Gratis-Vorlage · Excel · Art. 34.9 ET (Spanien)

Arbeitszeiterfassung Spanien 2026: gratis Excel-Vorlage und Rechtsleitfaden

Zwölf Monatsblätter zur Arbeitszeiterfassung pro Mitarbeiter mit Datum, Kommen- und Gehen-Zeit, Pausen, per Formel berechneter Gesamtzeit und Überstunden, Bemerkungen und Unterschriften von Beschäftigtem und Unternehmen. Dazu eine Jahresübersicht und eine Anleitung mit dem, was Artikel 34.9 des Estatuto de los Trabajadores (spanisches Arbeitnehmerstatut) verlangt. Ohne Anmeldung, ohne Makros. Die Vorlage ist auf Spanisch (dieselbe Datei wie in der spanischen Version dieser Seite).

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Kompatibel mit Excel 2016 oder neuer, LibreOffice Calc und Google Sheets (Import). Eine Datei pro Beschäftigtem; Standardformeln, ohne Makros.

Digitales Stempeln vom Handy mit Arbeitszeiterfassung und Bericht für die Arbeitsinspektion, die Alternative zur Excel-Vorlage

Was die Vorlage zur Arbeitszeiterfassung enthält

Fünfzehn Blätter: Anleitung, Daten, Jahresübersicht und eines pro Monat 2026, mit bereits geladenen Daten und Wochentagen.

Januar bis Dezember

Monatsblatt pro Mitarbeiter

Eine Zeile pro Tag: Datum, Wochentag, Kommen-Zeit, Gehen-Zeit, Beginn und Ende der Pause, Gesamtstunden und Überstunden (Formeln), Bemerkungen und Unterschriftsspalten für Beschäftigten und Unternehmen. Wochenenden grau, Überstunden bernsteinfarben und Monatssummen am Fuß.

Datos (Daten)

Einmaliger Kopf

Unternehmen, CIF (Unternehmenssteuernummer), Betriebsstätte, Beschäftigter, DNI (Ausweisnummer), Position und vereinbarte Tagesarbeitszeit (standardmäßig 8:00). Wird einmal ausgefüllt und erscheint im Kopf jedes Monats; die Überstunden werden auf Basis dieser Arbeitszeit berechnet.

Resumen mensual

Jahressummen

Für jeden Monat Tage mit Erfassung, geleistete Stunden, Überstunden und Tagesdurchschnitt, mit der Summe für 2026 und einer Prüfspalte. Die Überstunden werden hervorgehoben, um die Grenze von 80 Stunden im Jahr im Blick zu behalten.

Instrucciones

Rechtsleitfaden in der Datei

Was Art. 34.9 ET und das RD-ley 8/2019 verlangen (tägliche Erfassung, vier Jahre Aufbewahrung, Verfügbarkeit für die Inspektion), die Sanktion bei Verstoß, der Hinweis auf das Königliche Dekret zur digitalen Erfassung und was die Vorlage nicht tut.

So nutzen Sie die Vorlage zur Arbeitszeiterfassung

Gedacht dafür, dass die beschäftigte Person sie täglich ausfüllt und die Verwaltung sie monatlich abschließt.

1

Eine Kopie pro Beschäftigtem

Speichern Sie die Datei mit dem Namen der Person und füllen Sie das Blatt Datos aus: Unternehmen, Betriebsstätte, Beschäftigter, DNI und vereinbarte Tagesarbeitszeit.

2

Kommen und Gehen jeden Tag

Im Monatsblatt Kommen- und Gehen-Zeit im Format hh:mm und, bei nicht anrechenbarer Pause, deren Beginn und Ende. Summe und Überstunden berechnen sich selbst, auch bei Schichten über Mitternacht.

3

Tage ohne Arbeitszeit

Lassen Sie Wochenenden, Feiertage, Urlaub und Krankheitstage leer und vermerken Sie es unter Observaciones (Bemerkungen). So zählt die Übersicht nur die Tage mit Erfassung.

4

Monatsabschluss und Unterschrift

Am Monatsende Unterschrift des Beschäftigten sowie Unterschrift und Stempel des Unternehmens am Fuß des Blattes (oder Zeile für Zeile). Als PDF drucken und vier Jahre archivieren.

Was Artikel 34.9 des Estatuto de los Trabajadores verlangt

Die Arbeitszeiterfassung wurde durch das Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo (BOE vom 12. März 2019) eingeführt, das dem Artikel 34 des Estatuto de los Trabajadores (spanisches Arbeitnehmerstatut) den Absatz 9 hinzufügte. Sie ist seit dem 12. Mai 2019 Pflicht.

