Make, Zapier y n8n resuelven integraciones SaaS en una pyme; Power Automate es la opción natural en Microsoft 365 (Premium 13 €/usuario/mes según su web a oct-2026). Make cobra por créditos, Zapier por tareas y n8n por ejecuciones (desde 20 €/mes) o gratis autoalojado. Ninguno sustituye a un BPM si el proceso exige aprobaciones trazables, expedientes y cumplimiento.
Qué tienen en común y por qué se comparan mal
Las cuatro son plataformas de integración (lo que los analistas llaman iPaaS): un editor visual donde un disparador en una aplicación provoca acciones en otras, con conectores ya hechos para las herramientas más usadas. Ahí las cuatro son buenas y una pyme monta algo útil en una tarde.
El problema de la mayoría de las comparativas es que se quedan en el número de conectores y en el precio de entrada. Las diferencias que de verdad cambian la factura y el riesgo están en otros sitios: la unidad de cobro (un mismo flujo puede costar el triple en una herramienta que en otra), la posibilidad de alojarla en tus servidores, cómo tratan la intervención humana, qué registro de auditoría dejan y dónde residen los datos. Esos son los seis criterios de este artículo.
Y hay un límite común: todas automatizan flujos, no procesos. Esa diferencia, al final, decide si necesitas una de estas cuatro o un software BPM low-code.
Modelo de precio: créditos, tareas, ejecuciones o licencia por usuario
Cada herramienta mide el consumo con una unidad distinta, y esa unidad importa más que el precio del plan. La tabla recoge lo que publica cada web a octubre de 2026; donde no muestra la cifra, lo indicamos.
| Herramienta | Unidad de cobro | Gratis | Entrada de pago (según su web a oct-2026) |
|---|---|---|---|
| Make | Créditos: casi cada acción de un módulo consume uno; routers y gestores de error no consumen | 1.000 créditos al mes | Planes Core, Pro, Teams y Enterprise; el precio por plan se calcula en su web según créditos y no figura en la FAQ consultada. Descuento con pago anual y plan Start-up para empresas de menos de 20 empleados |
| Zapier | Tareas: cada paso de acción ejecutado con éxito (los disparadores no cuentan) | 100 tareas al mes, Zaps de dos pasos, sondeo cada 15 minutos | Professional desde 19,99 $/mes con pago anual (750 tareas) o 29,99 $ mensual; Team desde 69 $/mes anual (2.000 tareas); Enterprise a medida. Exceso de tareas a 2,5 veces la tarifa (1,25 en anual) |
| n8n | Ejecuciones: un workflow completo cuenta una, tenga los pasos que tenga | Community Edition autoalojada, sin coste de licencia | Starter 20 €/mes (2.500 ejecuciones), Pro 50 €/mes (10.000), Business 667 €/mes solo self-hosted (40.000); Enterprise a medida. Precios con pago anual |
| Power Automate | Licencia por usuario o por bot, con límite diario de solicitudes | Prueba de 30 días; flujos con conectores estándar incluidos en Microsoft 365 (6.000 solicitudes/usuario/24 h) | Premium 13 €/usuario/mes; Process 130 €/bot/mes; Hosted Process 186,30 €/bot/mes. Pago anual, sin IVA |
La consecuencia práctica: un flujo que procesa 500 facturas al mes con cinco pasos cada una consume unas 2.500 tareas en Zapier y del orden de 2.500 créditos en Make, pero solo 500 ejecuciones en n8n. Cuanto más largo y más iterativo es el flujo, más castiga el cobro por paso. Power Automate va por otro camino: no cuenta pasos, cuenta usuarios con licencia y limita las solicitudes a 40.000 por usuario y día en Premium, o 250.000 por flujo con licencia Process.
Ninguna de las cuatro ofrece tarifa plana por usuario con ejecuciones incluidas al estilo de un BPM, por eso en las páginas de alternativa a Zapier y alternativa a Make el primer criterio es el precio por tarea frente al coste predecible.
