Un expediente KYC por cliente con identificación formal, titular real, PEP, propósito de la relación, origen de fondos y nivel de riesgo: la diligencia debida de clientes que exige la Ley 10/2010, como proceso y no como carpeta. Las reglas fuerzan la diligencia reforzada cuando toca, el responsable de cumplimiento aprueba o rechaza con motivo, y todo queda conservado diez años con historial para el SEPBLAC. Módulo gratuito de Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA.
Un expediente KYC (know your customer) es el conjunto de documentos, comprobaciones y decisiones con el que un sujeto obligado acredita la diligencia debida de cada cliente: identificación formal, titular real, PEP, propósito de la relación, origen de fondos y nivel de riesgo, con revisión periódica y conservación durante diez años.
La Ley 10/2010, de prevención del blanqueo de capitales, obliga a cada sujeto obligado a aplicar medidas de diligencia debida a todos sus clientes y a poder demostrarlo. El expediente de cada cliente tiene que acreditar, como mínimo, cinco cosas:
El artículo 7 permite graduar las medidas según el riesgo (diligencia simplificada del artículo 9 para clientes y productos de bajo riesgo, normal o reforzada del artículo 11), pero exige que el análisis quede documentado por escrito; el artículo 25 obliga a conservar la documentación diez años desde el fin de la relación. El RD 304/2014 añade el umbral de 1.000 euros para las operaciones ocasionales, el manual de prevención, el órgano de control interno y el análisis de riesgo documentado.
Desde el 10 de julio de 2027 se aplica directamente el Reglamento (UE) 2024/1624 (AMLR): reglas únicas en toda la UE, límite de 10.000 euros a los pagos en efectivo, nuevos sujetos obligados (comerciantes de bienes de lujo, intermediarios de crédito y, desde 2029, clubes de fútbol profesional) y un régimen sancionador armonizado por la Directiva (UE) 2024/1640, con multas de al menos 10 millones de euros o el 10 % del volumen de negocios anual para entidades financieras y de al menos 1 millón para el resto.
La mayoría de gestorías, despachos, inmobiliarias y pequeñas financieras «cumplen» con una carpeta por cliente, un Excel con el nivel de riesgo y el DNI escaneado en un correo. Funciona hasta que el SEPBLAC pide el expediente de un cliente concreto y hay que reconstruir en una tarde lo que se decidió hace tres años.
El problema no es de voluntad: es que una hoja de cálculo no tiene reglas, ni workflow, ni historial. Un proceso sí. Si de momento necesitas la hoja, descarga la plantilla Excel gratuita de expediente KYC con los campos de la Ley 10/2010, el titular real y la fecha de revisión calculada.
El módulo Expediente KYC y diligencia debida (PBC/AMLR) es un proceso completo que se activa desde el catálogo de módulos de tu cuenta, en el grupo «Cumplimiento normativo». No es un software KYC de verificación de identidad: es el expediente KYC automatizado en el que se registra, se decide y se aprueba la diligencia debida de cada cliente, con la evidencia y el historial que revisa el SEPBLAC. Lo que trae es exactamente esto:
Identificación del cliente (tipo de cliente, nombre o razón social, NIF, tipo y número de documento, fecha de nacimiento o constitución, nacionalidad, domicilio, actividad económica, sector de riesgo, documento de identidad y escrituras adjuntos). Titular real y PEP (nombre, NIF y porcentaje del titular real, condición de PEP y cargo, país de alto riesgo, casilla de listas de sanciones y PEP comprobadas). Operativa y origen de fondos (propósito de la relación, origen de los fondos, volumen anual previsto, pagos en efectivo de 10.000 euros o más, justificante adjunto). Diligencia y revisión (tipo de diligencia, responsable de cumplimiento, fecha de alta, próxima revisión, motivo del rechazo, observaciones y el recordatorio de conservación de diez años). Cada expediente recibe un número KYC-{seq}.
Si el cliente es persona jurídica (el expediente KYB de una sociedad), aparecen las escrituras y los tres campos del titular real, y el nombre del titular real pasa a ser obligatorio. Si es PEP, se pide el cargo público (obligatorio) y el nivel de riesgo se fuerza a Alto. Si opera desde un país de alto riesgo, riesgo Alto también. Con riesgo Alto o Muy alto, el tipo de diligencia se fija en Reforzada. Si hay pagos en efectivo de 10.000 euros o más, el justificante del origen de fondos es obligatorio. Y si el estado es Rechazado, el motivo del rechazo se muestra y es obligatorio.
El botón Iniciar revisión envía el expediente al flujo: pasa a Pendiente, se notifica al solicitante y el aprobador ve los botones Aprobar y Rechazar. Aprobar marca el expediente como Aprobado y lo finaliza; rechazar lo marca como Rechazado y exige el motivo. Quién, cuándo y con qué resultado queda en el historial del registro.
