Make, Zapier e n8n risolvono le integrazioni SaaS in una PMI; Power Automate è l'opzione naturale in Microsoft 365 (Premium 13 €/utente/mese secondo il suo sito a ott. 2026). Make addebita per crediti, Zapier per task e n8n per esecuzioni (da 20 €/mese) o gratis in self-hosting. Nessuno sostituisce un BPM se il processo esige approvazioni tracciabili, fascicoli e conformità.
Cosa hanno in comune e perché si confrontano male
Tutti e quattro sono piattaforme di integrazione (ciò che gli analisti chiamano iPaaS): un editor visuale in cui un trigger in un'applicazione provoca azioni in altre, con connettori già pronti per gli strumenti più usati. Su questo i quattro sono bravi e una PMI mette in piedi qualcosa di utile in un pomeriggio.
Il problema della maggior parte dei confronti è che si fermano al numero di connettori e al prezzo d'ingresso. Le differenze che cambiano davvero la fattura e il rischio stanno altrove: l'unità di addebito (lo stesso flusso può costare il triplo in uno strumento rispetto a un altro), la possibilità di ospitarlo sui tuoi server, come trattano l'intervento umano, quale registro di audit lasciano e dove risiedono i dati. Sono i sei criteri di questo articolo.
E c'è un limite comune: tutti automatizzano flussi, non processi. Quella differenza, alla fine, decide se ti serve uno di questi quattro o un software BPM low-code.
Modello di prezzo: crediti, task, esecuzioni o licenza per utente
Ogni strumento misura il consumo con un'unità diversa, e quell'unità conta più del prezzo del piano. La tabella riporta ciò che pubblica ogni sito a ottobre 2026; dove non mostra la cifra, lo indichiamo.
| Strumento | Unità di addebito | Gratis | Ingresso a pagamento (secondo il suo sito a ott. 2026) |
|---|---|---|---|
| Make | Crediti: quasi ogni azione di un modulo ne consuma uno; router e gestori di errore non consumano | 1.000 crediti al mese | Piani Core, Pro, Teams ed Enterprise; il prezzo per piano si calcola sul suo sito in base ai crediti e non compare nelle FAQ consultate. Sconto con pagamento annuale e piano Start-up per aziende con meno di 20 dipendenti |
| Zapier | Task: ogni passo di azione eseguito con successo (i trigger non contano) | 100 task al mese, Zap a due passi, polling ogni 15 minuti | Professional da 19,99 $/mese con pagamento annuale (750 task) o 29,99 $ mensile; Team da 69 $/mese annuale (2.000 task); Enterprise su misura. Task in eccesso a 2,5 volte la tariffa (1,25 in annuale) |
| n8n | Esecuzioni: un workflow completo ne conta una, qualunque sia il numero di passi | Community Edition self-hosted, senza costi di licenza | Starter 20 €/mese (2.500 esecuzioni), Pro 50 €/mese (10.000), Business 667 €/mese solo self-hosted (40.000); Enterprise su misura. Prezzi con pagamento annuale |
| Power Automate | Licenza per utente o per bot, con limite giornaliero di richieste | Prova di 30 giorni; flussi con connettori standard inclusi in Microsoft 365 (6.000 richieste/utente/24 h) | Premium 13 €/utente/mese; Process 130 €/bot/mese; Hosted Process 186,30 €/bot/mese. Pagamento annuale, IVA esclusa |
La conseguenza pratica: un flusso che elabora 500 fatture al mese con cinque passi ciascuna consuma circa 2.500 task in Zapier e nell'ordine di 2.500 crediti in Make, ma solo 500 esecuzioni in n8n. Più il flusso è lungo e iterativo, più l'addebito per passo penalizza. Power Automate segue un'altra strada: non conta i passi, conta gli utenti con licenza e limita le richieste a 40.000 per utente al giorno in Premium, o 250.000 per flusso con licenza Process.
Nessuno dei quattro offre una tariffa fissa per utente con esecuzioni incluse come fa un BPM, per questo nelle pagine alternativa a Zapier e alternativa a Make (in spagnolo) il primo criterio è il prezzo per task contro il costo prevedibile.
