Une signature numérisée est l'image d'une signature manuscrite, scannée ou tracée sur un écran : elle n'identifie pas le signataire et ne protège pas le document. La signature électronique, régie par le règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS), produit des effets juridiques à ses trois niveaux, et la signature qualifiée équivaut à la signature manuscrite (article 25, paragraphe 2) avec, en France, une présomption de fiabilité (Code civil, article 1367). « Signature numérique », ou « digitale », est le nom courant de la variante fondée sur un certificat.
Ce qu'est une signature numérisée (et pourquoi on la confond avec les autres)
Une signature numérisée est une signature manuscrite transformée en image. Elle arrive dans l'entreprise par deux chemins : quelqu'un scanne son paraphe sur papier et l'enregistre en PNG pour le coller dans n'importe quel document, ou quelqu'un trace sa signature au doigt ou à la souris sur un écran et l'application ne conserve que le dessin obtenu. Dans les deux cas, le résultat est le même : un graphique.
Ce graphique souffre de trois lacunes qui le disqualifient comme preuve sérieuse :
- Il n'identifie pas le signataire. Toute personne qui a accès au fichier peut coller cette image dans un autre document. Rien ne relie l'image à une personne précise à un moment précis.
- Il ne protège pas le document. Si quelqu'un modifie un chiffre du contrat après l'avoir « signé », l'image reste là, identique, sans signaler l'altération.
- Il ne laisse aucune preuve. Il n'y a aucune trace de qui a signé, quand, d'où ni avec quel appareil.
La confusion vient du nom. « Numérisée » ressemble à « numérique », et « numérique » évoque « électronique », si bien que beaucoup d'entreprises croient que transformer la signature en image en fait déjà une signature électronique. Ce n'est pas le cas : numériser, c'est changer de support ; signer électroniquement, c'est produire une preuve.
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Ce qu'est la signature électronique : les trois niveaux d'eIDAS
Signature électronique est le terme juridique. L'article 3 du règlement (UE) n° 910/2014, dit eIDAS, la définit comme « des données sous forme électronique, qui sont jointes ou associées logiquement à d'autres données sous forme électronique et que le signataire utilise pour signer », et distingue trois niveaux selon la preuve qu'elles apportent.
| Niveau | Ce qu'exige eIDAS | Exemples | Effet juridique |
|---|---|---|---|
| Simple (SES) | Toute donnée électronique utilisée pour signer (article 3, point 10). | Case « j'accepte », nom saisi au clavier, code à usage unique sans autre preuve, image collée. | On ne peut pas lui refuser d'effet juridique parce qu'elle est électronique (article 25, paragraphe 1) ; sa force probante s'apprécie au cas par cas. |
| Avancée (AES) | Liée au signataire de manière univoque, permet de l'identifier, créée à l'aide de données sous son contrôle exclusif et liée au document de façon à détecter toute modification ultérieure (article 26). | Signature biométrique sur tablette avec preuves, code à usage unique avec identification et horodatage, certificat non qualifié. | Article 25, paragraphe 1, avec des preuves qui permettent de la défendre ; en pratique, le standard pour les contrats entre entreprises et avec les salariés. |
| Qualifiée (QES) | Avancée, créée à l'aide d'un dispositif de création de signature qualifié et fondée sur un certificat qualifié délivré par un prestataire supervisé (article 3, point 12). | Carte d'identité électronique, certificat qualifié d'un prestataire de confiance, signature à distance avec un prestataire qualifié européen. | Équivalente à la signature manuscrite (article 25, paragraphe 2), reconnue dans toute l'UE (article 25, paragraphe 3) et présumée fiable en France (décret 2017-1416). |
Remarquez une chose : la signature numérisée entre, tout au plus, dans la première ligne. Et elle n'y entre qu'au sens où c'est « une donnée électronique ». Ce qui lui manque, ce sont les quatre propriétés de la deuxième ligne, celles qui transforment une signature en preuve. Le cadre est complété par le règlement eIDAS 2, qui ajoute le portefeuille européen d'identité numérique mais ne change pas l'échelle des niveaux.
Et la « signature numérique », qu'est-ce exactement ?
« Signature numérique », ou « signature digitale » par anglicisme, n'est pas une catégorie juridique en Europe : c'est le nom, à la fois courant et technique, de la signature fondée sur la cryptographie à clé publique. Le signataire détient une clé privée que lui seul contrôle ; elle sert à produire une empreinte chiffrée du document, et n'importe qui peut vérifier avec la clé publique du certificat que l'empreinte correspond à ce document et à ce signataire. Si une seule virgule change, la vérification échoue.
Cette technologie est celle qui se trouve derrière la plupart des signatures avancées et toutes les signatures qualifiées. C'est pourquoi, quand quelqu'un dit « signature numérique » dans une entreprise, il veut presque toujours dire « signature électronique avec certificat ». Et c'est pourquoi la question « signature numérique ou signature électronique ? » est mal posée : la signature numérique est une façon de produire une signature électronique, pas une alternative.
