Eine KYC-Akte je Kunde mit formaler Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigtem, PEP-Status, Zweck der Geschäftsbeziehung, Mittelherkunft und Risikostufe: die kundenbezogenen Sorgfaltspflichten, die in Spanien die Ley 10/2010 (das spanische Geldwäschegesetz) verlangt, als Prozess statt als Ordner. Regeln erzwingen die verstärkten Sorgfaltspflichten, wenn sie greifen, der Geldwäschebeauftragte gibt frei oder lehnt mit Begründung ab, und alles wird zehn Jahre mit Verlauf für den SEPBLAC, die spanische Zentralstelle für Geldwäscheverdachtsmeldungen, aufbewahrt. Kostenloses Modul von Dokuflex, der Low-Code-BPM-Plattform mit KI.
Eine KYC-Akte (know your customer) ist die Gesamtheit der Dokumente, Prüfungen und Entscheidungen, mit denen ein Verpflichteter die Sorgfaltspflichten gegenüber jedem Kunden belegt: formale Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigter, PEP-Status, Zweck der Geschäftsbeziehung, Mittelherkunft und Risikostufe, mit regelmäßiger Überprüfung und zehnjähriger Aufbewahrung.
Die Ley 10/2010 zur Verhinderung der Geldwäsche, das spanische Geldwäschegesetz, verpflichtet jeden Verpflichteten, auf alle Kunden Sorgfaltspflichten anzuwenden und das nachweisen zu können. Die Akte jedes Kunden muss mindestens fünf Dinge belegen:
Artikel 7 erlaubt, die Maßnahmen nach dem Risiko abzustufen (vereinfachte Sorgfaltspflichten nach Artikel 9 für Kunden und Produkte mit geringem Risiko, normale oder verstärkte nach Artikel 11), verlangt aber, dass die Analyse schriftlich dokumentiert wird; Artikel 25 verpflichtet dazu, die Unterlagen zehn Jahre ab Ende der Beziehung aufzubewahren. Das Real Decreto 304/2014, die Durchführungsverordnung, ergänzt die Schwelle von 1.000 Euro für gelegentliche Transaktionen, das Präventionshandbuch, das interne Kontrollorgan und die dokumentierte Risikoanalyse.
Ab dem 10. Juli 2027 gilt unmittelbar die Verordnung (EU) 2024/1624 (AMLR): einheitliche Regeln in der gesamten EU, eine Obergrenze von 10.000 Euro für Barzahlungen, neue Verpflichtete (Händler von Luxusgütern, Kreditvermittler und ab 2029 Profifußballvereine) und ein durch die Richtlinie (EU) 2024/1640 harmonisiertes Sanktionsregime mit Bußgeldern von mindestens 10 Millionen Euro oder 10 % des Jahresumsatzes für Finanzinstitute und mindestens 1 Million für die übrigen.
Die meisten Steuerberatungen, Kanzleien, Immobilienmakler und kleinen Finanzdienstleister „erfüllen“ die Pflichten mit einem Ordner je Kunde, einer Excel-Tabelle mit der Risikostufe und dem eingescannten Ausweis in einer E-Mail. Das funktioniert, bis der SEPBLAC die Akte eines bestimmten Kunden anfordert und man an einem Nachmittag rekonstruieren muss, was vor drei Jahren entschieden wurde.
Das Problem ist nicht der Wille: Eine Tabelle hat weder Regeln noch Workflow noch Verlauf. Ein Prozess schon. Wenn Sie die Tabelle vorerst brauchen, laden Sie die kostenlose Excel-Vorlage der KYC-Akte mit den Feldern der Ley 10/2010, dem wirtschaftlich Berechtigten und dem berechneten Überprüfungsdatum herunter (die Vorlage ist auf Spanisch).
