Volle Transparenz darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, gemäß Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), dem deutschen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und ergänzend dem spanischen LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), das für den in Spanien ansässigen Verantwortlichen anwendbar ist.
Stand: 14. Mai 2026 · Letzte Überprüfung: Mai 2026 · Version 1.0
Recht ausüben? Schreiben Sie an dpo@dokuflex.com; wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
| Firma | Paina Nuevas Tecnologías SL (Markenname „Dokuflex“) |
|---|---|
| USt-IdNr. / CIF | B62577200 (ESB62577200) |
| Anschrift | Pau Claris 162, 08037 Barcelona, Spanien |
| Telefon | +34 936 64 25 89 |
| Allgemeine E-Mail | hola@dokuflex.com |
| Datenschutz-E-Mail | dpo@dokuflex.com |
| Handelsregister | Eingetragen im Handelsregister Barcelona |
Da der Verantwortliche in Spanien ansässig ist, gilt für die Verarbeitung primär die DSGVO sowie ergänzend das spanische LOPDGDD. Für Nutzer mit gewöhnlichem Aufenthalt in DACH (Deutschland, Österreich, Schweiz) bleiben zusätzlich die für sie geltenden zwingenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen anwendbar.
Dokuflex hat einen Datenschutzbeauftragten als zentralen Ansprechpartner für alle Datenschutzangelegenheiten benannt:
Das Datenschutzteam überwacht die Einhaltung der DSGVO, berät das Unternehmen und ist Bindeglied zu den Aufsichtsbehörden (insbesondere der spanischen AEPD).
Je nach Art der Interaktion können folgende Kategorien personenbezogener Daten erhoben werden:
| Interaktion | Erhobene Daten |
|---|---|
| Kontakt- / Demo-Formular | Name, E-Mail, Unternehmen, Telefon (optional), Funktion, Nachricht. |
| Registrierung Free-Plan (dkf.dokuflex.com/register) | Geschäfts-E-Mail, Vor- und Nachname, Firmenname, Passwort (verschlüsselt). |
| Nutzung der Plattform als Kunde | Profildaten, Aktivitäten, Zugriffsprotokolle, Dokumente und Prozesse, die Sie hochladen (Dokuflex handelt als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO entsprechend dem unterzeichneten AV-Vertrag). |
| Website-Browsing | IP-Adresse, User-Agent, besuchte Seiten, Referrer, Cookies (je nach Einwilligung). Siehe Cookie-Richtlinie. |
| E-Mail-Marketing (nur mit Einwilligung) | E-Mail, Name, Präferenzen, E-Mail-Interaktion (Öffnungen, Klicks). |
| Bewerber | Lebenslauf sowie Kontakt- und Berufsdaten, die Sie freiwillig zur Verfügung stellen. |
Wir verarbeiten keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (Gesundheit, ethnische Herkunft, politische Meinungen etc.) gemäß Art. 9 DSGVO, sofern dies nicht für eine bestimmte Dienstleistung unverzichtbar ist – und stets nur mit ausdrücklicher Einwilligung oder anderer geeigneter Rechtsgrundlage.
Je nach Aktivität sind Rechtsgrundlage und Zweck unterschiedlich. Folgende Tabelle fasst die wesentlichen Fälle gemäß Art. 6 DSGVO zusammen:
| Zweck | Rechtsgrundlage (Art. 6 DSGVO) |
|---|---|
| Bearbeitung Ihrer Informations-, Demo- oder Support-Anfrage | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) / vorvertragliche Maßnahme (lit. b) |
| Bereitstellung des vertraglich vereinbarten Dokuflex-Dienstes | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Rechnungsstellung, Buchhaltung und steuerliche Compliance | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
| B2B-Vertragsanbahnung und kalter Outreach im B2B-Bereich | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f), Interessenabwägung dokumentiert |
| Newsletter und kommerzielle Mitteilungen | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) – jederzeit widerrufbar |
| Service-Verbesserung, aggregierte Metriken und Sicherheit | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) |
| Webanalyse mit nicht-essentiellen Cookies | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, § 25 TTDSG) |
| Betrugsprävention und technische Audits | Berechtigtes Interesse und rechtliche Verpflichtung |
| Bewerbungsverfahren | Einwilligung / vorvertragliche Maßnahme |
| Erfüllung gerichtlicher oder behördlicher Anordnungen | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) |
Wir bewahren die Daten ausschließlich für die erforderlichen Zeiträume auf:
Nach Ablauf dieser Fristen werden die Daten gesperrt (nur noch für gesetzliche Pflichten zugänglich) und anschließend sicher gelöscht.
