Guía pilar · Fiscal y contable · Actualizada octubre 2026

Digitalización de facturas: guía completa para empresas

Digitalizar una factura no es escanearla. Es convertir el documento, en papel o en PDF, en datos que la contabilidad pueda registrar sin teclear, en una imagen que se pueda localizar en segundos y, si se hace con un software homologado, en un archivo que permite prescindir del papel con validez ante la Agencia Tributaria.

Esta guía explica, con la normativa delante, qué es digitalizar una factura y en qué se diferencia de escanearla o de la factura electrónica; cómo se contabiliza una factura escaneada y cuánto hay que conservarla; qué permite la digitalización certificada; qué hacen de verdad el OCR y el IDP; cómo se llevan los datos a Excel o al programa contable; y cómo elegir el enfoque adecuado para tu volumen.

Factura de proveedor en papel y en PDF que se convierte en datos estructurados (NIF, bases, IVA y total) y en un asiento contable — De la factura al dato: captura, extracción, validación, aprobación y conservación.

Respuesta directa

La digitalización de facturas es el proceso de capturar una factura recibida (papel, PDF o foto), extraer sus datos (emisor, NIF, número, fecha, bases, tipos de IVA, retenciones y total), validarlos y archivarla con metadatos para contabilizarla y conservarla en formato digital. Un escaneo solo produce una imagen; la digitalización produce datos. Solo cuando la captura la hace un software homologado por la AEAT (digitalización certificada, Orden EHA/962/2007) se puede destruir el original en papel.

Resumen ejecutivo

→Escanear produce imágenes; digitalizar produce datos. La factura electrónica es una tercera cosa: un fichero estructurado que nace así en origen.
→Contabilizar una factura escaneada es legal; lo que no cambia es la obligación de conservar el justificativo, cuatro años fiscales (LGT) y seis mercantiles (Código de Comercio).
→El papel solo se destruye con digitalización certificada: software homologado, firma electrónica de cada imagen y base de datos consultable en línea.
→OCR lee; IDP entiende. El salto de calidad está en la validación: coherencia aritmética, NIF, duplicados y revisión humana solo en las excepciones.
→El destino de los datos no es Excel, es el asiento. La hoja de cálculo es un paso intermedio útil; la integración con el ERP es el objetivo.

Publicado: 19 octubre 2026 · Análisis del equipo Producto Dokuflex · Normativa verificada en el BOE a la fecha de publicación

1. Digitalizar, escanear y factura electrónica: tres cosas distintas

En un departamento de administración los tres términos se usan como sinónimos, y la confusión tiene coste: hay empresas que «digitalizan» desde hace años y siguen tecleando cada factura, y otras que han tirado el papel creyendo que un PDF en una carpeta bastaba. Conviene fijar el vocabulario antes de hablar de herramientas.

Concepto	Qué produce	Quién lo hace	¿Sustituye al papel?
Escanear	Una imagen (PDF, JPG, TIFF). Los datos siguen «dentro» de la imagen; alguien tiene que leerlos.	El receptor, con un escáner o el móvil.	No. Es una copia; el original sigue siendo el papel.
Digitalizar	Imagen + datos estructurados (NIF, número, fecha, bases, IVA, total) + metadatos de archivo.	El receptor, con software OCR/IDP sobre papel, PDF o foto.	Solo si es digitalización certificada con software homologado AEAT.
Factura electrónica	Un fichero estructurado (Facturae, UBL, CII) que nace digital, con firma o sello del emisor.	El emisor, desde su programa de facturación.	No hay papel que sustituir: el fichero es el original y se conserva tal cual.

Dos matices útiles. Primero: un PDF que te envía el proveedor por correo no es una factura electrónica en sentido técnico, aunque sea digital; es una imagen de factura, y se trata igual que un escaneo. Segundo: el Reglamento de facturación admite expedir y conservar facturas «en papel o en formato electrónico» siempre que se garantice autenticidad del origen, integridad del contenido y legibilidad (RD 1619/2012, arts. 8 y 20). La digitalización bien hecha es, precisamente, el procedimiento que deja esas tres garantías documentadas.

