Gestor documental certificado ENS Medio, ISO 27001 y RGPD
Dokuflex es un gestor documental pensado para sectores regulados (banca, salud, administración pública y energía). La plataforma está alineada con el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) en categoría Media y sigue las guías CCN-STIC publicadas por el CCN-CERT para administraciones públicas españolas. Esto facilita la contratación en licitaciones que invocan el artículo 156 LCSP y los pliegos de organismos del sector público.
A nivel de seguridad de la información, Dokuflex cumple los requisitos de ISO 27001: cifrado AES-256 en reposo y TLS 1.2+ en tránsito, gestión de claves, segregación de entornos y registro de accesos auditable por documento (quién, cuándo y desde qué IP visualizó, editó o descargó cada archivo). Todos los logs son inmutables y exportables para auditoría.
En materia de protección de datos, Dokuflex cumple el RGPD UE (Reglamento 2016/679) y la LOPDGDD 3/2018: datos alojados en centros de proceso de datos en la Unión Europea, soporte para derechos ARSULIPO, anonimización y retención legal configurable por política (años de archivo + borrado seguro automático al vencer el periodo). El gestor se complementa con firma electrónica cualificada y sellado de tiempo conforme al Reglamento eIDAS 910/2014 y la Ley 6/2020 española de servicios electrónicos de confianza.
ENS Medio
Esquema Nacional de Seguridad
ISO 27001
Cifrado AES-256 · accesos auditables
RGPD UE
Datos en la Unión Europea
Cómo funciona
De carpetas en red al archivo digital en 3 pasos
Sin proyectos infinitos, sin consultores.
1
Regístrate gratis
Crea tu cuenta en 30 segundos. Configura permisos por rol y estructura de carpetas inicial.
2
Migra tus documentos
Arrastra carpetas enteras o conecta tu SharePoint, Drive o DMS actual. La IA indexa todo automáticamente.
3
Busca con IA
Escribe lo que buscas en lenguaje natural. La IA entiende el significado, no solo las palabras exactas.
Desde el archivo de contratos hasta la documentación de proyectos, todo centralizado, seguro y fácil de encontrar.
Un solo lugar para todo
Todos los documentos organizados con carpetas, etiquetas y metadatos que tú defines. Adiós a las carpetas en red.
Busca como hablas
Escribe lo que necesitas en lenguaje natural. La IA entiende el significado, no solo las palabras exactas.
Cada documento, con su acceso
Controla quién puede ver o editar cada documento por carpeta, rol o proyecto. Sin configuraciones complicadas.
Retención legal automática
Define durante cuánto tiempo guardar cada tipo de documento. El sistema lo gestiona y avisa antes de cualquier purga.
Abre y edita sin descargar
Visualiza y edita documentos Word, Excel, Google Docs y PDF directamente desde el navegador.
Valor legal certificado
Archiva documentos con sello de tiempo cualificado. Perfecto para auditorías e inspecciones.
"Redujimos el tiempo de auditoría de 3 semanas a 2 días. Todo el expediente documental aparece con una búsqueda."
CP
Carmen Pérez
Directora Compliance · Grupo sanitario
Procesamiento inteligente de documentos (IDP) con IA generativa
Clasifica facturas, contratos, albaranes y emails con modelos LLM, extrae los campos clave sin plantillas y enruta cada documento al proceso correcto. Sin programar reglas y sin entrenar modelos.
Software de gestión documental con IA pensado para España
DMS / ECM low-code con OCR, IDP y BPM nativos, soporte en español, datos en la UE y onboarding en una semana. Para empresas medianas y grandes en banca, salud, sector público y energía.
Comparativa
Alternativa a DocuWare, M-Files y Athento
Cómo se posiciona Dokuflex frente a los tres competidores más habituales en evaluaciones de gestor documental en España. Datos extraídos de páginas públicas de cada fabricante a fecha de mayo 2026.
Característica
Dokuflex
DocuWare
M-Files
Athento
Precio transparente
Sí, en web
Bajo presupuesto
Bajo presupuesto
Bajo presupuesto
Soporte en español
Nativo, equipo en España
Sí (parcial)
Limitado / EN
Nativo
Migración llave en mano
1 semana incluida
Proyecto separado
Proyecto separado
Proyecto separado
ENS Medio
Alineado
No declarado
No declarado
Sí
ISO 27001
Cumple requisitos
Sí
Sí
Sí
BPM nativo
Incluido low-code
Workflow básico
Workflow básico
Limitado
OCR + IDP
Sin plantillas, IA generativa
Sí, basado en plantillas
Sí, metadata-driven
Sí
Datos alojados en UE
Sí, soberanía UE
Sí (DE)
Mixto US/EU
Sí (ES)
Dokuflex vs DocuWare
DocuWare es un referente histórico del DMS europeo con foco en facturación electrónica y compliance (Ley Crea y Crece, ISO 27001). Su gran fortaleza es la marca y el ecosistema de partners, pero su modelo de precios es opaco y la migración suele facturarse como proyecto separado de varios meses. Dokuflex ofrece la misma cobertura funcional (IDP, retención legal, valor probatorio) con precios transparentes publicados, migración incluida en una semana, soporte nativo en español y BPM low-code integrado sin licencia adicional. Para empresas españolas que valoran agilidad, soberanía del dato en la UE y un partner local frente a un fabricante alemán con red comercial, Dokuflex es la alternativa natural.