Tabella comparativa: connettori, self-hosting, logica, approvazioni, audit e dati nell'UE
I sei criteri che separano i quattro strumenti in un progetto reale, con ciò che dichiara ogni fornitore sul suo sito a ottobre 2026.
| Criterio | Make | Zapier | n8n | Power Automate |
|---|---|---|---|---|
| Connettori dichiarati | «3.500+ app» | «9.000+ app»; le app premium dal piano Professional | «Oltre 500 integrazioni», più nodo HTTP e codice | «Oltre 1.000 connettori API»; le FAQ parlano di oltre 1.400 certificati |
| Self-hosting | Non pubblicato; cloud su AWS, Enterprise in ambiente AWS isolato | No; cloud | Sì: Community Edition con Docker, o piano Business/Enterprise self-hosted | No: «non è disponibile in ambiente locale»; si collega ai server interni tramite il gateway dati locale |
| Logica condizionale | Router e filtri nello scenario (non consumano crediti) | Filters e Paths solo da Professional; il piano gratuito è lineare a due passi | Nodi di condizione, ramificazione e codice; cicli | Condizioni, cicli ed espressioni nei flussi cloud |
| Umano nel flusso | Nessuna funzione di approvazione pubblicizzata; si monta con email, webhook e attesa | «Approval requests» in beta, solo Enterprise | Approvazioni human-in-the-loop e approvazione umana delle chiamate agli strumenti negli agenti | Connettore approvazioni nativo: cinque tipi, risposta da Outlook, Teams o dal centro approvazioni, storico in Dataverse |
| Audit e tracciabilità | Ruoli e registri di audit; Enterprise aggiunge altri controlli | Registro di audit: 6 mesi in Team, 1 anno in Enterprise; SAML SSO da Team, SCIM in Enterprise | Registri di audit, invio dei log a SIEM, storico dei workflow e Git (funzioni a pagamento); SSO SAML/LDAP in Business ed Enterprise | Storico delle esecuzioni per flusso; storico delle approvazioni in Dataverse |
| Residenza dei dati nell'UE | AWS con ISO 27001, SOC 2 Type II e SOC 3; la sua pagina sulla sicurezza non indica la regione | GDPR, SOC 2 Type II e SOC 3; nessuna residenza UE pubblicata nei prezzi né in Enterprise | Cloud ospitato nell'UE (Francoforte); self-hosted, dove decidi tu | Secondo la regione dell'ambiente del tuo tenant Microsoft; la pagina dei prezzi non lo dettaglia |
| Limiti tipici | Crediti del piano; 5 GB di trasferimento ogni 10.000 crediti al mese; extra in pacchetti da 1.000 o 10.000 | Polling ogni 15, 2 o 1 minuto a seconda del piano; task in eccesso a 2,5 volte la tariffa | Esecuzioni concorrenti: 5 in Starter, 20 in Pro, 200 o più in Enterprise | 40.000 richieste/utente/24 h in Premium, 250.000 per licenza Process; un'esecuzione dura al massimo 30 giorni, approvazioni in sospeso incluse |
Due letture rapide. Se la residenza dei dati nell'UE è un requisito contrattuale, solo n8n lo mette per iscritto nella sua pagina dei prezzi; con gli altri bisogna chiederlo e farlo risultare nel contratto. E se il flusso ha bisogno che qualcuno approvi, Power Automate è l'unico con l'approvazione come componente nativa e in tutti i piani; in Zapier è un extra di Enterprise e in Make è un arrangiamento.
Per chi è ciascuno: profilo in quattro paragrafi
Make: scenari visuali e agenti, pagando a credito
Make è lo strumento di chi vuole vedere l'intero flusso su una tela, con ramificazioni, iteratori e aggregatori, e include agenti IA con obiettivi, strumenti e limiti. Il prezzo sono i crediti: da agosto sono l'unità di fatturazione, quasi ogni azione ne consuma uno e alcune funzioni di IA ne consumano di più. Si adatta a team di marketing e operations che montano molti flussi di volume medio; smette di adattarsi quando uno scenario itera su migliaia di record ogni giorno o quando bisogna dimostrare a un auditor chi ha fatto cosa.
