Envío y transferencia segura de archivos para empresas: tu equipo manda un enlace cifrado que caduca cuando tú decides, pide contraseña si hace falta y deja registro de cada descarga, sin el límite de tamaño del correo. Cada destinatario recibe su propio enlace y un código de un solo uso en su correo. Puedes revocarlo en un clic y, al terminar, tienes un certificado de entrega firmado. Y el archivo no acaba en la nube de un tercero sobre la que no tienes contrato.
Cada envío deja registro de quién abrió, cuándo y desde dónde. Y se corta cuando tú quieras.
Cuando el canal oficial no sirve, la gente improvisa: es el shadow IT de los archivos. Y lo que improvisa no lo ves.
Enlaces públicos que circulan por correo y chats, sin saber quién los abre ni cuándo se borran, en una cuenta personal que no tiene contrato contigo.
Un servidor que montó alguien que ya no está, con usuarios compartidos, contraseñas eternas y ningún registro útil el día que hay que auditarlo.
Va a quien se autocompletó en el «Para», se reenvía sin control y se queda en el buzón del destinatario para siempre. Enviar documentos confidenciales a la persona equivocada es una de las brechas más notificadas.
La cuenta particular de un empleado o un pendrive en un bolsillo. Cuando esa persona se va, los documentos de tu empresa se van con ella.
El envío seguro de archivos de Dokuflex funciona en tres pasos: subes los ficheros y eliges a quién van (hasta 50 archivos y 50 destinatarios por envío); aplicas caducidad, límite de descargas y, si quieres, contraseña; y cada destinatario abre su enlace personal con un código de un solo uso que le llega al correo, sin registrarse, mientras tú ves cada acceso y puedes revocar el envío en un clic. Para quien envía es igual de fácil que el servicio que usaba. Para ti, deja de ser invisible.
Desde el navegador o desde el propio expediente. Hasta 50 archivos y 50 destinatarios por envío, y cada destinatario recibe su propio enlace personal, no uno compartido.
Fecha de caducidad, número máximo de descargas por archivo, contraseña opcional y marca de agua con el correo del destinatario y la fecha en los PDF. El código de un solo uso le llega a su correo.
El destinatario descarga sin registrarse. Tú ves quién abrió, cuándo, con qué IP y navegador, revocas o reenvías en un clic y descargas el certificado de entrega. El original sigue en tu expediente; la copia del envío se borra sola al acabar la retención.
Envío a envío, según lo que pida cada caso.
Cifrado en tránsito y en reposo. Los datos se quedan en la UE. El detalle técnico está en seguridad.
Fecha de caducidad del envío y límite de descargas por archivo. Pasado el plazo el enlace deja de funcionar y, al acabar la retención (por defecto, 30 días después de la caducidad), los ficheros se borran solos.
Código de 6 dígitos al correo del destinatario, válido 10 minutos, con un máximo de 3 códigos cada 15 minutos y bloqueo tras 5 intentos fallidos; si quieres, además, contraseña. Prueba que controla ese buzón, no quién es, pero el enlace no vale si acaba en otras manos. Encaja con tu SSO y doble factor para los internos. Si lo que hay que entregar es una contraseña y no un fichero, la pieza hermana son los secretos de un solo uso.
PDF firmado y con sellado de tiempo con la línea de tiempo del envío y la huella SHA-256 de cada fichero, verificable por código QR en una página pública. Es evidencia ordinaria, no un servicio cualificado de entrega electrónica certificada (art. 44 eIDAS), y no sustituye a LexNET.
Te avisamos la primera vez que el destinatario abre el envío y la primera vez que descarga. El aviso que recibe él sale como email certificado.
Cada PDF lleva el correo del destinatario y la fecha, así cualquier copia que circule dice de dónde salió. No se aplica a los PDF ya firmados, para no invalidar la firma.
Quién envió qué, a quién, cuándo se abrió y se descargó, con IP y navegador. Queda recogida en el certificado de entrega para una auditoría, una inspección o un incidente.
¿Enviado a quien no era? Un clic y el enlace deja de funcionar, aunque el aviso ya esté en la bandeja del destinatario. Y si se le pasó el aviso, se lo reenvías.
Para lanzar envíos desde tus sistemas, con los mismos controles y la misma línea de tiempo. El destinatario no crea cuenta ni instala nada. Ver integraciones.
Preferimos decirlo claro: hoy el módulo de envíos seguros sirve para enviar con control y con evidencia. Enlace personal por destinatario, código de un solo uso, contraseña, caducidad, límite de descargas, marca de agua, avisos, revocación y certificado de entrega.
