Las seis plantillas, una por obligación
Cada una está pensada para que la rellene quien lleva el cumplimiento en una pyme, sin consultora: el responsable de prevención, el DPO, el responsable de seguridad, calidad, IT o compras. Debajo de cada tarjeta, el módulo gratuito de Dokuflex que hace lo mismo con reglas, responsables y avisos.
Excel
Ley 10/2010 · RD 304/2014
Plantilla de expediente KYC (diligencia debida del cliente)
Un fichero por cliente con la identificación formal, el titular real, el propósito de la relación, el análisis de riesgo motivado por escrito y el seguimiento continuo que exige la Ley 10/2010 a los sujetos obligados.
Qué incluye
- ✓Expediente: datos del cliente, canal, PEP, país y sector de riesgo, nivel de riesgo y medidas (simplificadas, normales, reforzadas) en desplegables; motivación obligatoria y aprobación de dirección.
- ✓Titulares reales con porcentaje, tipo de control y fuente de verificación; Documentos con caducidad y ubicación; Revisiones con motivo y resultado.
- ✓Fecha de la próxima revisión calculada según el nivel de riesgo (12, 24 o 36 meses, editable) y conservación a 10 años (art. 25).
- ✓Instrucciones con los artículos 3 a 7, 14 y 25 de la Ley 10/2010 y los del RD 304/2014.
Para quién: gestorías, despachos, inmobiliarias, pequeñas financieras, joyerías y promotoras obligadas por la Ley 10/2010 que hoy llevan el riesgo en una carpeta compartida.
Excel
RGPD art. 33 y 34 · LOPDGDD
Plantilla de registro de brechas de seguridad RGPD
El registro de violaciones de seguridad que el artículo 33.5 exige a todo responsable del tratamiento, incluidas las brechas que se decide no notificar. Una fila por brecha, con el plazo de 72 horas calculado desde que se tiene constancia.
Qué incluye
- ✓Registro: fecha de detección, fecha de constancia, descripción, origen, tipo (confidencialidad, integridad, disponibilidad), categorías y número de datos e interesados, riesgo.
- ✓Notificación a la AEPD sí/no con motivación si no se notifica, fecha límite de 72 h calculada, fecha de envío y número de expediente; comunicación a los interesados (art. 34).
- ✓Encargado implicado, medidas de contención, medidas preventivas, responsable, estado y cierre; Resumen con totales para el informe del DPO.
- ✓Instrucciones con el contenido mínimo de la notificación (art. 33.3) y las guías de la AEPD y del EDPB.
Para quién: DPO y responsables de privacidad de pymes, comercio electrónico, clínicas, centros educativos y entidades públicas pequeñas.
Excel
NIS2 art. 23 · DORA art. 19
Plantilla de registro de incidentes de ciberseguridad NIS2
Registro de incidentes para entidades esenciales e importantes y sus proveedores TIC, con la decisión de significatividad y los tres plazos del artículo 23 convertidos en fechas límite que se calculan solas.
Qué incluye
- ✓Alerta temprana 24 h, notificación 72 h e informe final 1 mes: fecha límite calculada desde el momento de conocimiento, fecha de envío y referencia devuelta por el CSIRT.
- ✓Tipo de incidente, marco (NIS2, DORA, ENS), ¿significativo? con motivación, servicios afectados, proveedor TIC implicado, responsable, causa raíz, medidas, estado y cierre aprobado.
- ✓Columna «¿datos personales afectados?» para abrir en paralelo la fila del registro de brechas RGPD.
- ✓Hoja Plazos: NIS2 frente a DORA hito a hito, y a quién se notifica en España mientras llega la ley de transposición.
Para quién: responsables de seguridad y de IT de entidades esenciales e importantes, entidades financieras sujetas a DORA y proveedores que deben informar a sus clientes.
Excel
ISO 9001 cl. 8.7 y 10.2
Plantilla de registro de no conformidades y acciones correctivas ISO 9001
La información documentada que pide la cláusula 10.2.2: naturaleza de la no conformidad, acción tomada y resultados. Separa en columnas lo que el auditor comprueba una a una: corrección, causa raíz, acción correctiva y verificación de eficacia.
Qué incluye
- ✓Registro: origen (auditoría, reclamación, proceso, proveedor…), norma (9001, 14001, 45001, 27001), requisito, gravedad menor, mayor o crítica, producto afectado.
- ✓Corrección inmediata (8.7), método de análisis (5 porqués, Ishikawa, 8D), causa raíz, acción correctiva, responsable, fecha prevista e implantación.
- ✓Verificación de eficacia con fecha, evidencia y resultado (eficaz, no eficaz, reabrir), estado y cierre aprobado por alguien distinto del responsable.
- ✓Resumen para la revisión por la dirección (9.3): abiertas, por gravedad, vencidas, pendientes de verificar.
Para quién: responsables de calidad, medio ambiente, PRL o seguridad de la información en pymes certificadas o en vías de certificación.
Excel
Reglamento (UE) 2024/1689 (AI Act)
Plantilla de inventario de sistemas y herramientas de IA (AI Act)
El inventario del que parten las obligaciones del AI Act: qué IA usa la empresa, para qué, con qué riesgo y quién responde. Incluye las herramientas de propósito general que usan los empleados y la IA embebida en el ERP, el CRM o RR. HH.
Qué incluye
- ✓Inventario: sistema, proveedor, tipo (genérica, embebida, GPAI vía API, desarrollo propio, agente), departamento, finalidad, rol de la empresa (proveedor o responsable del despliegue).
- ✓Categoría de riesgo del AI Act en desplegable (prohibido art. 5, alto riesgo Anexo III, transparencia art. 50, mínimo) y área del Anexo III (empleo, crédito, educación, biometría…).
- ✓Datos personales, categorías especiales, decisiones sobre personas, supervisión humana, obligación de transparencia, evaluaciones (EIPD, FRIA), documentación del proveedor, responsable, estado.
- ✓Fecha de revisión calculada (6 meses en alto riesgo, 12 en el resto) y Resumen: pendientes de clasificar, prohibidos, alto riesgo, con revisión vencida.
Para quién: responsables de IT, DPO, compliance y RR. HH. de empresas que usan IA de terceros y necesitan el inventario antes de la política de uso y la formación del artículo 4.
Word
Ley 12/2013 art. 9 · RD 1028/2022
Modelo de contrato alimentario con las cláusulas del artículo 9 (AICA)
Estructura de contrato alimentario en Word con las once cláusulas mínimas del artículo 9.1 de la Ley de la cadena alimentaria, texto de ayuda en cursiva en cada una, cláusula de inscripción en el Registro de Contratos Alimentarios y anexo de adenda. Modelo orientativo: revise el contrato con su asesor.
Qué incluye
- ✓Identificación de las partes con la condición de productor primario, objeto con categoría, cantidad, calidad y carácter perecedero.
- ✓Precio fijo o variable por factores objetivos, con la declaración de que supera el coste efectivo de producción (art. 9.1.c); condiciones de pago con los 30 y 60 días legales; entrega.
- ✓Derechos y obligaciones, información entre las partes, duración, renovación, modificación y renegociación, causas de extinción, resolución de conflictos y fuerza mayor.
- ✓Cláusula de inscripción en AICA antes de la entrega y conservación 4 años, firmas, protección de datos y anexo de adenda para cada modificación.
Para quién: compradores de la cadena alimentaria (industria, distribución, cooperativas, integradoras) y productores que quieren llegar a la negociación con las cláusulas obligatorias ya sobre la mesa.