Tabla comparativa: conectores, self-hosting, lógica, aprobaciones, auditoría y datos en la UE
Los seis criterios que separan a las cuatro herramientas en un proyecto real, con lo que declara cada proveedor en su web a octubre de 2026.
| Criterio | Make | Zapier | n8n | Power Automate |
|---|---|---|---|---|
| Conectores declarados | «3.500+ apps» | «9.000+ apps»; las apps premium, desde el plan Professional | «Más de 500 integraciones», más nodo HTTP y código | «Más de 1.000 conectores de API»; la FAQ habla de más de 1.400 certificados |
| Self-hosting | No publicado; nube en AWS, Enterprise en entorno AWS aislado | No; nube | Sí: Community Edition con Docker, o plan Business/Enterprise self-hosted | No: «no está disponible en el entorno local»; conecta con servidores propios vía puerta de enlace de datos local |
| Lógica condicional | Routers y filtros en el escenario (no consumen créditos) | Filters y Paths solo desde Professional; el plan gratuito es lineal de dos pasos | Nodos de condición, bifurcación y código; bucles | Condiciones, bucles y expresiones en flujos de nube |
| Humano en el flujo | Sin función de aprobación publicitada; se monta con correo, webhooks y espera | «Approval requests» en beta, solo Enterprise | Aprobaciones human-in-the-loop y aprobación humana de llamadas a herramientas en agentes | Conector de aprobaciones nativo: cinco tipos, respuesta desde Outlook, Teams o el centro de aprobaciones, historial en Dataverse |
| Auditoría y trazabilidad | Roles y registros de auditoría; Enterprise añade más controles | Registro de auditoría: 6 meses en Team, 1 año en Enterprise; SAML SSO desde Team, SCIM en Enterprise | Registros de auditoría, envío de logs a SIEM, historial de workflows y Git (funciones de pago); SSO SAML/LDAP en Business y Enterprise | Historial de ejecuciones por flujo; historial de aprobaciones en Dataverse |
| Residencia de datos en la UE | AWS con ISO 27001, SOC 2 Type II y SOC 3; su página de seguridad no indica región | GDPR, SOC 2 Type II y SOC 3; sin residencia UE publicada en precios ni Enterprise | Cloud alojado en la UE (Fráncfort); self-hosted, donde tú decidas | Según la región del entorno de tu tenant de Microsoft; la página de precios no lo detalla |
| Límites típicos | Créditos del plan; 5 GB de transferencia por cada 10.000 créditos al mes; extras en paquetes de 1.000 o 10.000 | Sondeo cada 15, 2 o 1 minuto según plan; exceso de tareas a 2,5 veces la tarifa | Ejecuciones concurrentes: 5 en Starter, 20 en Pro, 200 o más en Enterprise | 40.000 solicitudes/usuario/24 h en Premium, 250.000 por licencia Process; una ejecución dura como máximo 30 días, aprobaciones pendientes incluidas |
Dos lecturas rápidas. Si la residencia de datos en la UE es un requisito contractual, solo n8n lo deja por escrito en su página de precios; en el resto hay que pedirlo y que conste en el contrato. Y si el flujo necesita que alguien apruebe, Power Automate es el único con la aprobación como pieza nativa y en todos los planes; en Zapier es un extra de Enterprise y en Make es un apaño.
Para quién es cada una: perfil en cuatro párrafos
Make: escenarios visuales y agentes, pagando por crédito
Make es la herramienta del que quiere ver el flujo entero en un lienzo, con bifurcaciones, iteradores y agregadores, e incluye agentes de IA con objetivos, herramientas y límites. El precio son los créditos: desde agosto son la unidad de facturación, casi cada acción consume uno y algunas funciones de IA consumen más. Encaja en equipos de marketing y operaciones que montan muchos flujos de volumen medio; deja de encajar cuando un escenario itera sobre miles de registros cada día o cuando hay que demostrar ante un auditor quién hizo qué.
