Módulo gratuito de Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, para registrar hallazgos de auditoría, reclamaciones y desviaciones de proceso con causa raíz obligatoria, acción con responsable y plazo, verificación de eficacia y cierre aprobado. El registro que un auditor de ISO 9001, 14001, 45001 o 27001 espera encontrar, sin rehacerlo la semana antes.
Las cuatro normas comparten la estructura de alto nivel y, con matices de vocabulario, piden lo mismo cuando aparece una no conformidad. La cláusula 10.2 de ISO 9001:2015 lo enumera: reaccionar (controlar, corregir y tratar las consecuencias), evaluar la necesidad de eliminar la causa (revisar y analizar la no conformidad, determinar sus causas y comprobar si existen o pueden existir otras similares), implementar la acción, revisar la eficacia de la acción tomada, actualizar riesgos y oportunidades si procede y cambiar el sistema de gestión si hace falta. Y conservar información documentada como evidencia de la naturaleza de la no conformidad, de las acciones y de sus resultados.
Lo que un auditor comprueba, por tanto, no es que exista una lista de hallazgos: es que cada uno tenga causa analizada, acción con responsable y plazo, verificación de que la acción funcionó y evidencia de todo ello. Cuándo falla cada uno de esos pasos y cómo montar el circuito lo explicamos en no conformidades ISO 9001: por qué la mayoría se cierran mal.
La hoja de cálculo de no conformidades funciona hasta que hay que demostrar algo. En una auditoría interna o de certificación, el auditor abre tres o cuatro registros al azar y pregunta por la causa, la acción y la prueba de eficacia. Ahí aparecen los problemas de siempre:
El resultado conocido: una semana antes de la auditoría, el responsable de calidad rehace el registro, pide evidencias por WhatsApp y cierra a mano lo que lleva meses abierto. Ese esfuerzo no mejora ningún proceso; solo maquilla el registro. Un sistema con reglas evita el problema en origen: no deja avanzar la no conformidad sin lo que la norma exige en cada paso.
El módulo trae un proceso completo, tal cual, con los campos y las reglas que describimos aquí. Todo se puede cambiar con el diseñador low-code, pero no hace falta tocar nada para empezar.
Cabecera con número automático (NC-1, NC-2…), tipo (no conformidad, observación, oportunidad de mejora, reclamación de cliente), estado y fecha de detección. Panel Hallazgo: origen (auditoría interna o externa, reclamación, inspección, proceso, proveedor), norma (ISO 9001, 14001, 45001, 27001, IFS/BRC), gravedad (menor, mayor, crítica), requisito o cláusula incumplida, proceso o área, quién lo detectó, descripción y evidencias adjuntas. Panel Contención inmediata: acción inmediata y fecha. Panel Análisis de causa raíz: método (5 porqués, Ishikawa, 8D), causa raíz y causas contribuyentes. Panel Acción correctiva o preventiva: tipo, responsable, coste estimado, descripción, fecha prevista y fecha real de implantación. Panel Verificación de eficacia y cierre: método de verificación, fecha, ¿acción eficaz?, fecha de cierre y observaciones.
La causa raíz es obligatoria para pasar a Acción en curso, Verificación o Cerrada; en Acción en curso son obligatorios además la descripción de la acción, el responsable y la fecha prevista. Si la gravedad es crítica, la acción inmediata de contención es obligatoria. Si el origen es una auditoría interna o externa, hay que indicar la norma. Los campos de verificación (fecha y ¿eficaz?) solo aparecen en Verificación de eficacia y Cerrada, y al cerrar son obligatorios el resultado de la verificación y la fecha de cierre. Nadie puede cerrar una no conformidad «porque ya está hecho».
El botón Iniciar tramitación lanza el flujo; cuando la acción está verificada, el responsable pide Aprobar cierre. Si el aprobador acepta, el sistema marca la no conformidad como Cerrada y fija la fecha de cierre; si la rechaza, vuelve a En análisis con el comentario registrado. Cada paso queda en el histórico con usuario y fecha: es la información documentada que pide la norma, generada sin esfuerzo extra.
Cuatro tarjetas KPI (abiertas, en acción, críticas, cerradas) sobre un grid filtrable con tipo, origen, norma, gravedad, área, fecha de detección, fecha prevista de la acción, estado, estado del flujo y responsable, exportable a Excel. Un kanban por estado para el seguimiento semanal. Y un cuadro de mando con seis gráficos: no conformidades por estado, por origen, por gravedad, por norma, por tipo y detectadas por mes. Es el material del punto «no conformidades y acciones correctivas» de la revisión por la dirección (cláusula 9.3), sin montar tablas dinámicas.
Se activa desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex, en el grupo «Cumplimiento normativo», y queda operativo en menos de un minuto:
Cinco paneles (hallazgo, contención, causa raíz, acción, verificación y cierre), numeración automática NC-{n}, evidencias adjuntas y selección de usuarios para detectado por y responsable.