2. Cómo se contabiliza una factura escaneada

La pregunta «¿puedo contabilizar una factura escaneada?» tiene respuesta corta: sí. Lo que se registra en contabilidad es la operación económica que la factura documenta, no el soporte. Un escaneo de buena calidad sirve perfectamente como copia de trabajo para generar el asiento y el apunte en el libro registro de facturas recibidas. La pregunta larga es qué pasa con el documento justificativo, y ahí conviene ir por partes.

Paso 1: registro en el libro de facturas recibidas

Cada factura recibida se anota con número de recepción, fecha de expedición, fecha de operación si es distinta, nombre y NIF del expedidor, base imponible, tipo y cuota de IVA y, si procede, la retención. Son exactamente los campos que un buen OCR debe extraer; por eso la digitalización empieza por el libro registro y no por el escáner.

Paso 2: el asiento contable

El asiento típico de una factura de proveedor lleva el gasto o la compra al debe (grupo 6 o 2 según sea gasto o inmovilizado), el IVA soportado deducible al debe (472) y el proveedor o acreedor al haber (400 o 410), con la retención al haber (4751) cuando la hay. Una factura con varios tipos de IVA o con gastos no deducibles genera varias líneas; es el caso donde más errores comete la captura manual y donde la validación automática aporta más.

Paso 3: la deducibilidad del IVA

La Ley 37/1992 del IVA (art. 97) condiciona la deducción a estar en posesión del documento justificativo, en primer lugar la factura original. Eso no obliga a contabilizar desde el papel: obliga a tener la factura y poder exhibirla. Si solo escaneas, el original es el papel y debe guardarse. Si la captura se hace con digitalización certificada, la imagen firmada ocupa el lugar del original (véase la sección 4). Y si la factura llega como factura electrónica, el original es el fichero y hay que conservarlo en su formato, sin convertirlo.

Paso 4: la pista de auditoría

El Reglamento de facturación admite acreditar la autenticidad e integridad «por cualquier medio de prueba admitido en Derecho», incluidos los controles de gestión habituales que crean una pista de auditoría fiable entre la factura y la operación (pedido, albarán, pago). En la práctica: si tu sistema puede mostrar quién recibió la factura, quién la aprobó, contra qué pedido se cruzó y cuándo se pagó, la factura escaneada está mejor justificada que muchas en papel en un archivador.

3. Cuánto y cómo conservar las facturas: LGT y RD 1619/2012

Dos normas marcan los plazos y una tercera marca la forma. La Ley 58/2003, General Tributaria, incluye entre las obligaciones formales (art. 29.2) «la obligación de llevar y conservar libros de contabilidad y registros» y «la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas», y fija en el art. 66 un plazo de prescripción de cuatro años para el derecho de la Administración a liquidar. El Código de Comercio (art. 30) es más exigente: libros, correspondencia, documentación y justificantes del negocio se conservan seis años desde el último asiento. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012, arts. 19 a 23) dice cómo.

Qué exige el RD 1619/2012	Artículo	Qué significa para una factura digitalizada
Conservar las facturas recibidas, las copias de las emitidas y los justificantes contables durante el plazo de la LGT. Un tercero puede custodiarlas, pero el obligado sigue siendo responsable.	Art. 19	Puedes externalizar la custodia (un proveedor SaaS), pero la responsabilidad no se externaliza: exige contrato, ubicación y acceso garantizados.
En papel o en formato electrónico, garantizando autenticidad, integridad y legibilidad, y el acceso de la Administración «sin demora».	Art. 20	Un PDF suelto en una carpeta de red cumple mal la integridad; un repositorio con control de versiones, hash o firma y log de accesos la cumple bien.
Si la conservación es electrónica: legibilidad en el formato original, datos de verificación de firma, y disponibilidad en línea con visualización, búsqueda, copia, descarga e impresión.	Art. 21	Una factura electrónica no se «imprime y archiva»: se conserva el fichero firmado. Y el archivo tiene que ser consultable, no un disco duro apagado.
Lugar de conservación libre dentro de España; fuera, solo por medios electrónicos con acceso en línea y carga remota, comunicándolo a la AEAT.	Art. 22	Si el proveedor aloja fuera de España, pregunta por la región de los servidores y por el acceso remoto antes de firmar.
La Administración debe poder acceder en línea, cargar y utilizar los documentos durante sus comprobaciones.	Art. 23	Prepara el «modo inspección»: exportación masiva por periodo y por proveedor, con la imagen y los metadatos.