Zapier: el catálogo más grande y la curva de entrada más corta
Si la aplicación existe, casi seguro hay un conector de Zapier: declara más de 9.000, y el arranque es el más corto. Sus límites aparecen con el crecimiento: el plan gratuito es lineal y de dos pasos, los filtros y caminos empiezan en Professional, el sondeo baja a un minuto solo en Team, y las aprobaciones humanas son una beta exclusiva de Enterprise. El modelo por tarea es el que más sorpresas da a fin de mes cuando un Zap entra en bucle.
n8n: self-hosting, precio por ejecución y mentalidad de desarrollador
n8n es la única de las cuatro que puedes instalar en tu servidor con Docker sin pagar licencia, y la única que cobra por ejecución completa y no por paso. Por eso es la favorita de los equipos técnicos: nodo de código, Git, MCP, agentes con aprobación humana de cada llamada a herramienta. Su nube se aloja en Fráncfort, con precios en euros desde 20 euros al mes. A cambio pide más oficio: autoalojarla implica mantener actualizaciones, copias y seguridad, y funciones como SSO, entornos o envío de logs a un SIEM están reservadas a planes de pago.
Power Automate: la opción natural si tu empresa vive en Microsoft 365
Para una pyme con Microsoft 365, Power Automate ya está ahí: los flujos con conectores estándar, incluidas las aprobaciones desde Outlook y Teams, se crean con la licencia que ya tienes. Premium, a 13 euros por usuario y mes, abre los conectores premium, los flujos de escritorio (RPA asistida) y la minería de procesos; Process, a 130 euros por bot, cubre los robots desatendidos. El coste real está en la licencia por usuario cuando mucha gente dispara flujos, en el límite diario de solicitudes y en que, fuera del ecosistema Microsoft, los conectores con ERPs españoles son genéricos (HTTP).
Cuándo basta un iPaaS y cuál elegir según el caso
Un iPaaS basta cuando el flujo cumple tres condiciones: no necesita que una persona decida en medio, un fallo se puede repetir sin consecuencias y nadie te va a pedir el histórico dentro de dos años. Con esas tres condiciones, la elección entre las cuatro depende de la pila y del equipo:
| Situación | Elección razonable | Por qué |
|---|---|---|
| Equipo de 1-3 personas, pila 100 % SaaS, pocos flujos | Zapier | Más conectores y el arranque más rápido; el volumen bajo mantiene el coste por tarea controlado |
| Marketing y operaciones con flujos complejos de datos | Make | Editor más expresivo para transformar, agregar e iterar; cuidado con los créditos en volúmenes altos |
| Equipo técnico, volumen alto o datos sensibles | n8n self-hosted | Sin coste por paso, datos en tu infraestructura, código cuando haga falta |
| Empresa en Microsoft 365, flujos entre SharePoint, Teams, Outlook y Dynamics | Power Automate | Licencia que ya tienes, aprobaciones nativas, identidad y permisos de Microsoft |
| Procesos con aprobaciones, documentos, expedientes o normativa | Ninguno solo: BPM (con el iPaaS al lado si ya lo tienes) | Lo explicamos en la siguiente sección |
Un consejo que ahorra disgustos: antes de elegir, cuenta los pasos de tus tres flujos más pesados y multiplica por las ejecuciones mensuales. Con esa cifra, la calculadora de cada web te dará el precio real.