Das Modul KYC-Akte und Sorgfaltspflichten (Geldwäscheprävention/AMLR) ist ein vollständiger Prozess, den Sie aus dem Modulkatalog Ihres Kontos in der Gruppe „Regulatorische Compliance“ aktivieren. Es ist keine KYC-Software zur Identitätsprüfung: Es ist die automatisierte KYC-Akte, in der die Sorgfaltspflichten je Kunde erfasst, entschieden und freigegeben werden, mit dem Nachweis und dem Verlauf, den der SEPBLAC prüft. Das bringt es genau mit:
Kundenidentifizierung (Kundentyp, Name oder Firma, Steuernummer, Dokumenttyp und -nummer, Geburts- oder Gründungsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift, wirtschaftliche Tätigkeit, Risikobranche, Ausweis und Urkunden als Anhang). Wirtschaftlich Berechtigter und PEP (Name, Steuernummer und Beteiligungsquote des wirtschaftlich Berechtigten, PEP-Status und öffentliches Amt, Hochrisikoland, Kästchen „Sanktions- und PEP-Listen geprüft“). Geschäftstätigkeit und Mittelherkunft (Zweck der Beziehung, Herkunft der Mittel, erwartetes Jahresvolumen, Barzahlungen ab 10.000 Euro, Beleg als Anhang). Sorgfaltspflichten und Überprüfung (Art der Sorgfaltspflichten, Geldwäschebeauftragter, Anlagedatum, nächste Überprüfung, Ablehnungsgrund, Anmerkungen und der Hinweis auf die zehnjährige Aufbewahrung). Jede Akte erhält eine Nummer KYC-{seq}.
Ist der Kunde eine juristische Person (die KYB-Akte einer Gesellschaft), erscheinen die Urkunden und die drei Felder des wirtschaftlich Berechtigten, und dessen Name wird Pflichtfeld. Ist er PEP, wird das öffentliche Amt abgefragt (Pflicht) und die Risikostufe auf Hoch gesetzt. Agiert er aus einem Hochrisikoland, ebenfalls Risiko Hoch. Bei Risiko Hoch oder Sehr hoch wird die Art der Sorgfaltspflichten auf Verstärkt gesetzt. Bei Barzahlungen ab 10.000 Euro ist der Beleg der Mittelherkunft Pflicht. Und beim Status Abgelehnt wird der Ablehnungsgrund angezeigt und ist Pflicht.
Die Schaltfläche Prüfung starten schickt die Akte in den Ablauf: Sie wechselt auf Ausstehend, der Antragsteller wird benachrichtigt, und der Freigebende sieht die Schaltflächen Freigeben und Ablehnen. Freigeben markiert die Akte als Freigegeben und schließt sie ab; Ablehnen markiert sie als Abgelehnt und verlangt den Grund. Wer, wann und mit welchem Ergebnis bleibt im Verlauf des Datensatzes.
Vier Kacheln, die per Klick filtern (In Prüfung, Hohes Risiko, Freigegeben, Unterlagen ausstehend), ein nach Excel exportierbares Grid mit Kunde, Steuernummer, Typ, Risiko, PEP, Sorgfaltspflichten, nächster Überprüfung, Status, Ablauf und Verantwortlichem, eine Kanban-Ansicht nach Status und ein Dashboard mit sechs Diagrammen: Kunden nach Risikostufe, Kundentyp, Risikobranche, Status der Akten, Neuanlagen pro Monat und erklärte Mittelherkunft.
Es wird in unter einer Minute aus dem Modulkatalog jedes Dokuflex-Kontos installiert und lässt sich mit dem Low-Code-Designer anpassen. Es bringt mit:
Vier Bereiche, Anhänge für Ausweis, Urkunden und Mittelherkunftsbeleg, Nummerierung KYC-{seq} und die 13 Regeln für Sichtbarkeit, Pflichtfelder und Werte.
Prüfung starten, freigeben oder mit Pflichtbegründung ablehnen, Benachrichtigungen und die Status Ausstehend, Freigegeben, Abgelehnt und Abgeschlossen.
In Prüfung, hohes Risiko, freigegeben und Unterlagen ausstehend; filterbares, nach Excel exportierbares Grid; Kanban-Ansicht nach Status.
