Captura la factura en papel, fírmala digitalmente y destruye el original con plena validez legal. Dokuflex figura como Doku4Invoices en el listado oficial de softwares homologados por la Agencia Tributaria, conforme a la Orden EHA/962/2007 y la Resolución de 24 de octubre de 2007.
Información orientativa. Consulta tu asesoría fiscal para casos específicos.
La digitalización certificada de facturas es el procedimiento técnico-legal regulado por la Agencia Tributaria que permite obtener una imagen digital de una factura recibida en papel y otorgarle el mismo valor probatorio que el documento original. A partir de ese momento, el contribuyente puede destruir el papel sin perder la validez fiscal, contable ni la deducibilidad del IVA.
No es un simple escaneo. Para que tenga efecto jurídico, la captura debe realizarse con un software homologado por la AEAT que garantice fidelidad de la imagen, integridad del fichero, trazabilidad de la captura y firma electrónica de cada lote. El resultado es una factura digital con valor equivalente al papel original ante una Inspección, ante un Juzgado de lo Mercantil o ante el propio Plan de Control Tributario.
El marco normativo está fijado por la Orden EHA/962/2007, que desarrolla el Reglamento de Facturación, y por la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT que especifica los requisitos técnicos y el procedimiento de homologación del software. Dokuflex está homologado bajo el producto Doku4Invoices, conforme a esa Resolución, y aparece en el listado oficial de softwares homologados publicado por la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
La digitalización certificada se asienta sobre dos pilares normativos. Por un lado, la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Esta Orden fija las condiciones técnicas para que la imagen digital sustituya al original en papel: resolución mínima, formatos admitidos, metadatos XMP, firma electrónica del responsable y conservación íntegra de la base de datos durante el plazo legal.
Por otro lado, el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. El art. 8 RD 1619/2012 impone la obligación de garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura desde su expedición y durante todo el período de conservación. La digitalización certificada es uno de los procedimientos admitidos para cumplir esa obligación cuando la factura recibida está en papel.
Ambas normas se complementan con el art. 66 de la Ley General Tributaria, que fija el plazo general de prescripción tributaria en 4 años, y con el art. 30 del Código de Comercio, que obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante 6 años. Por eso la práctica recomendada — y la que aplica Dokuflex por defecto — es custodia digital de 6 años con sello electrónico mensual de la base de datos.
La Resolución de 24 de octubre de 2007 y la Orden EHA/962/2007 definen un conjunto de requisitos técnicos que el software debe acreditar para obtener la homologación. Si la imagen digitalizada no cumple alguno de estos requisitos, pierde el valor probatorio equivalente al original y el contribuyente está obligado a conservar el papel:
La captura óptica debe realizarse con una resolución mínima de 200 puntos por pulgada (8 pp/mm), tanto en escaneo plano como en captura desde móvil. Dokuflex fuerza por defecto 300 ppp para garantizar legibilidad de tickets térmicos y facturas con tipografías pequeñas.
La imagen debe almacenarse en un formato estándar abierto y de larga conservación. Dokuflex usa PDF/A (ISO 19005) como formato por defecto, con perfiles ICC embebidos para que el documento sea legible décadas después sin dependencia del software original.
Fecha y hora de captura, dispositivo o canal usado, identificador del usuario que digitalizó, hash criptográfico del fichero y referencia al lote firmado. Toda esta información va embebida en el propio PDF/A vía Extensible Metadata Platform (XMP), no en una base externa, para evitar manipulación.
Cada documento digitalizado se firma con el certificado electrónico del responsable de la digitalización. La firma puede aplicarse por documento o por lote, y debe ser conforme al estándar XAdES o PAdES. Dokuflex aplica la firma automáticamente al cierre de cada lote.
Al cierre de cada mes, el software debe sellar electrónicamente el conjunto de la base de datos para certificar que no ha habido modificaciones posteriores. Dokuflex genera un sello mensual con sellado de tiempo cualificado (TSA) y deja constancia auditable disponible para la Inspección.
La Agencia Tributaria mantiene un listado oficial público de softwares homologados para digitalización certificada de facturas en su Sede Electrónica. Solo los productos que aparecen en ese listado pueden emitir imágenes con valor probatorio equivalente al papel.
