Eine digitalisierte Unterschrift ist das Bild einer handschriftlichen Unterschrift, eingescannt oder auf einem Bildschirm gezeichnet: Sie identifiziert den Unterzeichner nicht und schützt das Dokument nicht. Die elektronische Signatur nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS) hat auf allen drei Stufen Rechtswirkung; die qualifizierte entspricht der handschriftlichen Unterschrift (Art. 25 Abs. 2) und ersetzt in Deutschland die Schriftform (§ 126a BGB). „Digitale Signatur“ ist die umgangssprachliche Bezeichnung der zertifikatsbasierten Variante.
Was eine digitalisierte Unterschrift ist (und warum sie verwechselt wird)
Eine digitalisierte Unterschrift ist eine handschriftliche Unterschrift, die in ein Bild verwandelt wurde. Sie gelangt auf zwei Wegen ins Unternehmen: Jemand scannt seine Unterschrift vom Papier und speichert sie als PNG, um sie in beliebige Dokumente einzufügen, oder jemand zeichnet seine Unterschrift mit Finger oder Maus auf einen Bildschirm, und die Anwendung behält nur die entstandene Zeichnung. In beiden Fällen ist das Ergebnis dasselbe: eine Grafik.
Diese Grafik hat drei Mängel, die sie als ernsthaftes Beweismittel disqualifizieren:
- Sie identifiziert den Unterzeichner nicht. Jeder mit Zugriff auf die Datei kann dieses Bild in ein anderes Dokument einfügen. Nichts verbindet das Bild mit einer bestimmten Person zu einem bestimmten Zeitpunkt.
- Sie schützt das Dokument nicht. Ändert jemand nach dem „Unterschreiben“ eine Zahl im Vertrag, bleibt das Bild unverändert an seinem Platz, ohne die Änderung zu verraten.
- Sie hinterlässt keine Nachweise. Es gibt keine Aufzeichnung darüber, wer wann, von wo und mit welchem Gerät unterschrieben hat.
Die Verwechslung kommt vom Namen. „Digitalisiert“ klingt nach „digital“, und „digital“ klingt nach „elektronisch“, weshalb viele Unternehmen glauben, die Unterschrift in ein Bild zu verwandeln mache sie bereits zu einer elektronischen Signatur. Das stimmt nicht: Digitalisieren wechselt den Träger; elektronisch signieren erzeugt einen Beweis.
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Was eine elektronische Signatur ist: die drei eIDAS-Stufen
Elektronische Signatur ist der Rechtsbegriff. Artikel 3 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014, bekannt als eIDAS, definiert sie als „Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet“, und unterscheidet drei Stufen nach dem Beweis, den sie liefern.
| Stufe | Was eIDAS verlangt | Beispiele | Rechtswirkung |
|---|---|---|---|
| Einfach (EES) | Beliebige elektronische Daten, die zum Unterzeichnen verwendet werden (Art. 3 Nr. 10). | Häkchen „Ich stimme zu“, getippter Name, Einmalcode ohne weitere Nachweise, eingefügtes Bild. | Die Rechtswirkung darf nicht allein wegen der elektronischen Form abgesprochen werden (Art. 25 Abs. 1); der Beweiswert wird im Einzelfall gewürdigt. |
| Fortgeschritten (FES) | Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, mit Daten erstellt, die er unter alleiniger Kontrolle hat, und so mit dem Dokument verbunden, dass jede nachträgliche Änderung erkennbar ist (Art. 26). | Biometrische Signatur auf dem Tablet mit Nachweisen, Einmalcode mit Identifizierung und Zeitstempel, nicht qualifiziertes Zertifikat. | Art. 25 Abs. 1, mit Nachweisen, die sie verteidigbar machen; in der Praxis der Standard für Verträge zwischen Unternehmen und mit Beschäftigten, soweit keine Schriftform vorgeschrieben ist. |
| Qualifiziert (QES) | Fortgeschritten, mit einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit erstellt und auf einem qualifizierten Zertifikat eines beaufsichtigten Anbieters beruhend (Art. 3 Nr. 12). | Personalausweis mit Signaturfunktion, qualifizierte Zertifikate, Fernsignatur bei einem qualifizierten europäischen Vertrauensdiensteanbieter. | Der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2), EU-weit anerkannt (Art. 25 Abs. 3) und Ersatz der gesetzlichen Schriftform (§ 126a BGB). |
Beachten Sie: Die digitalisierte Unterschrift passt höchstens in die erste Zeile. Und sie passt nur insofern, als sie „elektronische Daten“ ist. Was ihr fehlt, ist jede der vier Eigenschaften der zweiten Zeile, und genau diese machen aus einer Signatur einen Beweis. Vervollständigt wird der Rahmen durch die eIDAS-2-Verordnung mit der europäischen Brieftasche für die digitale Identität, die an der Stufenskala aber nichts ändert.
