Los gastos de viaje de los empleados se contabilizan en la cuenta 629 Otros servicios, que el PGC reserva expresamente para “los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte”. El IVA solo va a la 472 si el justificante es una factura (completa o simplificada con NIF y cuota desglosada); si no, es mayor gasto. Las atenciones a clientes van a la 627 con el IVA incluido en el gasto, porque no es deducible. La parte de las dietas o del kilometraje que supera los límites exentos es salario: 640, con retención y cotización. El empleado que adelantó el dinero es un acreedor (subcuenta de la 410, o 465) hasta que se le paga por banco (572); si hubo anticipo, se usó la 460.
Qué cuenta usar para cada línea de la nota de gastos
| Concepto | Cuenta de gasto | IVA | Contrapartida habitual |
|---|---|---|---|
| Comida, hotel, tren, taxi, parking, peaje del empleado en desplazamiento | 629 Otros servicios (subcuenta “gastos de viaje”) | 472 si hay factura válida; si no, mayor gasto | 410 (acreedor empleado), 572 o 5201 si pagó la empresa |
| Dieta de manutención dentro del límite exento | 629 (subcuenta “dietas”) | No hay IVA (no es una factura de un tercero) | 410 / 465 |
| Exceso de dieta sobre el límite exento | 640 Sueldos y salarios | No aplica; retención 4751 y cotización 642 / 476 | 465 |
| Kilometraje a 0,26 €/km + peajes y parking justificados | 629 (subcuenta “kilometraje”) | Sin IVA en el kilometraje; peajes y parking, 472 si hay factura | 410 / 465 |
| Kilometraje pagado por encima de 0,26 €/km | 640 por la diferencia | Retención y cotización | 465 |
| Comida o regalo a un cliente | 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas | No deducible: el IVA es mayor gasto | 410 / 572 / 5201 |
| Material de oficina comprado en viaje | 629 o 602 según naturaleza | 472 si hay factura válida | 410 / 572 |
| Anticipo entregado antes del viaje | 460 Anticipos de remuneraciones (no es gasto) | — | 572 |
El Plan General de Contabilidad define la 629 como los servicios “no comprendidos en las cuentas anteriores”, y añade que en ella “se contabilizarán, entre otros, los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte”. Las subcuentas (6291, 6292…) las decide cada empresa; lo que no es opcional es separar lo que lleva IVA deducible de lo que no, y lo que es gasto de lo que es salario.
Cuándo el IVA va a la 472 y cuándo es mayor gasto
Tres condiciones, las tres a la vez. Primera, el justificante tiene que ser una factura: completa, o simplificada con el NIF y el domicilio de la empresa y la cuota de IVA consignada por separado (art. 7.2 del Reglamento de facturación; requisitos formales del art. 97 de la Ley del IVA). Segunda, el gasto tiene que ser deducible en el Impuesto sobre Sociedades: para viajes, hostelería y restauración la Ley del IVA solo admite la deducción si el gasto lo es en el IS o el IRPF (art. 96.Uno.6.º). Tercera, no puede ser una atención a clientes: esas quedan excluidas del derecho a deducir (art. 96.Uno.5.º).
Cuando falla cualquiera de las tres, la cuota no se recupera y el importe total del ticket, IVA incluido, va a la cuenta de gasto. Por eso la columna “tipo de justificante” de la nota de gastos es la que decide el asiento, y por eso una política de gastos que exige el NIF en el ticket vale más que cualquier descuento del proveedor.
Dietas: gasto hasta el límite, salario a partir de él
El artículo 9 del Reglamento del IRPF fija lo que una dieta de manutención puede pagar sin tributar: 26,67 € al día sin pernocta y 53,34 € con pernocta en España; 48,08 € y 91,35 € en el extranjero. Hasta ahí es un gasto de viaje (629). Lo que la empresa pague por encima es rendimiento del trabajo para el empleado: se contabiliza en la 640, lleva retención de IRPF (4751) y cotiza a la Seguridad Social (642 a cargo de la empresa, 476 como acreedor). Nómina tiene que saberlo en el mes, no en enero. Los importes y las condiciones de justificación del desplazamiento, en la guía de dietas exentas 2026.
Kilometraje: 0,26 €/km sin IVA, y la diferencia es salario
El kilometraje compensa el uso del vehículo del empleado; no hay factura de un tercero y, por tanto, no hay IVA. Hasta 0,26 € por kilómetro justificado (Orden HFP/792/2023), más peajes y aparcamientos con justificante, es gasto de viaje (629). Si el convenio o la empresa pagan 0,30 €, los 0,04 € de diferencia por kilómetro son salario (640) con retención y cotización. Tabla y calculadora en kilometraje 2026.
