Digitalización certificada de facturas: cómo tirar el papel con la AEAT de tu lado

Qué es la digitalización certificada (y por qué escanear no es lo mismo)

La Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, la define como «el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada» conforme a un formato y una resolución aceptados por la Agencia Tributaria. La clave no está en el escáner, sino en lo que ocurre alrededor: quién hace la captura, qué garantías lleva la imagen y dónde queda registrada.

Un escaneo simple produce una copia. La digitalización certificada produce un documento con valor equivalente al original porque el proceso lo ejecuta un software homologado que firma cada imagen, la sella con metadatos y la da de alta en una base de datos que la Administración puede consultar en línea. Por eso la Orden permite, una vez cumplido el procedimiento, «prescindir de los originales en papel».

Esta tabla resume las cuatro cosas que se confunden a diario en un departamento de administración:

Si te quedas con una idea: la digitalización certificada es la única de las cuatro que resuelve el archivo en papel. Las otras dos normas hablan de facturas que ya nacen digitales.

Qué exige la AEAT al software homologado

Los requisitos técnicos los fija la Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT, que desarrolla el artículo 7 de la Orden. No son recomendaciones: si falta uno, la imagen deja de ser equivalente al original y el papel hay que seguir guardándolo.

Fíjate en dos detalles que casi nadie lee. Primero: la homologación va ligada a un nombre comercial y una versión, no a una empresa. Segundo: el proceso debe ser automático, así que una herramienta donde el usuario elige si firma o no, o retoca la imagen antes de guardarla, no cumple aunque el resultado se parezca.

Cómo comprobar que un software está homologado

Solo hay una fuente válida: el listado de softwares homologados para la digitalización certificada de facturas que la Agencia Tributaria publica en su Sede Electrónica y actualiza periódicamente. Si el nombre comercial del producto no aparece ahí, no está homologado, diga lo que diga la ficha comercial.

Tres comprobaciones antes de firmar con un proveedor:

• El nombre exacto. Muchos fabricantes homologan un módulo con un nombre distinto al de la suite. Pide la resolución de homologación y compárala con el listado.
• La versión. La referencia de homologación se asigna a una versión concreta. Pregunta cómo gestiona el proveedor las actualizaciones para seguir cubierto.
• Que la homologación cubra tu canal de captura. Escáner de oficina, multifunción y aplicación móvil son capturas fotoelectrónicas válidas si el software homologado es quien las procesa; una foto guardada a mano en una carpeta no.

«OCR avanzado», «lectura inteligente» o «captura con IA» describen capacidades de extracción de datos. Son valiosas —lo explicamos en qué es el procesamiento inteligente de documentos—, pero no otorgan valor probatorio a la imagen.

¿Puedo destruir las facturas en papel? Sí, con este protocolo

La respuesta legal es clara: cumplido el procedimiento con software homologado, la Orden permite prescindir de los originales. La respuesta operativa merece algo más de cuidado, porque una imagen mal capturada de la que ya no existe el papel es un problema sin marcha atrás. Este es el protocolo que recomendamos:

1. Cuarentena. Conserva el papel durante un plazo corto tras la captura (muchas empresas fijan 30 días). Sirve para detectar páginas cortadas, dobles capturas o facturas ilegibles antes de que sea tarde.
2. Verificación por lote. Antes de destruir, comprueba que cada lote está firmado, que las imágenes tienen metadatos y que constan en la base de datos con sus campos de libro registro.
3. Acta de destrucción. Registra qué lotes se destruyen, cuándo y quién lo autoriza. Si la destrucción la hace un tercero, guarda su certificado.
4. Excepciones. Ten una lista de documentos que se guardan en papel por otras normas o por exigencia contractual (garantías, seguros, subvenciones con bases que pidan original). La Orden regula el ámbito tributario, no todo el derecho.

Y una precaución de sentido común: el software homologado tiene que ser también donde vive el documento durante el plazo de conservación, con su base de datos y su consulta en línea. Digitalizar bien y luego exportar los PDF a una carpeta compartida rompe la cadena.