Para entrar en el listado el fabricante debe presentar el software a la AEAT, acreditar el cumplimiento de los requisitos técnicos (resolución, formatos, metadatos XMP, firma electrónica, sello mensual), superar un proceso de auditoría documental y obtener la correspondiente Resolución administrativa. La homologación se otorga al producto concreto y queda asociada al nombre comercial bajo el que fue evaluado.
Dokuflex aparece como Doku4Invoices en el listado público de softwares homologados, conforme a la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la Dirección General de la AEAT. Esa Resolución es la que habilita a Dokuflex a emitir imágenes digitales de facturas con plena equivalencia al original en papel.
Antes de contratar cualquier software de gestión de facturas en el que pretendas amparar la destrucción del papel, comprueba que su nombre comercial figura en el listado oficial AEAT. Términos como "OCR avanzado", "captura con IA" o "lectura inteligente" describen capacidades técnicas, pero no implican homologación. Sin la Resolución correspondiente, la imagen tiene valor de copia simple y la AEAT puede exigir el papel original durante toda la prescripción.
Más allá del cumplimiento normativo, la digitalización certificada libera espacio, acelera procesos contables y reduce el riesgo operativo. Estos son los seis beneficios que clientes de Dokuflex como CaixaBank, Sant Pau o Volkswagen Group España han medido al sustituir el archivo físico.
Una vez digitalizada con software homologado y verificada, la factura en papel puede destruirse manteniendo plena validez fiscal y contable.
Las facturas se conservan cifradas en infraestructura UE durante 6 años (art. 66 LGT + art. 30 CCom), con sello mensual y trazabilidad completa.
Localiza cualquier factura por NIF de proveedor, importe, fecha, número o concepto en segundos. El OCR + IA indexa el contenido completo del documento.
SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics, Navision o Business Central: las facturas digitalizadas se exportan con asiento contable y enlace al documento original.
La imagen digitalizada con homologación AEAT mantiene íntegro el derecho a deducción del IVA soportado (art. 92 a 100 Ley IVA), igual que el original en papel.
Recuperas metros cuadrados de archivo y eliminas el coste de custodia externa, traslados y consultas físicas. ROI típico inferior a 12 meses.
Sí, siempre que la digitalización se haya hecho con un software homologado por la AEAT (como Dokuflex / Doku4Invoices) y que cada documento haya superado las verificaciones técnicas. Una vez la imagen lleva metadatos XMP completos, firma electrónica y queda incluida en el sello mensual de la base de datos, la factura en papel puede destruirse sin que se pierda la validez fiscal, contable ni la deducibilidad del IVA.
El protocolo recomendado en empresas con volumen relevante es el siguiente:
No destruyas el papel si la digitalización ha fallado alguna verificación (resolución insuficiente, página cortada, OCR ilegible, firma electrónica no aplicada). Dokuflex bloquea automáticamente la marca de "apto para destrucción" hasta que el documento supere todos los controles.
Dokuflex orquesta todo el procedimiento de digitalización certificada de forma automática. Tu equipo solo aporta el documento; el software aplica resolución, metadatos, firma y sello mensual.
Móvil con la app Dokuflex, email corporativo, escáner de red, carpeta vigilada o API REST. Cada origen aplica el preset técnico correcto (200-300 ppp, color, OCR).
El motor IA extrae proveedor, NIF, importes, IVA y líneas. Se aplican metadatos XMP (fecha, dispositivo, hash) y firma electrónica del lote. Validación lote por lote.
PDF/A almacenado en infraestructura europea con cifrado en reposo y en tránsito. Sello mensual de la base de datos con sellado de tiempo cualificado.
Marca el lote como apto para destrucción tras la cuarentena, exporta a tu ERP (SAP/Sage/A3) y deja constancia en el acta. La AEAT puede consultar todo en cualquier momento.
