Una política de gastos de viaje define qué gastos asume la empresa, con qué límite por categoría y día, qué justificante exige cada uno (factura simplificada con NIF para deducir el IVA), cómo se calculan dietas y kilometraje (26,67 € y 53,34 € al día en España, 0,26 €/km, exentos de IRPF), quién aprueba según el importe, en qué plazo se presentan los gastos, cómo se reembolsan y qué pasa con las excepciones. No es obligatoria por ley, pero es lo que permite aplicar la normativa fiscal de forma homogénea y lo que una inspección pide. Lo mejor que puede pasarle es dejar de ser un PDF y convertirse en reglas que el software aplica en el momento de capturar el ticket.
Para qué sirve una política de gastos (tres objetivos, no uno)
Las empresas la escriben para ahorrar y acaban descubriendo que sirve para otras dos cosas más importantes.
Controlar antes de gastar
Un límite conocido evita el gasto, no lo discute después. Si la cena tiene tope, nadie pide la carta de vinos; si el taxi exige justificar por qué no había tren, se coge el tren.
Cumplir con Hacienda
Las dietas solo están exentas de IRPF si se justifica el desplazamiento y no se superan los límites; el IVA solo se deduce con factura válida. La política convierte esas normas en instrucciones.
Acabar con las discusiones
El responsable que aprueba y el empleado que presenta se apoyan en el mismo texto. Lo que no está en la política se pide como excepción antes, no se negocia después.
Qué debe incluir: los 13 apartados de la plantilla
La plantilla que puedes descargar al final sigue esta estructura. Si tu política actual no tiene alguno de estos puntos, ahí es donde están las discusiones de cada mes.
- Objeto y alcance: a quién aplica (plantilla, prácticas, colaboradores) y qué gastos cubre.
- Principios: gasto razonable y necesario, justificante válido, autorización previa de lo previsible, trazabilidad.
- Categorías admitidas y límites por persona y día: comida, alojamiento, transporte, taxi, parking, kilometraje, atenciones, material, teléfono.
- Justificantes: qué vale (factura completa o simplificada con NIF e IVA desglosado) y qué no (ticket de caja sin NIF, comprobante de tarjeta, captura de pantalla).
- Dietas y kilometraje con las tablas exentas de IRPF del año y la regla para el exceso.
- Medios de pago: tarjeta de empresa, pago personal y anticipos, con plazos de justificación.
- Plazos de presentación y qué pasa con lo que llega tarde.
- Aprobación y escalado por importe, con prohibición de autoaprobación.
- Gastos no reembolsables: multas, gastos personales, mejoras de clase, propinas excesivas.
- Excepciones: cómo se piden (antes), quién las aprueba y dónde quedan registradas.
- Conservación y protección de datos: 4 años fiscales (art. 66 LGT), 6 mercantiles (art. 30 Código de Comercio), RGPD.
- Incumplimientos: justificantes falsos, duplicados, uso personal de la tarjeta.
- Vigencia y revisión: cada enero y cuando cambie la normativa.
Qué límites tienen sentido en 2026 (y de dónde salen)
Los límites de comida y las dietas no se inventan: el punto de partida son los importes exentos de IRPF del artículo 9 del Reglamento del IRPF y el kilometraje de la Orden HFP/792/2023. Todo lo que la empresa pague por encima a tanto alzado tributa como salario y cotiza.
| Concepto | España | Extranjero | Qué poner en la política |
|---|---|---|---|
| Manutención sin pernocta | 26,67 €/día | 48,08 €/día | Límite de comida en desplazamiento de un día |
| Manutención con pernocta | 53,34 €/día | 91,35 €/día | Comida + cena cuando se duerme fuera |
| Alojamiento | Gasto justificado | Gasto justificado | Exento sin límite si hay factura; la política fija un tope operativo por ciudad (p. ej. 110 € nacional, 160 € internacional) |
| Kilometraje | 0,26 €/km + peajes y parking justificados | 0,26 €/km | Si el convenio paga más, avisar de que la diferencia tributa |
| Atenciones a clientes | Sin límite fiscal exento; IVA no deducible y deducible en Sociedades hasta el 1 % de la cifra de negocios | Tope por persona (p. ej. 60 €) y nombre de los asistentes en el justificante | |
Dos decisiones que la política tiene que tomar explícitamente: si la empresa paga dieta a tanto alzado (no exige ticket de cada comida, pero sí justificar el desplazamiento) o reembolsa el gasto real con factura hasta un límite; y si los desplazamientos dentro del municipio del centro de trabajo generan algo (fiscalmente, no).