PflichtWas die Norm sagtWie die Vorlage es abdeckt
Tägliche Erfassung„Das Unternehmen gewährleistet die tägliche Erfassung der Arbeitszeit", mit konkretem Beginn und Ende der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person (Art. 34.9 ET).Eine Zeile pro Tag mit Kommen, Gehen und Pausen; Summe per Formel.
OrganisationPer Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung oder, falls nicht vorhanden, Entscheidung des Arbeitgebers nach Anhörung der gesetzlichen Arbeitnehmervertretung.Dokumentieren Sie die Vereinbarung oder Anhörung unter Observaciones; die Vorlage dient als Anhang.
Aufbewahrung 4 JahreDie Aufzeichnungen werden vier Jahre aufbewahrt und stehen den Beschäftigten, ihren gesetzlichen Vertretern und der Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Arbeitsinspektion) zur Verfügung.Monatliche Unterschrift und PDF-Archiv; eine Datei pro Beschäftigtem und Jahr.
ZuverlässigkeitDer Leitfaden des Arbeitsministeriums (2019) lässt jedes Medium zu, Papier oder IT, wenn es Zuverlässigkeit, Unveränderlichkeit und Nachvollziehbarkeit der Änderungen gewährleistet.Teilweise: Excel blockiert keine Änderungen. Deshalb wird jeder Monat unterschrieben und das PDF aufbewahrt.
SanktionSchwerer Verstoß nach Art. 7.5 der LISOS (spanisches Gesetz über Ordnungswidrigkeiten im Sozialbereich): Geldbuße von 751 bis 7.500 € je nach Schweregrad.Die Erfassung zu haben vermeidet den Verstoß; nachzuweisen, dass sie nicht verändert wurde, hängt vom System ab.
Hinweis: Königliches Dekret zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Die spanische Regierung bearbeitet eine Vorschrift, die die Erfassung mit digitalen Mitteln vorschreiben wird, mit Tages- und Monatssummen, Nachvollziehbarkeit der Änderungen und Fernzugriff der Inspektion. Der Ministerrat beschloss am 30. September 2025 das Eilverfahren und der Staatsrat gab am 23. März 2026 sein Gutachten ab; bis zum 20. Oktober 2026 ist es nicht im BOE veröffentlicht. Mit dem Inkrafttreten sind Papier und Tabellenkalkulation nicht mehr gültig. Welche Stempelmethoden diesen Standard bereits erfüllen, in Methoden der Zeiterfassung: welche wählen.

Informativer Inhalt; ersetzt weder die Beratung Ihrer Lohnbuchhaltung noch das, was Ihr Tarifvertrag sagt. Geprüft am 20. Oktober 2026.

Ehrlich gesagt

Grenzen der Excel-Arbeitszeiterfassung und wann Software sinnvoll ist

Für einen Betrieb mit drei oder vier Personen an einem Standort und festen Arbeitszeiten erfüllt die Vorlage ihren Zweck. Das sind die Anzeichen, dass sie Ihnen nicht mehr genügt.

Sie können nicht beweisen, dass nichts verändert wurde

Eine Excel-Zelle wird spurlos geändert. Zweifelt die Inspektion oder ein Gericht an der Zuverlässigkeit, liegt die Beweislast beim Unternehmen.

Sie wird freitags für die ganze Woche ausgefüllt

Eine aus dem Gedächtnis rekonstruierte Erfassung ist keine tägliche Erfassung. Stempelt die Person nicht im Moment, erfasst die Vorlage eine Schätzung, nicht die Arbeitszeit.

Es gibt Leute im Homeoffice, auf der Baustelle oder unterwegs

Vertrieb, Techniker und Remote-Beschäftigte haben das Excel nicht vor sich. Das Stempeln muss auf dem Handy stattfinden, mit Geolokalisierung nur, wenn sie gerechtfertigt ist.

Mehr als zehn Personen oder mehrere Standorte

Zehn Dateien im Monat sind 120 Blätter im Jahr, die jemand einsammeln, prüfen und archivieren muss. Ab da übersteigt der Verwaltungsaufwand die Kosten einer Lizenz.

Die Inspektion verlangt einen bestimmten Zeitraum

„Die Erfassung dieses Standorts der letzten zwölf Monate" sollte ein Bericht mit einem Klick sein, nicht ein Vormittag, an dem PDFs von zwölf Beschäftigten zusammengesucht werden.

Die digitale Pflichterfassung kommt

Wird das Königliche Dekret veröffentlicht, gibt der Entwurf zwanzig Tage zur Anpassung. Das System jetzt in Ruhe zu wählen ist günstiger, als es in Eile zu tun.

