Un registro de sistemas de IA es el inventario de la IA que una empresa desarrolla o usa, con su finalidad, proveedor, datos, rol y nivel de riesgo según el Reglamento (UE) 2024/1689. Fija las obligaciones: transparencia del artículo 50 desde el 2 de agosto de 2026 y alto riesgo del Anexo III desde el 2 de diciembre de 2027.
Por qué el AI Act te obliga, en la práctica, a tener un registro de sistemas de IA
El Reglamento (UE) 2024/1689 no dice «toda empresa llevará un registro de sistemas de IA». Lo que contiene son obligaciones que dependen de cada sistema: prohibiciones (artículo 5), alfabetización del personal (artículo 4), transparencia (artículo 50), deberes del proveedor (artículo 16) y del responsable del despliegue (artículo 26), evaluación de impacto sobre derechos fundamentales (artículo 27) y registro en la base de datos de la UE para ciertos sistemas de alto riesgo (artículo 49).
Para aplicar cualquiera de ellas hay que responder antes a la misma pregunta: ¿qué sistemas de IA tenemos y de qué tipo son? Sin inventario no hay clasificación, y sin clasificación no puedes demostrar nada ante AESIA ni ante un cliente que te manda su cuestionario de proveedores. El registro es la evidencia de que el análisis se ha hecho, el mismo papel que juega el registro de actividades de tratamiento en el RGPD.
Qué cuenta como sistema de IA (y dónde se esconde la IA en la sombra)
Cuenta cualquier sistema que, a partir de la información que recibe, infiere predicciones, contenidos, recomendaciones o decisiones que pueden influir en entornos físicos o virtuales (artículo 3.1). La definición es deliberadamente amplia: cubre un modelo de scoring construido en casa, un chatbot sobre la API de un modelo de lenguaje, un OCR con extracción inteligente, el módulo de recomendación del CRM y el asistente generativo de la suite ofimática. No cubre una macro de Excel ni un flujo de reglas fijas.
El error más frecuente es inventariar solo lo que IT compró. En la mayoría de empresas hay tres capas:
- IA contratada como tal. Cribado de candidatos, chatbots, scoring, OCR con IA, generadores de contenido. Tienen contrato y responsable.
- IA embebida en software que ya tenías. El ERP, el CRM, la suite ofimática o el helpdesk han incorporado funciones de IA en sus últimas versiones. Nadie las «contrató», pero se usan.
- IA en la sombra. Cuentas personales de asistentes generativos, extensiones del navegador, transcriptores de reuniones. En Shadow AI: la IA que tus empleados ya usan y tú no ves explicamos cómo detectarla; aquí lo que importa es que también va al inventario, aunque sea para retirarla.
Para aflorar las tres capas basta un cuestionario de veinte minutos por departamento («¿qué herramientas usáis que sugieran, redacten, clasifiquen o puntúen algo?»), cruzado con las facturas de software y con el registro de actividades de tratamiento. Registra también los sistemas de riesgo mínimo: cuesta menos anotarlos que justificar dentro de un año por qué no están.
Proveedor o responsable del despliegue: el campo que decide tus obligaciones
Eres proveedor si desarrollas el sistema (o lo mandas desarrollar) y lo introduces en el mercado o lo pones en servicio con tu nombre; eres responsable del despliegue si utilizas bajo tu autoridad un sistema de IA de otro (artículo 3, apartados 3 y 4). Casi todas las empresas son responsables del despliegue de casi todo lo que tienen, salvo que hayan construido un modelo propio.
La distinción importa porque las obligaciones de alto riesgo son muy distintas. El proveedor carga con el sistema de gestión de riesgos, la documentación técnica, la evaluación de conformidad y el marcado CE (artículos 9 a 17). El responsable del despliegue tiene las del artículo 26: usar el sistema según las instrucciones, asignar la supervisión humana a personas con competencia y autoridad, controlar los datos de entrada, vigilar el funcionamiento, conservar los registros de eventos al menos seis meses, informar a los representantes de los trabajadores antes de usarlo en el lugar de trabajo, informar a las personas afectadas por decisiones y, en los supuestos del artículo 27 (organismos públicos, crédito y seguros), evaluar el impacto sobre los derechos fundamentales.
