Un formulario con las cláusulas del artículo 9 de la Ley 12/2013, firma electrónica de comprador y productor, constancia de la inscripción en el Registro de Contratos Alimentarios y fecha límite de custodia en cada ficha. Cuando AICA pida un contrato, está a un clic, no en el cajón de la oficina de campo. Gratis, sin proyecto de implantación y en la misma plataforma BPM low-code que gestiona tus documentos y procesos, con datos en la UE y soporte en español.
Qué es un contrato alimentario (Ley 12/2013). Es el acuerdo escrito y firmado por ambas partes que la ley exige en toda compraventa o suministro de productos agrícolas y alimentarios entre operadores establecidos en España. Debe recoger las cláusulas del artículo 9; si el vendedor es productor primario, el comprador lo inscribe en el registro de AICA, y se conserva cuatro años.
La Ley 12/2013, de medidas para mejorar el funcionamiento de la cadena alimentaria, reformada por la Ley 16/2021, se aplica a las relaciones comerciales entre operadores establecidos en España desde la producción hasta la distribución. Sobre cada compra a un agricultor, ganadero, pescador o a su cooperativa recaen cinco obligaciones concretas:
| Obligación | Artículo | Qué significa en la práctica |
|---|---|---|
| Contrato por escrito y firmado | Art. 8.1 | Firmado por cada parte antes del inicio de las prestaciones; vale la firma electrónica y cada parte conserva una copia. Solo se exime el pago al contado contra entrega (art. 8.3). |
| Contenido mínimo | Art. 9.1 | Identificación de las partes, objeto, precio, condiciones de pago, condiciones de entrega, derechos y obligaciones, duración con fecha de entrada en vigor, causas de extinción, resolución de conflictos y fuerza mayor. |
| Precio objetivo y por encima del coste | Art. 9.1.c) y 9.3 | Fijo o variable según factores objetivos, verificables y no manipulables. Al productor primario debe pagarse por encima de su coste efectivo de producción; la cláusula que lo incumpla es nula. |
| Inscripción en el Registro de Contratos Alimentarios | Art. 11 bis | El comprador inscribe cada contrato con un productor primario, y sus modificaciones, antes de la entrega del producto. Obligatorio desde el 30 de junio de 2023 (RD 1028/2022). |
| Conservación durante 4 años | Art. 11 | Toda la correspondencia, documentación y justificantes del contrato, en papel o en soporte electrónico. |
Vigila su cumplimiento la Agencia de Información y Control Alimentarios (AICA), y el artículo 24 fija las multas: de 250 a 3.000 € las infracciones leves (por ejemplo, no incluir el contenido mínimo, no conservar los documentos o no inscribir el contrato), de 3.001 a 100.000 € las graves (no formalizar el contrato por escrito, omitir el precio, modificar unilateralmente precio o condiciones, incumplir los plazos de pago) y de 100.001 a 1.000.000 € las muy graves (reincidir en una grave en dos años).
Fuentes: Memoria anual de actividades 2025 de AICA y 2024; reparto de sanciones según el balance de AICA publicado por AgroNews (4 de marzo de 2026).
Los detalles, con los artículos citados, están en la guía contrato alimentario: cláusulas, registro en AICA e inspección.
El comprador inscribe en el Registro de Contratos Alimentarios de AICA cada contrato firmado con un productor primario o con una agrupación de productores, y cada una de sus modificaciones, antes de la entrega del producto. Lo exige el artículo 11 bis de la Ley 12/2013, desarrollado por el Real Decreto 1028/2022, y es obligatorio desde el 30 de junio de 2023.
Dokuflex no hace la inscripción de contratos en AICA por ti: la presenta el comprador obligado en la sede electrónica del registro. Lo que aporta el módulo es que el contrato llegue a ese paso completo y firmado y que la inscripción sea un dato, no una promesa: al pasar la ficha a «Inscrito en AICA», la fecha de inscripción y el código de registro se vuelven obligatorios y se ven en el listado junto al PDF firmado, con los datos en la UE. El procedimiento oficial está en las preguntas frecuentes oficiales del registro.