Risikostufe, Kundentyp, Risikobranche, Status, Neuanlagen pro Monat und Mittelherkunft, bereit für den Jahresbericht des internen Kontrollorgans.
Ein freigegebener Immobilienmakler, ein ausländischer PEP in verstärkter Prüfung, ein Schmuckkauf in bar mit ausstehendem Beleg, eine abgelehnte Kryptowerte-Gesellschaft, eine Kunstgalerie und eine abgelaufene Akte.
Eine je Bildschirm (Formular, Liste und Dashboard), damit das Team den Umgang ohne Vorschulung lernt.
Vollständiger Leitfaden zur Vorbereitung der Akte auf eine Prüfung im Artikel Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden: Was die KYC-Akte enthalten muss (auf Spanisch). Modulbeschreibung im Vorlagenkatalog.
Das Modul der KYC-Akte prüft keine Identitäten aus der Ferne und fragt keine Sanktions- und PEP-Listen ab: Es erfasst das Ergebnis, die Entscheidung des Geldwäschebeauftragten und deren Verlauf. Wenn Sie bereits mit einem spezialisierten Anbieter für Identitätsprüfung oder Screening arbeiten, lässt sich die Akte über die REST-API und die 200+ Konnektoren des Low-Code-iPaaS mit ihm verbinden.
Haben Sie noch keinen Screening-Anbieter, funktioniert das Modul genauso: Die Prüfung wird manuell im Kästchen vermerkt, und die Freigabe des Verantwortlichen bleibt im Verlauf des Datensatzes. Software zur Geldwäscheprävention besteht nicht nur aus Prüfen, sondern daraus, zehn Jahre später belegen zu können, was entschieden wurde und warum.
Dieselbe Akte dient sehr unterschiedlichen Branchen; es ändern sich die Risikobranche, der Überprüfungsrhythmus und wer freigibt.
Kunden-Onboarding mit wirtschaftlich Berechtigtem, PEP und Mittelherkunft, regelmäßige Überprüfungen nach Risikostufe und Nachweise für den SEPBLAC und die Banco de España. Siehe Dokuflex für Banken (auf Spanisch).
Gesellschaftsgründungen, Kaufverträge und Verwaltung von Mandantengeldern: eine Akte je Mandant mit Urkunde, wirtschaftlich Berechtigtem und Freigabe des verantwortlichen Partners. Siehe Dokuflex für den Rechtssektor (auf Spanisch).
Eigene Risikobranche im Formular, Kontrolle der Barzahlungen ab 10.000 Euro mit Pflichtbeleg und abgeschlossene Akte vor der Unterschrift. Verknüpft mit der elektronischen Signatur des Vertrags.
Versicherungsnehmer und Begünstigte identifiziert, PEP und Hochrisikoland unter Kontrolle und die Unterlagen zehn Jahre im Dokumentenmanagement verwahrt. Siehe Dokuflex für Versicherungen (auf Spanisch).
Eine Software zur Geldwäscheprävention für eine Steuerberatung oder eine Kanzlei muss keine Identitäten aus der Ferne prüfen: Sie muss dafür sorgen, dass die Akte jedes Mandanten das Handbuch anwendet. In Spanien sind Steuerberatungen und Steuerberater Verpflichtete nach Artikel 2 der Ley 10/2010, und Kanzleien sind es ebenfalls, wenn sie an bestimmten, in ihrem Alltag sehr häufigen Geschäften mitwirken: Gesellschaften gründen, an Kaufverträgen mitwirken oder Mandantengelder verwalten. Ihr Präventionsprogramm stützt sich auf die Bausteine, die das Real Decreto 304/2014 verlangt: Handbuch, dokumentierte Risikoanalyse und internes Kontrollorgan. Das Handbuch legt die Kriterien fest; die KYC-Akte wendet sie bei jeder Neuanlage an.
