Desde el 5 de octubre de 2026 el documento de control administrativo del transporte de mercancías por carretera tiene que ser digital: un PDF nativo con un código QR que lleve al agente, sin credenciales ni botones, al fichero guardado en tu repositorio. El módulo DeCA de Dokuflex pone los ocho datos del artículo 6 en un formulario, emite el PDF con el QR y la URL con un botón, deja constancia de la copia al conductor y calcula solo cuándo puede desactivarse la URL y hasta cuándo conservar el fichero. Gratis, sin proyecto de implantación y en la misma plataforma BPM low-code que guarda tus albaranes, cartas de porte y contratos, con datos en la UE y soporte en español.
Qué es el DeCA (documento electrónico de control administrativo). Es la versión digital del documento de control administrativo que acompaña a todo transporte público de mercancías por carretera con origen y destino en España. Lo exige el artículo 222 del Reglamento de la LOTT (Real Decreto 1211/1990), su contenido lo fija el artículo 6 de la Orden FOM/2861/2012 y, desde el 5 de octubre de 2026, tiene que ser necesariamente digital por la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de 3 de diciembre, de Movilidad Sostenible: «a los diez meses» de su entrada en vigor.
Las características técnicas (qué aplicación, qué fichero, qué URL, cómo se modifica, qué lleva el conductor) están en la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril (BOE de 12 de junio de 2026), que sustituye a la de 22 de mayo de 2023 y elimina la obligación de comunicar previamente el dominio donde se guardan los ficheros. El Ministerio ha aclarado en sus preguntas frecuentes que no hay ninguna fase adicional sin sanción después del 5 de octubre: el periodo transitorio ya era el que daba la ley.
| Norma | Qué fija |
|---|---|
| Art. 147 LOTT y art. 222 ROTT | La obligación de llevar a bordo el documento de control cumplimentado y la posibilidad de hacerlo por medios electrónicos. |
| Orden FOM/2861/2012 | Ámbito, exenciones (art. 2), libre edición del formato (art. 5), contenido mínimo (art. 6) y reparto de responsabilidades entre cargador contractual y transportista efectivo. |
| Ley 9/2025, DT 8.ª | El documento de control de mercancías (y la hoja de ruta de viajeros) son necesariamente digitales desde el 5 de octubre de 2026. |
| Resolución de 5 de junio de 2026 | Requisitos de la aplicación, del PDF, de la URL y de las firmas; modificaciones en ruta, agrupación de envíos, copia al conductor, otros formatos y eFTI. |
El transporte de viajeros tiene su propio documento, la hoja de ruta electrónica (Orden FOM/1230/2013), que queda fuera de este módulo. La explicación completa, con la ruta de un control en carretera y los errores de las primeras semanas, está en la guía DeCA obligatorio desde el 5 de octubre de 2026: qué es, qué datos lleva y cómo generarlo con QR.
La digitalización no cambia la Orden FOM/2861/2012: las dos figuras que ya tenían que formalizar el documento en papel son las que ahora tienen que hacerlo en electrónico, y las dos responden de que vaya a bordo del vehículo, salvo que el cargador contractual pruebe que lo emitió.
Quien contrata directamente con el transportista efectivo: el cargador efectivo (dueño de la mercancía), pero también un operador logístico, un transitario, una agencia de transporte, un almacenista-distribuidor, una cooperativa o sociedad de comercialización u otro transportista que subcontrata. Si el transportista A subcontrata el envío al transportista B, A es el cargador contractual.
Responde de los datos a) a d) del art. 6: partes, origen y destino, naturaleza y peso.
El titular de la autorización de transporte al amparo de la cual se realiza materialmente el servicio: el último de la cadena de subcontratación, cuyo camión lleva la mercancía. Es quien entrega la copia con el QR al conductor y quien hace constar un cambio de vehículo iniciado el servicio.
Responde de los datos e) a g): autorización especial de circulación, fecha del transporte y matrículas.
En el formulario de Dokuflex la figura del cargador contractual se elige en un desplegable (cargador efectivo, operador logístico o transitario, agencia, otro transportista, cooperativa, otro intermediario), de modo que en la cadena de subcontratación quede claro quién es quién y a quién corresponde cada dato.