Las piezas de la lista están en la hoja de ruta y no forman parte del módulo actual. Si tu caso depende de alguna, cuéntanoslo y te decimos cómo lo resolvemos hoy.
Cuéntanos tu casoLo que cambia no es la comodidad, es lo que puedes demostrar después.
| Criterio | Envío seguro Dokuflex | Servicio de consumo | FTP propio | Adjunto de correo |
|---|---|---|---|---|
| Tamaño | Sin el límite del correo | Limitado por plan | Alto | 25-35 MB |
| Caducidad del enlace | La fijas tú, por envío | Fija en el plan gratuito | No aplica | Nunca: queda en el buzón |
| Verificación del destinatario | Código de un solo uso al correo y contraseña opcional | Solo en planes de pago | Usuario, a menudo compartido | Ninguna |
| Revocar lo enviado | Sí, en un clic | Limitado | Borrando del servidor | No |
| Registro de quién descarga | Línea de tiempo con IP y navegador | Parcial | Logs técnicos, poco usables | No |
| Prueba de entrega | Certificado PDF firmado, con sellado de tiempo y QR | Aviso de descarga, sin certificado | Logs del servidor | Acuse de lectura, si lo acepta |
| Antivirus en la subida | Próximamente | No | Si lo montas aparte | Del servidor de correo |
| Dónde acaba el archivo | En tu plataforma, con borrado automático al acabar la retención | En la nube del proveedor | En una carpeta suelta | En buzones que no controlas |
| Dispara un proceso | Sí, es un paso del flujo | No | Con scripts a medida | No |
Una herramienta de transferencia te deja el fichero en su propia nube. Aquí el fichero ya está donde va a hacer falta: en el archivo digital seguro de tu expediente, con retención legal y valor probatorio.
Tu ERP, tu CRM o un circuito de Dokuflex BPM lanzan el envío por API, con los mismos controles, el mismo código al destinatario y la misma línea de tiempo.
El informe, el contrato o el lote de nóminas se genera y se envía con enlace seguro al cumplirse una condición. Nadie prepara envíos a mano.
El certificado de entrega acredita aperturas y descargas; si tienes que acreditar una comunicación, el email certificado añade el certificado de evidencia; si necesitas conformidad, la firma electrónica eIDAS va en el mismo circuito.
Al acabar la retención (por defecto, 30 días después de la caducidad) los ficheros del envío se borran automáticamente. El original sigue en tu archivo con su propio plazo.
Un auditor no pregunta si tienes una herramienta. Pregunta cómo sale la información de la empresa, quién la ha descargado y con qué medidas. Un canal cifrado, con control de acceso, línea de tiempo y certificado de entrega, responde a esas tres preguntas con datos. Esa es la parte del cumplimiento normativo que le corresponde al canal por el que salen los ficheros: cuando te pidan la evidencia, no tendrás que reconstruirla a partir de correos.
Las referencias están enlazadas a su fuente oficial. Esta página no es asesoramiento jurídico: la conformidad depende también de tus políticas y de cómo uses la herramienta.
Exige medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo, y cita expresamente el cifrado y la capacidad de garantizar la confidencialidad e integridad de forma permanente. Enviar documentación con datos personales por un canal de consumo es difícil de defender ante esa vara de medir. Si la cosa sale mal, el circuito de brechas en 72 horas es el siguiente paso.
Entre las medidas de gestión de riesgos incluye las políticas de criptografía y cifrado, la seguridad en la adquisición y el uso de comunicaciones seguras. Para las entidades afectadas, el canal por el que salen los ficheros es parte del alcance. Ver también notificación de incidentes NIS2 y DORA.
El certificado de entrega es una evidencia electrónica ordinaria: el artículo 43 impide negarle efectos jurídicos solo por ser electrónica, pero la presunción de integridad, fecha y entrega del artículo 44 es solo para los servicios cualificados de entrega electrónica certificada, y este no lo es. Tampoco sustituye a LexNET para las notificaciones judiciales.
Para entidades financieras, obliga a proteger los datos en tránsito y en reposo y a controlar a los proveedores TIC. Un canal corporativo con contrato, DPA y registro es justamente lo contrario de que cada equipo elija su servicio.
El envío seguro de archivos de Dokuflex cubre lo que se espera de un canal corporativo para enviar ficheros a personas: enlace personal por destinatario, código de un solo uso al correo, contraseña opcional, caducidad y límite de descargas, marca de agua en los PDF, línea de tiempo con IP y navegador, certificado de entrega firmado y alojamiento en la Unión Europea. Sustituye a los servicios de consumo, a los envíos que hoy salen por un FTP heredado y a los adjuntos de correo en empresas que necesitan demostrar cómo sale su información.