Le droit français ne connaît pas non plus ce terme. Le Code civil parle d'« écrit électronique » (article 1366) et de « signature électronique » (article 1367), et le décret 2017-1416 renvoie directement aux niveaux du règlement eIDAS. En Espagne, la loi 6/2020 joue le même rôle de relais national : nulle part « signature numérique » n'apparaît comme une notion autonome.
Tableau comparatif : numérisée vs simple vs avancée vs qualifiée
Le moyen le plus rapide de ne plus les confondre est de regarder comment chacune répond aux trois questions que posera un juge : qui a signé ? a-t-il signé exactement ceci ? comment le prouve-t-on ?
| Critère | Signature numérisée | Électronique simple | Électronique avancée | Électronique qualifiée |
|---|---|---|---|---|
| Ce que c'est | Image d'un paraphe | Donnée électronique exprimant une acceptation | Signature avec identité, contrôle exclusif et intégrité | Avancée, avec certificat et dispositif qualifiés |
| Identifie le signataire | Non | Faiblement | Oui | Oui, vérifiée par un prestataire |
| Détecte les modifications du document | Non | Selon l'outil | Oui | Oui |
| Preuves en cas de contestation | Aucune | Peu (journal de l'application) | Complètes : identité, biométrie ou code unique, horodatage, empreinte, IP | Certificat qualifié : sa vérification suffit |
| Base légale | Aucune spécifique | eIDAS art. 25.1 ; C. civ. art. 1367 (fiabilité à prouver) | eIDAS art. 26 et 25.1 ; C. civ. art. 1367 (fiabilité à prouver) | eIDAS art. 25.2 et 25.3 ; C. civ. art. 1367 et décret 2017-1416 (fiabilité présumée) |
| Friction pour le signataire | Minimale | Minimale | Faible : téléphone, sans appli ni inscription | Moyenne : certificat ou identification préalable |
| À quoi ça sert | Décorer un document | Acceptations à faible risque | Contrats, RH, consentements, procès-verbaux | Documents soumis à une exigence légale de forme, secteur public, valeur élevée |
La colonne qui compte pour 90 % des documents d'une PME est l'avancée : elle identifie, protège et laisse des preuves avec la même friction que signer sur la tablette d'un livreur. Ce qu'une entreprise achète quand elle achète de la signature électronique, ce n'est pas le trait : ce sont les preuves.
Valeur juridique en France : que se passe-t-il quand quelqu'un conteste la signature
Aucun type de signature électronique n'est invalide du seul fait qu'il est électronique : c'est ce que dit l'article 25, paragraphe 1, d'eIDAS. La vraie différence entre les niveaux apparaît le jour où l'autre partie dit « je n'ai jamais signé cela » ou « le document que j'ai signé ne disait pas cela ». Trois règles entrent alors en jeu.
- eIDAS, article 25, paragraphe 2. La signature qualifiée équivaut à la signature manuscrite. En cas de contestation, il suffit de vérifier que le certificat était qualifié et valide au moment de la signature. C'est la voie la plus solide et aussi celle qui impose le plus de friction au signataire.
- Code civil, articles 1366 et 1367, et décret 2017-1416. L'écrit électronique a la même force probante que le papier à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu'il soit établi et conservé dans des conditions qui en garantissent l'intégrité. La signature électronique doit consister en « l'usage d'un procédé fiable d'identification garantissant son lien avec l'acte ». Cette fiabilité est présumée, jusqu'à preuve contraire, pour la signature qualifiée au sens d'eIDAS ; pour les autres niveaux, c'est à celui qui se prévaut du document de la démontrer. Avec une image collée, il n'y a rien à démontrer.
- Code de procédure civile, article 287. Lorsque la dénégation porte sur un écrit ou une signature électroniques, le juge vérifie si les conditions posées par les articles 1366 et 1367 sont satisfaites. Il ne cherche pas un trait qui ressemble : il cherche l'identification du signataire et l'intégrité de l'acte. D'où la bonne question au moment de choisir un outil : non pas « à quoi ressemble la signature ? », mais « quelles preuves génère-t-elle et sous quel format les remet-elle ? ».
En termes pratiques : une signature avancée bien faite se défend avec un dossier de preuves ; une signature numérisée se défend avec des témoins, s'il y en a. Les tribunaux apprécient librement la preuve, mais ils ne peuvent pas apprécier celle qui n'existe pas.
