Un software de notas de gastos cuesta en 2026 entre 3 y 10 euros por usuario y mes entre los proveedores que publican precio: Dokuflex 3 €, N2F 4,80 €, Expensya 5 €, Tickelia unos 8 € (según Capterra) y Rydoo de 8 a 10 €. Okticket, Captio (Emburse), Payhawk, Factorial y Sesame no publican tarifa. Lo que de verdad cambia la factura anual no es ese precio, sino tres cosas: qué cuenta como usuario, si hay mínimos y qué va aparte (tarjeta, viajes, onboarding). Seguir en Excel tampoco es gratis: unos 58 dólares y 20 minutos por nota según la GBTA.
Tabla de precios públicos (3 de octubre de 2026)
Solo incluimos lo que el fabricante publica en su web o lo que recogen Capterra y Appvizer con fecha. Donde pone “no publicado” es que la web obliga a pedir presupuesto. Los precios son por usuario y mes salvo que se indique otra cosa.
| Proveedor | Precio público | Plan gratuito o prueba | Unidad y mínimos | Fuente |
|---|---|---|---|---|
| Dokuflex | 3 € | Gratis hasta 5 empleados y 30 gastos/mes (nuevas altas) | Por empleado y mes, sin mínimo; el plan Pro incluye reembolso SEPA y conciliación | dokuflex.com |
| Vertical Expense | 3,60 € | n/d | Por usuario | Appvizer |
| N2F | 4,80 € (Business) · 6,60 € (Enterprise) | Versión gratuita | Por usuario; plan Advanced a presupuesto | Appvizer |
| Expensya (Medius) | 5 € (Silver) · 8 € (Gold) | Versión gratuita | Por usuario; Premium a presupuesto | Appvizer, ComparaSoftware |
| Tickelia | No publicado (unos 8 € según Capterra) | Tickelia Lite: 15 días | Planes Business, Corporate y Enterprise a presupuesto | tickelia.com, Capterra |
| Rydoo | 8 € (Essentials) · 10 € (Pro) | Prueba gratis | Por usuario activo, facturación anual, mínimo 5 usuarios | rydoo.com/pricing |
| Okticket | No publicado | Free hasta 5 usuarios por CIF | Lite y Corporate a presupuesto; OKT Card opcional o incluida | okticket.es/planes |
| Captio (Emburse) | No publicado | No | Presupuesto tras demo | emburse.com/es |
| Pleo | Planes por empresa (Starter, Essential, Advanced, Beyond) | Starter limitado | Por empresa; precios en euros para España no claros en la web | pleo.io, GetApp |
| Payhawk | No publicado | No | Presupuesto; tarjeta Visa en el núcleo del producto | payhawk.com/es |
| Zoho Expense | Unos 3 $ (según Capterra) | 14 días | Por usuario; sin homologación AEAT visible | Capterra |
| Factorial · Sesame HR | No publicado | 14 días | Módulo o add-on de la suite de RRHH; Sesame exige mínimo 3 usuarios con tarjeta | factorial.es, sesamehr.es |
Marcas de sus respectivos titulares. Datos consultados el 3 de octubre de 2026; si un fabricante cambia su web, cambia la tabla: avísanos y lo corregimos. Comparativa con fines informativos (art. 10 de la Ley General de Publicidad).
Por usuario, por empleado o por empresa: los cuatro modelos de cobro
Dos precios “por usuario” pueden no ser comparables. Antes de poner números en una hoja, identifica el modelo:
Por empleado dado de alta
Pagas por cada persona que puede presentar gastos, use o no la app ese mes. Es el modelo de Dokuflex (3 €). Predecible; conviene dar de alta solo a quien viaja o compra.
Por usuario activo
Solo pagas los meses en que el usuario presenta algo (Rydoo). Parece más barato, pero suele venir con mínimos (5 usuarios) y facturación anual por adelantado.
Por empresa, por tramos
Cuota fija según plan y tamaño (Pleo, Payhawk). Interesa si casi toda la plantilla gasta; penaliza a la empresa de 80 personas donde solo gastan 12.
A presupuesto
Tickelia, Okticket, Captio, Factorial o Sesame: el precio sale tras una demo y depende de módulos, integraciones y volumen. No es malo en sí; obliga a hacer bien la lista de preguntas de más abajo.
Un detalle que cambia mucho el total: la tarjeta. En Okticket, Tickelia, Pleo o Payhawk la tarjeta de la plataforma es parte de la propuesta y a veces del precio; en Dokuflex no hay tarjeta propia, se concilia la que ya tiene tu banco y el reembolso al empleado sale por transferencia SEPA. Compara el coste de la tarjeta (comisiones, cambio de divisa, saldo inmovilizado) además de la licencia.
