La factura electrónica será obligatoria en operaciones entre empresas y profesionales en España: 12 meses después de que se apruebe la orden ministerial para quienes facturan más de 8 M€, y 24 meses para el resto — previsiblemente entre finales de 2027 y 2028. Lo regula el Real Decreto 238/2026, que además obliga a comunicar la aceptación, el rechazo y el pago efectivo de cada factura.
Qué cambia: del PDF por email a la factura estructurada
La obligación nace en el artículo 12 de la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (Ley Crea y Crece), que en 2022 anunció la factura electrónica obligatoria en todas las operaciones B2B. Faltaba el reglamento que dijera cómo. Ese reglamento es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, y define tres cosas:
- Un sistema mixto de plataformas: podrás facturar a través de plataformas privadas de intercambio, de la solución pública gestionada por la AEAT, o de ambas. Las privadas están obligadas a interconectarse entre sí: tu cliente no tendrá que estar en tu misma plataforma.
- Formatos estructurados, no imágenes: la factura deja de ser un documento para leer (PDF, papel) y pasa a ser un fichero de datos procesable — Facturae, UBL, CII o EDIFACT, todos sobre la norma europea EN 16931.
- Trazabilidad del cobro: el destinatario deberá comunicar los estados de la factura — aceptación o rechazo y pago efectivo con su fecha — para que la Administración pueda medir los plazos reales de pago y atacar la morosidad.
El matiz importante: esto no es (solo) un cambio de formato. Es la digitalización obligatoria de todo el circuito de la factura — emisión, recepción, aprobación interna, pago y reporte — y por eso afecta tanto al ERP como a los procesos de administración que hay alrededor.
El calendario real: un reloj que aún no ha arrancado
El RD 238/2026 no contiene fechas cerradas. El reloj arranca cuando se apruebe la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación — su borrador ya circula, con la previsión de aprobarse a lo largo de 2026. Desde ese momento:
| Quién | Obligación | Plazo desde la orden ministerial |
|---|---|---|
| Empresas y profesionales >8 M€ de volumen de operaciones | Emitir y recibir factura electrónica B2B | 12 meses (previsión: finales de 2027) |
| Resto de empresas y autónomos | Emitir y recibir factura electrónica B2B | 24 meses (previsión: 2028) |
| Pymes y autónomos | Comunicar además los estados de pago de las facturas recibidas | 36 meses, tras un periodo transitorio adicional |
¿Parece lejos? El calendario engaña. Si emites o recibes facturas de grandes clientes o proveedores, su obligación de los 12 meses te arrastra en la práctica: cuando tu principal cliente solo acepte facturas estructuradas, la fecha legal del resto será irrelevante. La Agencia Tributaria mantiene una página informativa oficial con el estado de la tramitación.
Factura electrónica B2B ≠ VERI*FACTU: dos obligaciones, un solo proyecto
Es la confusión más repetida de 2026, y con motivo: son dos normativas distintas que llegan casi a la vez y tocan el mismo documento. La diferencia, en corto:
| VERI*FACTU | Factura electrónica B2B (Crea y Crece) | |
|---|---|---|
| Qué regula | El software de facturación: registros inalterables, huella encadenada y remisión a la AEAT (antifraude) | El intercambio de la factura entre empresas: formato estructurado, plataformas y estados |
| A quién aplica | A quien emite facturas con software, aunque facture a particulares | Solo a operaciones entre empresarios y profesionales (B2B) |
| Fechas | 1 enero 2027 (sociedades) y 1 julio 2027 (autónomos), ya cerradas | 12/24 meses desde la orden ministerial (previsión 2027–2028) |
Una empresa típica tendrá que cumplir las dos. Por eso conviene abordarlas como un único proyecto de digitalización del ciclo de facturación, no como dos parches sucesivos. Si aún no tienes VERI*FACTU encarrilado, empieza por la guía completa de VERI*FACTU y la comparativa VERI*FACTU vs SII; para la parte de sistemas, cómo adaptar tu ERP.
Formatos, plataformas y solución pública: los requisitos técnicos
Lo esencial del sistema que dibuja el reglamento:
- Formatos admitidos: Facturae (el estándar español, en sus versiones vigentes), UBL, CII y EDIFACT — todos conformes con la norma semántica europea EN 16931. El PDF deja de valer como factura B2B.
- Interconexión obligatoria: las plataformas privadas deben aceptar entregarse facturas entre sí y transformarlas de un formato admitido a otro. Eliges plataforma por servicio, no por dónde estén tus clientes.
- Solución pública de la AEAT: emisión y recepción gratuitas para quien no contrate plataforma privada, y repositorio central al que llegará copia de cada factura B2B en formato Facturae, también de las emitidas por plataformas privadas.
- Estados de la factura: aceptación o rechazo comercial y pago efectivo con fecha. Es la palanca antimorosidad de la ley — y la parte que más procesos internos toca, porque exige saber en qué estado está cada factura en cada momento.
Consecuencia práctica: el reto de 2027–2028 no será «generar un XML» — eso lo hará cualquier ERP o plataforma. El reto será tener el proceso interno (validación, aprobación, contabilización, pago, reporte de estados) lo bastante digitalizado como para responder en plazo y sin trabajo manual.