Cuándo ninguno: procesos con aprobaciones, expedientes y cumplimiento
Las cuatro herramientas automatizan flujos: una secuencia de acciones entre aplicaciones. Un proceso es otra cosa: tiene personas con roles, decisiones con plazo, documentos que se revisan y firman, excepciones que se escalan y un expediente que alguien puede auditar después. En ese terreno, el iPaaS se queda corto por diseño, no por falta de conectores:
| Necesidad | Cómo lo resuelve un iPaaS | Cómo lo resuelve un BPM |
|---|---|---|
| Aprobación con plazo y escalado | Correo o tarjeta en Teams; si nadie responde, el flujo espera o caduca (30 días en Power Automate) | Tarea en una bandeja con vencimiento, recordatorio, delegación y escalado automático a otro rol |
| Modelo del proceso | Diagrama propietario de cada herramienta | BPMN 2.0, estándar que entienden negocio, IT y auditores, exportable |
| Expediente | No existe: los datos quedan repartidos entre las aplicaciones conectadas | Un expediente por caso con documentos, versiones, decisiones y firmas |
| Trazabilidad para auditoría o inspección | Historial de ejecuciones durante meses, según plan | Registro inmutable de quién decidió qué, cuándo y con qué documento, conservado el tiempo que exija la norma |
| Firma y validez legal | Conector a un proveedor de firma externo | Firma electrónica dentro del mismo proceso, con la evidencia en el expediente |
| Coste al crecer | Por crédito, tarea, ejecución o usuario que dispara flujos | Tarifa plana por usuario, sin contar pasos |
La señal más clara de que has cruzado la línea es cuando empiezas a construir con el iPaaS cosas que no son integraciones: una hoja de cálculo para saber qué facturas están pendientes de aprobar, un flujo que manda recordatorios porque nadie respondió al correo, una carpeta compartida que hace de expediente. Cada uno de esos apaños es una tarea de BPM hecha a mano. Lo desarrollamos en la guía de automatización de flujos de trabajo y, para el caso más habitual, en cómo automatizar la aprobación de facturas de proveedores.
Regla rápida. Si para explicar el flujo tienes que decir «y entonces alguien revisa y decide», no es una integración: es un proceso. Y si alguien podría pedirte dentro de dos años quién lo decidió y con qué documento, necesitas un expediente, no un historial de ejecuciones.
Cómo lo resuelve Dokuflex
Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, junta las dos capas en una: la integración ERP y CRM sin programar, con más de 200 conectores (SAP, Sage, Holded, A3, Salesforce, HubSpot, Dynamics, entre otros) y API REST, GraphQL y webhooks para lo que no tenga conector, y el motor de procesos BPMN 2.0 con bandejas de tareas, aprobaciones trazables, expedientes, gestión documental y firma electrónica en la misma plataforma. El flujo lee el pedido en el ERP, pide la aprobación al responsable en Teams o en su bandeja, adjunta el documento, lo envía a firma y escribe el resultado en el CRM, y cada paso queda en un registro inmutable con quién, qué, cuándo y desde qué IP.
Frente a los cuatro criterios en los que las herramientas de arriba flojean:
- Precio: tarifa plana por usuario (Starter desde 25 €/usuario/mes con suscripción anual), sin contar créditos, tareas ni pasos intermedios. Prueba gratuita de 14 días sin tarjeta.
- Humano en el flujo: la aprobación es una tarea del proceso BPMN, con vencimiento, escalado de excepciones y registro de auditoría, no un correo esperando respuesta.
- Datos y cumplimiento: datos hospedados en la Unión Europea, ISO 27001, operación alineada con el ENS categoría Media (certificación en trámite), RGPD con DPA firmado; cada llamada entre sistemas con OAuth 2.0 o mTLS y TLS 1.3.
- IA gobernada: los agentes de IA trabajan dentro del proceso, con permisos limitados y un paso humano antes de las acciones críticas, en lugar de ser un módulo suelto del escenario.
Y si ya tienes Zapier, Make o n8n funcionando, no hace falta tirarlos: pueden seguir con los flujos ligeros y abrir expedientes o lanzar procesos en Dokuflex por API. Para quien viene de Microsoft 365, la alternativa a Power Automate para pymes explica qué se queda en Power Automate y qué pasa al BPM. Lo que sí tiene sentido mover cuanto antes son los procesos en los que «que falle no es una opción».