Los siete costes que no salen en la página de precios
- Alta y onboarding. Configurar políticas, centros de coste y aprobadores puede facturarse como proyecto. Pregunta si está incluido y cuántas horas.
- Integración con el ERP. El conector “estándar” a veces es un fichero; el bidireccional con tu Sage, a3, SAP o Holded puede ser un módulo aparte o un partner.
- Mínimos y permanencia. Cinco usuarios mínimos a 8 € son 40 € al mes aunque solo gasten dos. Facturación anual por adelantado: 480 € el primer día.
- Usuarios inactivos. En los modelos por empleado, el becario que viajó una vez sigue costando hasta que alguien lo da de baja. Pide un informe de actividad mensual.
- Módulos opcionales. Recuperación de IVA internacional (a éxito), viajes, anticipos, tarjeta, OCR de facturas de proveedor: cada uno con su precio.
- Soporte. El plan básico suele llevar soporte por correo; el teléfono o el gestor dedicado van en el plan superior.
- Salida. Exportar el histórico de justificantes con validez fiscal cuando te vas. Debe estar escrito en el contrato: formatos, plazos y coste.
Cuánto cuesta no tener software: el precio del Excel
La alternativa “gratis” es la hoja de cálculo y el sobre de tickets. La GBTA (Global Business Travel Association) estimó que procesar una nota de gastos cuesta unos 58 dólares y 20 minutos, que el 19 % contiene errores y que corregir cada uno lleva 18 minutos más. Pleo rebaja la cifra para la pyme española a 18,88 euros por informe.
| Empresa | Notas de gastos al mes | Coste del proceso manual (18,88 €) | Licencia a 3 €/empleado | Licencia a 8 €/usuario |
|---|---|---|---|---|
| 25 personas que gastan | 25 | 472 € | 75 € | 200 € |
| 60 personas que gastan | 60 | 1.133 € | 180 € | 480 € |
| 100 personas que gastan | 100 | 1.888 € | 300 € | 800 € |
A esos costes se suma lo que el Excel no ve: el IVA no deducido porque el ticket no llevaba el NIF, las dietas pagadas por encima del límite exento que tributan sin que nadie lo avise, y el riesgo de una inspección con justificantes en carpetas. Si quieres medirlo en tu empresa, nuestra plantilla de nota de gastos en Excel separa el IVA deducible del perdido y el exceso de dietas; es gratis y sirve para ver cuánto se escapa cada mes.
Software de notas de gastos gratis: qué hay y hasta dónde llega
- Okticket Free: hasta 5 usuarios por CIF con funciones básicas. Bien para un autónomo con dos colaboradores; sin reembolso automático.
- N2F y Expensya: versiones gratuitas limitadas en usuarios o funciones, pensadas para pasar al plan de pago.
- Dokuflex: plan gratuito para nuevas altas hasta 5 empleados y 30 gastos al mes (foto, OCR, política, dietas y kilometraje; sin reembolso SEPA automático ni conciliación de tarjeta), sin tarjeta de crédito ni límite de tiempo; el plan Pro, 3 € por empleado, es público.
- Plantilla de Excel: para empresas de menos de 10 personas que gastan, una plantilla con límites de dietas, kilometraje a 0,26 €/km y control del IVA deducible es suficiente hasta que el cierre de mes empieza a doler.
Kit Digital 2026: la licencia puede salir gratis el primer año
La Orden TDF/39/2026 reactivó el programa Kit Digital con fondos remanentes. La categoría “Gestión de procesos” cubre la digitalización de las notas de gastos, con importes que dependen del segmento de la empresa (hasta 18.000 € en los segmentos de 50 a 249 empleados; menos en los pequeños). Varios proveedores de la tabla son agentes digitalizadores, Dokuflex incluido: el bono se descuenta de la factura y la empresa no adelanta el dinero. Detalles y requisitos en nuestra página del Kit Digital.
Diez preguntas para que dos presupuestos sean comparables
- ¿Qué cuenta como usuario: todo empleado dado de alta, el que presenta gastos ese mes o también el aprobador?
- ¿Hay mínimo de usuarios, permanencia o facturación anual por adelantado?
- ¿El onboarding y la configuración de políticas están incluidos? ¿Cuántas horas?
- ¿La integración con mi ERP es un conector bidireccional, un fichero o un desarrollo?
- ¿La tarjeta es obligatoria? ¿Qué comisiones tiene? ¿Puedo seguir con la de mi banco?
- ¿Cómo llega el reembolso al empleado: transferencia desde la plataforma, nómina o tarjeta? ¿En cuántos días?
- ¿Está homologado por la AEAT para digitalización certificada? Pide el nombre exacto del producto en el listado oficial.
