Con la fattura elettronica B2B in Spagna anche il destinatario ha degli obblighi: comunicare l’accettazione o il rifiuto e il pagamento completo di ogni fattura entro 4 giorni di calendario (esclusi sabati, domeniche e festivi nazionali). Si applica dal 6 ottobre 2027 a chi fattura oltre 8 M€ e dal 6 ottobre 2028 agli altri (Orden HAC/1028/2026).
Anche il destinatario ha degli obblighi (e sono i più onerosi)
La fattura elettronica obbligatoria tra imprese in Spagna non è solo un cambio di formato per chi emette. L’Orden HAC/1028/2026, che attua il Real Decreto 238/2026 e la Ley 18/2022 (la cosiddetta legge «Crea y Crece»), obbliga anche chi riceve a comunicare lo stato di ogni fattura: se la accetta o la rifiuta e quando l’ha pagata per intero.
L’obiettivo dichiarato è la lotta ai ritardi di pagamento. L’AEAT, l’Agenzia delle Entrate spagnola, trasmetterà queste informazioni all’Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (l’osservatorio pubblico sui ritardi di pagamento), che potrà calcolare i tempi di pagamento reali di ogni impresa e stilare un elenco di chi non li rispetta. In altre parole: il tuo tempo medio di pagamento ai fornitori smette di essere un dato interno.
Per emettere, la maggior parte delle aziende si affiderà al proprio ERP o software di fatturazione, che verrà aggiornato. Per ricevere, il lavoro sta nel processo interno: chi esamina la fattura, chi la approva, quanto tempo ci vuole e dove viene registrata la data di pagamento. È il terreno della contabilità fornitori, e non lo risolve un aggiornamento del gestionale contabile.
Calendario: quando scatta l’obbligo per la tua azienda
L’Orden HAC/1028/2026 è stata pubblicata sul BOE (Boletín Oficial del Estado, la Gazzetta Ufficiale spagnola) il 5 ottobre 2026 ed è entrata in vigore il giorno successivo. Da quella data decorrono i termini fissati dal Real Decreto 238/2026:
| Chi | Da quando | Cosa considerare |
|---|---|---|
| Imprese e professionisti con un volume d’affari superiore a 8 milioni di euro | 6 ottobre 2027 | Nei primi 12 mesi le fatture devono essere accompagnate da un PDF leggibile per chi non è ancora obbligato |
| Tutte le altre imprese e professionisti | 6 ottobre 2028 | Il conto alla rovescia è partito: 23 mesi per preparare il processo |
| Soluzione pubblica dell’AEAT (SPFE) | Almeno due mesi prima della prima scadenza | L’AEAT ha annunciato ambienti di test da ottobre 2026 |
Attenzione a un dettaglio: l’obbligo di comunicare gli stati si applica a tutti i destinatari, indipendentemente dal canale da cui arriva la fattura. Una PMI che riceve fatture da un grande fornitore obbligato dal 2027 potrebbe ritrovarsi fatture strutturate nella casella prima del previsto.
E non confondere questo calendario con quello di VERI*FACTU, che disciplina i sistemi con cui emetti le tue fatture e che il fisco spagnolo ha annunciato di voler allineare a questo (lo spieghiamo in VERI*FACTU rinviato al 2028: cosa cambia e cosa no).
Gli stati della fattura: accettazione, rifiuto e pagamento in 4 giorni
Il destinatario deve comunicare all’emittente l’accettazione o il rifiuto della fattura e il suo pagamento completo entro 4 giorni di calendario dal momento in cui si verifica lo stato, esclusi sabati, domeniche e festivi nazionali. Il rifiuto e il pagamento completo vanno comunicati anche alla soluzione pubblica dell’AEAT, qualunque canale tu usi.
| Stato | Obbligatorio? | Da quando decorre il termine | Quale dato ti serve |
|---|---|---|---|
| Accettazione | Sì | Da quando decidi di accettarla | Data dell’approvazione e chi l’ha data |
| Rifiuto | Sì, anche alla SPFE | Da quando decidi di rifiutarla | Data e motivo del rifiuto |
| Pagamento completo | Sì, anche alla SPFE | Dalla data effettiva del pagamento | Data reale di incasso da parte del fornitore, non quella di scadenza |
| Pagamento parziale | Facoltativo | — | Importo e data di ogni pagamento parziale |
| Cessione a terzi (factoring) | Facoltativo | — | Ente cessionario e data |
Quattro giorni sono pochi per un processo basato sull’email. Se la fattura arriva a un indirizzo generico, qualcuno la inoltra al responsabile della spesa, questi la guarda quando può e la rimanda all’amministrazione, la decisione di accettarla o rifiutarla arriva, nel migliore dei casi, dopo una o due settimane. Dal 2027 o dal 2028 quel ritardo resterà registrato.