La regla práctica: seis años como mínimo, y más cuando la factura documenta un inmovilizado, bases negativas o deducciones pendientes, porque su comprobación corre desde que se aplican. Y recuerda que los cuatro años de la LGT se interrumpen con cada actuación, así que «ya han prescrito» rara vez es seguro sin revisar el expediente.

4. Digitalización certificada AEAT: cuándo permite destruir el papel

La Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, define en su artículo 7 la digitalización certificada como el proceso tecnológico que convierte la imagen de un documento en papel en una imagen digital codificada, en un formato estándar y con la resolución que acepta la AEAT, y añade la consecuencia que la hace interesante: cumplido el procedimiento, el obligado puede «prescindir de los originales en papel». Los requisitos técnicos y el procedimiento de homologación del software los desarrolla la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT.

Lo que la norma exige, resumido para quien tiene que decidir:

1.Software homologado. La captura la hace un programa que figura en el listado público de la AEAT, bien del propio contribuyente, bien de un tercero que digitaliza por su cuenta. La homologación se obtiene con declaración responsable, documentación técnica e informe de auditoría informática independiente.
2.Imagen fiel e íntegra, en formato estándar y con una resolución mínima de 200 ppp, obtenida en un proceso automatizado, sin retoques.
3.Firma electrónica de cada imagen, con un certificado que reside en el sistema de digitalización.
4.Base de datos documental con los campos del libro registro de IVA y la imagen (o su enlace), firmada al cierre de cada periodo de liquidación.
5.Acceso completo y en línea para la Administración: búsqueda, visualización, descarga e impresión.

El error más común es creer que la homologación la lleva el escáner, o que basta con «subir el PDF a un programa homologado». No: la captura, la firma y el alta en la base de datos forman un único proceso que ejecuta el software homologado; un PDF escaneado fuera de ese proceso y cargado después es un escaneo, no una digitalización certificada. Tampoco conviene confundir el ámbito: la certificación cubre facturas y documentos sustitutivos recibidos en papel, y es igual de válida para los tickets y justificantes de gasto de los empleados, que son el otro gran foco de papel en una empresa.

¿Cuándo compensa? Cuando el coste de guardar papel (espacio, archivo físico, búsquedas, riesgo de pérdida) supera el de certificar la captura, y eso ocurre antes de lo que parece: a partir de unos cientos de facturas al mes. El detalle del protocolo de destrucción y los errores que anulan la certificación están en nuestra guía digitalización certificada de facturas: cómo tirar el papel con la AEAT de tu lado; si buscas una herramienta concreta, consulta la digitalización certificada homologada por la AEAT de Dokuflex.

5. OCR e IDP: qué extraen, errores típicos y cómo se valida

El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) convierte la imagen en texto. Es tecnología madura, pero por sí sola no sabe qué parte del texto es el NIF del proveedor ni cuál de los tres números con el símbolo «€» es el total. Ese segundo trabajo, localizar cada campo, entender la estructura de líneas y comprobar que todo cuadra, es el IDP (procesamiento inteligente de documentos): modelos de IA entrenados con miles de facturas que ya no necesitan una plantilla por proveedor. Para una visión de arquitectura, lee qué es el procesamiento inteligente de documentos (IDP).