Das Modul ersetzt weder das Präventionshandbuch noch die jährliche externe Prüfung: Es liefert den Nachweis, dass das Handbuch angewendet wird, Akte für Akte. Für die übrigen Abläufe der Kanzlei siehe Dokuflex für Kanzleien und Rechtsdienstleistungen (auf Spanisch).
In Spanien alle Verpflichteten nach Artikel 2 der Ley 10/2010: Finanzinstitute und Versicherer, aber auch Steuerberatungen, Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Notare bei bestimmten Geschäften, Bauträger und Immobilienmakler, Juweliere und Händler hochwertiger Güter, Kunstgalerien, Spielbanken und Anbieter von Kryptowerte-Dienstleistungen. Die Verordnung (EU) 2024/1624 erweitert die Liste ab dem 10. Juli 2027 (Händler von Luxusgütern, Kreditvermittler und ab 2029 Profifußballvereine).
Zehn Jahre ab Ende der Geschäftsbeziehung oder der Transaktion, nach Artikel 25 der Ley 10/2010 und den Artikeln 28 und 29 des Real Decreto 304/2014. Die Verordnung (EU) 2024/1624 legt in Artikel 77 eine harmonisierte Frist von fünf Jahren fest, im Einzelfall verlängerbar; bis sie gilt und das Verhältnis zum spanischen Gesetz geklärt ist, bleibt es vorsichtig, die zehn Jahre beizubehalten. Das Modul erinnert im Formular selbst daran.
Nein. Das kostenlose Modul erfasst die Prüfung (Kästchen „Sanktions- und PEP-Listen geprüft“, öffentliches Amt des PEP und Hochrisikoland) und wendet die Folgen an: Risiko Hoch und verstärkte Sorgfaltspflichten automatisch. Die Abfrage externer Listen oder eines Screening-Anbieters lässt sich später mit dem Low-Code-Designer oder über die Dokuflex-API einbinden.
Ja. Das nennt der Markt KYB (know your business): Bei Auswahl von „Juristische Person“ zeigt das Formular den Namen des wirtschaftlich Berechtigten mit Steuernummer und Beteiligungsquote an und macht ihn zum Pflichtfeld; dazu kommt das Feld für die Gründungsurkunde. Bei natürlichen Personen erscheinen diese Felder nicht. Es ist die Pflicht aus Artikel 4 der Ley 10/2010 (mehr als 25 % des Kapitals oder der Stimmrechte oder Kontrolle auf andere Weise), die der Verpflichtete mit den Angaben des spanischen Zentralregisters der wirtschaftlich Berechtigten abgleicht.
Der Workflow markiert die Akte als Abgelehnt, das Feld „Ablehnungsgrund“ wird Pflicht, und der Datensatz bleibt mit seinem Verlauf erhalten: wer ihn angelegt hat, wer ihn geprüft hat, wann und warum. Ablehnen statt Löschen ist das, was Artikel 7.3 der Ley 10/2010 verlangt: Können die Sorgfaltspflichten nicht erfüllt werden, wird die Beziehung nicht begründet, aber der Nachweis wird aufbewahrt.
Ja. Das Modul wird wie ein normaler Dokuflex-Prozess installiert: Formular, Liste, Dashboard und Workflow werden ohne Programmierung mit dem Low-Code-Designer bearbeitet. Sie können Risikobranchen hinzufügen, den Überprüfungsrhythmus ändern, einen zweiten Freigebenden einbinden oder die Akte mit der elektronischen Signatur des Vertrags verknüpfen.
Es ist eine Verwaltung der KYC-Akte. Das Modul prüft keine Identitäten aus der Ferne und fragt keine Sanktionslisten ab: Es erfasst Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigten, PEP, Mittelherkunft und Risikostufe, wendet die 13 Regeln an, führt die Freigabe des Geldwäschebeauftragten und bewahrt den Verlauf auf. Ihr Anbieter für Identitätsprüfung oder Screening lässt sich über den Low-Code-Designer oder die Dokuflex-API einbinden.