Cuatro tarjetas que filtran al hacer clic (En revisión, Riesgo alto, Aprobados, Pendientes de documentación), un grid exportable a Excel con cliente, NIF, tipo, riesgo, PEP, diligencia, próxima revisión, estado, flujo y responsable, una vista kanban por estado y un cuadro de mando con seis gráficos: clientes por nivel de riesgo, tipo de cliente, sector de riesgo, estado de los expedientes, altas por mes y origen de fondos declarado.
Se instala en menos de un minuto desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex y se puede modificar con el diseñador low-code. Trae:
Cuatro paneles, adjuntos de identidad, escrituras y justificante de fondos, numeración KYC-{seq} y las 13 reglas de visibilidad, obligatoriedad y valor.
Iniciar revisión, aprobar o rechazar con motivo obligatorio, notificaciones y estados Pendiente, Aprobado, Rechazado y Finalizado.
En revisión, riesgo alto, aprobados y pendientes de documentación; grid filtrable y exportable a Excel; vista kanban por estado.
Nivel de riesgo, tipo de cliente, sector de riesgo, estado, altas por mes y origen de fondos, listos para el informe anual del órgano de control interno.
Una inmobiliaria aprobada, un PEP extranjero en revisión reforzada, una compra de joyería con efectivo pendiente de justificante, una sociedad de criptoactivos rechazada, una galería de arte y un expediente caducado.
Uno por pantalla (formulario, listado y cuadro de mando) para que el equipo aprenda a usarlo sin formación previa.
Guía completa para preparar el expediente ante una inspección en el artículo diligencia debida de clientes: qué debe contener el expediente KYC. Ficha del módulo en el catálogo de plantillas.
El módulo de expediente KYC no verifica la identidad a distancia ni consulta listas de sanciones y PEP: registra el resultado, la decisión del responsable de cumplimiento y su historial. Si ya trabajas con un proveedor especializado de verificación o de screening, el expediente puede conectarse con él mediante la API REST y los 200+ conectores del iPaaS low-code.
Si todavía no tienes proveedor de screening, el módulo funciona igual: la comprobación se marca a mano en la casilla y la aprobación del responsable queda en el historial del registro. Un software de prevención del blanqueo de capitales (PBC) no consiste solo en verificar, sino en poder demostrar diez años después qué se decidió y por qué.
El mismo expediente sirve a sectores muy distintos; cambia el sector de riesgo, la periodicidad de revisión y quién aprueba.
Onboarding de clientes con titular real, PEP y origen de fondos, revisiones periódicas por nivel de riesgo y evidencia para el SEPBLAC y el Banco de España. Ver Dokuflex para banca.
Constitución de sociedades, compraventas y gestión de fondos de clientes: un expediente por cliente con la escritura, el titular real y la aprobación del socio responsable. Ver Dokuflex para el sector legal.
Sector de riesgo propio en el formulario, control de los pagos en efectivo de 10.000 euros o más con justificante obligatorio y expediente cerrado antes de firmar. Enlaza con la firma electrónica del contrato.
Tomadores y beneficiarios identificados, PEP y país de alto riesgo controlados, y la documentación custodiada diez años en el gestor documental. Ver Dokuflex para seguros.
Un software de prevención de blanqueo de capitales (PBC) para una gestoría o un despacho no necesita verificar identidades a distancia: necesita que el expediente de cada cliente aplique el manual. Gestorías y asesores fiscales son sujetos obligados del artículo 2 de la Ley 10/2010, y los despachos de abogados también lo son cuando intervienen en determinadas operaciones, muy frecuentes en su día a día: crear sociedades, participar en compraventas o gestionar fondos de clientes. Su programa de prevención del blanqueo se apoya en las piezas que exige el RD 304/2014: manual, análisis de riesgo documentado y órgano de control interno. El manual fija los criterios; el expediente KYC los aplica en cada alta.
El módulo no sustituye al manual de prevención ni al examen externo anual: aporta la evidencia de que el manual se aplica, expediente a expediente. Para el resto de la operativa del despacho, consulta Dokuflex para despachos y servicios legales.
Todos los sujetos obligados del artículo 2 de la Ley 10/2010: entidades financieras y aseguradoras, pero también gestorías, asesores fiscales, auditores, abogados y notarios en determinadas operaciones, promotores e intermediarios inmobiliarios, joyerías y comerciantes de bienes de alto valor, galerías de arte, casinos y proveedores de servicios de criptoactivos. El Reglamento (UE) 2024/1624 amplía la lista desde el 10 de julio de 2027 (comerciantes de bienes de lujo, intermediarios de crédito, y clubes de fútbol profesional desde 2029).
Diez años desde el fin de la relación de negocios o de la operación, según el artículo 25 de la Ley 10/2010 y los artículos 28 y 29 del RD 304/2014. El Reglamento (UE) 2024/1624 fija en su artículo 77 un plazo armonizado de cinco años ampliable caso por caso; hasta que se aplique y se aclare la coordinación con la ley española, lo prudente es mantener los diez años. El módulo lo recuerda en el propio formulario.
No. El módulo gratuito registra la comprobación (casilla «Listas de sanciones y PEP comprobadas», cargo público del PEP y país de alto riesgo) y aplica las consecuencias: riesgo Alto y diligencia Reforzada automáticas. La consulta a listas externas o a un proveedor de screening puede integrarse después con el diseñador low-code o mediante la API de Dokuflex.
