Más de 2.000 usuarios, 250 procesos en producción, gestión de gastos con IA e integración bidireccional con el ERP corporativo y el software de RRHH.
Mutua Terrassa arrancó con un proyecto concreto: la planificación de guardias médicas, que se gestionaba en Excel y correos para 180 facultativos. Tras resolverlo, el hospital se encontró con un catálogo creciente de procesos operativos y administrativos (expedientes de personal, gastos, firmas, solicitudes internas, autorizaciones clínicas) dispersos entre hojas de cálculo, correos y aplicaciones aisladas, sin trazabilidad ni integración con el ERP corporativo ni la plataforma de RRHH.
Dokuflex se convirtió en la plataforma BPM del hospital. El motor low-code permitió añadir procesos sin desarrollos a medida: hoy operan más de 250 flujos distintos con más de 2.000 usuarios activos entre personal clínico, administración, finanzas y RRHH.
El módulo de gestión de gastos captura tickets y facturas con IA (OCR + extracción automática de comercio, fecha, importe e IVA), los valida contra políticas por centro de coste y genera el reembolso SEPA y el asiento contable directamente en el ERP.
La integración bidireccional con el ERP corporativo sincroniza centros de coste, proveedores y partidas presupuestarias, y la conexión con el software de RRHH mantiene alineados altas, bajas, organigrama, especialidades y saldos de vacaciones en tiempo real entre ambos sistemas.
"Pasamos de 3 días mensuales cuadrando guardias por email a 20 minutos. Los cambios y sustituciones se aprueban en el móvil."