Cómo lo resuelve Dokuflex: el circuito completo, no solo el formato
Dokuflex no sustituye a tu ERP ni a tu plataforma de intercambio: automatiza el circuito que la norma da por hecho que tienes. Sobre la misma plataforma BPM:
- Recepción y captura con IA: las facturas entrantes — estructuradas o aún en PDF durante la transición — se clasifican y sus datos se extraen automáticamente, como explicamos en la guía de procesamiento inteligente de documentos.
- Aprobación con SLAs: circuitos de validación por importe, centro de coste o proveedor, con avisos y escalado — la base para poder comunicar aceptación o rechazo en plazo.
- Estados y trazabilidad: cada factura queda en un flujo auditado del que salen los hitos que habrá que reportar (aceptada, rechazada, pagada y cuándo), integrado con tu ERP mediante conectores y API.
- Cumplimiento AEAT ya operativo: la gestión de facturas con IA homologada AEAT y la preparación VERI*FACTU cubren hoy la parte de la ecuación que ya tiene fechas cerradas.
La ventaja de resolverlo con BPM: cuando la orden ministerial concrete detalles, ajustar el proceso será una modificación visual del flujo — no otro desarrollo a medida.
Checklist: qué dejar resuelto en 2026
- Cierra primero VERI*FACTU. Sus fechas (enero y julio de 2027) sí son firmes y condicionan el software de facturación que uses para todo lo demás.
- Mapea tu circuito real de facturas. Quién recibe, quién aprueba, quién paga y dónde se pierde tiempo. Los estados de factura se reportarán solos si el circuito está digitalizado; a mano, serán una carga mensual.
- Pregunta a tu ERP y a tu plataforma por la EN 16931. Qué formatos emitirán, cómo se interconectarán y cómo remitirán la copia Facturae al repositorio de la AEAT.
- Digitaliza la entrada, no solo la salida. Recibirás facturas electrónicas antes de estar obligado a emitirlas; un flujo de recepción con captura automática te da el beneficio desde el primer día.
- Calcula el retorno. La automatización del circuito se paga sola antes de que la obligación llegue — haz números con la calculadora de ROI, sin email y en un minuto.
- Vigila la orden ministerial. Su aprobación fija el calendario definitivo; desde ese día, los 12 meses de las grandes empresas corren para toda tu cadena de clientes y proveedores.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas? +
El Real Decreto 238/2026 no fija fechas cerradas: el reloj arranca cuando se apruebe la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación. Desde ese momento, las empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros tendrán 12 meses para emitir factura electrónica en sus operaciones B2B, y el resto de empresas y autónomos, 24 meses. Con el borrador de la orden ya en tramitación, la previsión del sector sitúa las obligaciones efectivas entre finales de 2027 y 2028.
¿Qué es el Real Decreto 238/2026? +
Es el reglamento, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, que desarrolla el artículo 12 de la Ley 18/2022 (Ley Crea y Crece). Define la arquitectura del sistema español de factura electrónica B2B: un modelo mixto de plataformas privadas interconectadas más una solución pública gestionada por la AEAT que actúa como repositorio central, los formatos estructurados admitidos, y la obligación de comunicar los estados de la factura, incluido su pago efectivo, para combatir la morosidad.
¿Factura electrónica B2B y VERI*FACTU son lo mismo? +
No, son dos obligaciones distintas que llegan casi a la vez. VERI*FACTU regula el software de facturación (registros inalterables y remisión a la AEAT, con fechas ya fijadas: 1 de enero de 2027 para sociedades y 1 de julio de 2027 para autónomos) y aplica aunque factures a particulares. La factura electrónica B2B de la Ley Crea y Crece obliga a emitir y recibir facturas en formato estructurado entre empresas y profesionales, y a comunicar sus estados. Una empresa típica tendrá que cumplir ambas, así que conviene abordarlas como un único proyecto.
¿Qué formatos de factura electrónica se admiten? +
El sistema admite los formatos estructurados basados en la norma semántica europea EN 16931: Facturae (el estándar español, exigido en la solución pública), UBL, CII y EDIFACT. Las plataformas privadas de intercambio están obligadas a interconectarse entre sí y a poder transformar las facturas entre formatos, de modo que emisor y receptor no tengan que usar la misma plataforma ni el mismo formato. El PDF por correo electrónico deja de ser válido como factura entre empresas cuando la obligación entre en vigor.
¿Qué papel juega la solución pública de la AEAT? +
La solución pública de facturación electrónica, gestionada por la Agencia Tributaria, hará dos funciones: servir como plataforma gratuita de emisión y recepción para quien no quiera contratar una privada — pensada sobre todo para pymes y autónomos de bajo volumen — y actuar como repositorio universal al que llegará copia de todas las facturas B2B. Las empresas que usen plataformas privadas deberán remitir a ese repositorio una copia fiel de cada factura en formato Facturae.
¿Qué son los estados de la factura y qué habrá que comunicar? +
Además de emitir la factura en formato electrónico, el destinatario deberá comunicar qué pasa con ella: al menos la aceptación o el rechazo comercial y el pago efectivo con su fecha. Es el instrumento con el que la Administración quiere medir los plazos reales de pago y reforzar la lucha contra la morosidad, uno de los objetivos declarados de la Ley Crea y Crece. En la práctica exige que tu circuito interno de aprobación y pago de facturas esté digitalizado y pueda reportar esos hitos de forma automática.
Llega a 2027 con el circuito de facturas ya digitalizado
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