Zapier: il catalogo più grande e la curva d'ingresso più corta
Se l'applicazione esiste, quasi sicuramente c'è un connettore Zapier: ne dichiara oltre 9.000, e la partenza è la più rapida. I suoi limiti compaiono con la crescita: il piano gratuito è lineare e a due passi, filtri e percorsi iniziano in Professional, il polling scende a un minuto solo in Team, e le approvazioni umane sono una beta esclusiva di Enterprise. Il modello per task è quello che riserva più sorprese a fine mese quando uno Zap entra in loop.
n8n: self-hosting, prezzo per esecuzione e mentalità da sviluppatore
n8n è l'unico dei quattro che puoi installare sul tuo server con Docker senza pagare licenza, e l'unico che addebita per esecuzione completa e non per passo. Per questo è il preferito dei team tecnici: nodo di codice, Git, MCP, agenti con approvazione umana di ogni chiamata a uno strumento. Il suo cloud è ospitato a Francoforte, con prezzi in euro da 20 euro al mese. In cambio chiede più mestiere: ospitarlo in proprio implica mantenere aggiornamenti, backup e sicurezza, e funzioni come SSO, ambienti o invio dei log a un SIEM sono riservate ai piani a pagamento.
Power Automate: l'opzione naturale se la tua azienda vive in Microsoft 365
Per una PMI con Microsoft 365, Power Automate è già lì: i flussi con connettori standard, incluse le approvazioni da Outlook e Teams, si creano con la licenza che hai già. Premium, a 13 euro per utente al mese, apre i connettori premium, i flussi desktop (RPA assistita) e il process mining; Process, a 130 euro per bot, copre i robot non presidiati. Il costo reale sta nella licenza per utente quando molte persone avviano flussi, nel limite giornaliero di richieste e nel fatto che, fuori dall'ecosistema Microsoft, i connettori con gli ERP spagnoli sono generici (HTTP).
Quando basta un iPaaS e quale scegliere a seconda del caso
Un iPaaS basta quando il flusso soddisfa tre condizioni: non ha bisogno che una persona decida nel mezzo, un errore si può ripetere senza conseguenze e nessuno ti chiederà lo storico tra due anni. Con queste tre condizioni, la scelta tra i quattro dipende dallo stack e dal team:
| Situazione | Scelta ragionevole | Perché |
|---|---|---|
| Team di 1-3 persone, stack 100 % SaaS, pochi flussi | Zapier | Più connettori e la partenza più rapida; il volume basso tiene sotto controllo il costo per task |
| Marketing e operations con flussi di dati complessi | Make | Editor più espressivo per trasformare, aggregare e iterare; attenzione ai crediti con volumi alti |
| Team tecnico, volume alto o dati sensibili | n8n self-hosted | Nessun costo per passo, dati nella tua infrastruttura, codice quando serve |
| Azienda in Microsoft 365, flussi tra SharePoint, Teams, Outlook e Dynamics | Power Automate | Licenza che hai già, approvazioni native, identità e permessi Microsoft |
| Processi con approvazioni, documenti, fascicoli o normativa | Nessuno da solo: BPM (con l'iPaaS accanto se ce l'hai già) | Lo spieghiamo nella sezione seguente |
Un consiglio che risparmia dispiaceri: prima di scegliere, conta i passi dei tuoi tre flussi più pesanti e moltiplica per le esecuzioni mensili. Con quella cifra, il configuratore di ogni sito ti darà il prezzo reale.