Cuánto tiempo hay que guardar las facturas

Depende de qué norma preguntes, y por eso conviene tener las cuatro a la vista. La regla práctica es seis años como mínimo, y diez si arrastras bases imponibles negativas o cuotas a compensar.

Nota sobre la deducción del IVA: la imagen certificada mantiene el valor de justificante durante todo ese plazo. Lo que no hace ninguna norma es acortarlo por el hecho de digitalizar. Digitalizas para dejar de pagar archivo, no para guardar menos tiempo.

VERI*FACTU y factura electrónica: por qué no sustituyen a la digitalización certificada

En 2026 las tres cosas aparecen juntas en cualquier reunión, y se mezclan. La distinción útil es de qué lado de la factura estás.

• VERI*FACTU regula lo que emites. El Real Decreto-ley 15/2025 fijó los plazos definitivos del Reglamento del RD 1007/2023: las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptado su sistema de facturación antes del 1 de enero de 2027 y el resto de obligados antes del 1 de julio de 2027. Afecta a tu programa de facturación y a los registros que genera. Tienes el detalle en la guía completa de VERI*FACTU para empresas y las fechas en el calendario VERI*FACTU 2027.
• La factura electrónica B2B regula el intercambio. Cuando entre en vigor por fases, las facturas entre empresas nacerán en formato estructurado y no habrá papel que digitalizar. Lo explicamos en qué fija el RD 238/2026 sobre la factura electrónica obligatoria.
• La digitalización certificada regula lo que recibes en papel. Y durante años seguirás recibiendo papel: proveedores extranjeros, autónomos pequeños, tickets de gasto, facturas de suministros que llegan por correo. Hasta que ese flujo desaparezca, es la única vía para no custodiarlo físicamente.

Conclusión práctica: cumplir VERI*FACTU no te exime de guardar las facturas recibidas en papel, y digitalizar certificadamente no te exime de VERI*FACTU. Son dos obligaciones distintas sobre dos flujos distintos, y lo razonable es que las resuelva la misma plataforma para no duplicar archivos.

El flujo real: de la factura recibida al archivo certificado

La digitalización certificada no es un proyecto aparte; es el último paso de un proceso de cuentas a pagar bien diseñado. Así se encadena cuando funciona:

1. Recepción por cualquier canal. Buzón de correo dedicado, escáner multifunción, aplicación móvil para tickets, portal de proveedores o conexión con el ERP. La factura entra una sola vez y queda identificada.
2. OCR con IA. Se extraen proveedor, NIF, número, fecha, bases, tipos de IVA, retenciones y vencimiento sin plantillas por proveedor. Los casos dudosos se marcan, no se adivinan.
3. Validación. Comprobación de datos fiscales, cruce con pedido o contrato, detección de duplicados. Solo lo que no cuadra pasa a una persona.
4. Aprobación. Enrutado automático por importe, centro de coste o proyecto, con trazabilidad de quién aprobó qué y cuándo.
5. Contabilización. Asiento generado y enviado al ERP con el IVA deducible separado y enlace al documento.
6. Archivo certificado. La imagen, ya con resolución, formato, metadatos y firma conformes, queda en la base de datos documental durante el plazo de conservación, consultable en línea. El papel entra en cuarentena y después se destruye.

Los tickets de gasto siguen exactamente el mismo camino, con la ventaja de que la foto la hace el empleado en el momento y el ticket térmico no tiene tiempo de borrarse.

