¿Qué es Contract Creator y en qué se diferencia de una herramienta de firma electrónica?+
Contract Creator es el módulo de Dokuflex para preparar, aprobar, enviar y firmar contratos dentro del mismo proceso que los origina. Una herramienta de firma recibe un PDF terminado y devuelve un PDF firmado; Contract Creator cubre lo que pasa antes y después: quién valida el contrato antes de enviarlo, por qué canal se envía y con qué prueba, qué firma cada parte, qué datos del proceso se estampan en el documento y dónde queda archivado el PDF firmado con su informe de evidencias.
¿El firmante tiene que crear una cuenta o instalar algo?+
No. Cada firmante recibe un enlace por correo, o por correo certificado y SMS si así lo configuras, y firma desde el navegador de su ordenador, tableta o móvil. Rellena los campos que le has asignado, dibuja su firma y termina. No necesita cuenta de Dokuflex ni ninguna aplicación.
¿Qué validez legal tiene la firma de Contract Creator?+
Es una firma electrónica con informe de evidencias. El artículo 25 del Reglamento eIDAS establece que a una firma electrónica no se le pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba por el hecho de ser electrónica, y la Ley 6/2020 lo desarrolla en España. El informe recoge quién recibió el enlace, desde qué dispositivo y dirección IP firmó cada parte, cuándo y sobre qué versión exacta del documento, y queda sellado con el certificado de tu organización. Si un contrato concreto exige firma avanzada o cualificada, Dokuflex dispone de firma con código por SMS, biométrica y con certificado en su módulo de firma digital.
¿Qué contiene el informe de evidencias?+
La relación de firmantes y su orden, la fecha y hora de cada firma, el dispositivo y la dirección IP desde los que se firmó, las imágenes de las firmas manuscritas y la referencia al documento firmado, que se versiona en cada firma. El informe se firma con el certificado digital de la organización. Si el envío fue por correo certificado o SMS certificado, cada comunicación tiene además su propio informe con la entrega y la apertura.
¿Puedo exigir que alguien apruebe el contrato antes de que se envíe a firmar?+
Sí. Al definir los firmantes puedes añadir un validador en el punto del circuito que quieras, normalmente al principio. El validador recibe el contrato, lo revisa y lo aprueba o lo rechaza con un motivo. Si lo aprueba, el circuito avanza al siguiente firmante; si lo rechaza, el contrato vuelve a borrador, el motivo queda en el historial y quien lo creó recibe un aviso para corregirlo.
¿Qué pasa si un firmante no firma?+
El circuito le envía recordatorios con la frecuencia que elijas, diaria, semanal o a medida, hasta la fecha de caducidad que fijes. Desde el seguimiento puedes reenviar la invitación en cualquier momento. Si llega la caducidad sin firma, el contrato pasa a caducado y queda registrado; puedes reiniciar el circuito o crear uno nuevo desde la plantilla.
¿Se puede enviar el contrato por correo certificado?+
Sí. En el paso de firmantes eliges el canal de envío: correo normal, correo certificado, correo certificado con SMS o con SMS certificado. Con el canal certificado, la invitación, los recordatorios y la copia final salen por el servicio de correo certificado de Dokuflex, que conserva el mensaje enviado con su huella y registra la entrega y la apertura. Las opciones con SMS requieren el móvil de cada firmante y una cuenta de envío de SMS en tu organización.
¿Puedo reutilizar un mismo contrato con distintos firmantes?+
Sí. Cualquier contrato se puede guardar como plantilla con sus campos ya colocados sobre el documento. Al crear un contrato nuevo desde la plantilla solo indicas los nuevos firmantes y los campos se reasignan a cada uno. Es la forma habitual de trabajar con contratos laborales, anexos, acuerdos de confidencialidad o contratos de servicio recurrentes.
¿Cómo encaja Contract Creator con los procesos de Dokuflex?+
El Contract Creator es un componente más de los formularios y procesos de Dokuflex. Un proceso puede generar el contrato, estampar en el PDF los datos recogidos en el formulario, lanzar el circuito de firma y, cuando se completa, continuar con el siguiente paso: dar de alta al empleado, activar al proveedor o archivar el expediente en el gestor documental con el PDF firmado y su informe de evidencias.
¿Cuánto cuesta Contract Creator?+
No tiene precio aparte: va incluido en la plataforma Dokuflex con los mismos usuarios, permisos y auditoría. Puedes crear una cuenta gratuita sin tarjeta para probarlo con tu primer contrato, y los planes de la plataforma parten desde 25 € por usuario y mes en el plan Starter con suscripción anual. El correo certificado y los SMS certificados se consumen por unidades. Consulta qué incluye cada plan en planes y precios.
¿Contract Creator sustituye a Signaturit o a Docusign?+
Para la mayoría de los contratos del día a día, sí: contratos laborales, anexos, acuerdos de confidencialidad, contratos de servicio o de arrendamiento se preparan, validan, envían y firman dentro del proceso sin pagar por una herramienta de firma aparte. Signaturit sigue siendo la opción adecuada cuando necesitas un prestador cualificado de servicios de confianza para firma cualificada o firma avanzada con certificado emitido por él, o solo necesitas un motor de firma por API para tu propio sistema. Lo comparamos punto por punto en Contract Creator vs Signaturit.
¿Dónde se alojan los contratos y los datos de los firmantes?+
En centros de datos de la Unión Europea, con cifrado en tránsito y en reposo, segregación por organización y registro de auditoría, conforme al RGPD. La página pública de firma solo muestra el documento al titular del enlace y no deja el contrato indexable. El centro de confianza y seguridad detalla las medidas.