Quando nessuno: processi con approvazioni, fascicoli e conformità
I quattro strumenti automatizzano flussi: una sequenza di azioni tra applicazioni. Un processo è un'altra cosa: ha persone con ruoli, decisioni con scadenza, documenti che vengono verificati e firmati, eccezioni che vengono scalate e un fascicolo che qualcuno può controllare in seguito. Su quel terreno l'iPaaS resta corto per progettazione, non per mancanza di connettori:
| Esigenza | Come la risolve un iPaaS | Come la risolve un BPM |
|---|---|---|
| Approvazione con scadenza ed escalation | Email o scheda in Teams; se nessuno risponde, il flusso attende o scade (30 giorni in Power Automate) | Attività in una casella con scadenza, promemoria, delega ed escalation automatica a un altro ruolo |
| Modello del processo | Diagramma proprietario di ogni strumento | BPMN 2.0, standard compreso da business, IT e auditor, esportabile |
| Fascicolo | Non esiste: i dati restano sparsi tra le applicazioni collegate | Un fascicolo per caso con documenti, versioni, decisioni e firme |
| Tracciabilità per audit o ispezione | Storico delle esecuzioni per mesi, a seconda del piano | Registro immutabile di chi ha deciso cosa, quando e con quale documento, conservato per il tempo richiesto dalla norma |
| Firma e validità legale | Connettore a un fornitore di firma esterno | Firma elettronica dentro lo stesso processo, con l'evidenza nel fascicolo |
| Costo al crescere | Per credito, task, esecuzione o utente che avvia flussi | Tariffa fissa per utente, senza contare i passi |
Il segnale più chiaro che hai superato la linea è quando inizi a costruire con l'iPaaS cose che non sono integrazioni: un foglio di calcolo per sapere quali fatture sono in attesa di approvazione, un flusso che manda promemoria perché nessuno ha risposto all'email, una cartella condivisa che fa da fascicolo. Ognuno di questi arrangiamenti è un'attività di BPM fatta a mano. Lo approfondiamo nella guida all'automazione dei flussi di lavoro e, per il caso più comune, in come automatizzare l'approvazione delle fatture fornitori.
Regola rapida. Se per spiegare il flusso devi dire «e allora qualcuno verifica e decide», non è un'integrazione: è un processo. E se qualcuno potrebbe chiederti tra due anni chi l'ha deciso e con quale documento, ti serve un fascicolo, non uno storico delle esecuzioni.
Come lo risolve Dokuflex
Dokuflex, piattaforma BPM low-code con IA, unisce i due livelli in uno: l'integrazione ERP e CRM senza programmare (in spagnolo), con oltre 200 connettori (SAP, Sage, Holded, A3, Salesforce, HubSpot, Dynamics, tra gli altri) e API REST, GraphQL e webhook per ciò che non ha un connettore, e il motore di processi BPMN 2.0 con caselle di attività, approvazioni tracciabili, fascicoli, gestione documentale e firma elettronica nella stessa piattaforma. Il flusso legge l'ordine nell'ERP, chiede l'approvazione al responsabile in Teams o nella sua casella, allega il documento, lo invia alla firma e scrive il risultato nel CRM, e ogni passo resta in un registro immutabile con chi, cosa, quando e da quale IP.
Rispetto ai quattro criteri su cui gli strumenti qui sopra vacillano:
- Prezzo: tariffa fissa per utente (Starter da 25 €/utente/mese con abbonamento annuale), senza contare crediti, task né passi intermedi. Prova gratuita di 14 giorni senza carta.
- Umano nel flusso: l'approvazione è un'attività del processo BPMN, con scadenza, escalation delle eccezioni e registro di audit, non un'email in attesa di risposta.
- Dati e conformità: dati ospitati nell'Unione europea, ISO 27001, operatività allineata all'ENS categoria Media (certificazione in corso), GDPR con DPA firmato; ogni chiamata tra sistemi con OAuth 2.0 o mTLS e TLS 1.3.
- IA governata: gli agenti IA lavorano dentro il processo, con permessi limitati e un passo umano prima delle azioni critiche, invece di essere un modulo isolato dello scenario.