Und „digitale Signatur“: Was genau ist das?
„Digitale Signatur“ ist in Europa keine Rechtskategorie: Es ist die zugleich umgangssprachliche und technische Bezeichnung für eine Signatur auf Basis von Public-Key-Kryptografie. Der Unterzeichner besitzt einen privaten Schlüssel, den nur er kontrolliert; damit wird ein verschlüsselter Hash des Dokuments erzeugt, und jeder kann mit dem öffentlichen Schlüssel aus dem Zertifikat prüfen, dass der Hash zu diesem Dokument und diesem Unterzeichner gehört. Ändert sich ein einziges Komma, schlägt die Prüfung fehl.
Diese Technologie steckt hinter den meisten fortgeschrittenen und hinter allen qualifizierten Signaturen. Wer in einem Unternehmen „digitale Signatur“ sagt, meint deshalb fast immer „zertifikatsbasierte elektronische Signatur“. Und deshalb ist die Frage „digitale oder elektronische Signatur?“ falsch gestellt: Die digitale Signatur ist eine Art, elektronisch zu signieren, keine Alternative dazu.
Im deutschen Recht taucht der Begriff ebenfalls nicht auf. Das BGB kennt in § 126a die „elektronische Form“, die die Schriftform ersetzt, wenn das Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen ist; und es kennt in § 126b die „Textform“, für die eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger genügt. Alles dazwischen regelt die eIDAS-Verordnung unmittelbar.
Vergleichstabelle: digitalisiert vs. einfach vs. fortgeschritten vs. qualifiziert
Am schnellsten hört man auf, sie zu verwechseln, wenn man schaut, wie jede die drei Fragen beantwortet, die ein Gericht stellen wird: Wer hat unterschrieben? Hat er genau das unterschrieben? Wie wird es bewiesen?
| Kriterium | Digitalisierte Unterschrift | Einfache elektronische | Fortgeschrittene elektronische | Qualifizierte elektronische |
|---|---|---|---|---|
| Was es ist | Bild einer Unterschrift | Elektronische Zustimmungsdaten | Signatur mit Identität, alleiniger Kontrolle und Integrität | Fortgeschritten, mit qualifiziertem Zertifikat und Gerät |
| Identifiziert den Unterzeichner | Nein | Schwach | Ja | Ja, durch einen Anbieter geprüft |
| Erkennt Änderungen am Dokument | Nein | Je nach Werkzeug | Ja | Ja |
| Nachweise bei Bestreiten | Keine | Wenige (Anwendungsprotokoll) | Vollständig: Identität, Biometrie oder Einmalcode, Zeitstempel, Hash, IP | Qualifiziertes Zertifikat: Prüfung genügt (§ 371a ZPO) |
| Rechtsgrundlage | Keine spezifische | eIDAS Art. 25 Abs. 1 | eIDAS Art. 26 und 25 Abs. 1 | eIDAS Art. 25 Abs. 2 und 3, § 126a BGB |
| Aufwand für den Unterzeichner | Minimal | Minimal | Gering: Smartphone, ohne App und Registrierung | Mittel: Zertifikat oder vorherige Identifizierung |
| Wofür sie taugt | Ein Dokument dekorieren | Zustimmungen mit geringem Risiko | Verträge, HR, Einwilligungen, Protokolle | Gesetzliche Schriftform, Behörden, hoher Wert |
Die Spalte, die für 90 % der Dokumente eines Mittelständlers zählt, ist die fortgeschrittene: Sie identifiziert, schützt und hinterlässt Nachweise, mit demselben Aufwand wie die Unterschrift auf dem Tablet des Paketboten. Was ein Unternehmen kauft, wenn es elektronische Signatur kauft, ist nicht der Schriftzug: Es sind die Nachweise.
Rechtslage in Deutschland: Schriftform, Textform und Bestreiten
Keine elektronische Signatur ist allein deshalb unwirksam, weil sie elektronisch ist: Das sagt Artikel 25 Absatz 1 eIDAS. Der eigentliche Unterschied zwischen den Stufen zeigt sich an zwei Stellen: dort, wo das Gesetz eine Form vorschreibt, und an dem Tag, an dem die Gegenseite sagt „das habe ich nie unterschrieben“. Vier Vorschriften entscheiden.