El justificante: la regla que más dinero ahorra
Un ticket de caja sirve para justificar el gasto, pero no permite deducir el IVA salvo que sea una factura simplificada con el NIF y el domicilio de la empresa y la cuota de IVA consignada por separado (RD 1619/2012, art. 7.2). En una empresa con 40 personas en ruta, los tickets sin NIF suponen cientos de euros de IVA perdidos al mes. La política debe decirlo con una frase que cualquiera entienda: “pide que pongan el NIF de la empresa en el ticket; si no, el IVA no se recupera”.
Y debe admitir una válvula de escape realista: una excepción de importe pequeño (por ejemplo, hasta 20 € y tres veces al mes) para el parquímetro o el café donde no hay forma de obtener factura. Sin válvula, la gente hace trampas; con válvula sin límite, nadie pide la factura.
Aprobación por importe y sin autoaprobación
Una política con un único aprobador para todo es una política que no se cumple: el responsable aprueba en bloque sin mirar. Funciona mejor un escalado por importe con plazos:
| Importe de la nota de gastos | Aprueba | Plazo |
|---|---|---|
| Hasta 300 € | Responsable directo | 2 días laborables |
| De 300 € a 1.500 € | Responsable directo y responsable de área | 3 días laborables |
| Más de 1.500 € o cualquier excepción | Dirección financiera | 5 días laborables |
Y dos reglas que no admiten excepción: nadie aprueba sus propios gastos ni los de su superior, y el plazo de aprobación cuenta: si el responsable no aprueba, el reembolso se retrasa y el problema es suyo, no del empleado.
Las 10 reglas que el software puede aplicar solo
Una política en PDF depende de que la gente la recuerde. Una política configurada en la herramienta de notas de gastos se aplica en el momento de la foto, sin que nadie revise. Estas diez reglas son las que más trabajo quitan a administración:
- Si el justificante no lleva NIF e IVA desglosado, marcar “IVA no deducible” y avisar al empleado antes de enviar.
- Rechazar en la captura la comida que supere el límite diario, salvo excepción aprobada previamente.
- Calcular la dieta exenta por país y pernocta y separar automáticamente el exceso para nómina.
- Calcular el kilometraje a 0,26 €/km con origen y destino geolocalizados; sumar peajes y parking con justificante.
- Bloquear duplicados: mismo comercio, importe y fecha.
- Enrutar la aprobación por importe y centro de coste e impedir la autoaprobación.
- Reclamar al empleado los movimientos de tarjeta sin justificante a los 5 días.
- Cerrar la presentación de gastos del mes el día 5 y avisar tres días antes.
- Generar el asiento contable con el IVA deducible separado (629 / 472) y enviarlo al ERP.
- Pagar el reembolso por SEPA en 48 horas tras la aprobación y archivar el justificante con validez fiscal.
Seis errores que vemos en políticas de gastos reales
- Pedir “ticket” en vez de “factura simplificada con NIF”. La diferencia es el IVA de todos los gastos del año.
- Fijar límites sin mirar las tablas del IRPF. Una dieta de 40 € a tanto alzado tributa en 13,33 € y nadie lo sabe hasta la inspección.
- Plazos sin consecuencia. Si lo que llega tarde se paga igual, el plazo no existe. Lo que llega fuera de plazo necesita autorización; lo del ejercicio anterior, no se reembolsa.
- Un único aprobador. Aprueba en bloque y sin mirar. Escala por importe.
- Excepciones por WhatsApp. Si no quedan registradas junto al gasto, no existen cuando llega la auditoría.
- No revisarla en enero. Los límites exentos y los convenios cambian; la política de 2023 todavía pone 0,19 €/km.
Cómo implantarla en 30 días
- Semana 1: descarga la plantilla, rellena los corchetes con tus límites reales y saca el histórico de gastos del último año para ver dónde se concentra el dinero.
- Semana 2: revisión con la asesoría (dietas, kilometraje, atenciones a clientes) y con RRHH (convenio, régimen disciplinario, protección de datos).
- Semana 3: configura las reglas en la herramienta de notas de gastos: categorías, límites, justificante exigido, aprobadores por importe, tablas de dietas. Haz un piloto con un equipo y veinte tickets reales.
- Semana 4: comunica la política (una página de resumen, no el documento entero), fija la fecha de entrada en vigor y publica la versión vigente en la intranet. A partir de ahí, revisión mensual de excepciones y anual de límites.
