die Pläne der Plattform beginnen bei 25 € je Nutzer und Monat im Plan Starter mit Jahresabonnement. Zertifizierte E-Mails und zertifizierte SMS werden nach Stück abgerechnet. Was jeder Plan enthält, sehen Sie unter Pläne und Preise.

Für die meisten Verträge des Alltags ja: Arbeitsverträge, Anhänge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Dienstleistungs- oder Mietverträge werden innerhalb des Prozesses vorbereitet, freigegeben, versendet und signiert, ohne für ein separates Signatur-Tool zu bezahlen. Signaturit bleibt die richtige Wahl, wenn Sie einen qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter für eine qualifizierte Signatur oder eine fortgeschrittene Signatur mit von ihm ausgestelltem Zertifikat benötigen, oder wenn Sie nur eine Signatur-Engine per API für Ihr eigenes System brauchen. Wir vergleichen beide Punkt für Punkt im Vergleich Contract Creator vs. Signaturit (auf Spanisch).

In Rechenzentren in der Europäischen Union, mit Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand, Trennung nach Organisation und Audit-Protokoll, DSGVO-konform. Die öffentliche Signaturseite zeigt das Dokument nur dem Inhaber des Links und macht den Vertrag nicht indexierbar. Das Trust Center für Sicherheit beschreibt die Maßnahmen im Detail.