Campos de cabecera que debe extraer

Nombre y NIF del emisor; NIF del receptor
Número y serie de la factura; fecha de expedición y de operación
Base imponible por tipo; tipo y cuota de IVA; recargo de equivalencia
Retención de IRPF (tipo y cuota) si procede
Total, moneda, vencimiento y forma de pago (IBAN)
Referencia de pedido o contrato, si figura

Campos de línea (cuando hacen falta)

Descripción, cantidad, precio unitario, descuento, importe
Tipo de IVA por línea (facturas con tipos mixtos)
Código de artículo o referencia del proveedor
Centro de coste o proyecto, si se anota en la factura

La extracción por líneas solo compensa si vas a cruzar la factura con el pedido o el albarán, o si imputas por proyecto. Para contabilizar basta la cabecera.

Errores típicos de la extracción

Confundir fechas: fecha de expedición, de operación y de vencimiento aparecen juntas y con formatos distintos (01/02/2026 frente a 2026-02-01).

Tomar el subtotal por el total o el importe pendiente por el importe de la factura, en facturas con anticipos o abonos.

NIF mal leído: O por 0, B por 8, I por 1. Un solo carácter invalida el libro registro y el modelo 347.

Varios tipos de IVA aplanados en una sola base, o la retención restada del total sin reflejarla.

Duplicados: la misma factura llega por correo, por el portal del proveedor y en papel con el albarán. Tres capturas, un solo pago… con suerte.

Documentos que no son facturas: presupuestos, proformas, albaranes valorados y recordatorios de pago que entran en el buzón con el mismo aspecto.

Validación: la capa que convierte el OCR en algo fiable

La precisión «de catálogo» de un OCR importa menos que lo que hace el sistema con los campos dudosos. Un proceso de digitalización bien diseñado aplica cuatro validaciones automáticas antes de que nadie vea la factura:

1.Aritmética: suma de bases + cuotas − retención = total; cuota = base × tipo, con tolerancia de céntimos por redondeo.
2.Fiscal: dígito de control del NIF, tipos de IVA vigentes, coherencia entre país del emisor y régimen (intracomunitaria, inversión del sujeto pasivo).
3.Maestros: el NIF existe en la base de proveedores; el IBAN coincide con el registrado (la principal defensa contra el fraude del «cambio de cuenta»).
4.Duplicidad: mismo NIF + mismo número + mismo importe, o mismo documento con distinto número en pocos días.

Lo que no supera esas comprobaciones, o lo que el modelo extrae con una confianza inferior al umbral fijado, pasa a revisión humana, idealmente mostrando el campo dudoso resaltado sobre la imagen. Si el sistema envía todas las facturas a revisar «por si acaso», no has automatizado nada: has cambiado teclear por comprobar.

6. Del OCR a Excel y a la contabilidad: cómo viajan los datos

«OCR de facturas a Excel» es una de las búsquedas más frecuentes sobre este tema, y tiene sentido: la hoja de cálculo es el idioma común entre la empresa, la asesoría y el programa contable. Conviene entender el proceso genérico y, después, decidir si Excel es el destino o solo un peaje.

Exportar

La mayoría de herramientas de OCR e IDP permiten exportar el resultado a CSV o XLSX, con una fila por factura (cabecera) o por línea, y las columnas en el orden que define el usuario. Lo importante es que la exportación incluya el identificador de la imagen para poder volver al documento desde la fila.

Mapear

Cada programa contable tiene su propia plantilla de importación de facturas recibidas (cuenta de gasto, cuenta de proveedor, tipo de IVA, fecha de registro, número de documento). El trabajo real está en esta correspondencia de columnas y en los valores que la hoja no trae: la cuenta contable de gasto, el centro de coste, el régimen del proveedor.

Importar

El programa contable genera los asientos y el libro registro a partir de la hoja. Los errores que no se detectaron antes (NIF inválido, tipo de IVA inexistente, factura duplicada) aparecen aquí, como rechazos de la importación, y hay que corregirlos a mano y repetir.

