Dietas y kilometraje exentos de IRPF en 2026: guía completa para empresas

¿Qué son las dietas y por qué pueden estar exentas de IRPF?

Las dietas son las cantidades que un empresario paga a un empleado para compensar los gastos de manutención, estancia y locomoción producidos por un desplazamiento fuera de su centro habitual de trabajo. No son salario en sentido estricto: son una compensación por gasto.

El artículo 9 de la Ley 35/2006 del IRPF (LIRPF) y, sobre todo, el artículo 9 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007) declaran exentas determinadas cantidades por estos conceptos, siempre que se respeten los importes máximos y los requisitos formales.

El último ajuste relevante fue la Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, que actualizó el kilometraje exento de 0,19€ a 0,26€ por kilómetro. Los importes de manutención y estancia siguen vigentes según el Reglamento.

Bien aplicadas, las dietas no tributan en IRPF, no cotizan a la Seguridad Social y son gasto deducible para la empresa. Mal aplicadas (sin justificación, fuera de los límites, sin desplazamiento real) la AEAT las reclasifica como salario y la empresa asume regularización con recargos.

Tabla 2026 de dietas exentas (importes oficiales)

Estos son los importes diarios exentos de IRPF aplicables en 2026 a desplazamientos por motivos laborales en España y al extranjero. Los importes son por día y por empleado:

Fuente: Reglamento IRPF (RD 439/2007 art. 9) y Orden HFP/792/2023. Importes vigentes a 14 mayo 2026. Comprueba siempre la última versión publicada en BOE antes de aplicarlos.

Requisitos para que las dietas sean exentas

Aplicar los importes anteriores no es automático. Para que la AEAT acepte la exención, deben cumplirse cinco condiciones acumulativas:

• 1. Justificación documental. La empresa debe conservar prueba del desplazamiento (parte de viaje, factura del hotel, ticket del restaurante, billete de tren) y del motivo profesional. Tickets con NIF cuando aplique.
• 2. Desplazamiento a municipio distinto. El desplazamiento debe producirse a un municipio diferente al del centro de trabajo habitual y al de residencia del empleado. Comer al lado de la oficina no genera dieta exenta.
• 3. Ámbito laboral. El régimen aplica solo a rendimientos del trabajo (empleados con contrato laboral). Los autónomos siguen un régimen distinto (art. 30.2.5ª LIRPF).
• 4. No exceder los importes. Si la empresa abona más de 26,67€/53,34€/0,26€ (o sus equivalentes extranjero), el exceso pierde la exención. La parte legal sigue exenta; solo lo que excede tributa.
• 5. Retención sobre el exceso. La diferencia se trata como rendimiento del trabajo: la empresa debe retener IRPF, declararla en el modelo 111/190 y cotizarla a la Seguridad Social.

Kilometraje 2026: el cambio de la Orden HFP/792/2023

Hasta julio de 2023, el kilometraje exento de IRPF llevaba más de dos décadas congelado en 0,19€/km. La Orden HFP/792/2023, de 12 de julio, lo elevó a 0,26€/km para reflejar el coste real del combustible y el mantenimiento del vehículo. Es la cifra vigente en 2026.

La exención cubre el uso del vehículo particular del empleado por motivos laborales. No hay límite cuantitativo total: lo que importa es que cada kilómetro esté justificado y vinculado a una causa profesional concreta.

Cómo justificar el kilometraje:

• Parte de gasto firmado con fecha, motivo, origen y destino.
• Cálculo de km mediante app de mapas (Google Maps, Waze) o GPS de la app de gastos.
• Coincidencia con la agenda profesional o el plan de visitas.
• Ticket de combustible (opcional, refuerza la prueba).

Peajes y aparcamiento se reembolsan aparte, no están incluidos en los 0,26€/km. Se reembolsan al 100% con justificante (ticket, factura) y también están exentos siempre que estén ligados al desplazamiento profesional.

Casos prácticos (3 ejemplos numéricos)

Tres situaciones reales para ver cómo se aplican los importes exentos en 2026.