Atenciones a clientes: 627, sin IVA deducible y con tope en Sociedades
La comida con el cliente no es un gasto de viaje del empleado: es una atención a clientes y va a la 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas. El IVA no es deducible (art. 96.Uno.5.º de la Ley del IVA), así que la cuota se queda en el gasto. En el Impuesto sobre Sociedades es deducible, pero con un límite conjunto del 1 % del importe neto de la cifra de negocios del ejercicio (art. 15.e de la Ley 27/2014). Para poder defenderlo hace falta la factura y, en la nota de gastos, el nombre de los asistentes y su empresa.
Seis asientos resueltos
Todos los ejemplos usan una subcuenta 410 a nombre del empleado para lo que adelantó él; si tu asesoría usa la 465, el razonamiento es el mismo. Retención ilustrativa del 15 %.
1. Comida del empleado en viaje, factura simplificada con NIF: base 30,00 €, IVA 10 % 3,00 €, pagada por él
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Gastos de viaje | 30,00 | |
| 472 H.P., IVA soportado | 3,00 | |
| 410 Acreedor, empleado | 33,00 | |
| Al pagar por transferencia: 410 Acreedor, empleado | 33,00 | |
| 572 Bancos | 33,00 |
2. Taxi con ticket de caja sin NIF, 12,10 €
El IVA no es deducible por falta de justificante válido: todo el importe es gasto.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Gastos de viaje | 12,10 | |
| 410 Acreedor, empleado | 12,10 |
3. Dieta nacional sin pernocta pagada a tanto alzado: 40,00 € (límite exento 26,67 €)
26,67 € son gasto de viaje; 13,33 € son salario con retención (15 % ilustrativo: 2,00 €). La cotización empresarial sobre el exceso se registra en la liquidación mensual de seguros sociales (642 / 476).
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Dietas | 26,67 | |
| 640 Sueldos y salarios | 13,33 | |
| 4751 H.P., acreedora por retenciones | 2,00 | |
| 465 Remuneraciones pendientes de pago | 38,00 |
4. Kilometraje: 120 km a 0,26 €/km (31,20 €) más peaje con justificante de 5,50 €
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 629 Kilometraje | 31,20 | |
| 629 Gastos de viaje (peaje) | 5,50 | |
| 410 Acreedor, empleado | 36,70 |
Si la empresa pagara 0,30 €/km (36,00 €), los 4,80 € de diferencia irían a la 640 con su retención, como en el asiento 3.
5. Comida con un cliente, factura completa de 100,00 € + 10 % IVA, pagada con tarjeta de crédito de empresa
Atención a clientes: 627, IVA no deducible. La tarjeta de crédito genera una deuda hasta su liquidación (5201); si fuera de débito, iría directamente contra 572.
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 627 Relaciones públicas | 110,00 | |
| 5201 Deudas a c/p por crédito dispuesto (tarjeta) | 110,00 | |
| Al liquidar la tarjeta: 5201 | 110,00 | |
| 572 Bancos | 110,00 |
6. Anticipo de 300,00 € antes del viaje; la nota de gastos liquida 250,00 € (gastos con factura: base 227,27 €, IVA 22,73 €)
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 460 Anticipos de remuneraciones (al entregar el anticipo) | 300,00 | |
| 572 Bancos | 300,00 | |
| Al liquidar la nota: 629 Gastos de viaje | 227,27 | |
| 472 H.P., IVA soportado | 22,73 | |
| 460 Anticipos de remuneraciones | 250,00 | |
| 572 Bancos (devolución del sobrante) | 50,00 | |
| 460 Anticipos de remuneraciones | 50,00 |
Cierre mensual: periodificar, conciliar, conservar
- Devengo, no pago. El gasto se imputa al mes en que se produjo aunque la nota se apruebe o se pague después; las notas presentadas tarde son un problema de corte de ejercicio.
- Conciliación de tarjetas. Cada movimiento de la tarjeta de empresa debe tener su justificante; lo que no lo tiene se reclama al empleado antes de contabilizarlo.
- Centro de coste y proyecto en cada línea: es lo que permite que el gasto de viaje sea analizable y, en consultoría, refacturable al cliente.
- Conservación. Cuatro años a efectos tributarios desde el fin del plazo de la declaración (art. 66 LGT) y seis mercantiles (art. 30 del Código de Comercio). Con digitalización certificada homologada por la AEAT el papel puede destruirse; con una foto suelta o un Excel, no.
