Módulo gratuito de Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, para llevar el registro de no conformidades y acciones correctivas (CAPA): hallazgos de auditoría, reclamaciones y desviaciones de proceso con causa raíz obligatoria, acción con responsable y plazo, verificación de eficacia y cierre aprobado. El registro que un auditor de ISO 9001, 14001, 45001 o 27001 espera encontrar, sin rehacerlo la semana antes.
Las cuatro normas comparten la estructura de alto nivel y, con matices de vocabulario, piden lo mismo cuando aparece una no conformidad. La cláusula 10.2 de ISO 9001:2015 lo enumera: reaccionar (controlar, corregir y tratar las consecuencias), evaluar la necesidad de eliminar la causa (revisar y analizar la no conformidad, determinar sus causas y comprobar si existen o pueden existir otras similares), implementar la acción, revisar la eficacia de la acción tomada, actualizar riesgos y oportunidades si procede y cambiar el sistema de gestión si hace falta. Y conservar información documentada como evidencia de la naturaleza de la no conformidad, de las acciones y de sus resultados.
Lo que un auditor comprueba, por tanto, no es que exista una lista de hallazgos: es que cada uno tenga causa analizada, acción con responsable y plazo, verificación de que la acción funcionó y evidencia de todo ello. Cuándo falla cada uno de esos pasos y cómo montar el circuito lo explicamos en no conformidades ISO 9001: por qué la mayoría se cierran mal.
La hoja de cálculo de no conformidades funciona hasta que hay que demostrar algo. En una auditoría interna o de certificación, el auditor abre tres o cuatro registros al azar y pregunta por la causa, la acción y la prueba de eficacia. Ahí aparecen los problemas de siempre:
El resultado conocido: una semana antes de la auditoría, el responsable de calidad rehace el registro, pide evidencias por WhatsApp y cierra a mano lo que lleva meses abierto. Ese esfuerzo no mejora ningún proceso; solo maquilla el registro. Un sistema con reglas evita el problema en origen: no deja avanzar la no conformidad sin lo que la norma exige en cada paso. Mientras tanto, la plantilla Excel gratuita de registro de no conformidades ISO 9001 separa al menos corrección, causa raíz, acción correctiva y verificación de eficacia en columnas distintas.
Un software de no conformidades y acciones correctivas (CAPA) registra cada hallazgo de auditoría, reclamación o desviación y lo lleva por cinco pasos (contención, causa raíz, acción, verificación de eficacia y cierre) con reglas que impiden saltarse ninguno, y guarda el histórico como información documentada para el auditor. Dokuflex lo ofrece como módulo gratuito de su plataforma BPM low-code.
El módulo trae un proceso completo, tal cual, con los campos y las reglas que describimos aquí. Todo se puede cambiar con el diseñador low-code, pero no hace falta tocar nada para empezar.
Cabecera con número automático (NC-1, NC-2…), tipo (no conformidad, observación, oportunidad de mejora, reclamación de cliente), estado y fecha de detección. Panel Hallazgo: origen (auditoría interna o externa, reclamación, inspección, proceso, proveedor), norma (ISO 9001, 14001, 45001, 27001, IFS/BRC), gravedad (menor, mayor, crítica), requisito o cláusula incumplida, proceso o área, quién lo detectó, descripción y evidencias adjuntas. Panel Contención inmediata: acción inmediata y fecha. Panel Análisis de causa raíz: método (5 porqués, Ishikawa, 8D), causa raíz y causas contribuyentes. Panel Acción correctiva o preventiva: tipo, responsable, coste estimado, descripción, fecha prevista y fecha real de implantación. Panel Verificación de eficacia y cierre: método de verificación, fecha, ¿acción eficaz?, fecha de cierre y observaciones.
La causa raíz es obligatoria para pasar a Acción en curso, Verificación o Cerrada; en Acción en curso son obligatorios además la descripción de la acción, el responsable y la fecha prevista. Si la gravedad es crítica, la acción inmediata de contención es obligatoria. Si el origen es una auditoría interna o externa, hay que indicar la norma. Los campos de verificación (fecha y ¿eficaz?) solo aparecen en Verificación de eficacia y Cerrada, y al cerrar son obligatorios el resultado de la verificación y la fecha de cierre. Nadie puede cerrar una no conformidad «porque ya está hecho».