- § 126a BGB. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, kann sie nur durch die elektronische Form ersetzt werden, und die setzt eine qualifizierte elektronische Signatur voraus. Eine fortgeschrittene Signatur genügt dort nicht, ein Scan erst recht nicht.
- § 623 BGB und § 14 Abs. 4 TzBfG. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses ist der bekannteste Fall, in dem die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist: Sie muss auf Papier erfolgen. Eine Befristungsabrede verlangt Schriftform, also Papier oder QES. Wer hier auf Tablet-Unterschriften setzt, hat kein Beweisproblem, sondern ein Formproblem.
- § 127 BGB. Haben die Parteien die Form selbst vereinbart (gewillkürte Schriftform), reicht im Zweifel die Textform oder eine fortgeschrittene Signatur. Das ist der Regelfall bei Kundenverträgen, Nachträgen, Freigaben und Einwilligungen.
- § 371a ZPO. Ein qualifiziert signiertes Dokument hat die Beweiskraft einer Privaturkunde, und für die Echtheit spricht der Anschein. Für alle anderen Signaturen gilt die freie Beweiswürdigung: Dann zählen die Nachweise, die das Werkzeug im Moment der Signatur erzeugt hat, und gegebenenfalls ein Sachverständigengutachten. Mit einem eingefügten Bild gibt es nichts zu würdigen.
Praktisch gesagt: Eine gut gemachte fortgeschrittene Signatur wird mit einer Nachweisakte verteidigt; eine digitalisierte Unterschrift mit Zeugen, falls es welche gibt. Gerichte würdigen Beweise frei, aber sie können keine würdigen, die nicht existieren.
Welche Signatur für welches Dokument
Nicht alles braucht eine qualifizierte Signatur, und nicht alles erledigt sich mit einem Häkchen. Die vernünftige Regel: Die Stufe folgt dem Risiko des Dokuments und der gesetzlichen Form. Wie viel ist es wert, wie lange gilt es, wie wahrscheinlich ist Streit?
| Dokument | Empfohlene Stufe | Warum |
|---|---|---|
| AGB-Zustimmung, kleine Bestellung, Umfrage | Einfach | Geringer Wert, geringe Streitwahrscheinlichkeit; es zählt die Geschwindigkeit. |
| Unbefristeter Arbeitsvertrag, Gehaltsnachtrag, Homeoffice-Vereinbarung | Fortgeschritten (oder qualifiziert) | Formfrei möglich, kann aber Jahre später vor dem Arbeitsgericht landen; Identität und Nachweise sind nötig. |
| Befristeter Arbeitsvertrag, Kündigung, Aufhebungsvertrag | Qualifiziert bzw. Papier | Gesetzliche Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG, § 623 BGB); bei der Kündigung ist die elektronische Form ausgeschlossen. |
| Dienstleistungs-, Liefer-, Geheimhaltungsvertrag | Fortgeschritten | Grundlage des Vertragsmanagements über den Lebenszyklus: Die Signatur muss das Werkzeug überleben. |
| Einwilligung, DSGVO-Erklärung, Kundenaufnahme (KYC) | Fortgeschritten | Sie müssen beweisen können, dass diese Person an diesem Tag genau dem zugestimmt hat. |
| Behördenverfahren, Vergaben, Vollmachten, Verbraucherdarlehen, Bürgschaft | Qualifiziert | Das Gesetz oder die Behörde verlangt Schriftform, oder der Wert rechtfertigt die volle Gleichstellung mit der Unterschrift. |
| Jedes Dokument mit als Bild eingefügter Unterschrift | Ersetzen | Wenn es sich lohnt, es zu unterschreiben, lohnt es sich, es beweisen zu können. |
Für rechtsgültige Zustellungen, die keine Unterschrift der Gegenseite brauchen, ist die zertifizierte E-Mail das passende Werkzeug: Sie beweist Versand, Inhalt und Zeitpunkt, nicht die Zustimmung des Empfängers.
Fünf Fehler, die wir immer wieder in Unternehmen sehen
- Die eingescannte Unterschrift in Word einfügen und das PDF mit Passwort „schützen“. Das Passwort verhindert das Öffnen der Datei; es verhindert nicht, dass sie, einmal geöffnet, bearbeitet und neu gespeichert wird. Es gibt keine Integrität.
- In einer App unterschreiben, die nur die Zeichnung speichert. Viele „Tablet-Unterschrift“-Apps erfassen den Schriftzug als Bild und stempeln ihn ins PDF. Das ist eine digitalisierte Unterschrift mit Touchscreen. Der Unterschied zur biometrischen Signatur liegt in dem, was die App speichert, nicht in dem, was der Nutzer tut.