El formato es de libre edición (art. 5): vale una carta de porte, el documento de transporte ADR, el DI de residuos o el documento comercial SANDACH, siempre que lleve estos ocho datos y que las figuras de cargador contractual y transportista efectivo estén identificadas de forma expresa y diferenciada. El módulo DeCA de Dokuflex los convierte en campos, con los paneles ordenados igual que la Orden:
| Letra | Dato del art. 6 Orden FOM/2861/2012 | Responde | En el formulario de Dokuflex |
|---|---|---|---|
| a) | Nombre o denominación social, NIF y domicilio del cargador contractual. | Cargador | Panel «Partes del transporte»: cargador contractual, NIF, domicilio y figura. |
| b) | Nombre o denominación social y NIF del transportista efectivo. | Cargador | Transportista efectivo, NIF y n.º de autorización de transporte. |
| c) | Lugar de origen y destino del envío. | Cargador | Panel «Envío»: lugar de origen (carga) y lugar de destino (descarga). |
| d) | Naturaleza y peso de la mercancía; otra magnitud si el peso exacto es de difícil determinación. | Cargador | Descripción, clase de mercancía (general, perecedera, ADR, residuos, SANDACH, animales vivos, indivisible), peso o magnitud con unidad (kg, t, m³, l, palés, unidades), bultos y n.º ONU si es ADR. |
| e) | Identificación de la autorización especial de circulación, cuando el vehículo deba circular amparado por una. | Transportista | Panel «Vehículo»: interruptor «Requiere autorización especial de circulación» que muestra y exige el número y la fecha de validez. |
| f) | Fecha de realización del transporte. | Transportista | Fecha de realización del transporte, junto a la fecha y hora de emisión del DeCA. |
| g) | Matrícula del vehículo; en un conjunto articulado, la del tractor y la del semirremolque o remolque. Un cambio de vehículo iniciado el transporte debe constar. | Transportista | Tipo de vehículo (rígido o articulado), matrícula del tractor y, si es articulado, matrícula obligatoria del semirremolque. El cambio se anota en la tabla de modificaciones. |
| h) | Observaciones, reservas o indicaciones que las partes consideren útiles, cuando lo soliciten. | Ambos | Panel «Observaciones»: texto libre de las partes. |
Si varios envíos comparten cargador contractual y transportista efectivo pueden ir en un mismo DeCA: el interruptor «Agrupa varios envíos» abre una tabla con origen, destino, mercancía, peso y bultos por fila, y el peso total se suma solo. El orden de las filas no implica secuencia de ejecución.
La Resolución se organiza en tres fases: antes del servicio (datos completos, PDF generado y almacenado con su URL), durante el servicio (descarga directa por URL en un control de carretera y modificaciones) y después del servicio (desactivación de la URL a los siete días y conservación de un año para una posible inspección en la empresa). Esto es lo que exige y lo que hace el módulo en cada punto:
| Requisito (apartado) | Qué exige | Cómo lo cumple Dokuflex |
|---|---|---|
| Aplicación (Primero) | Contemplar todos los datos de la Orden, transformarlos en fichero antes del inicio efectivo del servicio y registrar fecha y hora de creación y modificación. | Formulario con los ocho datos; fecha y hora de emisión en el registro; cada guardado y cada modificación quedan trazados con usuario y fecha. |
| Fichero (Segundo) | PDF nativo digital generado desde los datos (no escaneos ni imágenes), máximo 5 MB, con metadatos de fecha y hora y un código QR con la URL de descarga. | El botón Emitir DeCA genera el PDF desde una plantilla Word con los datos del registro, estampa el QR y lo guarda en el campo «DeCA emitido (PDF nativo con QR)». |
| URL (Tercero) | HTTPS con TLS 1.2 o superior; descarga directa del PDF para cualquier persona habilitada, sin credenciales, autenticación, botones ni interacción manual; desactivable siete días naturales después del fin del servicio. | Al emitir se crea la URL pública de descarga directa, se escribe en el campo «URL de descarga directa (contenido del QR)» y es la que codifica el QR. El repositorio es tu propia cuenta Dokuflex; no hay que comunicar el dominio a nadie. |
| Firmas (Cuarto) | No son obligatorias. Si se incluyen, firma electrónica avanzada (AdES) o cualificada del Reglamento eIDAS. | Campos de firma del cargador y del transportista solo si marcas «Usar también como carta de porte»; para la firma avanzada está la firma electrónica eIDAS de Dokuflex. |
| Modificaciones (Quinto) | Ampliar el PDF con los datos nuevos y el motivo, conservando los anteriores (misma URL y QR), o generar un PDF nuevo (nueva URL y QR) conservando el original. Reenviar al conductor. | Tabla «Registro de modificaciones» (fecha y hora, dato modificado, valor anterior, valor nuevo, motivo) y nueva emisión del DeCA. |
| Agrupación (Sexto) | Varios envíos en un DeCA si coinciden cargador contractual y transportista efectivo, con los datos de cada envío identificados. | Interruptor «Agrupa varios envíos en un DeCA» y tabla de envíos agrupados con peso total. |
| Copia al conductor (Séptimo) | El conductor lleva el DeCA con el QR o, al menos, el QR; en digital o impreso. Las anotaciones manuscritas no valen. | Correo del conductor para enviarle el PDF y campo «Copia entregada al conductor» (digital o impresa con el QR). Si eliges «Digital», el correo es obligatorio. |
| Conservación | El PDF se conserva al menos un año, en el mismo repositorio o en otro, para una posible inspección en la empresa. | Al anotar la fecha de fin del servicio se calculan solas «La URL puede desactivarse desde» (+7 días) y «Conservar al menos hasta» (+1 año). |
Las aplicaciones del DeCA no se certifican; la certificación es cosa de las plataformas eFTI del Reglamento (UE) 2020/1056, cuyo uso es voluntario y cuyos datos las autoridades deberán aceptar a partir de julio de 2027. Quien ya intercambie datos eFTI no necesita el PDF (apartado Noveno).