Un caso que se repite: la empresa que compra un motor de scoring y lo reentrena con sus datos. El artículo 25 convierte al responsable del despliegue en proveedor cuando modifica sustancialmente un sistema de alto riesgo; el campo «modelo o tecnología base» del registro es lo que permite detectarlo.
Cómo clasificar el riesgo de cada sistema: cuatro niveles y las ocho áreas del Anexo III
Se clasifica por la finalidad prevista del sistema y por las personas sobre las que actúa, no por la tecnología. El mismo modelo de lenguaje es riesgo limitado si redacta correos comerciales y alto riesgo si preselecciona candidatos.
| Nivel | Cuándo aplica | Qué exige | Ejemplo |
|---|---|---|---|
| Inaceptable | Prácticas del artículo 5: manipulación dañina, puntuación social, reconocimiento de emociones en el trabajo o la educación, categorización biométrica de datos sensibles, identificación biométrica remota en tiempo real en espacios públicos (salvo excepciones policiales). | Prohibido desde el 2 de febrero de 2025. Se retira. | Reconocimiento facial en tiempo real de visitantes en el vestíbulo. |
| Alto | Finalidad incluida en el Anexo III (o componente de seguridad de un producto del Anexo I), salvo la excepción del artículo 6.3. | Proveedor: artículos 9 a 17. Responsable del despliegue: artículo 26. Desde el 2 de diciembre de 2027 para el Anexo III. | Cribado de currículos; scoring de solvencia. |
| Limitado | Interactúa con personas, genera contenido sintético, reconoce emociones o produce ultrafalsificaciones (artículo 50). | Transparencia: informar de que se habla con una IA y marcar el contenido generado. Desde el 2 de agosto de 2026. | Chatbot de atención al cliente; generador de textos de marketing. |
| Mínimo | Todo lo demás. | Solo alfabetización en IA (artículo 4) y códigos de conducta voluntarios. | OCR de facturas; filtro de spam. |
La pregunta difícil es siempre «¿es alto riesgo?». La respuesta está en el Anexo III: si la finalidad del sistema encaja en una de sus ocho áreas, es alto riesgo salvo que se acredite que solo realiza una tarea auxiliar sin influencia material en la decisión (artículo 6.3), y esa acreditación hay que documentarla.
| Área del Anexo III | Dónde aparece en una empresa privada |
|---|---|
| 1. Biometría | Identificación biométrica remota, categorización por atributos sensibles, reconocimiento de emociones (fuera de los casos prohibidos). |
| 2. Infraestructuras críticas | Componentes de seguridad en tráfico, agua, gas, calefacción o electricidad. |
| 3. Educación y formación profesional | Admisión, evaluación de resultados, vigilancia de exámenes. |
| 4. Empleo y gestión de trabajadores | Cribado de candidatos, evaluación del desempeño, promoción, despido, asignación de tareas y monitorización. La más común en cualquier empresa. |
| 5. Acceso a servicios esenciales | Solvencia y scoring de crédito, tarificación de seguros de vida y salud, prestaciones públicas, triaje de emergencias. |
| 6. Aplicación de la ley | Solo autoridades o quienes actúen en su nombre. |
| 7. Migración, asilo y control fronterizo | Solo autoridades o quienes actúen en su nombre. |
| 8. Justicia y procesos democráticos | Apoyo a la decisión judicial, influencia en elecciones. |
Para una pyme o mediana empresa el foco práctico son las áreas 4 y 5: todo lo que toque selección, evaluación o gestión de personas, y todo lo que decida sobre crédito o seguros. Anota en el registro no solo el nivel, sino el razonamiento: qué área, por qué encaja o por qué se aplica la excepción del 6.3.