E se hai già Zapier, Make o n8n in funzione, non serve buttarli: possono continuare con i flussi leggeri e aprire fascicoli o avviare processi in Dokuflex via API. Per chi arriva da Microsoft 365, l'alternativa a Power Automate per le PMI (in spagnolo) spiega cosa resta in Power Automate e cosa passa al BPM. Ciò che ha senso spostare al più presto sono i processi in cui «fallire non è un'opzione».
Domande frequenti
Qual è il più economico: Make, Zapier, n8n o Power Automate?+
Dipende dal volume e da come lo misuri. Secondo i loro siti a ottobre 2026, Zapier ha un piano gratuito da 100 task al mese e il piano Professional parte da 19,99 dollari al mese con pagamento annuale; n8n parte da 20 euro al mese (2.500 esecuzioni) e la sua Community Edition self-hosted è gratuita; Make offre 1.000 crediti al mese gratis e piani Core, Pro e Teams con prezzo calcolato dal configuratore del suo sito; Power Automate Premium costa 13 euro per utente al mese con pagamento annuale. Per pochi flussi e poco volume basta il piano gratuito di uno qualsiasi; con volumi alti, n8n self-hosted o una tariffa fissa di solito convengono più che pagare per task o per credito.
Che differenza c'è tra pagare per crediti, per task e per esecuzioni?+
L'unità di addebito cambia quanto ti costa lo stesso flusso. In Make ogni azione di un modulo consuma un credito, anche se router e gestori di errore non consumano; uno scenario che itera su 500 record spende centinaia di crediti. In Zapier conta ogni passo di azione eseguito con successo, quindi uno Zap di cinque passi consuma cinque task per esecuzione. In n8n un'esecuzione è un workflow completo, abbia due passi o quaranta, ed è l'unità più prevedibile quando i flussi crescono. Power Automate non addebita per passo: licenza per utente o per bot e un limite di richieste giornaliere (40.000 per utente con Premium).
Si può installare qualcuno di questi sui miei server (self-hosting)?+
Solo n8n. La sua Community Edition si distribuisce con Docker sul tuo server senza costi di licenza, con quasi tutto l'insieme di funzioni; SSO, controllo di versione con Git, ambienti, variabili personalizzate e invio dei log a un SIEM richiedono un piano a pagamento. Make e Zapier sono servizi cloud senza opzione on-premise pubblicata. Power Automate è un servizio cloud che, secondo le FAQ di Microsoft, non è disponibile in ambiente locale, anche se può collegarsi a server interni tramite il gateway dati locale.
Power Automate è gratis con Microsoft 365?+
In parte. Le licenze Microsoft 365 permettono di creare flussi cloud con connettori standard, incluso quello delle approvazioni, con un limite di 6.000 richieste Power Platform per utente ogni 24 ore. I connettori premium, i flussi desktop (RPA) e il process mining richiedono Power Automate Premium, che secondo il sito di Microsoft a ottobre 2026 costa 13 euro per utente al mese con pagamento annuale e porta il limite a 40.000 richieste giornaliere. I flussi non presidiati si licenziano per bot con il piano Process, a 130 euro per bot al mese.
Quale permette approvazioni umane dentro il flusso?+
Power Automate ha il connettore delle approvazioni come funzione nativa: cinque tipi (tutti devono approvare, il primo che risponde, risposte personalizzate e approvazione sequenziale), risposta da Outlook, Teams o dal centro approvazioni, e storico salvato in Dataverse; il flusso può attendere fino a 30 giorni. n8n annuncia approvazioni human-in-the-loop e approvazione umana delle chiamate agli strumenti negli agenti. Zapier offre richieste di approvazione in beta e solo nel piano Enterprise. Make non pubblica una funzione di approvazione in quanto tale nelle pagine consultate; si arrangia con email, webhook e moduli di attesa. In nessuno l'approvazione è un'attività con casella, scadenza, delega e fascicolo come in un BPM.