Nichts: Das Modul ist kostenlos und wird aus dem Modulkatalog jedes Dokuflex-Kontos aktiviert, ohne Kreditkarte und ohne Einführungsprojekt. Die Low-Code-BPM-Plattform, auf der es läuft, hat einen Starter-Plan ab 25 € pro Nutzer und Monat bei Jahresabonnement und eine kostenlose 14-tägige Testumgebung, die unser Team einrichtet. Siehe die Preise von Dokuflex.
Ja. Bauträger und Immobilienmakler sind Verpflichtete nach Artikel 2 der Ley 10/2010. Das Modul bringt eine eigene Risikobranche für Immobilienmakler mit, verlangt den Mittelherkunftsbeleg bei Barzahlungen ab 10.000 Euro, enthält eine Beispielakte eines freigegebenen Immobilienmaklers und verknüpft mit der elektronischen Signatur des Vertrags, damit die Akte vor der Unterschrift abgeschlossen ist.
Sie ist mit Blick auf die AMLR entworfen: Das Formular erfasst den wirtschaftlich Berechtigten, den PEP, das Hochrisikoland und Barzahlungen ab 10.000 Euro mit Beleg. Die Verordnung (EU) 2024/1624 gilt ab dem 10. Juli 2027, und da das Modul mit dem Low-Code-Designer bearbeitet wird, lassen sich Felder und Regeln ohne Programmierung anpassen. Die Compliance belegt jede Organisation selbst.
Für jeden Schritt einen Nachweis hinterlassen: formale Identifizierung, wirtschaftlich Berechtigter, PEP, Zweck der Beziehung, Mittelherkunft und Risikostufe. Sie muss bei einem PEP oder einem Hochrisikoland die verstärkten Sorgfaltspflichten anwenden, festhalten, wer freigibt oder ablehnt und warum, die nächste Überprüfung festlegen und die Akte mit ihrem Verlauf zehn Jahre aufbewahren. Das deckt das Modul der KYC-Akte von Dokuflex ab; Risikoanalyse und Handbuch bleiben Sache jedes Verpflichteten.
Mit dem vollständigen Datensatz dieses Kunden: Ausweis und Urkunden als Anhang, wirtschaftlich Berechtigter, PEP, Mittelherkunft, Risikostufe und Art der Sorgfaltspflichten, dazu der Verlauf, wer ihn geprüft hat, wer ihn freigegeben hat und wann. In Dokuflex steht alles in einer einzigen Akte KYC-{seq}, und das Grid exportiert die Kundenliste mit Risiko, Status und nächster Überprüfung nach Excel.
Orientierende Information des Redaktionsteams von Dokuflex. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich an Ihre Rechtsberatung, Ihren externen Experten für Geldwäscheprävention oder den SEPBLAC.
Die KYC-Akte ist eines der Module der Gruppe „Regulatorische Compliance“ im Katalog von Dokuflex. Alle folgen demselben Muster wie die Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden: eine Akte mit Regeln, Fristen oder Nachweisen, die zu belegen sind, und ein Verlauf, wer was getan hat. Sie werden aus demselben Konto installiert und laufen auf der Low-Code-BPM-Software mit KI von Dokuflex, mit demselben Dokumentenmanagement, derselben elektronischen Signatur und denselben Konnektoren.
Fristen von 24 h, 72 h und einem Monat in der Akte gezählt und Abschluss durch den CISO freigegeben. Kostenloses Modul.
Betroffenenanträge innerhalb eines Monats und Datenpannen innerhalb von 72 h an die AEPD gemeldet, mit der Frist immer im Blick.
Im selben Katalog finden sich auch das Register der KI-Systeme nach der KI-Verordnung, die Abweichungen und Korrekturmaßnahmen nach ISO 9001 und die AICA-Lebensmittelverträge.
Aktivieren Sie das Modul kostenlos in Ihrem Dokuflex-Konto, sehen Sie sich die sechs Beispielakten an und passen Sie Branchen, Überprüfungen und Freigebende an Ihr Präventionshandbuch an. Ohne Kreditkarte und ohne Einführungsprojekt.