El botón Iniciar tramitación lanza el flujo; cuando la acción está verificada, el responsable pide Aprobar cierre. Si el aprobador acepta, el sistema marca la no conformidad como Cerrada y fija la fecha de cierre; si la rechaza, vuelve a En análisis con el comentario registrado. Cada paso queda en el histórico con usuario y fecha: es la información documentada que pide la norma, generada sin esfuerzo extra.
Cuatro tarjetas KPI (abiertas, en acción, críticas, cerradas) sobre un grid filtrable con tipo, origen, norma, gravedad, área, fecha de detección, fecha prevista de la acción, estado, estado del flujo y responsable, exportable a Excel. Un kanban por estado para el seguimiento semanal. Y un cuadro de mando con seis gráficos: no conformidades por estado, por origen, por gravedad, por norma, por tipo y detectadas por mes. Es el material del punto «no conformidades y acciones correctivas» de la revisión por la dirección (cláusula 9.3) y la evidencia de mejora continua (10.3), sin montar tablas dinámicas.
Se activa desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex, en el grupo «Cumplimiento normativo», y queda operativo en menos de un minuto:
Cinco paneles (hallazgo, contención, causa raíz, acción, verificación y cierre), numeración automática NC-{n}, evidencias adjuntas y selección de usuarios para detectado por y responsable.
Obligatoriedad y visibilidad condicionadas por estado, gravedad y origen, alineadas con los apartados de la cláusula 10.2.
Tramitación, aprobación o rechazo del cierre con vuelta a análisis, actualización automática de estado y fecha, notificaciones e histórico.
Tarjetas de abiertas, en acción, críticas y cerradas; grid de once columnas con exportación a Excel; tablero kanban por estado.
Estado, origen, gravedad, norma, tipo y evolución mensual de detección, listos para la revisión por la dirección.
Casos reales de ISO 9001, 14001, 45001, 27001 e IFS/BRC en distintos estados, y tours del formulario, el listado y el cuadro de mando para formar al equipo en diez minutos.
Si necesitas campos propios (línea, turno, cliente, código de producto), un aprobador distinto por gravedad o integrarlo con tu resto de procesos en la plataforma BPM low-code, se hace desde el diseñador sin programar. Los procedimientos e instrucciones que revises tras una acción correctiva se controlan en el gestor documental con IA, con versiones automáticas y control de cambios.
El mismo registro sirve para la gestión de hallazgos de auditoría ISO, interna o de certificación, en calidad, medio ambiente, seguridad y salud y seguridad de la información, con el campo norma para separar los sistemas cuando la organización tiene varios certificados.
Lotes sin registro de control, reclamaciones por etiquetado, desviaciones de proceso y hallazgos de auditoría IFS/BRC o ISO 22000. Gravedad crítica con contención obligatoria y evolución por línea o área. Más en BPM para industria.
Incidencias de calidad asistencial, desviaciones en laboratorio y hallazgos de auditoría de ISO 9001 o ISO 27001 sobre historias clínicas. Evidencias adjuntas y cierre aprobado por la dirección de calidad. Más en BPM para salud.
Controles del Anexo A no implantados, retención de logs insuficiente, accesos sin revisar. El mismo circuito sirve para las no conformidades del ENS; combina con el gestor documental alineado con ENS Medio.
Consumos fuera de objetivo, estanterías sin anclar detectadas en inspección, casi accidentes. Tipo «oportunidad de mejora» para lo que no es una no conformidad pero merece acción, y verificación de eficacia con datos de seguimiento.
La cláusula 10.2 incluye expresamente las reclamaciones de clientes, y el apartado 8.4 exige controlar lo que entregan los proveedores. El formulario trae el tipo «reclamación de cliente» y el origen «proveedor», así que una queja por retraso o un lote rechazado entran en el mismo circuito que un hallazgo de auditoría: contención, causa raíz, acción con responsable y plazo, verificación de eficacia y cierre aprobado. El cuadro de mando separa las no conformidades por origen, que es lo que el responsable de calidad necesita para ver si el problema está en un proceso interno o en un proveedor concreto, y para llevar ese dato a la evaluación de proveedores.
ISO 9001:2015 ya no habla de «acciones preventivas» como proceso aparte: las integra en los riesgos y oportunidades (6.1). Para lo que no es una no conformidad pero merece acción, el tipo «oportunidad de mejora» recorre el mismo circuito y deja la misma evidencia.