Quelle signature utiliser selon le document
Tout n'exige pas une signature qualifiée et tout ne se règle pas avec une case à cocher. La règle de bon sens est de proportionner le niveau au risque du document : combien il vaut, combien de temps il dure et quelle est la probabilité de finir par en discuter.
| Document | Niveau recommandé | Pourquoi |
|---|---|---|
| Acceptation de conditions, petit bon de commande, enquête | Simple | Faible montant, faible probabilité de litige ; ce qui compte, c'est la rapidité. |
| Contrat de travail, avenant de rémunération, accord de télétravail, rupture conventionnelle | Avancée (ou qualifiée) | Peut finir devant les prud'hommes des années plus tard ; il faut une identité et des preuves. Le CDD doit en outre être écrit. |
| Contrat commercial, de prestation, de bail ou de confidentialité | Avancée | C'est la base de la gestion du cycle de vie des contrats : la signature doit survivre à l'outil. |
| Consentement éclairé, autorisation RGPD, entrée en relation client (KYC) | Avancée | Il faut pouvoir prouver que cette personne a consenti à ceci à cette date. |
| Démarches auprès des administrations, marchés publics, procurations, documents soumis à une exigence de forme | Qualifiée | La loi ou l'organisme l'exige, ou la valeur justifie la présomption de fiabilité et l'équivalence pleine avec la signature manuscrite. |
| Tout document avec une signature collée comme image | Remplacer | Si cela vaut la peine de le signer, cela vaut la peine de pouvoir le prouver. |
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Cinq erreurs que nous continuons de voir dans les entreprises
- Coller la signature scannée dans Word et « protéger » le PDF par un mot de passe. Le mot de passe empêche d'ouvrir le fichier ; il n'empêche pas, une fois ouvert, de le modifier et de le réenregistrer. Il n'y a pas d'intégrité.
- Signer dans une appli qui n'enregistre que le dessin. Beaucoup d'applis de « signature sur tablette » capturent le trait comme image et l'apposent sur le PDF. C'est une signature numérisée avec un écran tactile. La différence avec une signature biométrique réside dans ce que l'appli enregistre, pas dans ce que l'utilisateur fait.
- Confondre le cachet de l'entreprise avec la signature. Un cachet électronique identifie une personne morale ; il sert à attester l'origine d'une facture ou d'une attestation, pas à ce qu'une personne physique consente à un contrat.
- Accepter un « OK » par WhatsApp comme signature. Cela peut prouver une conversation, mais cela ne lie personne au contenu exact d'une pièce jointe qui a pu être remplacée.
- Choisir la qualifiée pour tout. Obliger un candidat à obtenir un certificat pour signer une promesse d'embauche est une façon de le perdre. Réservez la signature qualifiée aux cas où elle est exigée ou où la valeur la justifie.
Le schéma commun est le même : on achète l'apparence de la signature et on oublie la preuve.
Comment Dokuflex le résout : le bon niveau de signature au cœur du processus
Dokuflex, plateforme BPM low-code avec IA, intègre la signature électronique conforme à eIDAS comme une étape de plus du processus, pas comme un outil à part. Cela permet de choisir le niveau par type de document et d'archiver les preuves avec le dossier.
- Signature biométrique graphométrique (avancée). Le signataire trace sa signature sur un téléphone ou une tablette, sans appli ni inscription, et la plateforme capture et chiffre les données biométriques du trait, les lie au document et génère la preuve. C'est le geste d'une signature numérisée avec la preuve d'une signature avancée, comme le détaille la page signature biométrique.
- Code à usage unique par SMS avec identification et horodatage. Pour les signatures à distance avec preuve d'identité et de session.
- Certificat numérique et signature qualifiée. Cartes d'identité électroniques et certificats, et signature qualifiée avec des prestataires de confiance européens quand le document l'exige.
- Preuves autonomes. Le document signé se vérifie en dehors de Dokuflex, avec son horodatage et son dossier de preuves. Une signature qui ne vaut qu'à l'intérieur du produit qui l'a générée n'est pas une signature : c'est une dépendance.
- Un prix par signature, sans engagement. À partir de 0,50 € par signature, au niveau dont chaque document a besoin.
Ce que Dokuflex ne fait pas, c'est décider à votre place quels documents méritent quel niveau. Cette décision revient à votre entreprise et à son conseil ; la plateforme se contente de garantir qu'une fois prise, elle s'applique toujours de la même façon.
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Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une signature numérisée ? +
Une signature numérisée est l'image d'une signature manuscrite : un scan de la signature sur papier, ou un trait dessiné au doigt ou à la souris qui est enregistré comme image (PNG, JPG) et collé dans un document. Elle reproduit l'apparence de la signature, mais elle n'identifie pas de façon fiable la personne qui a signé, ne lie pas la signature au contenu du document et ne détecte pas si le document a été modifié ensuite. C'est une image, pas une signature au sens juridique.