Dieselbe Logik, ohne Excel

Die Software für Zeiterfassung und digitales Stempeln von Dokuflex tut, was diese Vorlage tut, und das, was die Vorlage nicht kann: Die beschäftigte Person stempelt über Web oder App mit Pausen, die Erfassung ist zeitgestempelt und nachvollziehbar, und der offizielle Bericht für die Inspektion wird pro Standort und Zeitraum mit einem Klick erzeugt. Kostenlos bis 10 Mitarbeitende, ohne Kreditkarte. Urlaub und Freistellungen liegen am selben Ort, mit der Software für Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung und ihrem Online-Urlaubsplaner; wenn Sie lieber in der Tabellenkalkulation bleiben, nutzen Sie den Excel-Urlaubsplaner 2027.

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Häufige Fragen zur Arbeitszeiterfassung

Ist die Arbeitszeiterfassung in Spanien Pflicht?

Ja. Seit dem 12. Mai 2019 muss jedes Unternehmen die tägliche Erfassung der Arbeitszeit jeder beschäftigten Person mit konkretem Beginn und Ende gewährleisten (Artikel 34.9 des Estatuto de los Trabajadores, des spanischen Arbeitnehmerstatuts, eingeführt durch das Real Decreto-ley 8/2019). Sie gilt für alle Unternehmen und alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, in Vollzeit oder Teilzeit; nur Selbstständige ohne Beschäftigte sind ausgenommen.

Wie lange muss die Arbeitszeiterfassung aufbewahrt werden?

Vier Jahre. Artikel 34.9 des Arbeitnehmerstatuts verpflichtet dazu, die Aufzeichnungen für diesen Zeitraum aufzubewahren und sie den Beschäftigten, ihren gesetzlichen Vertretern und der Inspección de Trabajo y Seguridad Social (Arbeits- und Sozialversicherungsinspektion) zur Verfügung zu halten. Speichern Sie mit der Vorlage jeden unterschriebenen Monat zusätzlich zur Excel-Datei als PDF.

Gilt eine Excel-Vorlage als Arbeitszeiterfassung?

Heute ja, unter Bedingungen. Das Gesetz schreibt kein Medium vor, und der Leitfaden des spanischen Arbeitsministeriums von 2019 lässt Papier oder IT-Mittel zu, sofern die Erfassung zuverlässig und unveränderlich ist und die Nachvollziehbarkeit von Änderungen wahrt. Eine Excel-Datei verhindert nicht, dass eine Zelle spurlos bearbeitet wird; deshalb enthält diese Vorlage monatliche Unterschriften und empfiehlt, das PDF zu archivieren. Sobald das Königliche Dekret zur digitalen Erfassung veröffentlicht ist, sind Papier und Tabellenkalkulation nicht mehr gültig.

Welche Daten muss die Arbeitszeiterfassung enthalten?

Mindestens Beginn und Ende der Arbeitszeit jedes Tages und jeder Person. Der Leitfaden des Ministeriums empfiehlt, auch die nicht anrechenbaren Pausen (Mittagessen, Ruhepausen) zu erfassen, damit die effektive Arbeitszeit klar ist, und der Entwurf zur digitalen Erfassung ergänzt Tages- und Monatssummen. Die Vorlage erfasst Kommen, Gehen, Pause, Summe, Überstunden, Bemerkungen und Unterschriften.

Welche Strafe droht ohne Arbeitszeiterfassung?

Es ist ein schwerer Verstoß im Bereich der Arbeitsbeziehungen (Artikel 7.5 der LISOS, des spanischen Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten und Sanktionen im Sozialbereich) mit einer Geldbuße von 751 bis 7.500 Euro je nach Schweregrad, pro geprüftem Unternehmen oder Betrieb. Hinzu kann die Nachforderung nicht erfasster Überstunden kommen, denn ohne Erfassung vermuten Inspektion und Gerichte die von der beschäftigten Person behauptete Arbeitszeit. Wie Sie sich auf einen Besuch vorbereiten, in inspektionssicheres Stempeln (auf Spanisch).

Wann wird die digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Noch gibt es kein Datum. Das Königliche Dekret, das die Erfassung mit digitalen Mitteln und Fernzugriff der Inspektion vorschreiben wird, befindet sich weiter im Verfahren: Der Ministerrat beschloss am 30. September 2025 das Eilverfahren und der Staatsrat gab am 23. März 2026 sein Gutachten ab, aber bis zum 20. Oktober 2026 ist es nicht im BOE veröffentlicht. Der Entwurf sieht das Inkrafttreten zwanzig Tage nach Veröffentlichung vor, daher sollte die Software für Zeiterfassung und digitales Stempeln vorher gewählt sein.