La Ley 12/2013 fija el contenido mínimo que todo contrato alimentario debe recoger por escrito (artículo 9.1) y deja libre el resto (artículo 9.2). Esa lista es la que un inspector repasa letra a letra: no incluir alguno de los extremos es infracción leve y omitir el precio, grave. Si prefieres empezar por un documento, descarga el modelo gratuito de contrato alimentario con las cláusulas del artículo 9 (Word). El módulo de Dokuflex va un paso más allá: un formulario en el que cada cláusula es un campo que no se puede dejar vacío:
| Cláusula del artículo 9.1 | En el formulario de Dokuflex |
|---|---|
| a) Identificación de las partes | Panel Partes: comprador y NIF, productor y NIF, y si el vendedor actúa como productor primario. |
| b) Objeto, categorías y referencias | Panel Objeto: producto, categoría, cantidad, unidad, calidad y especificaciones. |
| c) Precio fijo o variable por factores objetivos, por encima del coste efectivo de producción | Tipo de precio excluyente: «Fijo» exige el precio por unidad y «Variable» exige la fórmula; campo de coste efectivo de producción de referencia. |
| d) Condiciones de pago dentro de los plazos legales | Condiciones y plazo de pago, con el máximo de 30 días para perecederos y 60 para el resto recordado en el propio campo, y marca de producto perecedero. |
| e) Condiciones de entrega | Condiciones y lugar de entrega. |
| h) e i) Duración, modificación y extinción | Fecha de inicio y fin, causas de modificación y causas de extinción. |
| f), g), k) y l) Derechos y obligaciones, información a suministrar, resolución de conflictos y fuerza mayor | Van en el texto del contrato firmado en PDF; con el diseñador low-code se añaden como campos propios si quieres explotarlos como datos. |
Las cláusulas una a una, con lo que suele faltar en la práctica, están en la guía de cláusulas obligatorias del contrato alimentario (artículo 9). Si además gestionas contratos con proveedores o clientes fuera de la cadena alimentaria, la guía de gestión del ciclo de vida de los contratos explica cómo organizarlos en Dokuflex.
La mayoría de las cooperativas, almazaras, bodegas, centrales hortofrutícolas e industrias que hemos visto tienen contratos. El problema es que no pueden demostrarlo en el momento en que AICA lo pide: la plantilla de Word tiene tres versiones, el contrato firmado está en papel en la oficina de campo, el código del registro llegó por correo a alguien que ya no está y nadie sabe qué contratos de la campaña pasada siguen dentro de los cuatro años de conservación.
Lo que hace falta no es más plantilla sino un registro donde el contrato no pueda guardarse incompleto, la firma quede dentro del expediente y el estado del registro sea un dato, no una promesa.
El módulo Contratos alimentarios (AICA) de Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, es un registro directo sin circuito de aprobación: quien gestiona el contrato lo crea, lo completa, lo firma con la otra parte y anota su inscripción. Cada ficha recibe un número correlativo AICA-{seq} y pasa por los estados Borrador, Firmado, Inscrito en AICA, Modificado, Vencido o Anulado.
Cinco paneles: Partes (comprador y NIF, productor y NIF, si el vendedor es productor primario), Objeto (producto, categoría, cantidad, unidad, calidad y especificaciones), Precio y pago (tipo de precio, precio por unidad, coste efectivo de producción de referencia, fórmula, condiciones y plazo de pago, producto perecedero), Entrega y duración (condiciones y lugar de entrega, fecha de inicio y fin, causas de modificación y de extinción) y Firma y registro AICA.
El precio fijo y el precio por fórmula son excluyentes: al elegir «Fijo» aparece y se exige el precio por unidad; al elegir «Variable» aparece y se exige la fórmula de determinación. El estado «Firmado» exige la fecha de firma y el PDF firmado; «Inscrito en AICA» exige además la fecha de inscripción y el código de registro, que solo se muestran en ese estado. El campo de plazo de pago recuerda el máximo de 30 días para perecederos y 60 para el resto.
Dos campos de firma, uno para el comprador y otro para el vendedor, con el nombre del firmante, y un campo de fichero que guarda el contrato firmado en PDF dentro del expediente. Para firmar a distancia, comprador y productor pueden usar la firma electrónica eIDAS de Dokuflex desde el móvil y guardar el PDF firmado en ese mismo campo, o lanzar el circuito de firma comprador–vendedor con Contract Creator, con recordatorios y correo certificado. El campo «Conservar hasta (4 años)» deja anotada la fecha límite de custodia del artículo 11. Un aviso legal en el propio formulario recuerda las obligaciones de firma, registro, plazos de pago y conservación.
Cuatro tarjetas (Borradores, Firmados, Inscritos en AICA, Vencidos), un grid con productor, comprador, producto, categoría, fecha de firma, vencimiento, código de registro y estado, exportable a Excel, un tablero kanban por estado y un cuadro de mando con seis gráficos: contratos por estado, por categoría de producto, tipo de precio, tipo de contrato, firmados por mes y perecederos frente a no perecederos.