Une signature scannée a-t-elle une valeur juridique ? +
Elle peut être retenue comme un indice, mais sa force probante est faible. Le règlement eIDAS considère comme signature électronique toute donnée électronique que le signataire utilise pour signer ; une image collée dans un PDF relève donc techniquement du niveau le plus bas, la signature électronique simple. Le problème surgit si l'autre partie la conteste : l'article 1367 du Code civil exige un procédé fiable d'identification garantissant le lien de la signature avec l'acte, et c'est à celui qui se prévaut du document de démontrer cette fiabilité. Une image copiable n'apporte aucune preuve de qui l'a apposée ni de quand.
Signature numérique et signature électronique, est-ce la même chose ? +
Dans le langage juridique européen, le terme est signature électronique, défini à l'article 3 du règlement eIDAS avec trois niveaux : simple, avancée et qualifiée. Signature numérique, ou signature « digitale » par anglicisme, est le nom courant, et aussi technique, de la signature fondée sur la cryptographie à clé publique et sur un certificat, qui est la technologie habituelle derrière la signature avancée et la signature qualifiée. En pratique, quand quelqu'un dit signature numérique, il veut généralement dire signature électronique avec certificat.
Signer sur une tablette, est-ce une signature numérisée ou une signature électronique ? +
Cela dépend de ce que l'outil capture. S'il n'enregistre que le dessin du trait, c'est une signature numérisée. S'il capture en plus les données biométriques du trait (pression, vitesse, accélération, inclinaison), les chiffre, les lie au document avec un horodatage et génère des preuves de la session, il s'agit d'une signature électronique avancée au sens de l'article 26 d'eIDAS, dite signature biométrique ou graphométrique. Le geste est le même ; ce qui change, c'est la preuve qui reste derrière.
Quelle signature me faut-il pour un contrat de travail ? +
En France, le CDI n'est soumis à aucune forme particulière, mais le CDD doit être établi par écrit, et un contrat, un avenant de rémunération ou un accord de télétravail sont des documents qui peuvent se retrouver devant le conseil de prud'hommes des années plus tard. Le choix raisonnable est une signature électronique avancée, avec identification du signataire et preuves, ou une signature qualifiée si l'entreprise veut la présomption de fiabilité de l'article 1367 du Code civil. Une signature scannée ou un trait sans preuves est exactement le type de document que l'on conteste.
Quel niveau de signature électronique équivaut à la signature manuscrite ? +
La signature électronique qualifiée. L'article 25, paragraphe 2, du règlement eIDAS dispose qu'une signature électronique qualifiée a l'effet juridique équivalent à celui d'une signature manuscrite, et l'article 25, paragraphe 3, ajoute qu'une signature qualifiée fondée sur un certificat délivré dans un État membre est reconnue dans tous les autres. En France, le décret 2017-1416 lui attache la présomption de fiabilité de l'article 1367 du Code civil. Pour la signature simple et la signature avancée, c'est l'article 25, paragraphe 1, qui s'applique : on ne peut pas leur refuser d'effet juridique au seul motif qu'elles sont électroniques, mais leur force probante s'apprécie au cas par cas.
Comment prouve-t-on devant un juge qui a signé un document électronique ? +
Avec les preuves que la plateforme a générées au moment de la signature : identité vérifiée du signataire (certificat, code à usage unique envoyé sur son téléphone, pièce d'identité), données biométriques du trait s'il s'agit d'une signature graphométrique, horodatage, empreinte cryptographique du document, adresses IP et journal de la session. Si la signature est qualifiée, la vérification du certificat suffit et la fiabilité est présumée. Sinon, lorsque la signature est déniée, le juge vérifie, conformément à l'article 287 du Code de procédure civile, si les conditions des articles 1366 et 1367 du Code civil sont remplies, et ce sont ces preuves, et au besoin une expertise, qui l'établissent.
Sources
- Règlement (UE) n° 910/2014 (eIDAS) : article 3 (définitions des signatures électronique, avancée et qualifiée), article 25 (effets juridiques) et article 26 (exigences de la signature avancée).
- Code civil : article 1366 (force probante de l'écrit électronique) et article 1367 (signature électronique, procédé fiable d'identification et présomption de fiabilité).
- Décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 relatif à la signature électronique : présomption de fiabilité attachée à la signature électronique qualifiée au sens d'eIDAS.
- Code de procédure civile : article 287 (vérification par le juge des conditions des articles 1366 et 1367 en cas de dénégation d'un écrit ou d'une signature électroniques).
- Règlement (UE) 2024/1183 (eIDAS 2) : portefeuille européen d'identité numérique et modification du règlement 910/2014.
Arrêtez de coller des signatures et commencez à produire des preuves
En 15 minutes, nous signons avec vous un vrai document avec une signature avancée depuis un téléphone, sans appli ni inscription, et nous vous montrons le dossier de preuves qui reste derrière. Sans engagement et sans que personne n'ait à obtenir un certificat.