Los campos del registro, uno por uno
Un registro útil tiene entre veinte y treinta campos en cuatro bloques. Cada campo responde a un artículo concreto; si no sabes por qué está, sobra.
| Bloque | Campos | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Identificación | Número de registro, nombre, finalidad prevista, área de uso (RRHH, atención al cliente, marketing, finanzas, operaciones, seguridad), rol de la organización (proveedor, responsable del despliegue, importador, distribuidor), proveedor o producto, modelo o tecnología base, responsable interno, fecha de alta, estado (en evaluación, piloto, en producción, retirado, prohibido). | La finalidad decide la clasificación (art. 6 y Anexo III); el rol decide las obligaciones (arts. 16 y 26); el modelo base delata una modificación sustancial (art. 25). |
| Datos y personas afectadas | Trata datos personales (sí/no), categorías de datos (identificativos, financieros, salud, biométricos, localización, comportamiento), DPIA realizada, personas afectadas (empleados, clientes, candidatos, ciudadanos, menores), decisiones automatizadas con efectos sobre personas (sí/no). | Enlaza con el RGPD (arts. 22 y 35) y con la DPIA que menciona el art. 26.9. Menores y biometría elevan la atención. |
| Riesgo y supervisión | Nivel de riesgo, categoría del Anexo III, medidas de supervisión humana, transparencia del art. 50 aplicada, registro de eventos activado, fecha de evaluación de conformidad, marcado CE, fecha límite aplicable. | El corazón del registro: supervisión humana (arts. 14 y 26.2), logs (arts. 12 y 26.6), transparencia (art. 50) y conformidad (art. 43) son lo primero que pide un auditor. |
| Evaluaciones e incidentes | Última y próxima evaluación, incidentes registrados, documentación adjunta (fichas técnicas, DPIA, evaluaciones, contratos), observaciones. | Vigilancia continua (art. 26.5) e incidentes graves (art. 73). La documentación junto a la ficha evita buscarla el día de la inspección. |
Tres campos merecen una regla, no una casilla. Si el nivel es inaceptable, el estado debe pasar a «prohibido» sin que nadie lo decida. Si es alto, la categoría del Anexo III, la evaluación de conformidad y el marcado CE dejan de ser opcionales. Si es limitado, la transparencia del artículo 50 tiene que estar confirmada antes de guardar. Un registro que no fuerza estas tres cosas acaba con sistemas de alto riesgo sin categoría y chatbots sin aviso.
Calendario y sanciones: qué se aplica ya y qué llega el 2 de diciembre de 2027
El Reglamento se aplica por fases (artículo 113) y el Reglamento (UE) 2026/1744, el «ómnibus digital» sobre IA de 8 de julio de 2026, movió las fechas del alto riesgo. El resto no cambió: la transparencia del artículo 50 no espera.
| Fecha | Qué se aplica | Qué implica para el registro |
|---|---|---|
| 2 de febrero de 2025 | Prácticas prohibidas (art. 5) y alfabetización en IA (art. 4). | Todo sistema inaceptable, retirado. Personal formado. |
| 2 de agosto de 2025 | Modelos de IA de uso general; gobernanza y autoridades. | Afecta a quien desarrolla modelos. Anota el modelo base de cada sistema. |
| 2 de agosto de 2026 | Aplicación general: transparencia (art. 50), vigilancia del mercado, sanciones. | Todo sistema de riesgo limitado con la transparencia aplicada y documentada. |
| 2 de diciembre de 2027 | Alto riesgo del Anexo III (Reglamento 2026/1744). | Categoría, supervisión humana, logs, DPIA, información a trabajadores y, si aplica, derechos fundamentales, con evidencia. |
| 2 de agosto de 2028 | Alto riesgo integrado en productos del Anexo I (Reglamento 2026/1744). | Fabricantes de maquinaria, dispositivos médicos, vehículos y similares. |
Las sanciones del artículo 99 son las que ponen el tema en la agenda de dirección:
| Infracción | Multa máxima |
|---|---|
| Prácticas prohibidas (art. 5) | 35 millones de euros o el 7 % del volumen de negocio mundial anual, la cifra mayor. |
| Resto de obligaciones (alto riesgo, transparencia, proveedores y responsables del despliegue) | 15 millones de euros o el 3 %. |
| Información inexacta, incompleta o engañosa a las autoridades | 7,5 millones de euros o el 1 %. |
Para pymes se aplica el importe menor de los dos. Aun así, la tercera fila es la que más debería preocupar a quien lleva el registro en una hoja de cálculo: responder a AESIA con un inventario desactualizado es, literalmente, facilitar información inexacta.
Cómo mantener el registro vivo: revisiones, incidentes y evidencias
Un registro se mantiene con tres rutinas fijas y un criterio de evidencia. Sin ellas, el inventario del primer día envejece en un trimestre: los proveedores cambian de modelo, los departamentos de uso y los empleados de herramienta.