Errores frecuentes que anulan la certificación

• Confundir OCR con homologación. El proveedor lee facturas de maravilla, pero su producto no está en el listado de la AEAT. Se tira el papel y se descubre en la inspección.
• Escanear a 150 ppp «para que ocupe menos». Por debajo de 200 ppp la imagen no cumple. El ahorro de disco es irrelevante frente al riesgo.
• Sacar los PDF del sistema. Exportar las imágenes a una carpeta de red o a un gestor documental genérico rompe la base de datos y la consulta en línea que exige la norma.
• Destruir sin cuarentena ni acta. Una página que faltaba y nadie sabe cuándo se destruyó el original.
• Dejar que caduque el certificado con el que firma el sistema, o cambiar de versión de software sin comprobar que la nueva sigue homologada.
• Guardar solo cuatro años. Es el plazo de la LGT, pero el Código de Comercio pide seis y las bases negativas, diez.

Checklist de implantación

Ocho comprobaciones que separan un proyecto que funciona de uno que solo cambia el sitio donde se acumula el papel:

1. El software figura en el listado de homologados de la AEAT con el nombre y la versión que vas a usar.
2. Todos los canales de captura (escáner, multifunción, móvil, correo) los procesa el software homologado, no una herramienta intermedia.
3. La resolución de captura está fijada por sistema en 200 ppp o más y no la puede bajar el usuario.
4. Hay un certificado electrónico instalado para la firma, con responsable de renovarlo antes de que caduque.
5. La base de datos documental contiene los campos de los libros registro y permite búsqueda, visualización, descarga e impresión en línea.
6. Existe un protocolo escrito de cuarentena, verificación por lote y acta de destrucción.
7. La política de conservación está fijada en seis años mínimo (diez si hay bases o cuotas a compensar).
8. El flujo de aprobación y contabilización usa el mismo documento certificado, sin copias paralelas en carpetas ni en el correo.

Antes de decidir, pon números al archivo actual: metros de estanterías, custodia externa, horas de búsqueda por factura. La calculadora de ahorro lo hace en un minuto y sin pedir el correo.

Cómo lo resuelve Dokuflex: OCR con IA y certificación en el mismo flujo

Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, trata la factura como un proceso, no como un fichero. La misma captura alimenta la extracción de datos, la aprobación, la contabilización y el archivo con validez fiscal, sin que el documento salga del sistema.

• OCR con IA sin plantillas. Lee proveedor, bases, tipos de IVA, retenciones y datos fiscales de PDF, escaneos y fotos, en cualquier formato y sin entrenar una plantilla por proveedor. Las excepciones pasan a validación humana dentro del flujo.
• Digitalización certificada homologada por la AEAT. Dokuflex figura en el listado oficial como Doku4Invoices, conforme a la Resolución de 24 de octubre de 2007. Aplica el procedimiento automáticamente: resolución de 200 ppp o superior (300 ppp por defecto), PDF/A, metadatos XMP, firma electrónica con certificado y sello mensual de la base de datos, con custodia durante el plazo legal. Los detalles están en la página de digitalización certificada AEAT.
• Flujo de aprobación. Cada factura se enruta por importe, centro de coste o proyecto, con trazabilidad completa de quién la aprobó y cuándo.
• Integración con SAP, Sage, A3 y Holded. El asiento sale con el IVA deducible separado y con enlace al documento certificado. El mismo flujo comunica con el SII y genera los registros VERI*FACTU, así que las dos obligaciones viven en una única plataforma.

Lo que cambia para el equipo de administración es sencillo de describir: el archivador desaparece y el contable solo interviene en las excepciones.

Ver la gestión de facturas con OCR e IA homologada por la AEAT →

Preguntas frecuentes

Fuentes

• Orden EHA/962/2007, de 10 de abril (BOE 14-04-2007): artículo 7, digitalización certificada de facturas.
• Resolución de 24 de octubre de 2007 de la AEAT (BOE 01-11-2007): procedimiento de homologación y requisitos técnicos del software.
• Agencia Tributaria — Softwares homologados para la digitalización certificada de facturas.
• Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de facturación): artículos 8, 19, 20 y 21.
• Ley 58/2003, General Tributaria: artículos 66 y 66 bis.
• Código de Comercio: artículo 30.
• Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre y nota informativa de la AEAT: nuevos plazos de adaptación a VERI*FACTU.