¿Qué pasa si la empresa paga MÁS de los límites?

No pasa nada, pero la diferencia tributa. La empresa puede pagar más de 26,67€ o de 0,26€/km si su política interna lo permite, pero el exceso pierde la exención y se trata como rendimiento del trabajo.

Implicaciones concretas:

• La empresa retiene IRPF sobre el exceso en la nómina del empleado (tipo marginal del trabajador).
• El exceso cotiza a la Seguridad Social tanto cuota empresa como cuota trabajador.
• Aparece en el modelo 111 (retenciones del trimestre) y en el modelo 190 (resumen anual).
• Se declara en el certificado de retenciones del empleado y en su declaración personal de la renta.

Ejemplo: si la empresa paga 0,40€/km y el límite exento es 0,26€/km, los 0,14€ adicionales por kilómetro se consideran salario. Para 500 km al mes son 70€ que cotizan y tributan como nómina.

¿Qué pasa si la empresa paga MENOS de los límites?

Aquí la respuesta es menos favorable al empleado de lo que muchas veces se piensa. Si la empresa abona, por ejemplo, 0,19€/km en lugar de 0,26€/km, el empleado no puede deducirse en su IRPF personal la diferencia entre lo cobrado y el límite legal.

El régimen de dietas exentas del art. 9 del Reglamento del IRPF es un esquema empresa-trabajador: o lo aplica la empresa, o se pierde. La diferencia no es un gasto deducible para el empleado en su declaración de la renta.

Lo que sí puede hacer el empleado:

• Negociar con la empresa que actualice su política de gastos a los importes exentos.
• Comprobar si su convenio colectivo fija un mínimo superior (algunos convenios sectoriales obligan a una cuantía concreta).
• Conservar los justificantes propios por si la empresa reembolsa retroactivamente.

Cómo documentar dietas y kilometraje correctamente

En una inspección, la AEAT pedirá pruebas concretas de cada dieta declarada exenta. Sin documentación, la exención cae aunque los importes estén dentro del límite. El estándar mínimo por desplazamiento:

• Justificante original. Ticket, factura simplificada o factura completa (según tipo de gasto). Si se digitaliza, debe hacerse con un sistema homologado por la AEAT para destruir el papel y mantener la validez legal (RD 1619/2012, Orden EHA/962/2007).
• Parte de gasto firmado. Documento que recoja fecha, motivo profesional, origen, destino y categoría (manutención, alojamiento, locomoción, kilometraje).
• Propósito del desplazamiento. Cliente visitado, reunión, formación, evento. Convertible con la agenda profesional y el CRM.
• Datos del desplazamiento. En kilometraje: km recorridos, matrícula del vehículo, ruta. En transporte público: billete con fechas y trayecto.
• Custodia 4 años. La empresa debe conservar la documentación durante los 4 años del plazo de prescripción tributaria general (art. 66 LGT). En la práctica conviene 6 años para alinear con la prescripción del Código de Comercio.

Hacerlo con tickets en papel y carpetas físicas es viable, pero frágil: los tickets térmicos se borran, las firmas se extravían y la trazabilidad se rompe. Por eso muchas empresas migran a software de notas de gasto que centraliza captura, validación y archivo.

Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

Los tres errores más habituales que vemos en revisiones fiscales de empresas medianas:

Preguntas frecuentes

Fuentes oficiales

Enlaces directos a la normativa y a la sede electrónica de la AEAT consultados para esta guía:

• Ley 35/2006 del IRPF — art. 9 (BOE) — Texto consolidado con régimen general de dietas y asignaciones para gastos.
• Reglamento del IRPF RD 439/2007 (BOE) — Art. 9: importes exentos de dietas y kilometraje.
• Orden HFP/792/2023, de 12 de julio (BOE) — Actualización del kilometraje exento a 0,26€/km.
• Sede electrónica AEAT — IRPF — Consultas, modelos y manuales prácticos actualizados.