OCR fatture in Excel: tre modi per farlo e quando Excel non basta più

Cosa significa passare le fatture in Excel con l’OCR

Passare le fatture in Excel con l’OCR significa convertire il contenuto di una fattura in PDF, scansionata o fotografata in righe e colonne di un foglio di calcolo, senza digitarlo. L’OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) trasforma l’immagine in testo; il passo successivo, quello difficile, è capire quale testo è il numero della fattura, quale l’imponibile e quale l’imposta IVA.

Questa differenza spiega quasi tutto ciò che segue. Uno strumento che riconosce solo i caratteri ti restituisce la fattura convertita in testo, e devi ancora cercare ogni dato. Uno che capisce il documento ti restituisce direttamente una riga con i suoi campi. Quest’ultima si chiama estrazione dei dati o elaborazione intelligente dei documenti (IDP).

Un avviso prima di cominciare: il foglio Excel è un registro di lavoro, non la fattura. Il documento che ti hanno inviato resta il giustificativo e va conservato, come vediamo più avanti.

Tre modi per passare le fatture in Excel

Il modo giusto dipende da due cose: se la fattura è un PDF con testo o un’immagine, e quante fatture elabori al mese. Questa tabella riassume le tre opzioni:

Esiste una quarta strada che è diventata di moda: caricare la fattura in un assistente di IA generativa e chiedergli una tabella. Per una fattura isolata funziona, ma non è un metodo di lavoro. Le fatture vanno caricate una per una, il modello può riempire con un valore verosimile un dato che non legge bene e, soprattutto, stai inviando dati dei tuoi fornitori a un servizio che la tua azienda forse non ha autorizzato (ne parliamo in shadow AI in azienda).

Come farlo con Excel, passo dopo passo

Excel ha due funzioni che risolvono i casi semplici senza installare nulla. I nomi dei menu cambiano leggermente a seconda della versione.

Se la fattura è un PDF con testo

1. In Excel, apri Dati > Recupera dati > Da file > Da PDF e scegli la fattura.
2. Lo strumento di navigazione di Power Query mostra le tabelle e le pagine rilevate. Seleziona quella che contiene le righe o il riepilogo degli importi.
3. Fai clic su Trasforma dati per togliere le righe vuote, usare la prima riga come intestazione e fissare il tipo di ogni colonna (data, numero decimale).
4. Carica il risultato nel foglio. Se salvi le fatture di quel fornitore in una cartella, puoi ripetere la query su tutta la cartella e aggiornarla ogni mese.

Funziona bene con le fatture di un fornitore ricorrente, perché la query si prepara una volta sola. Con cinquanta fornitori diversi sono cinquanta query.

Se la fattura è una foto o una scansione

1. Apri Dati > Da immagine > Immagine da file (o dagli Appunti, se hai fatto una schermata).
2. Excel analizza l’immagine e mostra un’anteprima con le celle su cui ha dubbi evidenziate.
3. Rivedi e correggi quei valori. Lo indica Microsoft nella propria guida: bisogna rivedere i risultati e apportare le correzioni necessarie prima di inserire.
4. Fai clic su Inserisci dati.

La funzione è disponibile in Excel per Windows, Mac, web e dispositivi mobili. Legge bene le tabelle pulite; con una fattura storta, timbrata o con più imponibili IVA, la correzione manuale può richiedere più tempo che digitarla.

Quali colonne estrarre da ogni fattura

Le colonne minime sono i dati che l’articolo 6 del Real Decreto 1619/2012 (regolamento spagnolo di fatturazione) richiede in ogni fattura completa, più quelli che ti servono per pagare e contabilizzare. Se nel documento manca uno dei primi, il problema non è dell’OCR: la fattura è incompleta e bisogna chiederne la rettifica.

Le fatture semplificate (i vecchi scontrini, ammesse in via generale fino a 400 euro, IVA inclusa, secondo l’articolo 4 dello stesso regolamento) riportano meno dati: spesso non separano l’imposta né identificano il destinatario. Se le mescoli nello stesso foglio, aggiungi una colonna che indichi il tipo di fattura. Per gli scontrini di spesa dei dipendenti c’è un circuito a parte, che spieghiamo in digitalizzazione degli scontrini di spesa con OCR.

Cinque controlli prima di fidarti del foglio

Nessun OCR indovina sempre, quindi il foglio ha bisogno di controlli che rilevino l’errore da soli. Questi cinque si costruiscono con formule e formattazione condizionale:

Ricorda anche l’obbligo di conservazione. Il regolamento spagnolo di fatturazione impone di conservare le fatture ricevute per il termine previsto dalla Ley General Tributaria (la legge tributaria generale spagnola), il cui articolo 66 fissa in quattro anni la prescrizione, e l’articolo 30 del Código de Comercio (il codice di commercio spagnolo) impone di conservare la documentazione dell’attività per sei anni. Scansionare una fattura per leggerla con l’OCR non ti permette di buttare la carta: lo permette solo la digitalizzazione certificata con un software omologato dall’AEAT, l’agenzia delle entrate spagnola (Orden EHA/962/2007).

Quando Excel non basta più

Excel non basta più quando il problema smette di essere leggere la fattura e diventa decidere che cosa farne. Un foglio conserva dati; non avvisa nessuno, non chiede approvazioni e non sa se una fattura è stata pagata. Questi sono i segnali:

• Qualcuno dedica ore ogni settimana a importare, correggere e ridigitare i dati nel programma di contabilità.
• Una fattura è stata pagata due volte o in chiusura ne è comparsa una che nessuno aveva visto.
• Le approvazioni si chiedono via email e non resta traccia di chi ha dato il benestare né di quando.
• Più persone modificano lo stesso foglio e circolano versioni diverse.
• Per sapere che cosa è ancora da pagare bisogna chiedere a qualcuno.