El Registro de Contratos Alimentarios tiene una API pública para compradores (manual de integración v0.46, julio de 2026). Dokuflex se conecta a ella para que el contrato firmado se inscriba sin entrar en la web del registro, sin subir PDF a mano y sin que el justificante se quede en la carpeta de descargas de alguien.
El contrato sale del formulario con las cláusulas del artículo 9 y se firma electrónicamente por las dos partes; el productor firma desde el móvil con un código de un solo uso.
Un botón en la ficha, o una acción automática del workflow cuando firma el último, envía el PDF firmado al RCA con el NIF del comprador y del productor (hasta 5 PDF por envío, 10 MB cada uno y 25 MB en total, los límites de la API; la web del registro admite 5 MB por subida).
AICA devuelve el número de contrato y el justificante en PDF. Los dos se guardan en la ficha, el estado pasa a «Inscrito en AICA» y la fecha queda registrada: en una inspección se enseña la ficha, no se busca un correo.
Las modificaciones, adendas y anexos se inscriben sobre el mismo número de contrato, sin rehacer el contrato original. Si el productor aún no está dado de alta en el RCA, el conector lo da de alta antes con su NIF, dirección, municipio, provincia y código postal.
Cada llamada al registro queda trazada con su resultado: si AICA rechaza un envío, el código de error del manual oficial aparece en la ficha con su descripción, para corregirlo antes de la entrega del producto. Hay modo de pruebas contra el entorno de integración de AICA y un modo simulado para formar al equipo sin tocar el registro real.
Lo que la API no permite (y por tanto ningún proveedor puede hacer por ella): consultar ni borrar contratos ya inscritos. Un error se corrige inscribiendo de nuevo o actualizando sobre el mismo número.
Quiero entrar en el piloto del conectorPara un comprador con diez contratos al año, la web del RCA basta. Con cientos de productores y una campaña que se concentra en pocas semanas, cada paso manual se multiplica:
| Paso | Web del RCA a mano | Dokuflex con el conector |
|---|---|---|
| Acceso | Certificado electrónico en el equipo de quien inscribe | Credenciales de la API guardadas en la organización; inscribe quien tenga permiso en el proceso |
| Contrato | PDF descargado y subido uno a uno | El PDF firmado sale del expediente al pulsar el botón o al cerrar la firma |
| Productor nuevo | Alta previa en la web, campo a campo | Alta automática con los datos de la ficha antes de inscribir |
| Justificante | Se descarga y se archiva donde cada uno decida | Se adjunta a la ficha del contrato con el número de registro |
| Qué falta por inscribir | Hay que cruzar la web con la lista de contratos | La tarjeta «Firmados» del listado son justo los contratos firmados pendientes de inscribir |
| Custodia 4 años | Fuera del registro, en papel o carpetas | Contrato, firmas, justificante y fecha límite de conservación en el mismo expediente |
Es lo primero que conviene revisar al empezar cada campaña, tanto si usas Dokuflex como si no:
Se activa desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex, en el grupo «Cumplimiento normativo», y queda operativo en menos de un minuto. También figura en el catálogo de plantillas como DKF-P046.
Cumplir la Ley 12/2013 no obliga a contratar una suite de compliance ni a abrir un proyecto de consultoría. Lo que AICA revisa son contratos completos, firmados por las dos partes, inscritos y conservados cuatro años, y eso cabe en un registro con evidencias. El módulo de contratos alimentarios se activa gratis en menos de un minuto, se adapta con el diseñador low-code y guarda cada PDF firmado dentro del expediente, en la misma plataforma que el gestor documental de Dokuflex.
La gestión del cumplimiento normativo de una empresa agroalimentaria no termina en los contratos. En el mismo grupo «Cumplimiento normativo» del catálogo hay otros módulos gratuitos: el registro de no conformidades y acciones correctivas ISO 9001, para los hallazgos de auditorías, inspecciones y proveedores, y la gestión de derechos RGPD y brechas de seguridad en 72 h, para las solicitudes de los interesados y los incidentes con datos personales.
Cualquier operador que compre a productores primarios o a sus agrupaciones es sujeto obligado a inscribir; cualquier operador de la cadena está obligado a contratar por escrito y a conservar.