Si buscas un software de gestión de calidad ISO 9001 para una pyme, conviene saber qué parte resuelve este módulo. El software CAPA de calidad de Dokuflex es gratuito y se activa en menos de un minuto: cubre la cláusula 10.2 (no conformidades, reclamaciones y hallazgos de auditoría con causa raíz, acción, verificación de eficacia y cierre aprobado) y el cuadro de mando para la revisión por la dirección. No es un QMS o SGC completo: el control de documentos va en el gestor documental con IA, y el programa de auditorías internas, la evaluación de proveedores o los riesgos y oportunidades se modelan en la misma plataforma BPM low-code con el diseñador, sin programar, con planes desde 25 €/usuario/mes.
Si tu alcance va más allá de ISO 9001, el grupo «Cumplimiento normativo» del catálogo incluye otros módulos gratuitos:
Alerta en 24 h, notificación en 72 h e informe al mes como campos obligatorios y cierre aprobado por el CISO. Es para los incidentes de seguridad; las acciones correctivas ISO 27001 de tus auditorías se registran en este módulo de no conformidades.
Solicitudes de derechos con su plazo de un mes y brechas con el cómputo de las 72 h para la AEPD, en un expediente con workflow del DPO.
El inventario de sistemas de IA que el AI Act te va a pedir, con clasificación de riesgo y 11 reglas automáticas, listo en una tarde.
En el mismo grupo están también el expediente KYC y diligencia debida (Ley 10/2010) y los contratos alimentarios AICA.
En una auditoría de ISO 27001, la cláusula 10.2 se demuestra con evidencia: cada hallazgo con su causa raíz, la acción correctiva con responsable y plazo, la verificación de eficacia y quién aprobó el cierre. Para eso no necesitas una suite completa; basta un registro que convierta esos pasos en campos obligatorios, y es lo que hace el módulo gratuito de Dokuflex. Las no conformidades del SGSI conviven con las de ISO 9001, 14001 o 45001 en el mismo registro, separadas por el campo Norma.
Si lo que buscas es un software SGSI que gestione también el análisis de riesgos, los controles del Anexo A o la continuidad de negocio, esa parte encaja mejor en una plataforma GRC, y Dokuflex puede convivir con ella: el listado de no conformidades se exporta a Excel y la plataforma se integra con otras herramientas mediante el iPaaS low-code con 200+ conectores y API REST. Las acciones correctivas, con el histórico de quién cambió qué y cuándo, siguen en un único registro.
Sí. Las cuatro normas comparten la estructura de alto nivel y la cláusula 10.2 pide lo mismo: reaccionar, analizar la causa, actuar, revisar la eficacia y conservar información documentada. El formulario tiene un campo Norma con ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 27001, IFS/BRC y Otra, y el cuadro de mando separa las no conformidades por norma, así que un sistema integrado usa un solo registro.
La corrección elimina la no conformidad detectada (retirar el lote, reetiquetar, ampliar la retención de logs). La acción correctiva elimina la causa para que no vuelva a ocurrir. El módulo las separa en dos paneles: Contención inmediata y Acción correctiva o preventiva, y no permite pasar a Acción en curso sin causa raíz.
No. Al pasar el estado a Cerrada, el campo ¿Acción eficaz? y la fecha de cierre son obligatorios, y el cierre pasa por un paso de aprobación. Si el aprobador rechaza, la no conformidad vuelve a En análisis con el motivo registrado en el histórico. Es exactamente lo que pide el apartado d de la cláusula 10.2: revisar la eficacia de la acción tomada.
Cada no conformidad guarda el hallazgo con evidencias adjuntas, la contención, el método de análisis (5 porqués, Ishikawa, 8D), la causa raíz, la acción con responsable y fechas prevista y real, la verificación de eficacia con fecha y resultado, y el histórico de quién cambió qué y cuándo, incluida la aprobación del cierre. El listado se exporta a Excel y el cuadro de mando muestra la evolución por mes, origen, gravedad y norma.
El módulo es gratuito: se activa desde el catálogo de módulos de una cuenta Dokuflex, en el grupo Cumplimiento normativo, en menos de un minuto. Trae formulario, listado con tarjetas KPI y grid, kanban, cuadro de mando con seis gráficos, workflow de aprobación del cierre, 11 reglas automáticas, seis registros de ejemplo y tres tours guiados. Se puede adaptar con el diseñador low-code sin programar.