Como alternativa a WeTransfer para empresas, aporta el control y la trazabilidad que no da un servicio de consumo: revocación inmediata, verificación del destinatario, certificado de entrega, borrado automático al acabar la retención y contrato de encargado de tratamiento. Frente a un FTP propio, elimina el servidor que hay que parchear, los usuarios compartidos y los logs que nadie sabe leer; y para automatizar envíos desde tus sistemas tienes la API REST. Te lo contamos en detalle en la guía para dejar de usar WeTransfer en la empresa.
Cada envío genera un certificado de entrega en PDF, firmado y con sellado de tiempo, que recoge la línea de tiempo (aperturas y descargas con IP y navegador) y la huella SHA-256 de cada fichero. Cualquiera puede verificarlo con su código QR en una página pública y comprobar que el archivo que tiene coincide con el enviado. Es una evidencia ordinaria, útil ante un cliente o en una auditoría; no es un servicio cualificado de entrega electrónica certificada del artículo 44 de eIDAS ni sustituye a LexNET.
Para enviar archivos grandes de forma segura no hace falta trocearlos ni recurrir a un servicio de consumo. El envío no pasa por el correo, así que el tope de 25 MB de Gmail o de 35 MB por defecto de Exchange Online deja de afectarte: subes el fichero (planos, vídeos, copias de seguridad, lotes de facturas), se cifra con AES-256 y el destinatario lo descarga desde el navegador sin registrarse, con su código de un solo uso. Cada envío admite hasta 50 archivos y 50 destinatarios, y para automatizar envíos desde tus sistemas está la API REST, con los mismos controles y la misma línea de tiempo.
Donde más se nota es en los sectores que tienen que demostrar cómo sale la información. En banca y finanzas, DORA exige proteger los datos en tránsito y en reposo y controlar a los proveedores TIC. En seguros, la documentación de la póliza o del siniestro sale hacia el asegurado o el perito con enlace personal, código y certificado de entrega. En el sector público y sus proveedores, se pide cifrado, control de acceso y trazabilidad, y cada envío deja su línea de tiempo y su certificado de entrega. Y para las pymes sin departamento de sistemas, es dejar de mantener un FTP o de depender de cuentas personales: el canal corporativo ya viene con cifrado, registro de descargas y datos en la UE.
Compartir archivos de forma segura con clientes es el caso diario de quien gestiona documentación ajena. En despachos de abogados y servicios legales, la documentación del cliente viaja con contraseña, marca de agua y registro de quién la abrió, y el enlace se revoca si el asunto cambia de manos; para las notificaciones judiciales sigue siendo LexNET. En gestorías y asesorías, las nóminas, los modelos y los informes salen a cada cliente con su enlace personal, en lugar de adjuntos que se quedan para siempre en un buzón. En aseguradoras y corredurías, la documentación al asegurado sale con marca de agua en los PDF y certificado de entrega. Si además hay que acreditar la entrega, el email certificado añade el certificado de evidencia.
Es un canal corporativo para enviar ficheros con control de acceso y trazabilidad. La diferencia con un servicio de consumo como WeTransfer está en el control: cada destinatario recibe su propio enlace personal y un código de un solo uso en su correo, decides cuándo caduca, cuántas descargas admite cada archivo y si pide contraseña; puedes revocarlo o reenviarlo en cualquier momento y queda registro de cada acceso con IP y navegador. Además el archivo no se queda en la nube de un tercero sobre la que no tienes contrato.
No. Recibe su enlace personal y descarga desde el navegador. Para abrirlo introduce un código de 6 dígitos que le llega a su correo (válido 10 minutos) y, si la has activado, la contraseña. No hay registro ni instalación.
El envío no pasa por el correo, así que no le afecta el límite de adjuntos (25 MB en Gmail, 35 MB por defecto en Exchange Online). Cada envío admite hasta 50 archivos y 50 destinatarios, con límite de descargas por archivo. Para lanzar envíos desde tus sistemas existe la API REST.
Sí. La línea de tiempo de cada envío guarda cada apertura y descarga con fecha, hora, IP y navegador, y te avisamos la primera vez que el destinatario abre el envío y la primera vez que descarga. Todo queda recogido en el certificado de entrega. Si necesitas además acreditar el contenido de una comunicación ante un tercero, combínalo con el email certificado.
Lo revocas en un clic y el enlace deja de funcionar aunque el aviso ya esté en su bandeja. Además el enlace es personal: sin el código que llega al correo del destinatario correcto no se abre, y tras 5 intentos fallidos se bloquea. Y si el documento es un PDF, la marca de agua con el correo del destinatario y la fecha deja claro de dónde salió cualquier copia.