- Das Firmensiegel mit der Unterschrift verwechseln. Ein elektronisches Siegel identifiziert eine juristische Person; es belegt die Herkunft einer Rechnung oder einer Bescheinigung, nicht die Zustimmung einer natürlichen Person zu einem Vertrag.
- Das „passt“ per WhatsApp als Unterschrift akzeptieren. Es kann ein Gespräch belegen, bindet aber niemanden an den genauen Inhalt eines Anhangs, der ausgetauscht worden sein kann.
- Für alles die qualifizierte Signatur wählen. Einen Bewerber zu zwingen, sich ein Zertifikat zu besorgen, um ein Angebot zu unterschreiben, ist eine Art, ihn zu verlieren. Reservieren Sie die QES für die gesetzliche Schriftform und für Fälle, in denen der Wert sie rechtfertigt.
Das Muster ist immer dasselbe: Man kauft das Aussehen einer Unterschrift und vergisst den Beweis.
So löst es Dokuflex: die passende Signaturstufe im Prozess
Dokuflex, Low-Code-BPM-Plattform mit KI, baut die eIDAS-konforme elektronische Signatur als einen weiteren Prozessschritt ein, nicht als separates Werkzeug. So lässt sich die Stufe pro Dokumenttyp festlegen, und die Nachweise werden zusammen mit der Akte archiviert.
- Grafometrische biometrische Signatur (fortgeschritten). Der Unterzeichner zeichnet seine Unterschrift auf dem Smartphone oder Tablet, ohne App und Registrierung, und die Plattform erfasst und verschlüsselt die biometrischen Daten des Schriftzugs, bindet sie an das Dokument und erzeugt den Nachweis. Es ist die Geste einer digitalisierten Unterschrift mit dem Beweis einer fortgeschrittenen, wie die Seite zur biometrischen Signatur im Detail beschreibt.
- Einmalcode per SMS mit Identifizierung und Zeitstempel. Für Fernsignaturen mit Nachweis über Identität und Sitzung.
- Zertifikat und qualifizierte Signatur. Personalausweis, Zertifikate und qualifizierte Fernsignatur bei europäischen Vertrauensdiensteanbietern, wenn das Dokument die Schriftform verlangt.
- In sich geschlossene Nachweise. Das signierte Dokument wird außerhalb von Dokuflex geprüft, mit seinem Zeitstempel und seiner Nachweisakte. Eine Signatur, die nur im Produkt gilt, das sie erzeugt hat, ist keine Signatur: Sie ist eine Abhängigkeit.
- Ein Preis pro Signatur, ohne Bindung. Ab 0,50 € pro Signatur, mit der Stufe, die jedes Dokument braucht.
Was Dokuflex nicht tut, ist für Sie zu entscheiden, welche Dokumente welche Stufe verdienen. Diese Entscheidung trifft Ihr Unternehmen mit seiner Rechtsberatung; die Plattform sorgt lediglich dafür, dass sie, einmal getroffen, immer gleich angewendet wird.
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Häufige Fragen
Was ist eine digitalisierte Unterschrift? +
Eine digitalisierte Unterschrift ist das Bild einer handschriftlichen Unterschrift: ein Scan der Unterschrift auf Papier oder ein mit Finger oder Maus gezeichneter Schriftzug, der als Grafik (PNG, JPG) gespeichert und in ein Dokument eingefügt wird. Sie gibt das Aussehen der Unterschrift wieder, identifiziert aber den Unterzeichner nicht zuverlässig, bindet die Unterschrift nicht an den Inhalt des Dokuments und erkennt nicht, ob das Dokument nachträglich verändert wurde. Sie ist ein Bild, keine Unterschrift im Rechtssinn.
Ist eine eingescannte Unterschrift rechtsgültig? +
Sie kann als Indiz herangezogen werden, ihr Beweiswert ist aber gering. Die eIDAS-Verordnung sieht in allen elektronischen Daten, die ein Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet, eine elektronische Signatur; ein in ein PDF eingefügtes Bild fällt also technisch unter die unterste Stufe, die einfache elektronische Signatur. Das Problem entsteht, wenn die Gegenseite sie bestreitet: Dann muss derjenige, der das Dokument vorlegt, dessen Echtheit beweisen, und ein kopierbares Bild liefert keinerlei Nachweis darüber, wer es wann eingefügt hat. Wo das Gesetz Schriftform verlangt, ersetzt ein Scan sie ohnehin nicht.