Il pagamento nasconde un’altra insidia: va comunicata la data in cui si paga davvero, che molte aziende non hanno collegata alla fattura ma a un movimento bancario. Ricorda inoltre che la Ley 3/2004, la legge spagnola contro i ritardi di pagamento, fissa un termine massimo di pagamento di 60 giorni di calendario tra imprese; con gli stati comunicati, qualsiasi ritardo sarà visibile.
Formati e canali: UBL, piattaforme private e soluzione pubblica
Le fatture devono seguire il modello semantico europeo EN 16931. Sono ammesse quattro sintassi: UBL, CII, EDIFACT e Facturae. La soluzione pubblica dell’AEAT lavora solo con UBL.
Puoi ricevere tramite una piattaforma di scambio privata, tramite la soluzione pubblica (gratuita) o combinare le due. In assenza di un accordo esplicito con il fornitore, si presume l’uso della soluzione pubblica. Le piattaforme private devono poter convertire i formati, interconnettersi con altre piattaforme su richiesta del cliente, usare la firma elettronica avanzata e assegnare a ogni fattura un codice univoco (NIF dell’emittente, numero e serie, e data di emissione).
Chi emette tramite una piattaforma privata deve inviare contestualmente una copia fedele in UBL alla soluzione pubblica, con il contenuto minimo previsto dall’allegato I del decreto. Per il destinatario la conseguenza è concreta: l’AEAT avrà la copia di ogni fattura che ricevi e gli stati che comunichi, quindi le discrepanze tra ricevuto, contabilizzato e pagato saranno facili da individuare.
La conclusione per la contabilità fornitori è semplice: non basta saper aprire un XML. Ogni fattura deve entrare in un processo in cui viene letta, verificata, decisa e pagata, con una data per ogni passaggio.
Cosa deve cambiare nella contabilità fornitori
Il vero cambiamento non è nel formato, ma nel tempo che passa da quando la fattura arriva a quando qualcuno decide. Ecco i cinque punti da rivedere:
Un solo punto d’ingresso
Fatture che arrivano alla casella di ogni buyer, a un indirizzo generico o su carta rendono impossibile contare i termini. Devono entrare tutte da una casella o da un canale unico, con la data di ricezione registrata.
Verifica all’arrivo, non in chiusura
NIF, importi, IVA, ordine associato e duplicati si controllano subito. Se la fattura non torna, il rifiuto motivato deve partire entro i 4 giorni.
Approvazione con scadenza e sostituto
Ogni fattura va a un responsabile in base a importo, centro di costo o progetto, con scadenza, promemoria ed escalation se non risponde. Senza questo, il termine dipende dalle ferie di qualcuno.
Data di pagamento collegata alla fattura
La riconciliazione bancaria deve segnare la fattura come pagata con la data reale, così il dato esiste senza che nessuno debba cercarlo nell’estratto conto.
Tracciabilità di ogni stato
Chi ha accettato, chi ha rifiutato e perché, con data e documento. È la tua prova se un fornitore o l’Observatorio de la Morosidad contestano un termine.
Checklist per preparare la ricezione prima del 2027
- Calcola il tuo volume d’affari dell’ultimo anno: se supera 8 milioni di euro, la tua data è il 6 ottobre 2027.
- Misura quanti giorni passano oggi tra la ricezione di una fattura e la sua approvazione. Se la mediana supera i 4 giorni, quello è il tuo progetto.
- Scegli il canale: piattaforma privata, soluzione pubblica dell’AEAT o entrambe, e chiedi ai tuoi fornitori principali quale useranno.
- Centralizza l’ingresso delle fatture in un’unica casella o portale e smetti di accettare fatture inviate a indirizzi personali.
- Definisci le regole di approvazione (importo, centro di costo, progetto) con un sostituto per ogni responsabile.
- Collega la riconciliazione bancaria alla fattura per registrare la data reale di pagamento.
- Prova il processo nell’ambiente di test dell’AEAT prima della tua data e verifica che ogni stato parta con la sua data.
Se vuoi approfondire il punto 5, in come automatizzare l’approvazione delle fatture fornitori spieghiamo le regole che funzionano meglio in una PMI.
Come lo risolve Dokuflex: il processo di ricezione, con una data a ogni passaggio
Dokuflex, piattaforma BPM low-code con IA, non sostituisce il tuo ERP né la tua piattaforma di scambio fatture: automatizza il processo di ricezione che sta tra i due, ed è lì che i 4 giorni si guadagnano o si perdono. Con la gestione delle fatture fornitori con IA:
- Ingresso da qualsiasi canale: casella dedicata, scanner, smartphone, cartella o connessione con il tuo ERP. La fattura viene registrata con la sua data di ricezione.
