Olvídate de pestañas con fórmulas rotas, mails perdidos y saldos cuadrados a mano. Sube tu plantilla, mapea las columnas y empieza a aprobar vacaciones desde el móvil hoy mismo. Sin desarrollo y sin coste hasta 10 empleados.
El Excel de vacaciones para empleados empezó como una hoja sencilla y, con cada incorporación y cambio de convenio, se convirtió en una pestaña frágil que solo entiende quien la creó. Estos son los cinco puntos que un Excel no puede cubrir y que sí necesitan una alternativa pensada para RRHH.
Dos personas del mismo equipo piden la misma semana de agosto y el Excel no avisa: lo descubres cuando falta cobertura. Una app cruza saldos, calendarios y reglas de mínimo de equipo en tiempo real.
El empleado envía un mail, el responsable se entera tarde, RRHH lo registra cuando puede. Una app dispara avisos en cada paso (solicitud, aprobación, recordatorio) sin que nadie tenga que recordar nada.
Cada convenio (oficinas, metal, comercio, sanidad) tiene reglas distintas de antigüedad, días adicionales y proporcionalidad por alta intermedia. Mantener esas fórmulas en Excel es manual y propenso al error.
Un Excel compartido por mail expone nombres, DNI y motivos sensibles (hospitalización, fallecimiento) a quien no debería verlos. El Reglamento (UE) 2016/679 exige control de acceso por rol y registro de accesos: una app lo trae de serie, el Excel no.
La Inspección de Trabajo puede pedir el registro de ausencias de los últimos cuatro ejercicios. Si se pierde una versión del Excel, ese histórico desaparece. Una app guarda cada solicitud con sello de tiempo, autor y motivo.
Un comercial de ruta o un técnico de obra no abre Excel en el móvil. Si tu plantilla está fuera de oficinas, el Excel es un cuello de botella: o lo gestiona el mando intermedio, o no se gestiona.
Excel sigue siendo útil para muchas cosas, pero la gestión de vacaciones de una empresa que crece necesita capacidades distintas. Esta tabla compara las ocho funciones clave que separan una hoja de cálculo de una app de ausencias.
| Capacidad | Excel | Dokuflex |
|---|---|---|
| Solicitud | Mail libre + edición manual de la hoja | Formulario móvil en 30 segundos, con saldo visible |
| Aprobación | Responder al mail; sin trazabilidad | Multinivel (manager, RRHH, dirección) con auditoría |
| Saldo | Fórmulas manuales que se rompen al copiar filas | Automático por convenio, antigüedad y alta proporcional |
| Calendario de equipo | Hoja anual coloreada a mano | Vista compartida por equipo / centro / convenio |
| Notificaciones | Inexistentes | Push, email y recordatorios automáticos |
| Histórico legal | Sujeto a versiones del fichero; se pierde | 4 años conservados, exportables ante inspección |
| RGPD | Sin control de acceso por rol | Datos en UE, cifrado, roles, registro de accesos |
| App móvil | No usable | Web móvil + Android + iOS, sin instalación obligada |
Comparativa orientativa. Excel y Microsoft son marcas registradas de sus respectivos propietarios. Datos públicos consultados en mayo 2026.
La mayoría de pymes pasan del Excel a la app en un día laborable. Sin desarrollo a medida ni proyecto largo: descargas, mapeas, importas, revisas y arrancas.
Una hoja con las columnas mínimas: empleado, DNI, email, fecha de alta, convenio, saldo inicial y días pendientes.
Si tu Excel se llama distinto (p. ej. "Nombre completo" en vez de "empleado"), el asistente te pide la equivalencia una sola vez.
Sube el CSV. Dokuflex crea las fichas, asigna la política por convenio y calcula automáticamente días por antigüedad.
Vista previa por empleado: días totales, disfrutados, pendientes y reglas aplicadas. Ajustas casos especiales en bloque.
Invitas a los empleados por email. La primera solicitud se aprueba desde el móvil en menos de un minuto. Excel archivado.
Esta plantilla Excel/CSV de vacaciones está lista para copiar y pegar los datos de tu hoja actual, con validaciones básicas (DNI, fechas, email) para que la importación no falle a la primera. Si tu Excel ya tiene las columnas, el proceso entero se hace en minutos.
Es uno de los motivos por los que el Excel acaba duplicado: una pestaña por convenio, otra por centro, otra por departamento. En Dokuflex defines políticas por equipo, centro o convenio sin código y sin desarrollos a medida.