Sí. Es lo que el mercado llama KYB (know your business): al indicar «Persona jurídica» el formulario muestra y hace obligatorio el nombre del titular real, con NIF y porcentaje de participación, y añade el campo de escrituras de constitución. Para personas físicas esos campos no aparecen. Es la obligación del artículo 4 de la Ley 10/2010 (más del 25 % del capital o de los derechos de voto, o control por otros medios), que el sujeto obligado contrasta con la información del Registro Central de Titularidades Reales.
El workflow marca el expediente como Rechazado, el campo «Motivo del rechazo» se hace obligatorio y el registro queda conservado con su historial: quién lo creó, quién lo revisó, cuándo y por qué. Rechazar y no borrar es lo que exige el artículo 7.3 de la Ley 10/2010: si no se puede aplicar la diligencia debida, no se establece la relación, pero la evidencia se guarda.
Sí. El módulo se instala como un proceso Dokuflex normal: formulario, listado, cuadro de mando y workflow se editan con el diseñador low-code sin programar. Puedes añadir sectores de riesgo, cambiar la periodicidad de revisión, incluir a un segundo aprobador o conectar el expediente con la firma electrónica del contrato.
Es un gestor del expediente KYC. El módulo no verifica la identidad a distancia ni consulta listas de sanciones: registra la identificación, el titular real, el PEP, el origen de fondos y el nivel de riesgo, aplica las 13 reglas, lleva la aprobación del responsable de cumplimiento y conserva el historial. Tu proveedor de verificación o de screening puede integrarse con el diseñador low-code o la API de Dokuflex.
Nada: el módulo es gratuito y se activa desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex, sin tarjeta y sin proyecto de implantación. La plataforma BPM low-code sobre la que funciona tiene un plan Starter desde 25 €/usuario/mes con suscripción anual y un entorno de prueba gratuito de 14 días configurado por nuestro equipo. Consulta los precios de Dokuflex.
Sí. Promotores e intermediarios inmobiliarios son sujetos obligados del artículo 2 de la Ley 10/2010. El módulo trae un sector de riesgo propio para inmobiliarias, exige el justificante de origen de fondos cuando hay pagos en efectivo de 10.000 euros o más, incluye un expediente de ejemplo de una inmobiliaria aprobada y enlaza con la firma electrónica del contrato para que el expediente esté cerrado antes de firmar.
Está diseñado con el AMLR en mente: el formulario recoge el titular real, el PEP, el país de alto riesgo y los pagos en efectivo de 10.000 euros o más con justificante. El Reglamento (UE) 2024/1624 se aplica desde el 10 de julio de 2027 y, como el módulo se edita con el diseñador low-code, campos y reglas se ajustan sin programar. El cumplimiento lo acredita cada organización.
Dejar evidencia de cada paso: identificación formal, titular real, PEP, propósito de la relación, origen de fondos y nivel de riesgo. Tiene que aplicar la diligencia reforzada ante un PEP o un país de alto riesgo, registrar quién aprueba o rechaza y por qué, fijar la próxima revisión y conservar el expediente con su historial diez años. Es lo que cubre el módulo de expediente KYC de Dokuflex; el análisis de riesgo y el manual siguen siendo de cada sujeto obligado.
Con el registro completo de ese cliente: documento de identidad y escrituras adjuntos, titular real, PEP, origen de fondos, nivel de riesgo y tipo de diligencia, más el historial de quién lo revisó, quién lo aprobó y cuándo. En Dokuflex todo está en un único expediente KYC-{seq}, y el grid exporta a Excel el listado de clientes con su riesgo, su estado y la próxima revisión.
Información orientativa elaborada por el Equipo Editorial de Dokuflex. Para tu caso concreto consulta a tu asesoría jurídica, a tu experto externo en prevención del blanqueo o al SEPBLAC.
El expediente KYC es uno de los módulos del grupo «Cumplimiento normativo» del catálogo de Dokuflex. Todos siguen el mismo patrón que la diligencia debida de clientes: un expediente con reglas, plazos o evidencias que acreditar y un historial de quién hizo qué. Se instalan desde la misma cuenta y se ejecutan sobre el software BPM low-code con IA de Dokuflex, con el mismo gestor documental, la misma firma electrónica y los mismos conectores.
Plazos de 24 h, 72 h y un mes contados en el expediente y cierre aprobado por el CISO. Módulo gratuito.
Solicitudes de derechos en un mes y brechas notificadas a la AEPD en 72 h, con el plazo siempre a la vista.
En el mismo catálogo están también el registro de sistemas de IA del AI Act, las no conformidades y acciones correctivas ISO 9001 y los contratos alimentarios AICA.
Activa el módulo gratis en tu cuenta Dokuflex, revisa los seis expedientes de ejemplo y adapta sectores, revisiones y aprobadores a tu manual de prevención. Sin tarjeta y sin proyecto de implantación.
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