- Revisión periódica por sistema. Cada ficha lleva fecha de última y próxima evaluación; en producción, la próxima es obligatoria. Semestral para alto riesgo y anual para el resto es un ritmo razonable.
- Registro de incidentes. Una respuesta incorrecta del chatbot, un descarte automático de candidatos revertido, una caída del proveedor. Cada uno suma al contador de la ficha y, si es grave (artículo 3.49), activa la notificación del artículo 73.
- Alta y baja con formulario, no con correo. Toda herramienta nueva con IA pasa por el registro antes de contratarse; toda retirada se anota con fecha y motivo. Es la única forma de que la IA en la sombra deje de ser sombra.
El criterio de evidencia es simple: lo que no está adjunto a la ficha no existe: ficha técnica del proveedor, DPIA, contrato con las cláusulas de IA, captura del aviso de transparencia y el histórico de cambios de la propia ficha. Las guías de AESIA sobre gestión de riesgos, vigilancia humana, transparencia y registros dicen qué evidencias esperan encontrar.
Errores frecuentes al hacer el inventario de IA
- Clasificar por tecnología y no por finalidad. «Es un LLM, luego riesgo limitado». Si ese LLM ordena candidatos, es alto riesgo.
- Olvidar la IA embebida. El módulo de «candidatos recomendados» del portal de empleo no aparece en ninguna factura de IA.
- Asumir que ser responsable del despliegue exime. El artículo 26 es exigente y el 25 te convierte en proveedor si modificas el sistema.
- No documentar la excepción del 6.3. Decir que el sistema «solo ayuda» no basta; hay que razonarlo y guardarlo.
- Dejar la transparencia para 2027. El artículo 50 se aplica desde el 2 de agosto de 2026 a cualquier chatbot y a todo contenido generado.
- Separarlo del RGPD. Datos personales, DPIA y decisiones automatizadas ya están en el registro de actividades de tratamiento; los dos registros deben cruzarse.
Cómo lo resuelve Dokuflex: el registro con la clasificación de riesgo ya configurada
El módulo Registro de sistemas de IA de Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, se activa gratis desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta y trae la estructura de esta guía: el formulario con los cuatro bloques de campos, el listado con tarjetas e inventario exportable, un cuadro de mando y las reglas que evitan los errores de arriba.
- Once reglas automáticas. Clasificar como inaceptable pasa el estado a «prohibido»; con riesgo alto aparecen y se vuelven obligatorios la categoría del Anexo III, la evaluación de conformidad y el marcado CE; con riesgo limitado no se guarda sin la transparencia del artículo 50; con datos personales exige las categorías de datos y, con decisiones automatizadas, la DPIA; en producción, la próxima evaluación es obligatoria.
- Inventario con tarjetas y filtros. Alto riesgo, en producción, en evaluación y con datos personales de un vistazo; tabla filtrable por riesgo, área, rol, responsable y fecha límite, exportable a Excel; vista kanban por estado.
- Cuadro de mando con seis gráficos: por nivel de riesgo, área de uso, estado, rol de la organización, altas por mes y decisiones automatizadas.
- Evidencia junto a la ficha: documentación adjunta, contador de incidentes, fechas de revisión e histórico de cada cambio con usuario y fecha.
- Seis sistemas de ejemplo y tres tours guiados, y el diseñador low-code para añadir los campos de tu sector.
Dokuflex no decide por ti si un sistema es de alto riesgo: te obliga a decidirlo, a razonarlo y a dejar la evidencia. Si además automatizas procesos con IA en la propia plataforma, los agentes de IA gobernados y el centro de confianza explican cómo se aplican supervisión humana y trazabilidad dentro del producto.
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Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener un registro de sistemas de IA? +
El Reglamento (UE) 2024/1689 no impone a todas las empresas un registro con ese nombre. Impone obligaciones que dependen de cada sistema: prohibiciones (art. 5), alfabetización (art. 4), transparencia (art. 50) y, en alto riesgo, deberes del proveedor y del responsable del despliegue (arts. 16 y 26). Para saber cuáles te afectan y demostrarlo ante AESIA o un cliente necesitas un inventario con la clasificación de cada sistema: el registro es la evidencia de ese análisis.