Todavía no. Hoy el módulo de envíos seguros sirve para enviar: cada destinatario recibe su enlace personal con código, caducidad y registro. La recepción de archivos de terceros está en la hoja de ruta y aparece en la lista de «Próximamente» de esta página.
Ayuda en la parte que le toca. El artículo 32 del RGPD exige medidas técnicas apropiadas como el cifrado y la capacidad de garantizar la confidencialidad; la Directiva NIS2 pide políticas de criptografía y comunicaciones seguras entre sus medidas de gestión de riesgos; DORA obliga a las entidades financieras a proteger los datos en tránsito y en reposo. Un canal cifrado, con verificación del destinatario, línea de tiempo y certificado de entrega es prueba directa de esas medidas. La conformidad global depende además de tus políticas y de cómo lo uses.
En la infraestructura de Dokuflex en la Unión Europea (Frankfurt, Madrid e Irlanda), con cifrado TLS 1.3 en tránsito y AES-256 en reposo. Al acabar la retención (por defecto, 30 días después de la caducidad del envío) los ficheros se borran automáticamente. El detalle está en la página de seguridad.
Subes los ficheros desde el navegador o el expediente, fijas caducidad, límite de descargas y, si quieres, contraseña, y envías. Cada destinatario recibe su enlace personal y un código de un solo uso en su correo, y descarga sin registrarse y sin cliente FTP; tú ves cada descarga y puedes revocar el envío. Como no pasa por el correo, el límite de adjuntos no te afecta; para automatizar envíos desde tus sistemas está la API REST.
Está incluido en la plataforma Dokuflex, y los planes y volúmenes se consultan con el equipo comercial. Puedes empezar con un entorno de prueba gratuito de 14 días, sin tarjeta de crédito y sin compromiso. Tienes los planes en la página de precios de Dokuflex.
Para los envíos a personas, sí: clientes, proveedores o asesores reciben un enlace personal con código, caducidad y registro, sin usuarios compartidos ni contraseñas eternas y sin un servidor propio que parchear. Para lanzar envíos desde tus sistemas existe la API REST. Los intercambios programados máquina a máquina que hoy hace un FTP no forman parte de este módulo.
El envío seguro sirve para hacer llegar un fichero con control: código de un solo uso, caducidad, contraseña, revocación, registro de cada descarga y certificado de entrega. El correo electrónico certificado sirve para demostrar ante un tercero que comunicaste algo: prueba de envío, entrega, contenido y fecha, con sellado de tiempo eIDAS. Si lo que necesitas es una comunicación certificada o una alternativa al burofax online, ese es el canal adecuado, y ambos funcionan desde la misma plataforma Dokuflex.
Cada destinatario tiene su enlace personal y, para abrirlo, necesita el código de 6 dígitos que le llega a su correo y, si la has activado, la contraseña. Si el enlace acaba en otras manos no le basta con tenerlo; tras 5 intentos fallidos se bloquea y puedes revocarlo en un clic. Ojo: el código demuestra que controla ese buzón, no su identidad. Si lo que tienes que documentar es la identidad o la diligencia debida de un cliente nuevo, eso va en el expediente KYC.
Sí. Envías el contrato con enlace seguro, caducidad y contraseña, y sabes cuándo lo ha abierto el cliente. Si necesitas su conformidad, añades la firma electrónica eIDAS como un paso más del flujo, y el documento firmado vuelve al expediente con su plazo de conservación. Si el envío depende de una condición del proceso, sale solo, sin preparar nada a mano.
No los adjuntes: envía un enlace cifrado con caducidad y código al destinatario, revocable y con registro de descargas; el documento se queda en tu expediente, no en el buzón de nadie. Si además hay que acreditar el envío y el contenido ante un tercero, usa el email certificado.
Los archivos se cifran en tránsito (TLS 1.3) y en reposo (AES-256) en infraestructura de la UE, y el acceso exige el enlace personal más el código de un solo uso y la contraseña que configures. No es cifrado de extremo a extremo gestionado por el destinatario, porque la plataforma necesita procesar el fichero, por ejemplo para estampar la marca de agua en los PDF y calcular la huella SHA-256 que recoge el certificado de entrega.
Cada envío genera un certificado de entrega en PDF, firmado y con sellado de tiempo, con la línea de tiempo del envío y la huella SHA-256 de cada fichero. Cualquiera puede verificarlo con su código QR en una página pública y comprobar que el archivo coincide con el enviado. Es una evidencia ordinaria, no un servicio cualificado de entrega electrónica certificada del artículo 44 de eIDAS, y no sustituye a LexNET.
Crea tu cuenta y manda hoy el primer enlace con caducidad y registro. O reserva 20 minutos y montamos contigo el canal de tu caso real.