Preguntas frecuentes
¿Cuál es más barato: Make, Zapier, n8n o Power Automate?+
Depende del volumen y de cómo lo midas. Según sus webs a octubre de 2026, Zapier tiene plan gratuito de 100 tareas al mes y el plan Professional parte de 19,99 dólares al mes con pago anual; n8n parte de 20 euros al mes (2.500 ejecuciones) y su Community Edition self-hosted es gratuita; Make ofrece 1.000 créditos al mes gratis y planes Core, Pro y Teams con precio según la calculadora de su web; Power Automate Premium cuesta 13 euros por usuario y mes con pago anual. Para pocos flujos y poco volumen, el gratuito de cualquiera basta; con volumen alto, n8n self-hosted o una tarifa plana suelen salir mejor que pagar por tarea o crédito.
¿Qué diferencia hay entre pagar por créditos, por tareas y por ejecuciones?+
La unidad de cobro cambia lo que te cuesta un mismo flujo. En Make cada acción de un módulo consume un crédito, aunque los routers y los gestores de error no consumen; un escenario que itera sobre 500 registros gasta cientos de créditos. En Zapier cuenta cada paso de acción ejecutado con éxito, así que un Zap de cinco pasos consume cinco tareas por ejecución. En n8n una ejecución es un workflow completo, tenga dos pasos o cuarenta, y es la unidad que más predecible resulta cuando los flujos crecen. Power Automate no cobra por paso: licencia por usuario o por bot y fija un límite de solicitudes diarias (40.000 por usuario con Premium).
¿Se puede instalar alguno en mis propios servidores (self-hosting)?+
Solo n8n. Su Community Edition se despliega con Docker en tu servidor sin coste de licencia, con casi todo el conjunto de funciones; SSO, control de versiones con Git, entornos, variables personalizadas y envío de logs a un SIEM requieren plan de pago. Make y Zapier son servicios en la nube sin opción on-premise publicada. Power Automate es un servicio en la nube que, según la FAQ de Microsoft, no está disponible en el entorno local, aunque puede conectarse a servidores internos mediante la puerta de enlace de datos local.
¿Power Automate es gratis con Microsoft 365?+
En parte. Las licencias de Microsoft 365 permiten crear flujos en la nube con conectores estándar, incluido el de aprobaciones, con un límite de 6.000 solicitudes de Power Platform por usuario cada 24 horas. Los conectores premium, los flujos de escritorio (RPA) y la minería de procesos requieren Power Automate Premium, que según la web de Microsoft a octubre de 2026 cuesta 13 euros por usuario y mes con pago anual y eleva el límite a 40.000 solicitudes diarias. Los flujos desatendidos se licencian por bot con el plan Process, a 130 euros por bot y mes.
¿Cuál permite aprobaciones humanas dentro del flujo?+
Power Automate tiene el conector de aprobaciones como función nativa: cinco tipos (todos deben aprobar, el primero que responda, respuestas personalizadas y aprobación secuencial), respuesta desde Outlook, Teams o el centro de aprobaciones, e historial guardado en Dataverse; el flujo puede esperar hasta 30 días. n8n anuncia aprobaciones human-in-the-loop y aprobación humana de llamadas a herramientas en agentes. Zapier ofrece solicitudes de aprobación en beta y solo en el plan Enterprise. Make no publica una función de aprobación como tal en las páginas consultadas; se resuelve con correos, webhooks y módulos de espera. En ninguno la aprobación es una tarea con bandeja, plazo, delegación y expediente como en un BPM.