Wir verkaufen Ihre Daten nicht. Wir geben sie nur an unbedingt erforderliche Stellen weiter:
| Kategorie | Beispiele | Standort |
|---|---|---|
| Cloud-Infrastruktur | AWS, Azure, Google Cloud | EU (Frankfurt / Madrid / Dublin) |
| Transaktionale E-Mail | SendGrid, Amazon SES | EU / US (SCC) |
| CRM und Vertrieb | HubSpot, Pipedrive | EU / US (SCC) |
| Webanalyse | Google Analytics / Google Tag Manager (nur mit Einwilligung) | EU / US (SCC) |
| Kundensupport | Zendesk, Intercom | EU / US (SCC) |
| Zahlungsabwicklung | Stripe, Redsys | EU |
Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen schriftliche Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO mit den erforderlichen Garantien (technisch-organisatorische Maßnahmen, Vertraulichkeit, Unterauftragsverarbeitung etc.).
Standardmäßig werden Ihre Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union gehostet. Wenn ein Auftragsverarbeiter eine Übermittlung in ein Drittland außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (z. B. in die USA) erfordert, wenden wir geeignete Garantien an:
Eine Kopie der angewandten Garantien können Sie unter dpo@dokuflex.com anfordern.
Als betroffene Person haben Sie folgende Rechte:
Erfahren, welche Daten wir über Sie verarbeiten, und eine Kopie erhalten.
Unrichtige oder unvollständige Daten korrigieren lassen.
Daten löschen lassen, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.
Verarbeitung einfrieren, solange eine Streitigkeit geprüft wird.
Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten.
Verarbeitungen auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
Kein Profiling mit Rechtswirkung Ihnen gegenüber ohne menschliche Prüfung.
Jederzeit, ohne Angabe von Gründen, mit Wirkung für die Zukunft.
Sie können diese Rechte kostenfrei über folgende Kanäle ausüben:
Zur Verifizierung Ihrer Identität können wir die Kopie eines amtlichen Dokuments anfordern. Wir antworten innerhalb von maximal einem Monat, verlängerbar um zwei weitere Monate bei komplexen Anfragen (Art. 12 Abs. 3 DSGVO); in diesem Fall informieren wir Sie über die Fristverlängerung.
Sie haben das Recht, bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt:
Vor einer Beschwerde empfehlen wir, sich direkt an unseren DSB zu wenden – häufig können Anliegen so kurzfristig geklärt werden.
Einige Dokuflex-Prozesse können KI-Komponenten enthalten (z. B. Datenauslesen aus Rechnungen mittels OCR). Diese Prozesse erzeugen keine erheblichen rechtlichen Wirkungen für die betroffenen Personen und sind stets durch einen Menschen überprüfbar.
Wir betreiben kein Profiling zu Werbezwecken ohne Ihre ausdrückliche Einwilligung und treffen keine Entscheidungen ausschließlich auf Grundlage automatisierter Verarbeitung, die Sie in erheblichem Maße beeinträchtigen.
Die Dokuflex-Dienste richten sich an Geschäftskunden und Unternehmen. Wir verarbeiten wissentlich keine Daten von Minderjährigen unter 16 Jahren (Art. 8 DSGVO). Sollten Sie feststellen, dass uns ein Minderjähriger Daten ohne elterliche Einwilligung übermittelt hat, informieren Sie uns bitte unter dpo@dokuflex.com; wir werden die Daten umgehend löschen.
Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, die dem Risiko angemessen sind, einschließlich:
Bei einer Sicherheitsverletzung, die ein Risiko für Ihre Rechte und Freiheiten darstellt, benachrichtigen wir Sie unverzüglich und melden den Vorfall innerhalb von 72 Stunden an die zuständige Aufsichtsbehörde (Art. 33-34 DSGVO).
Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, um rechtliche, technische oder operative Änderungen abzubilden. Das Datum der letzten Aktualisierung steht am Anfang dieses Dokuments. Bei wesentlichen Änderungen werden Sie per E-Mail oder durch einen deutlich sichtbaren Hinweis auf der Website informiert, bevor die Änderungen wirksam werden.
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer Daten erreichen Sie uns wie folgt:
Details zur Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie. Informationen zur Anbieterkennzeichnung enthält das Impressum.