- Lettura e validazione all’arrivo: l’IA estrae fornitore, imponibile, aliquote IVA, ritenute e scadenza senza modelli, e verifica la fattura prima di inviarla in approvazione.
- Approvazione con regole: il flusso la invia al responsabile in base a importo, centro di costo o progetto, e registra chi ha approvato o rifiutato, quando e perché.
- Pagamento con data reale: la riconciliazione con i movimenti bancari indica quali fatture sono pagate, così la data di pagamento è collegata a ogni fattura.
- Registrazione nel tuo ERP: connettori con SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics o Odoo, senza ridigitare nulla.
Se vuoi anche che i fornitori carichino la fattura già strutturata (Facturae, UBL o CII) e ne consultino lo stato senza telefonare, il portale fornitori gestisce quell’ingresso. E per la carta che ricevi ancora, Dokuflex è omologato dall’AEAT per la digitalizzazione certificata.
La comunicazione degli stati alla soluzione pubblica o alla tua piattaforma la fa il canale che scegli; ciò che Dokuflex ti garantisce è che il dato esista, con data e responsabile, nel momento in cui si produce. Richiedi una sessione di 20 minuti e lo vediamo con una tua fattura.
Domande frequenti
Cosa deve fare il destinatario di una fattura elettronica in Spagna?
Comunicare all’emittente se accetta o rifiuta la fattura e quando l’ha pagata per intero, entro 4 giorni di calendario dal verificarsi di ciascuno stato, esclusi sabati, domeniche e festivi nazionali. Il rifiuto e il pagamento completo vanno comunicati anche alla soluzione pubblica di fatturazione elettronica dell’AEAT, qualunque sia il canale da cui è arrivata la fattura. Il pagamento parziale e la cessione a terzi si possono comunicare in modo facoltativo.
Da quando è obbligatorio ricevere fatture elettroniche?
L’Orden HAC/1028/2026 è entrata in vigore il 6 ottobre 2026. Le imprese e i professionisti con un volume d’affari superiore a 8 milioni di euro sono obbligati dal 6 ottobre 2027, tutti gli altri dal 6 ottobre 2028. In pratica, una PMI può iniziare a ricevere fatture strutturate già nel 2027 se i suoi fornitori sono grandi aziende.
Posso continuare a ricevere fatture in PDF?
Nei primi 12 mesi dall’entrata in vigore per le grandi aziende, le fatture elettroniche devono essere accompagnate da un PDF leggibile per i destinatari non ancora obbligati. Quando l’obbligo ti riguarderà, la fattura valida sarà quella strutturata (UBL, CII, EDIFACT o Facturae); il PDF via email non sarà più la fattura.
Cos’è la soluzione pubblica di fatturazione elettronica (SPFE)?
È la piattaforma gratuita dell’AEAT disciplinata dall’Orden HAC/1028/2026. Serve per scambiare fatture e come archivio di tutte: chi emette tramite una piattaforma privata deve inviarle una copia fedele in formato UBL. Se emittente e destinatario non concordano diversamente, si presume che usino la soluzione pubblica.
Cosa succede se pago in ritardo i miei fornitori?
La Ley 3/2004 fissa un termine massimo di pagamento di 60 giorni di calendario tra imprese. Con la fattura elettronica, l’AEAT trasmetterà gli stati comunicati all’Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, che potrà calcolare i tempi di pagamento reali e stilare un elenco delle imprese inadempienti. I tuoi ritardi smetteranno di essere un dato interno.
Un software OCR per fatture ha ancora senso con la fattura elettronica?
Sì, per due motivi. Fino al 2028 le fatture strutturate conviveranno con PDF e carta, soprattutto da fornitori piccoli o esteri. E il formato non risolve il processo: la fattura va comunque validata, approvata, registrata e riconciliata con il pagamento. Quello che cambia è che il valore sta meno nel leggere la fattura e più nel decidere in fretta e lasciare lo stato tracciato.
Fonti
Consultate il 6 novembre 2026. Aggiorneremo questo articolo se cambiano i termini o il contenuto del decreto.
- Orden HAC/1028/2026, del 2 ottobre: soluzione pubblica di fatturazione elettronica, stati della fattura, formati e copia fedele (BOE del 5 ottobre 2026).
- Agencia Tributaria, notizia del 7 ottobre 2026: soluzione pubblica di fatturazione elettronica e calendario di applicazione.
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas: origine dell’obbligo di fattura elettronica tra imprese.
- Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad: termine massimo di pagamento di 60 giorni tra imprese.
- PwC, Periscopio Fiscal y Legal: sintesi del decreto, termine di 4 giorni, formati e date di applicazione.
- Cuatrecasas: analisi del Real Decreto 238/2026.
Che il termine di 4 giorni non dipenda da qualcuno che apre la posta
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