El módulo Documento electrónico de control administrativo (DeCA) de Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, es un registro directo sin circuito de aprobación: quien prepara el envío crea el DeCA, lo completa, lo emite y lo cierra. Cada ficha recibe un número correlativo DECA-{seq} y pasa por los estados Borrador, Emitido (PDF con QR generado), En servicio, Finalizado, Anulado y Archivado.
Cabecera con estado, fecha del transporte, fecha y hora de emisión, referencia interna, conductor y DNI. Paneles Partes del transporte (cargador contractual con NIF, domicilio y figura; transportista efectivo con NIF y n.º de autorización), Vehículo (rígido o articulado, matrículas, autorización especial), Envío (origen, destino, descripción, clase, peso y unidad, bultos, n.º ONU, documento que acompaña, envíos agrupados), Emisión, Modificaciones, Fin del servicio y custodia y Observaciones y uso como carta de porte.
El botón Emitir DeCA genera el PDF nativo desde una plantilla Word con los datos del registro, crea la URL pública de descarga directa, la escribe en la ficha y estampa el QR en el PDF, que queda guardado en el campo «DeCA emitido». Después se anota si la copia al conductor ha sido digital (PDF o QR en el móvil, con envío a su correo) o impresa con el QR. En un control de carretera el agente escanea el QR y descarga el PDF sin pedir nada a nadie.
La matrícula del semirremolque aparece y se exige solo si el conjunto es articulado; el número y la validez de la autorización especial, solo si el interruptor está activo (y se activa solo con carga indivisible); el número ONU es obligatorio si la clase es ADR; el documento acompañante se preselecciona para ADR, residuos y SANDACH; el destinatario y las firmas solo aparecen si el DeCA se usa también como carta de porte; la fecha de fin del servicio es obligatoria al pasar a Finalizado o Archivado; el correo del conductor es obligatorio si la copia es digital.
Cuatro contadores (Borradores, Emitidos con PDF y QR, En servicio, Finalizados), un grid con número de DeCA, fecha del transporte, estado, cargador contractual, transportista efectivo, matrícula, origen, destino, clase de mercancía y peso, exportable a Excel; un tablero kanban por estado con el cargador, el destino y la fecha en cada tarjeta, y un cuadro de mando con cinco gráficos: DeCA por estado, clase de mercancía, transportistas efectivos, figura del cargador contractual y DeCA emitidos por mes.
Con el documento en papel bastaba una anotación a mano. Con el DeCA ya no: el apartado Quinto de la Resolución exige que cualquier modificación o actualización durante el servicio se haga por uno de estos dos caminos, y que el PDF resultante llegue al conductor.
Se añaden los datos nuevos y el motivo del cambio y se conservan los anteriores indicando claramente que ya no son válidos. Al ser el mismo fichero, la URL no cambia y el QR que lleva el conductor sigue siendo válido.
Se emite un PDF con todos los datos actualizados, que tiene una URL nueva y, por tanto, un QR distinto. El fichero original se conserva para la trazabilidad de la modificación.
En Dokuflex el cambio se registra en la tabla Registro de modificaciones con fecha y hora, dato modificado (vehículo, conductor, origen o destino, mercancía o peso, fecha del transporte u otro), valor anterior, valor nuevo y motivo, y se vuelve a pulsar Emitir DeCA. El PDF anterior queda guardado en el expediente, de modo que ante un requerimiento se enseña la ficha con todas sus versiones, no se busca un correo.