Cómo lo automatiza Dokuflex (y qué sigue decidiendo tu asesoría)
En Dokuflex cada ticket llega a contabilidad ya clasificado: el OCR con IA lee comercio, fecha, importe e IVA y comprueba si hay NIF; la política marca la categoría y si el IVA es deducible; las dietas y el kilometraje se calculan con las tablas oficiales y el exceso se separa para nómina; el asiento se genera con la cuota deducible en la 472 y el resto en la cuenta de gasto, con su centro de coste, y se envía a SAP, a3, Sage u Holded. El reembolso al empleado sale por SEPA en 48 horas y el justificante queda archivado con validez fiscal (homologación AEAT Doku4Invoices).
Lo que sigue decidiendo tu asesoría: el plan de subcuentas, el tratamiento del exceso de dietas en nómina y el límite del 1 % de atenciones a clientes al cierre del ejercicio. Si todavía lo haces a mano, la plantilla de nota de gastos 2026 ya separa el IVA deducible del perdido y el exceso de dietas.
Preguntas frecuentes
¿En qué cuenta se contabilizan las notas de gastos de los empleados?+
Los gastos de viaje del personal (transporte, alojamiento, comidas en desplazamiento, parking, peajes) van a la cuenta 629 Otros servicios, que el Plan General de Contabilidad reserva expresamente para ellos; muchas empresas abren subcuentas (6291 viajes, 6292 dietas, 6293 kilometraje). Las atenciones a clientes van a la 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas, y el exceso de dietas sobre el límite exento es retribución y va a la 640 Sueldos y salarios.
¿Se puede deducir el IVA de un ticket de empleado?+
Solo si el ticket es una factura simplificada con el NIF y domicilio de la empresa y la cuota de IVA consignada por separado (art. 7.2 del Reglamento de facturación), y el gasto es deducible en el Impuesto sobre Sociedades (art. 96.Uno.6.º de la Ley del IVA para viajes, hostelería y restauración). Entonces la cuota va a la 472 Hacienda Pública, IVA soportado. Si el ticket no lleva NIF, todo el importe es mayor gasto en la 629.
¿Cómo se contabiliza una dieta que supera el límite exento?+
La parte dentro del límite del artículo 9 del Reglamento del IRPF (26,67 € sin pernocta o 53,34 € con pernocta en España) se registra como gasto de viaje en la 629. El exceso es rendimiento del trabajo: se contabiliza en la 640 Sueldos y salarios, lleva retención de IRPF (4751) y cotiza a la Seguridad Social (642 y 476). Por eso conviene que la nota de gastos separe las dos partes antes de llegar a contabilidad.
¿Comida con un cliente: qué cuenta y qué pasa con el IVA?+
Es una atención a clientes: cuenta 627 Publicidad, propaganda y relaciones públicas. El IVA no es deducible (art. 96.Uno.5.º de la Ley del IVA), así que el importe total, IVA incluido, va al gasto. En el Impuesto sobre Sociedades es deducible con el límite conjunto del 1 % del importe neto de la cifra de negocios (art. 15.e de la Ley 27/2014).
¿Cómo se contabiliza el kilometraje?+
El importe exento (0,26 € por kilómetro justificado, más peajes y aparcamientos con justificante) es gasto de viaje en la 629, sin IVA porque no hay factura de un tercero. Si la empresa paga más de 0,26 € por kilómetro, la diferencia es salario: 640 con retención y cotización.
¿Qué cuenta uso si el empleado pagó con su propia tarjeta?+
El empleado es un acreedor de la empresa hasta que cobra. La práctica más extendida es una subcuenta de la 410 Acreedores por prestaciones de servicios a nombre de cada empleado; algunas asesorías prefieren la 465 Remuneraciones pendientes de pago. Lo importante es no mezclarlo con la nómina (640) y saldarlo contra bancos (572) cuando se hace la transferencia. Si hubo anticipo, se usó la 460 Anticipos de remuneraciones y la nota de gastos la liquida.
Fuentes
- Real Decreto 1514/2007, Plan General de Contabilidad (y RD 1515/2007, PGC Pymes): quinta parte, definiciones de las cuentas 410, 460, 465, 472, 4751, 5201, 572, 627, 629, 640 y 642.
- Ley 37/1992 del IVA: artículos 95 a 97 (requisitos de la deducción; exclusiones del art. 96.Uno.5.º y 6.º).
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación: artículos 4 y 7.2.
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF: artículo 9; Orden HFP/792/2023: 0,26 €/km.
- Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades: artículo 15.e.
- Ley 58/2003, General Tributaria: artículo 66; Código de Comercio: artículo 30.
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