¿Dónde se guardan mis datos: en la UE o en Estados Unidos?+
n8n Cloud indica en su página de precios que los datos de los planes alojados se almacenan en la UE, en servidores de Fráncfort; si lo autoalojas, donde tú decidas. Make declara infraestructura en Amazon AWS con ISO 27001, SOC 2 Type II y SOC 3, pero su página de seguridad no indica la región. Zapier declara cumplimiento GDPR, SOC 2 Type II y SOC 3, y sus páginas de precios y Enterprise no publican residencia de datos en la UE. En Power Automate la región la determina el entorno de tu tenant de Microsoft; la página de precios no lo detalla. Si necesitas garantía contractual de datos en la UE, pídela por escrito antes de firmar.
¿Cuándo necesito un BPM en lugar de un iPaaS?+
Cuando el flujo deja de ser «si pasa A, haz B» y se convierte en un proceso con personas dentro: una factura de proveedor que requiere dos aprobaciones y una firma, un alta de empleado con documentos que hay que revisar, una no conformidad que abre un expediente con plazos. Un iPaaS mueve datos entre aplicaciones; un BPM modela el proceso en BPMN 2.0, asigna tareas a bandejas con vencimientos y escalados, guarda cada decisión con quién, cuándo y con qué documento, y deja un expediente que una auditoría o una inspección puede revisar. Lo habitual en una pyme es tener las dos cosas: el iPaaS para los flujos ligeros y el BPM para los procesos que no pueden fallar.
¿Puedo usar Dokuflex junto con Zapier, Make o n8n?+
Sí. Dokuflex expone API REST y GraphQL documentadas y webhooks, así que un escenario de Make, un Zap o un workflow de n8n puede abrir un expediente, lanzar un proceso o leer el estado de una tarea. Lo razonable es repartir: los flujos SaaS-a-SaaS sin personas siguen en tu iPaaS y los procesos con aprobaciones, documentos y cumplimiento viven en Dokuflex, que además trae más de 200 conectores propios para SAP, Sage, Holded, A3, Salesforce, HubSpot o Dynamics. Así no pagas por tarea en lo crítico ni rehaces lo que ya funciona.
Fuentes
Todas consultadas el 19 de octubre de 2026. Los precios y límites pueden cambiar; revisaremos este artículo cuando lo hagan.
- Make, Pricing: FAQ sobre créditos como unidad de facturación, 1.000 créditos gratis al mes, paquetes extra, plan Start-up y asignaciones por cada 10.000 créditos.
- Make, página principal: «3.500+ apps», agentes de IA, control de acceso por roles y registros de auditoría. Make, Security: infraestructura en AWS, ISO 27001, SOC 2 Type II y SOC 3.
- Zapier, Pricing: planes y precios en dólares, tareas por paso ejecutado, sondeo por plan, Filters y Paths, solicitudes de aprobación (beta, Enterprise), registro de auditoría, SAML SSO y SCIM. Zapier, página principal: «9.000+ apps», SOC 2 Type II, SOC 3, GDPR. Zapier, Enterprise.
- n8n, Pricing: Starter 20 €, Pro 50 €, Business 667 € al mes, ejecuciones por plan, concurrencia, SSO, datos alojados en la UE (Fráncfort). n8n, página principal: más de 500 integraciones, Docker, aprobaciones human-in-the-loop, registros de auditoría, RBAC, Git, MCP. n8n Docs, Choose n8n: Community Edition y funciones reservadas a planes de pago.
- Microsoft, precios de Power Automate: Premium 13,00 €/usuario/mes, Process 130,00 €/bot/mes, Hosted Process 186,30 €/bot/mes, prueba de 30 días. Microsoft, Power Automate: conectores, no disponible en el entorno local, puerta de enlace de datos local.
- Microsoft Learn, aprobaciones de Power Automate: tipos de aprobación, respuesta desde Outlook, Teams y centro de aprobaciones, historial en Dataverse, conector estándar.
- Microsoft Learn, límites de solicitudes de Power Platform: 40.000 por usuario (Premium), 250.000 por licencia Process, 6.000 con Microsoft 365. Microsoft Learn, límites de flujos: duración máxima de una ejecución de 30 días, aprobaciones pendientes incluidas.
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