El Ministerio de Transportes recuerda en sus preguntas frecuentes que el DeCA «no es una aplicación informática del Ministerio»: cada empresa debe disponer de una aplicación propia o contratar a un proveedor, y no hay que subir los ficheros a ninguna plataforma oficial. Existe, eso sí, un módulo DeCA gratuito en apps.fomento.gob.es/deca, ligado a la plataforma SIMPLE del Ministerio, Puertos del Estado y ADIF, en el que se registra la entidad y se generan los PDF. Usarlo no es obligatorio: cualquier aplicación que cumpla la Resolución vale, y también lo generan plataformas de eCMR y de gestión de transporte. La diferencia está en dónde queda el documento y quién tiene que teclear los datos:
| Aspecto | Aplicación DeCA del Ministerio | Módulo DeCA de Dokuflex |
|---|---|---|
| Coste | Gratuito. | Gratuito; planes de pago solo si llevas otros procesos a la plataforma. |
| Cumplimiento de la Resolución | Genera el PDF con QR y URL. | Genera el PDF nativo con QR y URL de descarga directa, y además calcula las fechas de desactivación y conservación. |
| Datos | Se teclean en la aplicación, envío a envío. | Viven en tu expediente: el formulario se adapta con el diseñador low-code y los datos de cargadores, transportistas y matrículas pueden venir de tus propios procesos o de tu ERP mediante las integraciones. |
| Dónde queda el documento | En la plataforma del Ministerio y en el correo que recibe el PDF. | En tu gestor documental, junto al albarán, la carta de porte, el documento ADR y la factura de ese mismo envío. |
| Modificaciones en ruta | Nuevo documento. | Tabla de modificaciones con motivo y nueva emisión; el PDF original se conserva en la misma ficha. |
| Qué falta por emitir o cerrar | Hay que cruzarlo con la lista de envíos. | Los contadores Borradores, Emitidos, En servicio y Finalizados y el kanban lo muestran de un vistazo. |
| Conservación de un año | Depende de dónde guardes el PDF recibido. | Fecha «Conservar al menos hasta» en cada ficha y custodia en la UE dentro del expediente. |
La aplicación del Ministerio y las plataformas de eCMR o TMS son alternativas válidas. El valor del módulo de Dokuflex está en que el DeCA no sea un fichero más en una bandeja de entrada, sino un documento del expediente del envío, en la misma plataforma donde ya guardas y firmas el resto de la documentación del transporte.
Se activa desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex, en el grupo «Cumplimiento normativo», y queda operativo en menos de un minuto; también se instala solo al registrarte desde esta página. Figura en el catálogo de plantillas como DKF-P049.
Cualquier empresa que contrate transporte público de mercancías por carretera dentro de España, o que lo realice con su autorización, tiene que formalizar el DeCA. Las primeras semanas han mostrado dónde duele: cargadores que trasladan toda la tarea al transportista y conductores obligados a registrarse en una plataforma distinta por cada cliente.
Bodegas, centrales hortofrutícolas, químicas, fábricas y almacenes que contratan el camión: responden de los datos a) a d) y les conviene emitir el DeCA desde el mismo expediente donde está el pedido y el albarán, en vez de delegarlo en el transportista. Encaja con los procesos de Dokuflex para industria.
Son cargador contractual de cada envío que subcontratan a un transportista efectivo: decenas de DeCA al día, con varios envíos agrupados por camión y cambios de última hora. El grid, el kanban y los contadores muestran qué falta por emitir y qué está en servicio; la tabla de envíos agrupados suma el peso sola.
Cuando el transportista A pasa el envío al transportista B, A es cargador contractual y B transportista efectivo. El desplegable de figura del cargador («otro transportista, subcontratación») deja la cadena clara y cada parte sabe de qué datos responde. El transportista efectivo anota la matrícula, la autorización especial y la fecha, y entrega la copia con el QR al conductor.
Gestores de residuos, cisternas ADR, subproductos animales y transportes especiales con autorización de circulación: la clase de mercancía preselecciona el documento que acompaña, exige el número ONU en ADR y activa la autorización especial en carga indivisible, de modo que el DeCA y el documento sectorial van coherentes. El registro encaja con el registro de no conformidades para las incidencias de la entrega.