Sind digitale Signatur und elektronische Signatur dasselbe? +
In der europäischen Rechtssprache heißt es elektronische Signatur, definiert in Artikel 3 der eIDAS-Verordnung mit drei Stufen: einfach, fortgeschritten und qualifiziert. Digitale Signatur ist die umgangssprachliche und zugleich technische Bezeichnung für eine Signatur auf Basis von Public-Key-Kryptografie und Zertifikat, also die übliche Technologie hinter fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen. Wer in der Praxis digitale Signatur sagt, meint meist eine zertifikatsbasierte elektronische Signatur.
Ist die Unterschrift auf einem Tablet eine digitalisierte Unterschrift oder eine elektronische Signatur? +
Das hängt davon ab, was das Werkzeug erfasst. Speichert es nur die Zeichnung des Schriftzugs, ist es eine digitalisierte Unterschrift. Erfasst es zusätzlich die biometrischen Daten des Schriftzugs (Druck, Geschwindigkeit, Beschleunigung, Neigung), verschlüsselt sie, bindet sie mit einem Zeitstempel an das Dokument und erzeugt Nachweise über die Sitzung, handelt es sich um eine fortgeschrittene elektronische Signatur nach Artikel 26 eIDAS, bekannt als biometrische oder grafometrische Signatur. Die Geste ist dieselbe; was sich ändert, ist der Beweis, der dahinter bleibt.
Welche Signatur brauche ich für einen Arbeitsvertrag? +
Ein unbefristeter Arbeitsvertrag kann in Deutschland formfrei geschlossen werden; die Niederschrift der wesentlichen Bedingungen nach dem Nachweisgesetz ist seit 2025 in Textform möglich. Eine Befristungsabrede verlangt nach § 14 Abs. 4 TzBfG Schriftform, die nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur ersetzt werden kann, und eine Kündigung muss nach § 623 BGB zwingend auf Papier erfolgen; die elektronische Form ist dort ausgeschlossen. Für alles Übrige (Vertrag, Gehaltsnachtrag, Homeoffice-Vereinbarung) ist eine fortgeschrittene elektronische Signatur mit Identifizierung und Nachweisen die vernünftige Wahl.
Welche Stufe der elektronischen Signatur entspricht der handschriftlichen Unterschrift? +
Die qualifizierte elektronische Signatur. Artikel 25 Absatz 2 der eIDAS-Verordnung bestimmt, dass eine qualifizierte elektronische Signatur die gleiche Rechtswirkung hat wie eine handschriftliche Unterschrift, und Artikel 25 Absatz 3 ergänzt, dass eine qualifizierte Signatur auf Basis eines in einem Mitgliedstaat ausgestellten Zertifikats in allen anderen anerkannt wird. In Deutschland setzt § 126a BGB das um: Die gesetzliche Schriftform kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn das Dokument qualifiziert elektronisch signiert ist. Für einfache und fortgeschrittene Signaturen gilt Artikel 25 Absatz 1: Ihnen darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch sind, ihr Beweiswert wird aber im Einzelfall gewürdigt.
Wie beweist man vor Gericht, wer ein elektronisches Dokument unterzeichnet hat? +
Mit den Nachweisen, die die Plattform im Moment der Signatur erzeugt hat: verifizierte Identität des Unterzeichners (Zertifikat, Einmalcode an sein Mobiltelefon, Ausweisdokument), biometrische Daten des Schriftzugs bei grafometrischer Signatur, Zeitstempel, kryptografischer Hash des Dokuments, IP-Adressen und Sitzungsprotokoll. Bei einer qualifizierten Signatur greift § 371a ZPO: Das Dokument hat die Beweiskraft einer Privaturkunde, und für die Echtheit spricht der Anschein. Ist die Signatur nicht qualifiziert, sind diese Nachweise und gegebenenfalls ein Sachverständigengutachten das, was die Echtheit im Rahmen der freien Beweiswürdigung belegt.
Quellen
- Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS): Artikel 3 (Begriffsbestimmungen), Artikel 25 (Rechtswirkung) und Artikel 26 (Anforderungen an fortgeschrittene elektronische Signaturen).
- § 126a BGB (elektronische Form), § 127 BGB (vereinbarte Form) und § 623 BGB (Schriftform der Kündigung).
- § 371a ZPO: Beweiskraft elektronischer Dokumente.
- § 14 TzBfG: Schriftform der Befristung.
- Verordnung (EU) 2024/1183 (eIDAS 2): europäische Brieftasche für die digitale Identität.
Keine Unterschriften mehr einfügen, sondern Beweise erzeugen
In 15 Minuten signieren wir mit Ihnen ein echtes Dokument mit fortgeschrittener Signatur vom Smartphone, ohne App und Registrierung, und zeigen Ihnen die Nachweisakte dahinter. Unverbindlich, und niemand muss sich ein Zertifikat besorgen.