- ¿Calcula dietas y kilometraje con las tablas del IRPF y avisa del exceso?
- ¿Qué incluye el soporte del plan y en qué horario?
- ¿Cómo exporto el histórico con validez fiscal si me voy? ¿En qué formato y a qué coste?
Cómo cobra Dokuflex y dónde no somos la opción más barata
Dokuflex cobra 3 € por empleado y mes, publicados, sin mínimos y con un plan gratuito para nuevas altas hasta 5 empleados y 30 gastos al mes. El plan Pro incluye la captura con OCR con IA, la política de gastos, las dietas y el kilometraje con las tablas oficiales, el asiento contable con el IVA deducible separado, la conciliación con la tarjeta que ya tienes y la transferencia SEPA al empleado en 48 horas, con la homologación AEAT de Doku4Invoices para destruir el papel.
Donde otros ofrecen más: si necesitas recuperar IVA en el extranjero, gestionar viajes y anticipos o una tarjeta emitida por la plataforma, Tickelia, Okticket o Emburse incluyen funciones que Dokuflex no tiene, y su precio puede estar justificado. Lo contamos con detalle en la comparativa Tickelia vs Okticket vs Captio vs Dokuflex y en las páginas de alternativa a Tickelia, alternativa a Okticket y alternativa a Captio.
La diferencia que no sale en ninguna tabla de precios: en Dokuflex las notas de gastos son un proceso más de la misma plataforma que el control horario, las vacaciones, las facturas de proveedor y la firma. Un proveedor en vez de cuatro también es un precio.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta un software de notas de gastos?+
Entre los que publican precio, de 3 a 10 euros por usuario y mes: Dokuflex 3 €, N2F 4,80 €, Expensya 5 €, Tickelia unos 8 € según Capterra y Rydoo 8 a 10 €. Okticket, Captio (Emburse), Payhawk, Factorial o Sesame no publican tarifa y obligan a pedir presupuesto.
¿Cuánto cuesta Tickelia?+
Tickelia no publica precios: sus planes Business, Corporate y Enterprise se presupuestan. Capterra recoge un precio de partida de unos 8 € por usuario y mes, y Tickelia Lite ofrece 15 días de prueba.
¿Okticket es gratis?+
Tiene un plan Free para hasta 5 usuarios por CIF con funciones básicas. A partir de ahí, los planes Lite y Corporate se contratan a presupuesto y no publican precio.
¿Hay software de notas de gastos gratis?+
Sí, con límites: Okticket Free hasta 5 usuarios, la versión gratuita de N2F, el plan gratuito de Dokuflex (hasta 5 empleados y 30 gastos al mes) y, para empresas muy pequeñas, una plantilla de Excel bien hecha. El coste aparece después, en el tiempo de administración y en el IVA que no se deduce.
¿Se paga por empleado, por usuario activo o por empresa?+
Depende del proveedor. Dokuflex cobra por empleado y mes; Rydoo por usuario activo con un mínimo de 5; N2F y Expensya por usuario; Pleo y Payhawk por planes de empresa. Antes de comparar, pide que te expliquen qué cuenta como usuario y si hay mínimos o cuotas de alta.
¿Cuánto cuesta seguir con el Excel de gastos?+
Según la GBTA, procesar una nota de gastos cuesta unos 58 dólares y 20 minutos, el 19 % contiene errores y corregir cada uno lleva 18 minutos más. Para una pyme española, Pleo estima 18,88 euros por informe. Con 40 notas al mes, el Excel cuesta más que cualquier licencia de la tabla.
Fuentes
- Rydoo, página de precios: Essentials y Pro por usuario activo, mínimo 5 usuarios.
- Appvizer, categoría Nota de gastos: precios de N2F, Expensya, Rydoo, Vertical Expense y Pleo.
- Capterra, ficha de Tickelia: precio de partida de 8 € por usuario y mes.
- Okticket, planes: Free hasta 5 usuarios; Lite y Corporate a presupuesto.
- Tickelia, planes: Business, Corporate y Enterprise sin precio publicado; Tickelia Lite 15 días.
- Pleo Blog: coste de un informe de gastos en pymes (18,88 €) y cifras de la GBTA.
- Reglamento del IRPF, art. 9 y Orden HFP/792/2023: límites de dietas y kilometraje.
- AEAT, software homologado para digitalización certificada (listado actualizado el 1 de octubre de 2026).
El único precio de la tabla que no necesita una llamada
Gratis hasta 5 empleados y 3 € por empleado y mes a partir de ahí, sin tarjeta y sin mínimos. OCR con IA, homologación AEAT, dietas y kilometraje con las tablas oficiales y reembolso SEPA en 48 horas. El primer ticket está procesado en menos de cinco minutos.