Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de tus datos personales es:

2. Principios aplicables

Tratamos tus datos conforme a los siguientes principios del artículo 5 del RGPD:

• Licitud, lealtad y transparencia: te informamos con claridad de qué hacemos con tus datos.
• Limitación de la finalidad: solo los usamos para los fines que te comunicamos.
• Minimización: solicitamos únicamente los datos imprescindibles.
• Exactitud: mantenemos los datos actualizados y corregimos los inexactos.
• Limitación del plazo de conservación: no guardamos datos más tiempo del necesario.
• Integridad y confidencialidad: aplicamos cifrado, control de acceso y auditoría.
• Responsabilidad proactiva: podemos demostrar en todo momento nuestro cumplimiento del RGPD.

3. Qué datos recogemos

Según el tipo de interacción, podemos recoger las siguientes categorías:

No tratamos categorías especiales de datos (salud, origen étnico, opiniones políticas, etc.) salvo que sea imprescindible para un servicio concreto y siempre con consentimiento explícito o base legal apropiada.

4. Finalidades y base legal

Según la actividad, la base legal y la finalidad son distintas. Esta tabla resume cada caso:

5. Plazos de conservación

Conservamos los datos estrictamente durante los plazos necesarios:

• Solicitudes comerciales (demo, contacto): 2 años desde el último contacto, salvo que haya relación contractual.
• Clientes: durante la vigencia del contrato y, tras su finalización, hasta la prescripción de posibles responsabilidades (generalmente 5 años por normativa mercantil y 6 años por normativa fiscal).
• Datos fiscales y contables: 6 años (art. 30 Código de Comercio).
• Newsletter: hasta que retires tu consentimiento.
• Candidaturas: 1 año, salvo consentimiento expreso para procesos futuros.
• Logs de seguridad y acceso: 12 meses, salvo obligación legal superior.

Transcurridos los plazos, los datos se bloquean (quedan disponibles solo para requerimientos legales) y finalmente se suprimen de forma segura.

6. Destinatarios y encargados del tratamiento

No vendemos tus datos. Solo los compartimos con quien sea estrictamente necesario:

• Administraciones públicas, jueces y tribunales: cuando exista obligación legal.
• Entidades bancarias: para gestionar cobros y pagos.
• Asesores legales y auditores: bajo deber de confidencialidad.
• Encargados de tratamiento: proveedores de servicios que actúan en nuestro nombre bajo contrato (art. 28 RGPD), tales como:

Todos ellos firman un contrato de encargado del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD y están sujetos a las garantías exigidas.

7. Transferencias internacionales

Por defecto, tus datos se alojan en servidores situados en la Unión Europea. Cuando algún encargado implique transferencia fuera del Espacio Económico Europeo (por ejemplo, a EEUU), aplicamos las garantías adecuadas:

• Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea (Decisión UE 2021/914).
• Evaluación de impacto en la transferencia (TIA) cuando proceda.
• Medidas técnicas suplementarias (cifrado, anonimización, etc.).

Puedes solicitar copia de las garantías aplicadas escribiendo a dpo@dokuflex.com.

8. Tus derechos

Como titular de los datos, tienes los siguientes derechos reconocidos en los artículos 15 a 22 del RGPD y 12 a 18 de la LOPDGDD:

9. Cómo ejercer tus derechos

Puedes ejercer estos derechos de forma gratuita por cualquiera de estos canales:

• Email: dpo@dokuflex.com (recomendado)
• Correo postal: Paina Nuevas Tecnologías SL – Delegado de Protección de Datos, Pau Claris 162, 08037 Barcelona

Para acreditar tu identidad podemos pedirte copia de un documento oficial. Responderemos en un plazo máximo de un mes, ampliable otros dos meses si la solicitud es compleja, informándote de la extensión.

Si consideras que no hemos atendido correctamente tu solicitud, puedes presentar reclamación ante la AEPD (ver siguiente apartado).

10. Reclamación ante la AEPD

Tienes derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si consideras que el tratamiento de tus datos personales infringe la normativa:

• Sede electrónica: www.aepd.es
• Dirección postal: C/ Jorge Juan, 6. 28001 Madrid
• Teléfono: 901 100 099 / 912 663 517

Antes de acudir a la AEPD, te recomendamos contactar con nuestro DPO; normalmente podemos resolver cualquier duda directamente.

11. Decisiones automatizadas y perfilado

Algunos procesos de Dokuflex pueden incluir componentes de inteligencia artificial (por ejemplo, extracción de datos de facturas con OCR). Estos procesos no producen efectos jurídicos significativos sobre los titulares y siempre son revisables por un humano.

No realizamos perfilado con fines publicitarios sin tu consentimiento expreso. No tomamos decisiones exclusivamente automatizadas que afecten de forma significativa a tus derechos.

12. Menores de edad

Los servicios de Dokuflex están dirigidos a profesionales y empresas. No tratamos conscientemente datos de menores de 14 años. Si detectas que un menor nos ha facilitado datos sin consentimiento parental, comunícanoslo en dpo@dokuflex.com y procederemos a suprimirlos.

13. Seguridad de los datos

Aplicamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, entre ellas:

• Cifrado TLS 1.3 en tránsito y AES-256 en reposo.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) y autenticación multifactor (MFA).
• Registro de auditoría de accesos y cambios.
• Copias de seguridad cifradas con retención y ejercicios regulares de recuperación.
• Pruebas de penetración anuales y gestión de vulnerabilidades.
• Formación obligatoria del personal en protección de datos y seguridad.
• Certificación ISO 27001 y conformidad con el ENS (categoría Media).

En caso de brecha de seguridad con riesgo para tus derechos, te notificaremos sin dilación indebida y comunicaremos a la AEPD en un plazo máximo de 72 horas.

14. Delegado de Protección de Datos (DPO)

Contamos con un Delegado de Protección de Datos como punto único de contacto en materia de privacidad:

• Email: dpo@dokuflex.com
• Correo postal: Paina Nuevas Tecnologías SL – DPO, Pau Claris 162, 08037 Barcelona

El DPO supervisa el cumplimiento del RGPD, asesora a la compañía y actúa como enlace con la AEPD.

15. Modificaciones de esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, técnicos u operativos. Indicaremos la fecha de la última actualización al principio del documento. Si el cambio es significativo, te lo notificaremos por email o mediante aviso destacado en la web antes de su entrada en vigor.

16. Contacto

Si tienes cualquier pregunta sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos:

• Email general: hola@dokuflex.com
• Protección de datos / DPO: dpo@dokuflex.com
• Formulario: contacto.html