Es una de las confusiones más frecuentes: VERI*FACTU y digitalización certificada no son lo mismo. Atacan dos extremos opuestos del ciclo de facturación y se rigen por normas distintas. Conviene entender la diferencia para evitar dejar fuera obligaciones que aplican a tu empresa.
| Aspecto | Digitalización certificada | VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Lado del ciclo | Recepción de facturas (papel a digital) | Emisión de facturas con registro a AEAT |
| Norma principal | Orden EHA/962/2007 + RD 1619/2012 | RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024 |
| Obligatoriedad | Voluntario (habilita destrucción del papel) | 1-ene-2027 (IS) · 1-jul-2027 (autónomos y pymes) |
| Requiere homologación | Sí — listado AEAT (Dokuflex/Doku4Invoices, Res. 24-oct-2007) | Sí — declaración responsable del fabricante |
| Salida Dokuflex | PDF/A firmado + XMP + sello mensual | Registro de facturación con QR, huella y encadenamiento |
Dokuflex cubre los dos extremos: el módulo Doku4Invoices gestiona la digitalización certificada de las facturas que recibes en papel, y el módulo VERI*FACTU genera los registros de facturación de las facturas que emites, listos para envío a la AEAT. Si quieres profundizar, consulta nuestra página específica de VERI*FACTU 2027.
No. Son obligaciones distintas. La digitalización certificada (Orden EHA/962/2007) regula la recepción y conservación digital de facturas en papel emitidas por terceros. VERI*FACTU (RD 1007/2023, Orden HAC/1177/2024) regula la emisión de facturas con sistemas informáticos de facturación que envían registros a la AEAT; será obligatorio desde el 1 de enero de 2027 para entidades del Impuesto sobre Sociedades y desde el 1 de julio de 2027 para autónomos y resto de obligados tributarios. Dokuflex cubre ambos procesos.
En España, el art. 66 de la Ley General Tributaria fija un plazo general de prescripción tributaria de 4 años. La práctica habitual y la propia AEAT recomiendan conservar 6 años por interacción con el Código de Comercio (art. 30 CCom) y posibles comprobaciones cruzadas. Dokuflex custodia la imagen digitalizada con firma electrónica y sello mensual durante al menos 6 años en infraestructura cifrada dentro de la UE.
Si la imagen digital no cumple alguno de los requisitos técnicos de la Orden EHA/962/2007 (200 ppp mínimos, formato admitido, metadatos XMP, firma electrónica, sello mensual de la base de datos), pierde la consideración de copia con valor probatorio equivalente al papel. En ese caso el contribuyente debe conservar el original físico. Dokuflex bloquea automáticamente la destrucción del papel si la digitalización no supera las verificaciones internas.
Sí. Los tickets y facturas simplificadas (RD 1619/2012, art. 7) pueden digitalizarse con software homologado por la AEAT con las mismas garantías. Existen limitaciones por importe para que el ticket sea factura simplificada válida (en general hasta 400 €, o 3.000 € en sectores específicos). Por encima de esos importes, debe emitirse factura completa. Consulta más detalle en nuestra solución de notas de gasto y dietas.
Las facturas que se reciben ya en formato electrónico (PDF firmado, XML Facturae, EDI) no requieren digitalización certificada, porque no parten de un soporte papel. Solo necesitan conservarse íntegras durante el plazo legal y con garantías de autenticidad e integridad (art. 8 RD 1619/2012). Dokuflex archiva tanto facturas electrónicas como facturas digitalizadas con la misma trazabilidad y bajo el mismo expediente.
Para la digitalización certificada en sí no es obligatorio contratar un prestador cualificado eIDAS externo, basta con software homologado por la AEAT como Dokuflex (Doku4Invoices). Sí es necesario aplicar firma electrónica al lote digitalizado; Dokuflex lo realiza automáticamente con su certificado de firma. Para casos en los que se requiera firma cualificada eIDAS (QES), puede integrarse con un prestador externo. Más detalle en nuestra página de firma electrónica eIDAS.
La AEAT puede requerir el acceso a las imágenes digitalizadas y a los metadatos asociados (fecha de captura, hash, firma electrónica) durante el plazo de conservación. Dokuflex permite exportar todo el lote auditable en PDF/A con XMP, junto con el log de eventos y el sello mensual de la base de datos, en cualquier momento y sin coste adicional, tal y como exige la Orden EHA/962/2007.
Esta página se apoya en el texto vigente de las siguientes disposiciones publicadas en el BOE y en los recursos públicos de la Agencia Tributaria. Recomendamos contrastar siempre con la versión consolidada al consultar.
Desarrollo de determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas (BOE).
Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE, versión consolidada).
Relación pública de productos homologados para digitalización certificada de facturas. Dokuflex figura como Doku4Invoices.
Plazos de prescripción tributaria (BOE, versión consolidada).
Información orientativa. No constituye asesoramiento fiscal. Para casos concretos consulta a tu asesoría fiscal o a un profesional colegiado.
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