No. El módulo da el circuito y la evidencia: obliga a registrar causa, acción, responsable, plazo y verificación, y conserva la información documentada. Que la causa raíz sea la correcta o la acción proporcionada a los efectos lo decide tu organización; es lo que evalúa el auditor. Dokuflex aporta trazabilidad; el cumplimiento es responsabilidad de la empresa.
Es donde se conserva la información documentada que pide la cláusula 10.2: la naturaleza de cada no conformidad, las acciones tomadas y sus resultados. En la práctica recoge número, fecha, origen, norma, gravedad, requisito incumplido y evidencias, más contención, causa raíz, acción con responsable y plazo, verificación de eficacia y cierre. El módulo de Dokuflex trae esos campos, obligatorios según el estado.
Sí. CAPA (acciones correctivas y preventivas) es el nombre que suele dar el software de calidad al proceso de la cláusula 10.2. El módulo cubre el ciclo completo: hallazgo, contención, causa raíz, acción correctiva o preventiva, verificación de eficacia y cierre aprobado, y su cuadro de mando alimenta la revisión por la dirección. Los procedimientos que cambies se controlan en el gestor documental con IA, con versiones automáticas.
Crea la no conformidad con origen auditoría interna o externa y norma ISO 27001, e indica en el requisito incumplido la cláusula o el control del Anexo A afectado. El formulario exige la causa raíz y la acción con responsable y fecha prevista, y no deja cerrar sin verificar la eficacia. Los incidentes de seguridad con plazos NIS2 o DORA van al módulo gratuito de registro de incidentes.
Sí. El tipo «reclamación de cliente» y el origen «proveedor» vienen en el formulario, junto con auditoría interna o externa, inspección y proceso, así que también caben los hallazgos de una auditoría de proveedores. Si la gravedad es crítica, la contención inmediata es obligatoria, y el cuadro de mando separa las no conformidades por origen para ver de un vistazo dónde se concentran.
No pretende serlo. Cubre la cláusula 10.2 del SGSI: las no conformidades y acciones correctivas de auditorías internas y externas, con causa raíz obligatoria, acción con responsable y plazo, y verificación de eficacia. Para análisis de riesgos, controles ISO 27001 o continuidad de negocio puedes combinarlo con una herramienta GRC: el listado se exporta a Excel y la plataforma ofrece API REST.
En la Unión Europea. La plataforma Dokuflex cuenta con ISO 27001, opera alineada con el ENS Medio (certificación en trámite) y aloja los datos exclusivamente en centros de Frankfurt, Madrid e Irlanda. El soporte es en español, y el módulo se activa gratis desde el catálogo, sin tarjeta y sin proyecto de implantación, así que el equipo de calidad puede registrar su primera no conformidad el mismo día.
Una no conformidad mayor es el incumplimiento total de un requisito de la norma o un fallo sistemático que pone en duda la capacidad del sistema de gestión para lograr sus resultados; una menor es una desviación puntual que no compromete el sistema. En auditoría de certificación, la mayor exige plan de acción y evidencia de cierre antes de emitir o mantener el certificado. El campo Gravedad del formulario (menor, mayor, crítica) distingue cada caso y el cuadro de mando las separa; con gravedad crítica la contención inmediata es obligatoria.
Sí, como registro de las salidas no conformes que pide el apartado 8.7 de ISO 9001: el panel de contención inmediata recoge la acción tomada sobre el producto o servicio (reproceso, concesión, rechazo o devolución) y su fecha, antes de decidir si hace falta además una acción correctiva sobre la causa. La información documentada del 8.7.2 (descripción, acciones, concesiones y quién decidió) queda en la misma no conformidad con sus evidencias.
No. El módulo cubre la cláusula 10.2 (no conformidades y acciones correctivas) y los hallazgos de auditoría, con el cuadro de mando que alimenta la revisión por la dirección. Los documentos controlados (procedimientos, instrucciones, registros) van en el gestor documental con IA de Dokuflex, y el programa de auditorías internas, la evaluación de proveedores o los riesgos y oportunidades (6.1) se modelan en la misma plataforma BPM low-code con el diseñador, sin programar.
Información orientativa elaborada por el Equipo Compliance Dokuflex. Los textos de las normas son de pago y se consultan en ISO o en UNE; para tu certificación, sigue el criterio de tu entidad certificadora.
Activa el módulo de no conformidades y acciones correctivas en tu cuenta Dokuflex, carga los seis ejemplos, sigue el tour y registra el primer hallazgo real hoy. Gratis, sin tarjeta.