Integrar

La alternativa es que el sistema de digitalización genere directamente el asiento, con el IVA deducible separado por tipos, y lo envíe al ERP por conector o API. Desaparecen el fichero intermedio, la doble revisión y el desfase temporal entre captura y contabilidad.

¿Cuándo tiene sentido Excel? Cuando el programa contable no tiene conector, en asesorías que reciben documentación de clientes con sistemas distintos y como control para revisar un lote antes de contabilizarlo. ¿Cuándo no? Cuando la revisión en hoja consume más horas de las que ahorró el OCR, o cuando la factura debe pasar por una aprobación: la hoja no tiene flujo, ni plazos, ni evidencia de quién aprobó qué.

La pregunta correcta al evaluar herramientas no es «¿exporta a Excel?» (casi todas lo hacen), sino «¿qué asiento genera y a qué sistemas lo envía sin tocar la hoja?». Un ejemplo de este segundo enfoque, con asiento con IVA deducible separado y conectores a SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics y Odoo, es el software OCR de facturas de proveedores de Dokuflex.

7. El flujo de aprobación de facturas de proveedor

Digitalizar sin flujo es digitalizar a medias. Una vez extraídos y validados los datos, la factura tiene que llegar a quien debe aprobarla, cruzarse con lo que se pidió y lo que se recibió, y quedar lista para el pago. Este es el circuito de referencia; cada empresa lo recorta o lo amplía según su tamaño:

Circuito de referencia de una factura de proveedor. En empresas pequeñas, el paso 3 se sustituye por la aprobación directa del responsable del gasto.

Reglas de aprobación que funcionan

Por importe: hasta X aprueba el responsable del centro; por encima, un segundo nivel.
Por coincidencia: si factura, pedido y albarán cuadran dentro de una tolerancia, aprobación automática.
Por recurrencia: alquileres, suministros y cuotas aprobadas por contrato, no factura a factura.
Con plazo y escalado: si nadie actúa en N días, sube al siguiente nivel; nada se queda en una bandeja.

Lo que el flujo debe dejar registrado

Fecha y canal de recepción (importa para el plazo de pago y para el IVA).
Quién revisó, quién aprobó y qué cambió en los datos extraídos.
Contra qué pedido o contrato se cruzó y con qué resultado.
Estado de la factura: recibida, aceptada, rechazada, pagada, con fechas.

Ese registro de estados deja de ser una buena práctica y pasa a ser una obligación con la factura electrónica B2B, que exige comunicar la aceptación, el rechazo y el pago de cada factura. Las reglas concretas, las que bloquean y las cifras del coste de pagar tarde están en automatizar la aprobación de facturas de proveedores.

8. Comparativa de enfoques: de la carpeta al IDP certificado

No todas las empresas necesitan el mismo nivel. La tabla ordena los cinco enfoques habituales por grado de automatización y señala para qué volumen tiene sentido cada uno.

Enfoque	Qué obtienes	Trabajo manual que queda	¿Permite destruir el papel?	Para quién
Manual	Papel en archivador; datos tecleados en el programa contable.	Todo: leer, teclear, archivar, buscar.	No.	Menos de 20-30 facturas al mes.
Escáner + carpeta	PDF por factura en una carpeta de red o en la nube, con nombre de fichero como único índice.	Teclear los datos; nombrar y clasificar ficheros; buscar por nombre.	No: el papel sigue siendo el original.	Quien solo quiere dejar de buscar en el archivador.
OCR clásico (plantillas)	Texto y campos extraídos según una plantilla por proveedor; exportación a Excel o al contable.	Crear y mantener plantillas; revisar cada factura; corregir errores de lectura.	No, salvo que el software esté homologado.	Pocos proveedores con formatos estables.
IDP con IA	Campos de cualquier factura sin plantillas, validación aritmética y fiscal, detección de duplicados, asiento propuesto.	Solo las excepciones que no superan el umbral de confianza o las validaciones.	No por sí solo; sí si la captura está homologada.	Cientos de facturas al mes, muchos proveedores, asesorías multicliente.
Digitalización certificada (+ IDP)	Todo lo anterior más imagen firmada, base de datos firmada por periodo y acceso en línea para la AEAT.	Excepciones y el protocolo de destrucción del papel.	Sí, cumplido el procedimiento de la Orden EHA/962/2007.	Quien recibe papel y quiere dejar de almacenarlo; sectores con mucho justificante físico.