El DeCA es el documento electrónico de control administrativo: la versión digital del documento de control que la Orden FOM/2861/2012 exige en todo transporte público de mercancías por carretera con origen y destino en España, incluido el cabotaje. La disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, lo hace necesariamente digital desde el 5 de octubre de 2026, y la Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril fija sus características técnicas. El Ministerio ha aclarado que no hay ninguna fase adicional sin sanción después de esa fecha.
Los dos están obligados a formalizarlo. El cargador contractual es quien contrata directamente con el transportista efectivo (el cargador efectivo, un operador logístico, un transitario, una agencia, una cooperativa u otro transportista que subcontrata); el transportista efectivo es el titular de la autorización con la que se realiza materialmente el transporte. El cargador contractual responde de los datos a) a d) del artículo 6 (partes, origen y destino, naturaleza y peso) y el transportista efectivo de los datos e) a g) (autorización especial, fecha y matrículas). Ambos responden de que el documento vaya a bordo, salvo que el cargador pruebe que lo emitió.
El DeCA solo se exige en el transporte público de mercancías, es decir, por cuenta ajena. No aplica al transporte privado complementario (mercancías propias de la empresa) ni al internacional, que sigue con el CMR y los documentos de los convenios. El artículo 2 de la Orden FOM/2861/2012 exime además los transportes que no necesitan autorización, las mudanzas, los vehículos accidentados o averiados y los servicios de paquetería y reparto de un reducido número de bultos fácilmente manipulables por una persona.
Según la Resolución de 5 de junio de 2026, el DeCA es un PDF nativo digital generado desde los datos de la aplicación (no vale un escaneo ni una foto), de 5 MB como máximo, con los metadatos de fecha y hora de creación y modificación y con un código QR que contiene la URL de descarga. La URL debe ser HTTPS (TLS 1.2 o superior) y provocar la descarga directa del fichero, sin credenciales, botones ni ninguna interacción manual. El fichero se guarda en un repositorio a elección de la empresa, sin comunicar el dominio, y se conserva al menos un año.
No. El Ministerio de Transportes aclara en sus preguntas frecuentes que el DeCA no es una aplicación informática del Ministerio, que cada empresa debe disponer de una aplicación propia o de un proveedor de servicios y que no hay que subir los DeCA a ninguna plataforma oficial. Existe un módulo DeCA gratuito en apps.fomento.gob.es (ligado a la plataforma SIMPLE), pero su uso es voluntario: cualquier aplicación que cumpla la Resolución vale. La firma tampoco es obligatoria; si se incluye con finalidad contractual, debe ser al menos una firma electrónica avanzada del Reglamento eIDAS.
La Resolución admite dos caminos: ampliar el PDF existente añadiendo los datos nuevos y el motivo del cambio, conservando los anteriores marcados como no válidos (la URL y el QR siguen siendo los mismos), o generar un PDF nuevo con todos los datos (URL y QR nuevos) conservando el original para la trazabilidad. En los dos casos hay que hacer llegar el PDF al conductor; las anotaciones manuscritas ya no valen. En Dokuflex la modificación se anota en la tabla de modificaciones (fecha, dato, valor anterior, valor nuevo y motivo) y se vuelve a emitir el DeCA.
La descarga por URL puede desactivarse transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, y el PDF debe conservarse al menos un año, en el mismo repositorio o en otro, para una posible inspección en la empresa. Al anotar la fecha de fin del servicio, el módulo de Dokuflex calcula solo la fecha desde la que puede desactivarse la URL (+7 días) y la fecha hasta la que hay que conservar el fichero (+1 año).
Nada: es un módulo gratuito que se activa desde el catálogo de módulos de cualquier cuenta Dokuflex, en el grupo «Cumplimiento normativo», sin tarjeta y en menos de un minuto. Incluye el formulario con los datos del artículo 6, la emisión del PDF nativo con QR y URL de descarga directa, la copia al conductor, el registro de modificaciones, las fechas de custodia, 21 reglas automáticas, listado con contadores, kanban, cuadro de mando, seis registros de ejemplo y un tour guiado. Si después quieres llevar otros procesos a la plataforma, los planes de pago, con Starter desde 25 €/usuario/mes, están en la página de precios de Dokuflex.
Información orientativa elaborada por el Equipo Compliance Dokuflex a partir de la Resolución de 5 de junio de 2026, de la Orden FOM/2861/2012 y de las preguntas frecuentes y el webinar del Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible. Para casos específicos consulta tu asesoría jurídica o a la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
Activa el módulo en tu cuenta Dokuflex, recorre los seis DeCA de ejemplo con el tour guiado y emite el primero de tus envíos de mañana. Si prefieres verlo con tus propios cargadores y transportistas, pide una demo.
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