¿Qué sistemas hay que incluir en el inventario de IA? +
Todos los que la organización desarrolle o utilice bajo su autoridad, aunque sean de un proveedor externo: chatbots, cribado de currículos, scoring de crédito, OCR con modelos de lenguaje, generadores de texto o imagen, asistentes integrados en el ERP o la suite ofimática y las herramientas que los empleados usan por su cuenta (IA en la sombra). Los de riesgo mínimo también: cuesta menos anotarlos que justificar por qué no están.
¿Cómo sé si un sistema de IA es de alto riesgo? +
Comprueba si su finalidad encaja en alguna de las ocho áreas del Anexo III: biometría, infraestructuras críticas, educación, empleo y gestión de trabajadores, acceso a servicios esenciales (incluidos crédito y seguros), aplicación de la ley, migración y justicia. Si encaja, es alto riesgo salvo que se acredite la excepción del artículo 6.3 (tarea auxiliar sin influencia material en la decisión). Un cribado de currículos o un scoring de solvencia es alto riesgo; un OCR de facturas, no.
¿Qué obligaciones tiene el responsable del despliegue de un sistema de alto riesgo? +
Las del artículo 26: usar el sistema según las instrucciones del proveedor, asignar la supervisión humana a personas con competencia y autoridad, controlar los datos de entrada, vigilar el funcionamiento, conservar los registros de eventos al menos seis meses, informar a los representantes de los trabajadores antes de usarlo en el trabajo, informar a las personas afectadas por decisiones y, en los casos del artículo 27, evaluar el impacto sobre los derechos fundamentales. Se aplican desde el 2 de diciembre de 2027.
¿Cuándo entra en vigor el AI Act para las empresas? +
Por fases: prácticas prohibidas y alfabetización desde el 2 de febrero de 2025; modelos de uso general desde el 2 de agosto de 2025; transparencia del artículo 50 y grueso del Reglamento desde el 2 de agosto de 2026. El Reglamento (UE) 2026/1744 aplazó el alto riesgo del Anexo III al 2 de diciembre de 2027 y el de los productos del Anexo I al 2 de agosto de 2028.
¿Qué multas prevé el Reglamento de IA? +
El artículo 99 fija tres tramos: hasta 35 millones de euros o el 7 % del volumen de negocio mundial anual (la cifra mayor) por prácticas prohibidas; hasta 15 millones o el 3 % por el resto de obligaciones, incluidas alto riesgo y transparencia; y hasta 7,5 millones o el 1 % por facilitar información inexacta a las autoridades. Para pymes se aplica el importe menor de los dos.
¿Sirve una hoja de cálculo como registro de sistemas de IA? +
Para empezar, sí; para mantenerlo, no. El registro tiene que exigir campos distintos según el nivel de riesgo, reaccionar a la clasificación, guardar la documentación del proveedor y la DPIA junto a cada ficha, recordar la próxima revisión y dejar constancia de quién cambió qué. Una hoja compartida no hace nada de eso y se queda obsoleta en el primer trimestre.
Fuentes
- Reglamento (UE) 2024/1689, de 13 de junio de 2024 (Reglamento de Inteligencia Artificial): artículos 3 (definiciones), 4 (alfabetización), 5 (prácticas prohibidas), 6 y Anexo III (alto riesgo), 25 (cambio de rol), 26 (responsables del despliegue), 27 (derechos fundamentales), 49 (base de datos de la UE), 50 (transparencia), 73 (incidentes graves), 99 (multas) y 113 (aplicación).
- Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio de 2026 (ómnibus digital sobre IA): nuevas fechas de aplicación del alto riesgo del Anexo III (2 de diciembre de 2027) y del Anexo I (2 de agosto de 2028).
- AESIA — Guías para la aplicación del Reglamento de IA: guía introductoria, gestión de riesgos, vigilancia humana, transparencia, registros, gestión de incidentes y documentación técnica.
Que la próxima pregunta sobre IA tenga una respuesta con fecha y responsable
Activa el módulo gratuito, recorre los seis sistemas de ejemplo con el tour y da de alta el primero real esta tarde. Las once reglas se encargan de que ningún sistema de alto riesgo se quede sin categoría ni ningún chatbot sin aviso.