Dos observaciones. La primera: el salto de valor está entre «escáner + carpeta» e «IDP con IA», porque es donde desaparece el tecleo. La segunda: la digitalización certificada no es una alternativa al IDP, sino una capa que se le añade cuando el papel es un problema; si el 90 % de tus facturas llegan en PDF, prioriza la extracción y la aprobación, y certifica solo el flujo del papel.

9. Checklist para elegir una solución de digitalización de facturas

Diez preguntas, en el orden en que conviene hacerlas. Si una herramienta responde mal a las cinco primeras, el resto no importa.

1.¿Extrae sin plantillas? Pide una prueba con 20 facturas reales tuyas, incluidas las feas: foto de móvil, factura manuscrita, proveedor extranjero.
2.¿Qué valida antes de pedir revisión? Aritmética, NIF, IVA vigente, IBAN contra maestro, duplicados. Y qué porcentaje de facturas termina en revisión humana con tu muestra.
3.¿Genera el asiento o solo los datos? Con IVA deducible por tipos, retención y cuenta de gasto propuesta.
4.¿Cómo llega al programa contable? Conector mantenido con tu ERP, API, o exportación a hoja. Pregunta por tu versión concreta.
5.¿Tiene flujo de aprobación? Por importe, centro de coste y proyecto, con plazos, escalado y registro de estados.
6.¿Está homologado por la AEAT para digitalización certificada? Comprueba el nombre del producto en el listado oficial, no la afirmación del comercial.
7.¿Dónde se conservan las facturas y durante cuánto tiempo? Región de los servidores, cifrado, exportación masiva al terminar el contrato.
8.¿Por qué canales captura? Buzón de correo dedicado, carpeta vigilada, escáner de red, app móvil, portal de proveedores, API.
9.¿Está preparado para la factura electrónica B2B? Recepción de formatos estructurados y comunicación de estados.
10.¿Cómo se licencia y qué pasa con tus datos? Por usuario, documento o lote, calculado con tu volumen real; y si los modelos de IA se entrenan con tus facturas, dónde se procesan y bajo qué contrato de encargado.

10. Factura electrónica B2B y VERI*FACTU: qué cambia (y qué no)

Dos reformas en marcha se confunden a menudo con la digitalización de facturas, y ninguna la sustituye.

Factura electrónica obligatoria entre empresas

El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla la obligación de la Ley Crea y Crece de emitir y recibir facturas en formato estructurado entre empresas y profesionales y de comunicar sus estados, con un calendario escalonado por volumen de operaciones que arranca con la orden ministerial de desarrollo (en vigor desde el 6 de octubre de 2026). Afecta a la emisión: tus proveedores españoles te enviarán un fichero estructurado en lugar de un PDF. No afecta a los proveedores extranjeros, a los tickets ni a los justificantes, y durante la transición seguirán llegando PDF y papel. Fechas y obligaciones, en factura electrónica obligatoria B2B: calendario del RD 238/2026.

VERI*FACTU

Regula los sistemas informáticos de facturación (los que emiten facturas), exigiendo registros encadenados con huella y código QR. No dice nada sobre cómo recibir, digitalizar o conservar las facturas de los proveedores. Las fechas legales vigentes son el 1 de enero de 2027 para sociedades y el 1 de julio de 2027 para el resto; el 5 de octubre de 2026 Hacienda anunció su aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicación en el BOE a la fecha de esta guía.