Contratos con terceros no socios (obligatorios e inscribibles) y contratos individualizados con socios cuando los estatutos no fijan de antemano el procedimiento de valoración y el calendario de liquidación. Una campaña con cientos de productores necesita un listado, no una carpeta.
Almazaras, bodegas, lácteas, conserveras y mataderos que compran materia prima al productor: contrato de compraventa o suministro con precio fijo o por fórmula, plazo de pago de 30 días en perecederos y código de registro antes de la primera entrega. Encaja con los procesos de Dokuflex para industria.
El 13 % de las inspecciones de AICA en 2025 se hicieron en el sector cárnico (Memoria anual de actividades 2025). Mataderos, salas de despiece e industrias que compran animales vivos a ganaderos o a sus agrupaciones: contrato por escrito con precio fijo o por fórmula, plazo de pago de 30 días en productos perecederos y código de registro del RCA antes de la entrega de los animales. El formulario admite precio por fórmula y el tipo de contrato «Integración» para porcino y avícola.
Cadenas y mayoristas que compran fruta, verdura o pescado directamente a productores o lonjas: cada acuerdo es un contrato alimentario con las cláusulas del artículo 9 y las prohibiciones de la ley (modificación unilateral, devolución de invendidos sin pagar, venta a pérdida). Ver también Dokuflex para retail.
En la integración avícola y porcina inscribe el integrador; en la leche cruda, el primer comprador. El tipo de contrato «Integración» y la fórmula de precio por índice de conversión o por referencia de mercado están previstos en el formulario y en los datos de ejemplo.
Todos los contratos alimentarios entre operadores establecidos en España, desde la producción hasta la distribución, deben formalizarse por escrito y firmarse por cada parte antes de que empiecen las prestaciones (artículo 8.1). La ley solo exime dos casos: el pago al contado contra la entrega, que se documenta con la factura del RD 1619/2012 (artículo 8.3), y las entregas de socios a su cooperativa cuando los estatutos fijan de antemano cómo se calcula el valor del producto y el calendario de liquidación.
El comprador. El artículo 11 bis obliga al operador que compra a un productor primario o a una agrupación de productores a inscribir cada contrato y sus modificaciones antes de la entrega del producto. En los contratos de integración inscribe el integrador. El registro es electrónico, lo gestiona AICA y es obligatorio desde el 30 de junio de 2023 (Real Decreto 1028/2022).
Cuatro años. El artículo 11 de la Ley 12/2013 obliga a los operadores a conservar toda la correspondencia, documentación y justificantes relacionados con sus contratos alimentarios, en papel o en soporte electrónico, durante ese plazo. En la ficha de Dokuflex el campo «Conservar hasta (4 años)» deja anotada la fecha límite de custodia de cada contrato y aparece junto al PDF firmado.
Según el artículo 24 de la Ley 12/2013, las infracciones leves se sancionan con multa de 250 a 3.000 euros, las graves de 3.001 a 100.000 euros y las muy graves de 100.001 a 1.000.000 de euros. No incluir el contenido mínimo, no conservar los documentos o no inscribir el contrato en el registro son infracciones leves; no formalizar el contrato por escrito, omitir el precio o incumplir los plazos de pago son graves; reincidir en una grave en dos años es muy grave.
Con el conector con la API oficial del RCA, sí: el contrato firmado se inscribe desde el expediente con un botón o al cerrarse la firma, y el número de contrato y el justificante de AICA se guardan en la ficha. El conector está en piloto con los primeros compradores. Con el módulo gratuito sin conector, el comprador inscribe en la web del registro y anota en la ficha el código y la fecha; al pasar a «Inscrito en AICA» esos dos datos son obligatorios, de modo que se sabe qué contratos están inscritos y cuáles no.
La inscripción automática pasa por la API oficial de servicios del Registro de Contratos Alimentarios: el comprador dado de alta pide el acceso con el formulario de AICA y, a partir de ahí, su software envía los contratos sin cargarlos a mano en la web. Dokuflex reúne en el mismo expediente las cláusulas del art. 9, la firma del productor, la inscripción a través de esa API (conector en piloto con los primeros compradores) y la custodia de 4 años. Sin el conector, el módulo gratuito guarda el código y la fecha de inscripción que el comprador obtiene en la web del registro.
Estar dado de alta como comprador en el Registro de Contratos Alimentarios con tu representante legal, pedir el acceso a la API con el formulario oficial de AICA y firmar con Autofirma el acuerdo de uso en la web del registro. Al firmarlo, el RCA te da un usuario y una contraseña de la API, distintos para pruebas y para producción, que se introducen en Dokuflex. Te acompañamos en el proceso y hacemos la primera inscripción contigo en el entorno de pruebas.