Cómo la aplica Dokuflex sin que nadie revise
En Dokuflex la política de gastos no es un PDF adjunto: son las reglas del proceso. Cuando el empleado fotografía el ticket, el OCR con IA lee comercio, fecha, importe e IVA y comprueba si hay NIF; la categoría y el importe se contrastan con el límite; las dietas y el kilometraje salen de las tablas del IRPF; el gasto fuera de política se rechaza en el momento con el motivo; la aprobación se enruta por importe y centro de coste; el asiento se genera con el IVA deducible separado y el reembolso llega por SEPA en 48 horas. Software homologado por la AEAT (Doku4Invoices) para destruir el papel, desde 3 € por empleado y mes.
Si todavía gestionas los gastos en Excel, la plantilla de nota de gastos 2026 aplica las mismas tablas y te enseña cuánto IVA se escapa cada mes. Y si vienes de otra herramienta, mira la comparativa Tickelia vs Okticket vs Captio vs Dokuflex.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener una política de gastos de viaje por escrito?+
No hay una norma que obligue a tenerla, pero sin ella la empresa no puede demostrar ante una inspección por qué pagó una dieta, ni negarse con criterio a reembolsar un gasto sin justificante, ni aplicar los límites exentos de IRPF de forma homogénea. En la práctica es el documento que convierte el artículo 9 del Reglamento del IRPF y el Reglamento de facturación en reglas que todos entienden.
¿Qué límite poner a las comidas en una política de gastos?+
El punto de partida natural son los límites exentos de IRPF para dietas de manutención: 26,67 € al día sin pernocta y 53,34 € con pernocta en España. Si la empresa reembolsa gasto real con factura, puede fijar un límite distinto por ciudad o por tipo de viaje, pero conviene no superar esas cifras a tanto alzado porque el exceso tributa como salario.
¿Puede la empresa negarse a reembolsar un gasto sin ticket?+
Sí, si la política lo dice y se ha comunicado. Lo habitual es admitir una excepción pequeña (por ejemplo, hasta 20 € y un número limitado de veces al mes) para gastos en los que es difícil obtener justificante, y exigir factura simplificada con NIF para todo lo demás, porque sin ella la empresa pierde el IVA.
¿Qué diferencia hay entre dieta y gasto reembolsado en la política?+
La dieta es una cantidad a tanto alzado por día de desplazamiento, exenta de IRPF hasta los límites del Reglamento, que no exige ticket de cada comida pero sí justificar el desplazamiento (fecha, motivo, lugar). El gasto reembolsado es el importe real pagado, que exige justificante válido. La política debe decir cuál de los dos modelos aplica la empresa y si pueden coexistir.
¿Cómo tratar la tarjeta de empresa en la política de gastos?+
Definiendo quién la tiene, para qué categorías, qué límites tiene y en cuántos días debe justificarse cada movimiento. Los movimientos sin justificante se reclaman y, si persisten, se descuentan según lo pactado. La conciliación automática entre los movimientos de la tarjeta y los justificantes capturados evita que nada quede sin justificar a fin de mes.
¿Cada cuánto hay que revisar la política de gastos?+
Al menos una vez al año, en enero, para actualizar los límites exentos de IRPF y los importes por ciudad; y cada vez que cambie la normativa, el convenio o la herramienta. Las excepciones repetidas de una misma categoría son la señal de que un límite se ha quedado corto.
Fuentes
- Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF: artículo 9, dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia exceptuadas de gravamen.
- Orden HFP/792/2023, de 12 de julio: kilometraje exento a 0,26 euros por kilómetro.
- Real Decreto 1619/2012, Reglamento de facturación: artículos 4 (factura simplificada) y 7.2 (requisitos para deducir el IVA).
- Ley 37/1992 del IVA: artículos 96 (exclusiones del derecho a deducir: atenciones a clientes, viajes y restauración) y 97 (requisitos formales).
- Ley 27/2014 del Impuesto sobre Sociedades: artículo 15.e, atenciones a clientes deducibles hasta el 1 % de la cifra de negocios.
- Ley 58/2003, General Tributaria: artículo 66, prescripción; Código de Comercio, artículo 30, conservación seis años.
De la política en Word a la política que se aplica sola
Descarga la plantilla, adáptala con tu asesoría y configúrala como reglas en Dokuflex: límites, justificantes, dietas, kilometraje, aprobación por importe y reembolso SEPA en 48 horas. Gratis hasta 5 empleados; 3 € por empleado y mes a partir de ahí.