A questi segnali si aggiunge un cambiamento normativo. Con la fattura elettronica obbligatoria tra imprese in Spagna, il destinatario dovrà comunicare l’accettazione, il rifiuto e il pagamento completo di ogni fattura entro 4 giorni di calendario: dal 6 ottobre 2027 chi fattura più di 8 milioni di euro e dal 6 ottobre 2028 tutti gli altri (Orden HAC/1028/2026). Lo spieghiamo nel dettaglio in ricevere fatture elettroniche dai fornitori in Spagna. Un foglio di calcolo può conservare quelle date, ma non le genera.

Nemmeno la fattura strutturata manda in pensione l’OCR da un giorno all’altro. Fino al 2028 conviveranno XML, PDF e carta, e le fatture dei fornitori esteri continueranno ad arrivare come adesso.

Come scegliere un software OCR per fatture: otto domande

Un software OCR per fatture si sceglie per quello che fa dopo aver letto, non per la lettura. Quasi tutti estraggono bene una fattura pulita; le differenze emergono con le fatture difficili e con ciò che succede dopo. Fai queste domande durante la dimostrazione, con fatture tue:

1. Serve un modello per ogni fornitore? Se la risposta è sì, ogni nuovo fornitore è lavoro di configurazione.
2. Legge più imponibili e aliquote IVA, ritenute e «recargo de equivalencia» (la maggiorazione IVA spagnola del commercio al dettaglio) nella stessa fattura?
3. Convalida ciò che legge? Aritmetica, NIF, duplicati e, se esiste, l’ordine associato.
4. Che cosa fa quando ha un dubbio? Deve segnalare il campo e inviarlo a una persona, non riempirlo.
5. Da dove entrano le fatture? Casella di posta, scanner, smartphone, cartella e, per la fattura elettronica, XML.
6. C’è un circuito di approvazione per importo, centro di costo o progetto, con il registro di chi ha approvato?
7. Come arriva il dato in contabilità? Un connettore con il tuo ERP evita l’esportazione e l’importazione manuale, che è un altro modo di digitare.
8. Dove vengono elaborati e conservati i documenti e per quanto tempo? Chiedi la risposta per iscritto.

Se quello che cerchi è mettere ordine nell’intero circuito, in come automatizzare l’approvazione delle fatture fornitori spieghiamo le regole che funzionano meglio in una PMI.

Come lo risolve Dokuflex: dalla fattura alla registrazione, senza passare da Excel

Dokuflex, piattaforma BPM low-code con IA, tratta la lettura della fattura come il primo passo di un processo, non come un fine. Con il software OCR per fatture fornitori con IA:

• Ingresso da qualsiasi canale: inoltri l’email del fornitore a una casella dedicata, scansioni la carta, scatti una foto con lo smartphone o colleghi una cartella o il tuo ERP.
• Estrazione senza modelli: l’IA restituisce fornitore, imponibile, aliquote IVA, ritenute e scadenza con una precisione del 99,4 %, anche su fatture con più aliquote IVA e di fornitori di altri paesi.
• Rivedi solo le eccezioni: ciò che è dubbio passa alla convalida umana dentro il flusso; il resto prosegue.
• Approvazione con regole: il flusso invia ogni fattura al responsabile in base all’importo, al centro di costo o al progetto, e registra chi ha approvato e quando.
• Registrazione nel tuo ERP: la registrazione contabile viene generata con l’IVA detraibile separata e arriva tramite connettore a SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics o Odoo, senza esportare né ridigitare.
• Pagata o da pagare, senza chiedere: le fatture vengono incrociate con i movimenti bancari.

Per la carta, Dokuflex è omologato dall’AEAT per la digitalizzazione certificata, che è ciò che permette di fare a meno dell’originale. E se vuoi capire l’intero processo prima di scegliere lo strumento, la guida alla digitalizzazione delle fatture lo percorre dall’inizio alla fine.

Se il tuo volume è di poche fatture al mese, le due funzioni di Excel di questa guida ti bastano. Se hai già riconosciuto qualcuno dei segnali qui sopra, richiedi una sessione di 20 minuti e lo vediamo con tre tue fatture.

Domande frequenti

Fonti

Consultate il 13 novembre 2026. I nomi dei menu di Excel possono variare a seconda della versione e della piattaforma.

• Real Decreto 1619/2012, regolamento spagnolo di fatturazione: contenuto obbligatorio della fattura (art. 6), fatture semplificate (artt. 4 e 7) e conservazione (artt. da 19 a 21).
• Microsoft Learn, connettore PDF di Power Query: importazione di tabelle da PDF in Excel e limitazioni.
• Supporto Microsoft, «Inserire dati da un’immagine»: passaggi, piattaforme supportate e revisione dei risultati.
• Ley 58/2003, General Tributaria: termine di prescrizione di quattro anni (art. 66).
• Código de Comercio: conservazione della documentazione per sei anni (art. 30).
• Orden EHA/962/2007, del 10 aprile: digitalizzazione certificata delle fatture.
• Orden HAC/1028/2026, del 2 ottobre: stati della fattura elettronica e termine di 4 giorni.