Cinco hojas listas para usar: la nota de gastos con el IVA deducible marcado según el tipo de justificante, las dietas con los límites exentos de 2026, el kilometraje a 0,26 €/km, un resumen con lo que hay que reembolsar al empleado y las instrucciones. Sin registro, sin macros.
Compatible con Excel 2016 o superior, LibreOffice y Google Sheets (importar). Fórmulas estándar, sin macros.
Pensada para que la rellene el empleado y la revise administración sin explicaciones.
Empleado, departamento, centro de coste o proyecto, periodo y número de nota. El estado (borrador, enviada, aprobada, reembolsada) va en un desplegable.
Fecha, categoría, comercio, número de factura, tipo de justificante, base y % de IVA. La cuota, el total y la columna “IVA deducible” se calculan solos.
En sus hojas: la plantilla aplica el límite exento según país y pernocta y separa el exceso; el kilometraje se multiplica por 0,26 €/km y suma peajes y parking.
La hoja Resumen muestra el total a pagar al empleado (gastos personales + dietas + kilometraje) y el IVA deducible. Imprime a PDF, firma y adjunta los justificantes.
Contenido divulgativo; no sustituye el asesoramiento de tu asesoría. Importes vigentes a 3 de octubre de 2026.
Para un autónomo con dos colaboradores o una empresa donde gastan cinco personas, el Excel funciona. Estas son las señales de que ya te está costando más que un software.
A 18,88 € por nota de gastos procesada a mano (Pleo, pymes españolas), diez notas al mes ya cuestan más que la licencia de 3 €/empleado.
Si administración dedica más de un día al mes a reclamar justificantes y cuadrar hojas, el proceso debe empezar en el móvil del empleado, no en el Excel.
La columna “IVA perdido” de la plantilla te lo dirá el primer mes. Un OCR que exige el NIF en la captura evita que vuelva a pasar.
El exceso tributa y cotiza; una inspección lo regulariza con recargo. El software avisa antes de aprobar.
Con la plantilla no puedes. Con digitalización certificada homologada por la AEAT, sí: la imagen firmada sustituye al original.
Si el dinero vuelve con la nómina del mes siguiente, el empleado financia a la empresa. Con reembolso SEPA automático llega en 48 horas.
Dokuflex hace lo que hace esta plantilla y lo que la plantilla no puede: el empleado fotografía el ticket, el OCR con IA lee comercio, fecha, importe e IVA, la política de gastos se aplica sola, las dietas y el kilometraje salen de las tablas oficiales, el asiento lleva el IVA deducible separado y el reembolso SEPA llega en 48 horas. Homologación AEAT para destruir el papel. Gratis hasta 5 empleados y 3 € por empleado y mes a partir de ahí.
La plantilla separa el IVA deducible del que no lo es según el tipo de justificante: solo una factura simplificada con el NIF de la empresa y la cuota desglosada, o una factura completa, permiten deducirlo. Un ticket sin NIF justifica el gasto pero no el IVA. La plantilla te lo marca; la deducción la haces tú en la contabilidad.
Los del artículo 9 del Reglamento del IRPF: 26,67 € al día sin pernocta y 53,34 € con pernocta en España; 48,08 € y 91,35 € en el extranjero. El exceso que pague la empresa tributa como salario y la plantilla lo calcula en una columna aparte. Los límites están en celdas editables por si cambia la normativa.
No. Con un Excel sigues obligado a conservar el papel durante el periodo de prescripción (art. 66 LGT) y seis años a efectos mercantiles. Solo la digitalización certificada con software homologado por la AEAT (Orden EHA/962/2007) permite destruir el original con validez fiscal.
Cuando más de diez personas presentan gastos, cuando el cierre de mes se va en perseguir tickets, cuando no sabes cuánto IVA has dejado de deducir o cuando una inspección te obligaría a buscar justificantes en carpetas. A partir de ahí, el tiempo de administración cuesta más que una licencia de 3 € por empleado. Qué cuesta cada opción, en nuestra guía de precios de software de notas de gastos 2026.