La lectura conjunta es sencilla: la factura electrónica reduce el papel que entra; VERI*FACTU ordena el que sale; y la digitalización, con su extracción, validación, aprobación y conservación, sigue siendo el circuito que convierte cualquier factura recibida, estructurada o no, en un asiento fiable y un documento localizable durante seis años.

Preguntas frecuentes sobre la digitalización de facturas

¿Es lo mismo digitalizar una factura que escanearla?

No. Escanear produce una imagen (PDF o JPG) que una persona sigue teniendo que leer y teclear. Digitalizar implica, además, extraer los datos de la factura (NIF, número, fecha, bases, IVA, total) en un formato estructurado que la contabilidad puede usar, y archivar la imagen con metadatos para localizarla. Si la captura la hace un software homologado por la AEAT, se habla de digitalización certificada y permite prescindir del papel.

¿Se puede contabilizar una factura escaneada?

Sí. Lo que se contabiliza es la operación que documenta la factura, no el soporte. El escaneo sirve como copia de trabajo para registrar el asiento y el libro de IVA, pero el documento justificativo sigue siendo la factura recibida, que hay que conservar: en papel si solo la has escaneado, o en formato digital si la captura la hizo un software de digitalización certificada.

¿Cuánto tiempo hay que conservar las facturas recibidas?

A efectos tributarios, mientras no prescriba el derecho de la Administración a comprobar: cuatro años desde el fin del plazo de declaración (arts. 29 y 66 de la Ley General Tributaria), plazo que se interrumpe y vuelve a contar con cada actuación. A efectos mercantiles, el Código de Comercio (art. 30) obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes seis años desde el último asiento. En la práctica, el criterio prudente es seis años, y más si la factura documenta un activo que se amortiza o bases pendientes de compensar.

¿Puedo tirar las facturas en papel después de digitalizarlas?

Solo si la digitalización ha sido certificada: captura con un software homologado por la AEAT que firma electrónicamente cada imagen, la da de alta en una base de datos consultable en línea y firma la base al cierre de cada periodo de liquidación (Orden EHA/962/2007, art. 7). Con un escaneo normal, el papel sigue siendo el original y hay que guardarlo durante todo el plazo de conservación.

¿Qué diferencia hay entre OCR e IDP?

El OCR (reconocimiento óptico de caracteres) convierte la imagen en texto; por sí solo no sabe qué parte del texto es el NIF o la base imponible. El IDP (procesamiento inteligente de documentos) añade modelos de IA que clasifican el documento, localizan cada campo sin plantillas por proveedor, validan la coherencia aritmética y fiscal y marcan para revisión humana solo lo que no supera un umbral de confianza.

¿Se puede pasar el OCR de facturas a Excel?

La mayoría de herramientas de OCR o IDP permiten exportar los datos extraídos a CSV o Excel, con una fila por factura o por línea. Es útil para revisar lotes, para asesorías que trabajan con hojas de importación o para programas contables sin conector. El paso siguiente, y más robusto, es que el asiento viaje directamente al ERP por integración, sin pasar por la hoja de cálculo.

¿Qué escáner necesito para digitalizar facturas?

Para un OCR fiable basta cualquier escáner o multifunción de red a 200-300 ppp en color o escala de grises, y para volúmenes bajos la cámara del móvil funciona bien si el software corrige perspectiva y contraste. Si el objetivo es la digitalización certificada, la resolución mínima que fija la AEAT es 200 ppp y la captura tiene que hacerla el software homologado, no un escáner cualquiera que luego sube el PDF.

¿La factura electrónica obligatoria hace innecesaria la digitalización de facturas?

A largo plazo reducirá el papel entre empresas españolas, pero no lo elimina: el calendario del Real Decreto 238/2026 es escalonado, no afecta a las facturas de proveedores extranjeros ni a los tickets y justificantes, y durante la transición seguirán llegando PDF por correo. El circuito de digitalización, extracción, aprobación y conservación sigue siendo necesario; lo que cambia es que una parte de las facturas llegará ya estructurada.