Spanien Spesen und Kilometergeld IRPF-befreit 2026: vollständiger Leitfaden

Was sind Spesen und warum können sie IRPF-befreit sein?

Spesen sind Beträge, die ein Arbeitgeber an Beschäftigte zahlt, um Verpflegungs-, Übernachtungs- und Fahrtkosten bei Dienstreisen außerhalb des üblichen Arbeitsorts zu erstatten. Sie sind im engeren Sinne kein Arbeitslohn, sondern eine Aufwandsentschädigung.

Der Artikel 9 des spanischen Einkommensteuergesetzes (Ley 35/2006 LIRPF) und insbesondere der Artikel 9 der IRPF-Durchführungsverordnung (RD 439/2007) erklären bestimmte Beträge für diese Posten für IRPF-befreit, sofern die Höchstgrenzen und Formvorschriften eingehalten werden.

Die jüngste wichtige Anpassung war die Orden HFP/792/2023 vom 12. Juli 2023, die das IRPF-befreite Kilometergeld von 0,19€ auf 0,26€ pro Kilometer anhob. Die Beträge für Verpflegung und Übernachtung gelten weiterhin gemäß Verordnung.

Korrekt angewandt unterliegen Spesen nicht der IRPF, sind nicht sozialversicherungspflichtig und sind für das Unternehmen als Betriebsausgabe abzugsfähig. Falsch angewandt (ohne Beleg, oberhalb der Grenze, ohne tatsächliche Dienstreise) qualifiziert die spanische Steuerbehörde (AEAT) sie als Arbeitslohn um und das Unternehmen trägt die Nachversteuerung mit Säumniszuschlägen.

Tabelle 2026 der IRPF-befreiten Spesen (offizielle Beträge)

Dies sind die in 2026 geltenden, IRPF-befreiten Tagessätze für Dienstreisen innerhalb Spaniens und ins Ausland. Beträge gelten je Tag und je Beschäftigtem:

Quelle: IRPF-Verordnung (RD 439/2007 Art. 9) und Orden HFP/792/2023. Beträge gültig zum 14. Mai 2026. Prüfen Sie stets die jeweils aktuelle Fassung im BOE, bevor Sie sie anwenden.

Voraussetzungen für die IRPF-Befreiung der Spesen

Die Anwendung der obigen Beträge erfolgt nicht automatisch. Damit die spanische Steuerbehörde (AEAT) die Befreiung anerkennt, müssen fünf Bedingungen kumulativ erfüllt sein:

• 1. Belegnachweis. Das Unternehmen muss Nachweise der Dienstreise (Reisebericht, Hotelrechnung, Bewirtungsbeleg, Bahnticket) und des betrieblichen Anlasses aufbewahren. Belege mit Steuernummer (NIF) sofern erforderlich.
• 2. Dienstreise in andere Gemeinde. Die Reise muss in eine andere Gemeinde als die des regulären Arbeitsorts und des Wohnorts der oder des Beschäftigten erfolgen. Ein Mittagessen neben dem Büro begründet keine befreite Spese.
• 3. Arbeitsverhältnis erforderlich. Die Regelung gilt nur für Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit (Angestellte mit Arbeitsvertrag). Selbstständige unterliegen einer anderen Regelung (Art. 30.2.5ª LIRPF).
• 4. Höchstbeträge einhalten. Zahlt das Unternehmen mehr als 26,67€/53,34€/0,26€ (oder die Auslandsentsprechungen), verliert der Überschuss die Befreiung. Der gesetzliche Teil bleibt befreit; nur der überschießende Betrag wird steuerpflichtig.
• 5. Lohnsteuerabzug auf den Überschuss. Die Differenz gilt als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit: das Unternehmen muss IRPF einbehalten, in Formular 111/190 melden und sie der spanischen Sozialversicherung zuführen.

Kilometergeld 2026: die Änderung durch Orden HFP/792/2023

Bis Juli 2023 war das IRPF-befreite Kilometergeld in Spanien über zwei Jahrzehnte bei 0,19€/km eingefroren. Die Orden HFP/792/2023 vom 12. Juli 2023 hob ihn auf 0,26€/km an, um die tatsächlichen Kraftstoff- und Wartungskosten widerzuspiegeln. Dies ist der für 2026 gültige Wert.

Die Befreiung deckt die Nutzung des Privatfahrzeugs für dienstliche Zwecke ab. Es gibt keine betragsmäßige Gesamtobergrenze: entscheidend ist, dass jeder Kilometer belegt und einem konkreten betrieblichen Anlass zugeordnet ist.

So weisen Sie das Kilometergeld nach:

• Unterzeichneter Spesenbeleg mit Datum, Anlass, Start und Ziel.
• Kilometerberechnung über Karten-App (Google Maps, Waze) oder GPS der Reisekostensoftware.
• Abgleich mit dem Geschäftskalender oder Besuchsplan.
• Tankbeleg (optional, untermauert den Nachweis).

Maut und Parkgebühren werden separat erstattet, sie sind nicht im 0,26€/km enthalten. Sie werden zu 100% gegen Beleg (Ticket, Rechnung) erstattet und sind ebenfalls IRPF-befreit, sofern sie an die Dienstreise gebunden sind.

Praxisbeispiele (3 Rechenbeispiele)

Drei reale Situationen, die zeigen, wie die befreiten Beträge 2026 angewendet werden.