Las modificaciones, adendas y anexos también hay que inscribirlos antes de la entrega; el conector los envía sobre el mismo número de contrato que devolvió AICA. Si el productor no figura todavía en el registro, el conector lo da de alta primero con su NIF, dirección, municipio, provincia y código postal. La API no permite consultar ni borrar contratos ya inscritos: un error se corrige actualizando el contrato o inscribiéndolo de nuevo.
Sí. El módulo se instala con un diseñador low-code: puedes añadir campos propios (índice de referencia del precio, calibre, grado, parámetros de calidad), cambiar las categorías de producto, añadir estados o un circuito de aprobación previo a la firma. Los seis registros de ejemplo cubren fruta con DOP, leche cruda con fórmula de precio, uva, integración de pollo, aceituna de almazara y mejillón de batea.
No. Las cooperativas y demás entidades asociativas no inscriben las entregas de sus socios, y la ley las exime del contrato escrito cuando los estatutos obligan a la entrega y fijan de antemano el procedimiento de valoración del producto y el calendario de liquidación. Si no lo fijan, hace falta un contrato individualizado con cada socio. Los contratos con terceros no asociados sí se formalizan por escrito y se inscriben.
La modificación debe pactarse al amparo de la cláusula del contrato que la permite, firmarse por las dos partes como anexo e inscribirse antes de entregar el producto afectado. Cambiar precio, objeto, condiciones de pago o de entrega sin pacto expreso es infracción grave; cualquier otra modificación no pactada, leve. En Dokuflex la ficha pasa al estado «Modificado» y el listado muestra qué contratos han cambiado.
Desde el listado del módulo, que muestra para cada contrato el productor, el comprador, el producto, la fecha de firma, el vencimiento, el código de registro y el estado, y se exporta a Excel. Cada ficha guarda además el PDF firmado por las dos partes, la fecha y el código de inscripción y la fecha límite de custodia. Suministrar la información incompleta o fuera de plazo es infracción leve.
Nada: el módulo es gratuito y se activa desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex, en el grupo «Cumplimiento normativo», sin tarjeta y en menos de un minuto, con los seis contratos de ejemplo y los tres tours guiados. Si después quieres llevar otros procesos a la plataforma, los planes de pago, con Starter desde 25 €/usuario/mes, están en la página de precios de Dokuflex.
No. La Ley 12/2013 no exige ningún software concreto: exige contratos por escrito con las cláusulas del artículo 9, firmados por las dos partes, inscritos en el registro de AICA cuando el vendedor es productor primario y conservados cuatro años. El módulo gratuito de Dokuflex convierte esas cláusulas en campos obligatorios y guarda el PDF firmado, el código de inscripción y la fecha límite de custodia.
En el grupo «Cumplimiento normativo» del catálogo de módulos están, entre otros, el registro de no conformidades y acciones correctivas para ISO 9001, 14001, 45001 y 27001, la gestión de derechos RGPD y brechas de seguridad con el plazo de 72 h de la AEPD, el expediente KYC y diligencia debida y el registro de sistemas de IA. Todos son gratuitos y se activan desde la misma cuenta Dokuflex.
Desde el mismo expediente. Si el productor no consta en el RCA, el conector lo da de alta antes de inscribir el contrato con los datos de su ficha (NIF, dirección, municipio, provincia y código postal) y después envía el contrato. Sin el conector, el alta se hace campo a campo en la web del registro antes de la inscripción. En los dos casos la ficha no pasa a «Inscrito en AICA» hasta que constan la fecha y el código de registro.
Es infracción leve, con multa de 250 a 3.000 € por contrato (artículo 24 de la Ley 12/2013); la reincidencia en dos años convierte la siguiente en grave, de 3.001 a 100.000 €. No inscribir fue el motivo del 51 % de las 991 infracciones que AICA sancionó en 2025. Con los contratos firmados pendientes de inscribir a la vista en el listado, no se entrega producto sin número de registro.
Información orientativa elaborada por el Equipo Compliance Dokuflex a partir del texto consolidado a 15 de diciembre de 2021 y del manual de la API del RCA v0.46. Para casos específicos consulta tu asesoría jurídica o a la propia AICA.
Activa el módulo en tu cuenta Dokuflex, revisa los seis contratos de ejemplo con el tour guiado y crea el primero de tu campaña. Si prefieres verlo con tus propios contratos, pide una demo.
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