Dove vengono conservati i miei dati: nell'UE o negli Stati Uniti?+
n8n Cloud indica nella sua pagina dei prezzi che i dati dei piani in hosting sono conservati nell'UE, su server a Francoforte; se lo ospiti tu, dove decidi tu. Make dichiara un'infrastruttura su Amazon AWS con ISO 27001, SOC 2 Type II e SOC 3, ma la sua pagina sulla sicurezza non indica la regione. Zapier dichiara conformità GDPR, SOC 2 Type II e SOC 3, e le sue pagine dei prezzi ed Enterprise non pubblicano la residenza dei dati nell'UE. In Power Automate la regione la determina l'ambiente del tuo tenant Microsoft; la pagina dei prezzi non lo dettaglia. Se ti serve una garanzia contrattuale di dati nell'UE, chiedila per iscritto prima di firmare.
Quando mi serve un BPM invece di un iPaaS?+
Quando il flusso smette di essere «se succede A, fai B» e diventa un processo con persone dentro: una fattura fornitore che richiede due approvazioni e una firma, l'assunzione di un dipendente con documenti da verificare, una non conformità che apre un fascicolo con scadenze. Un iPaaS sposta dati tra applicazioni; un BPM modella il processo in BPMN 2.0, assegna attività a caselle con scadenze ed escalation, conserva ogni decisione con chi, quando e con quale documento, e lascia un fascicolo che un audit o un'ispezione può esaminare. La norma in una PMI è avere entrambe le cose: l'iPaaS per i flussi leggeri e il BPM per i processi che non possono fallire.
Posso usare Dokuflex insieme a Zapier, Make o n8n?+
Sì. Dokuflex espone API REST e GraphQL documentate e webhook, quindi uno scenario di Make, uno Zap o un workflow di n8n può aprire un fascicolo, avviare un processo o leggere lo stato di un'attività. La cosa ragionevole è dividersi i compiti: i flussi SaaS-a-SaaS senza persone restano nel tuo iPaaS e i processi con approvazioni, documenti e conformità vivono in Dokuflex, che in più porta oltre 200 connettori propri per SAP, Sage, Holded, A3, Salesforce, HubSpot o Dynamics. Così non paghi per task su ciò che è critico e non rifai ciò che già funziona.
Fonti
Tutte consultate il 19 ottobre 2026. Prezzi e limiti possono cambiare; aggiorneremo questo articolo quando succederà.
- Make, Pricing: FAQ sui crediti come unità di fatturazione, 1.000 crediti gratis al mese, pacchetti extra, piano Start-up e allocazioni ogni 10.000 crediti.
- Make, home page: «3.500+ app», agenti IA, controllo accessi per ruoli e registri di audit. Make, Security: infrastruttura su AWS, ISO 27001, SOC 2 Type II e SOC 3.
- Zapier, Pricing: piani e prezzi in dollari, task per passo eseguito, polling per piano, Filters e Paths, richieste di approvazione (beta, Enterprise), registro di audit, SAML SSO e SCIM. Zapier, home page: «9.000+ app», SOC 2 Type II, SOC 3, GDPR. Zapier, Enterprise.
- n8n, Pricing: Starter 20 €, Pro 50 €, Business 667 € al mese, esecuzioni per piano, concorrenza, SSO, dati ospitati nell'UE (Francoforte). n8n, home page: oltre 500 integrazioni, Docker, approvazioni human-in-the-loop, registri di audit, RBAC, Git, MCP. n8n Docs, Choose n8n: Community Edition e funzioni riservate ai piani a pagamento.
- Microsoft, prezzi di Power Automate: Premium 13,00 €/utente/mese, Process 130,00 €/bot/mese, Hosted Process 186,30 €/bot/mese, prova di 30 giorni. Microsoft, Power Automate: connettori, non disponibile in ambiente locale, gateway dati locale.
- Microsoft Learn, approvazioni di Power Automate: tipi di approvazione, risposta da Outlook, Teams e centro approvazioni, storico in Dataverse, connettore standard.
- Microsoft Learn, limiti delle richieste di Power Platform: 40.000 per utente (Premium), 250.000 per licenza Process, 6.000 con Microsoft 365. Microsoft Learn, limiti dei flussi: durata massima di un'esecuzione di 30 giorni, approvazioni in sospeso incluse.
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