Obligatoriedad y visibilidad condicionadas por estado, gravedad y origen, alineadas con los apartados de la cláusula 10.2.
Tramitación, aprobación o rechazo del cierre con vuelta a análisis, actualización automática de estado y fecha, notificaciones e histórico.
Tarjetas de abiertas, en acción, críticas y cerradas; grid de once columnas con exportación a Excel; tablero kanban por estado.
Estado, origen, gravedad, norma, tipo y evolución mensual de detección, listos para la revisión por la dirección.
Casos reales de ISO 9001, 14001, 45001, 27001 e IFS/BRC en distintos estados, y tours del formulario, el listado y el cuadro de mando para formar al equipo en diez minutos.
Si necesitas campos propios (línea, turno, cliente, código de producto), un aprobador distinto por gravedad o integrarlo con tu resto de procesos en la plataforma BPM low-code, se hace desde el diseñador sin programar.
El mismo registro sirve para calidad, medio ambiente, seguridad y salud y seguridad de la información, con el campo norma para separar los sistemas cuando la organización tiene varios certificados.
Lotes sin registro de control, reclamaciones por etiquetado, desviaciones de proceso y hallazgos de auditoría IFS/BRC. Gravedad crítica con contención obligatoria y evolución por línea o área. Más en BPM para industria.
Incidencias de calidad asistencial, desviaciones en laboratorio y hallazgos de auditoría de ISO 9001 o ISO 27001 sobre historias clínicas. Evidencias adjuntas y cierre aprobado por la dirección de calidad. Más en BPM para salud.
Controles del Anexo A no implantados, retención de logs insuficiente, accesos sin revisar. El mismo circuito sirve para las no conformidades del ENS; combina con el gestor documental alineado con ENS Medio.
Consumos fuera de objetivo, estanterías sin anclar detectadas en inspección, casi accidentes. Tipo «oportunidad de mejora» para lo que no es una no conformidad pero merece acción, y verificación de eficacia con datos de seguimiento.
Sí. Las cuatro normas comparten la estructura de alto nivel y la cláusula 10.2 pide lo mismo: reaccionar, analizar la causa, actuar, revisar la eficacia y conservar información documentada. El formulario tiene un campo Norma con ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, IFS/BRC y Otra, y el cuadro de mando separa las no conformidades por norma, así que un sistema integrado usa un solo registro.
La corrección elimina la no conformidad detectada (retirar el lote, reetiquetar, ampliar la retención de logs). La acción correctiva elimina la causa para que no vuelva a ocurrir. El módulo las separa en dos paneles: Contención inmediata y Acción correctiva o preventiva, y no permite pasar a Acción en curso sin causa raíz.
No. Al pasar el estado a Cerrada, el campo ¿Acción eficaz? y la fecha de cierre son obligatorios, y el cierre pasa por un paso de aprobación. Si el aprobador rechaza, la no conformidad vuelve a En análisis con el motivo registrado en el histórico. Es exactamente lo que pide el apartado d de la cláusula 10.2: revisar la eficacia de la acción tomada.
Cada no conformidad guarda el hallazgo con evidencias adjuntas, la contención, el método de análisis (5 porqués, Ishikawa, 8D), la causa raíz, la acción con responsable y fechas prevista y real, la verificación de eficacia con fecha y resultado, y el histórico de quién cambió qué y cuándo, incluida la aprobación del cierre. El listado se exporta a Excel y el cuadro de mando muestra la evolución por mes, origen, gravedad y norma.
El módulo es gratuito: se activa desde el catálogo de módulos de una cuenta Dokuflex, en el grupo Cumplimiento normativo, en menos de un minuto. Trae formulario, listado con tarjetas KPI y grid, kanban, cuadro de mando con seis gráficos, workflow de aprobación del cierre, 11 reglas automáticas, seis registros de ejemplo y tres tours guiados. Se puede adaptar con el diseñador low-code sin programar.
No. El módulo da el circuito y la evidencia: obliga a registrar causa, acción, responsable, plazo y verificación, y conserva la información documentada. Que la causa raíz sea la correcta o la acción proporcionada a los efectos lo decide tu organización; es lo que evalúa el auditor. Dokuflex aporta trazabilidad; el cumplimiento es responsabilidad de la empresa.
Información orientativa elaborada por el Equipo Compliance Dokuflex. Los textos de las normas son de pago y se consultan en ISO o en UNE; para tu certificación, sigue el criterio de tu entidad certificadora.
Activa el módulo de no conformidades y acciones correctivas en tu cuenta Dokuflex, carga los seis ejemplos, sigue el tour y registra el primer hallazgo real hoy. Gratis, sin tarjeta.