Was passiert, wenn das Unternehmen MEHR als die Höchstgrenze zahlt?

Es passiert nichts Problematisches, aber die Differenz wird steuerpflichtig. Das Unternehmen darf mehr als 26,67€ oder 0,26€/km zahlen, wenn die interne Spesenrichtlinie es zulässt, doch der Überschuss verliert die IRPF-Befreiung und gilt als Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit.

Konkrete Folgen:

• Das Unternehmen behält IRPF auf den Überschuss in der Gehaltsabrechnung ein (Grenzsteuersatz der oder des Beschäftigten).
• Der Überschuss ist sozialversicherungspflichtig, Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil.
• Er erscheint im Formular 111 (Quartalsmeldung) und im Formular 190 (Jahreszusammenfassung).
• Er wird in der Lohnsteuerbescheinigung des Beschäftigten und in der persönlichen IRPF-Erklärung ausgewiesen.

Beispiel: Zahlt das Unternehmen 0,40€/km und die befreite Grenze beträgt 0,26€/km, gelten die zusätzlichen 0,14€ je Kilometer als Arbeitslohn. Bei 500 km pro Monat sind das 70€, die wie eine Gehaltszahlung versteuert und sozialversichert werden.

Was passiert, wenn das Unternehmen WENIGER als die Höchstgrenze zahlt?

Hier fällt die Antwort für Beschäftigte ungünstiger aus als oft angenommen. Zahlt das Unternehmen z. B. 0,19€/km statt 0,26€/km, kann die oder der Beschäftigte die Differenz nicht in der persönlichen IRPF-Erklärung absetzen.

Die Regelung zu befreiten Spesen nach Art. 9 der IRPF-Verordnung ist eine arbeitgeberbezogene Regelung: entweder das Unternehmen wendet sie an, oder die Möglichkeit verfällt. Die Differenz ist für die Beschäftigten keine absetzbare Ausgabe in der Einkommensteuererklärung.

Was Beschäftigte tun können:

• Mit dem Unternehmen verhandeln, dass die Spesenrichtlinie auf die befreiten Höchstbeträge angehoben wird.
• Prüfen, ob der Tarifvertrag (convenio colectivo) einen höheren Mindestbetrag vorschreibt (manche Branchentarifverträge schreiben konkrete Beträge vor).
• Eigene Belege aufbewahren für den Fall einer rückwirkenden Erstattung durch das Unternehmen.

Spesen und Kilometergeld korrekt dokumentieren

Bei einer Prüfung verlangt die spanische Steuerbehörde (AEAT) konkrete Nachweise für jede als IRPF-befreit erklärte Spese. Ohne Dokumentation entfällt die Befreiung, auch wenn die Beträge innerhalb der Grenzen liegen. Der Mindeststandard je Dienstreise:

• Originalbeleg. Ticket, vereinfachte Rechnung oder vollständige Rechnung (je nach Ausgabenart). Bei Digitalisierung muss ein von der AEAT zertifiziertes System verwendet werden, um das Papier zu vernichten und die Rechtsgültigkeit zu wahren (RD 1619/2012, Orden EHA/962/2007).
• Unterzeichneter Spesenbericht. Dokument mit Datum, betrieblichem Anlass, Start, Ziel und Kategorie (Verpflegung, Übernachtung, Fahrtkosten, Kilometergeld).
• Zweck der Dienstreise. Besuchter Kunde, Meeting, Schulung, Event. Abgleichbar mit Geschäftskalender und CRM.
• Reisedaten. Beim Kilometergeld: gefahrene Kilometer, Kennzeichen, Strecke. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln: Ticket mit Datum und Strecke.
• Aufbewahrung 4 Jahre. Das Unternehmen muss die Dokumentation vier Jahre lang aufbewahren (allgemeine steuerliche Verjährungsfrist, Art. 66 LGT). In der Praxis empfehlen sich sechs Jahre, um sich mit der Verjährung des Handelsrechts zu decken.

Eine Abwicklung mit Papierbelegen und physischen Ordnern ist möglich, aber fragil: Thermobelege verblassen, Unterschriften gehen verloren und die Nachvollziehbarkeit bricht. Deshalb migrieren viele Unternehmen zu einer Reisekostensoftware, die Erfassung, Validierung und Archivierung zentralisiert.

Häufige Fehler (und wie man sie vermeidet)

Die drei häufigsten Fehler, die in steuerlichen Prüfungen mittelständischer Unternehmen auftreten:

Häufig gestellte Fragen

Offizielle Quellen

Direktlinks zu den für diesen Leitfaden konsultierten Rechtsgrundlagen und zur elektronischen Sede der spanischen Steuerbehörde (AEAT):

• Ley 35/2006 IRPF — Art. 9 (BOE) — Konsolidierter Text mit der allgemeinen Regelung zu Spesen und Aufwandsentschädigungen.
• IRPF-Durchführungsverordnung RD 439/2007 (BOE) — Art. 9: IRPF-befreite Spesen- und Kilometergeldbeträge.
• Orden HFP/792/2023 vom 12. Juli 2023 (BOE) — Anpassung des IRPF-befreiten Kilometergelds auf 0,26€/km.
• Elektronische Sede der AEAT — IRPF — Anfragen, Formulare und aktualisierte Praxis-Handbücher.