M-Files apuesta por un modelo metadata-driven (sin carpetas), integración profunda con Microsoft 365 y un motor de IA propio para clasificación. Es una excelente opción para entornos que ya viven dentro de M365, pero su página de producto no está localizada en español, el soporte ES es limitado y el modelo de precios depende de partner. Dokuflex combina el enfoque de metadatos enriquecidos con la flexibilidad de carpetas tradicionales (lo que reduce la curva de adopción del equipo) y añade BPM low-code nativo sin coste extra. Para empresas españolas que necesitan auditoría ENS, soporte en castellano y un onboarding corto, Dokuflex resulta más práctico.
Athento es el competidor español más directo: comparte foco en ENS, ISO 27001 y captura inteligente, y trabaja con administraciones públicas. La diferencia principal está en el alcance funcional: Athento se centra en captura y archivo, mientras que Dokuflex incorpora también BPM low-code, firma electrónica cualificada y módulo de facturación electrónica VERI*FACTU en la misma plataforma. Esto evita conectar tres herramientas distintas para cubrir gestor + flujos + firma. Para clientes que ya han evaluado Athento y buscan extender la solución más allá del archivo, Dokuflex resulta más completa por un coste comparable.
PDF, Word, Excel, PowerPoint, imágenes, CAD, email, audio, vídeo y 200+ formatos adicionales. Indexación automática con OCR para escaneados.
¿Puedo migrar desde carpetas de red o SharePoint?
Sí. Herramientas de migración para carpetas de red, SharePoint, Drive, Dropbox, Alfresco y otros DMS. Migración típica completa en menos de 1 semana.
¿Cumple RGPD y acceso legal?
Sí. ISO 27001, ENS Medio, cifrado en reposo y tránsito, registro de acceso auditable por documento. Retención legal configurable por política.
¿Los documentos tienen valor probatorio?
Sí. Sellado de tiempo cualificado y hash SHA-256 garantizan integridad. Los documentos son válidos ante cualquier auditoría o inspección.
¿Puedo editar sin descargar el documento?
Sí. Edición colaborativa en el navegador con Word, Excel, PowerPoint y Google Docs. Versiones automáticas y control de cambios.
¿Cuál es la diferencia entre OCR y IDP?
El OCR (Optical Character Recognition) transforma una imagen o PDF escaneado en texto plano: detecta caracteres y los convierte en cadenas indexables. El IDP (Intelligent Document Processing) va un paso más allá: además del OCR, clasifica el tipo de documento (factura, contrato, albarán…), extrae campos clave con modelos de IA sin plantillas y enruta cada documento al proceso correcto. Dokuflex incluye OCR e IDP nativos dentro del mismo gestor — no son módulos separados ni licencias adicionales.
¿Es válido legalmente un documento firmado digitalmente y archivado en Dokuflex?
Sí. Dokuflex cumple los requisitos del Reglamento UE 910/2014 (eIDAS) y de la Ley 6/2020 española de servicios electrónicos de confianza. El sellado de tiempo cualificado y el hash SHA-256 sobre el archivo garantizan integridad e identidad, por lo que el documento tiene la consideración de prueba documental admisible en juicio según el artículo 326 LEC, sin necesidad de cotejo pericial cuando la firma es cualificada.
¿Cuánto cuesta migrar desde carpetas de red o SharePoint?
La migración estándar desde carpetas de red, SharePoint, Drive o Dropbox está incluida en el onboarding sin coste adicional, y se completa típicamente en menos de 1 semana para volúmenes de hasta 1M de documentos. Si el repositorio origen tiene metadatos personalizados, permisos complejos o requiere mapeos específicos a flujos de BPM, se evalúa un paquete adicional bajo presupuesto cerrado. En todos los casos se entrega informe de reconciliación documento a documento.
¿Dokuflex funciona on-premise o solo en cloud?
Ambas opciones. Dokuflex se ofrece como SaaS cloud con datos alojados en la Unión Europea (modelo recomendado para la mayoría de clientes, con actualizaciones continuas y SLA gestionado) y también on-premise para sectores regulados o clientes con política estricta de soberanía del dato. La funcionalidad es idéntica en ambos modos de despliegue: mismo gestor, mismo BPM, mismo IDP y misma capa de firma electrónica.
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