Cada empleado hereda la política que le corresponde, con días base, antigüedad, festivos locales y reglas de mínimo de equipo. Si cambia el convenio del metal, actualizas la política una vez y todos los empleados afectados quedan al día.
Empresas de servicios profesionales, retail e industria con plantillas de 25-200 empleados completaron la migración en cinco días laborables. El patrón se repite.
RRHH descarga la plantilla CSV de Dokuflex, copia los datos de su Excel maestro y revisa filas duplicadas y bajas no eliminadas. Aparecen, de media, entre el 5% y el 10% de registros obsoletos.
Carga del CSV, asignación de políticas por convenio y centro, validación de saldos. Onboarding acompaña en una sesión de 60 minutos. Se aprueba el primer flujo de prueba.
RRHH envía la guía rápida a managers y empleados, lanza pilotos en 2-3 equipos pequeños y recoge feedback. Se ajustan mensajes de plantilla y aprobadores.
A partir del lunes siguiente todas las solicitudes pasan por Dokuflex. El Excel queda archivado como histórico de consulta y el equipo deja de tocarlo.
"El Excel es gratis" es la primera objeción. Pero el coste real no está en la licencia de Office: está en el tiempo de RRHH cuadrando saldos, en errores que se descubren a final de año, en el riesgo legal RGPD y en el absentismo que no se detecta. Cuatro bloques que muerden la cuenta de resultados.
Una pyme de 50 empleados dedica 6-10 h/mes a cuadrar saldos, responder mails y mantener el Excel. A coste medio España, son 1.500-2.500 €/año solo en tiempo del equipo de personas.
Saldos mal calculados que aparecen a final de año son días que se "regalan" o que se reclaman tarde. Un error del 2% sobre la bolsa anual de una plantilla mediana es un coste laboral nada despreciable.
Un Excel con motivos de permisos (hospitalización, fallecimiento, lactancia) que no controla quién accede incumple el Reglamento (UE) 2016/679. Las sanciones de la AEPD por tratamiento inadecuado parten de varios miles de euros.
Sin reporting, los patrones de absentismo (lunes/viernes, picos por área, IT recurrentes) tardan meses en aparecer. Una app cruza vacaciones, permisos y bajas en tiempo real para que actúes antes de que afecte a la operación.
Cifras orientativas a partir de migraciones tipo en pymes españolas de 25-200 empleados. Para tu caso concreto consulta con tu asesoría laboral o solicita una estimación a Dokuflex.
Sí. Descarga la plantilla CSV de migración de Dokuflex, copia tus columnas (empleado, DNI, alta, convenio, días totales, días disfrutados, días pendientes) y súbela. Aceptamos CSV (UTF-8) y XLSX. Si tu Excel tiene un formato distinto, el equipo de onboarding hace el mapeo en una sesión de 30 minutos.
Sí. Puedes cargar el histórico de hasta 4 años por empleado (saldo inicial, días disfrutados por año, motivos). Queda guardado y consultable en la ficha del empleado, lo que te permite cumplir con el plazo de conservación de 4 años exigible por la Inspección de Trabajo.
Sí. Los datos se almacenan en infraestructura europea, cifrados en tránsito y en reposo. Los motivos sensibles (hospitalización, fallecimiento) están sujetos a control de acceso por rol: solo RRHH y el manager directo del empleado pueden verlos. Dokuflex firma DPA estándar y se alinea con el Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD).
Plan gratis hasta 10 empleados, sin tarjeta y sin caducidad. A partir de ahí, planes Pro y Business con precio por empleado/mes en función de funcionalidades (aprobación multinivel, integración nómina A3/Meta4/SAP, multicentro). Solicita una propuesta en contacto o empieza gratis desde dkf.dokuflex.com/register.
Sí. La app funciona en navegador móvil sin instalación, sobre el dispositivo personal del empleado. Si un empleado no tiene smartphone, el manager o RRHH puede registrar la solicitud en su nombre desde la web, y el empleado recibe confirmación por email. La política BYOD opcional permite restringir accesos por IP corporativa.
Sí. Hasta 10 empleados es gratis para siempre, con solicitudes ilimitadas, calendario de equipo, app móvil web y saldo automático básico. No requiere tarjeta. Es la forma más rápida de jubilar el Excel sin coste ni compromiso.
Información orientativa. Para casos específicos sobre RGPD, conservación de datos o convenios colectivos, consulta con tu asesoría laboral.
Empieza gratis hasta 10 empleados o reserva una demo de 15 minutos. Te enseñamos cómo importar tu Excel actual y empezar a aprobar vacaciones desde el móvil hoy mismo.
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