Erfassen Sie die Papierrechnung, signieren Sie sie elektronisch und vernichten Sie das Original mit voller Rechtsgültigkeit. Dokuflex ist als Doku4Invoices im offiziellen Register der AEAT-homologierten Software für zertifizierte Digitalisierung eingetragen, gemäß der Orden EHA/962/2007 und dem Beschluss vom 24. Oktober 2007 der spanischen Steuerbehörde (AEAT).
Allgemeine Informationen ohne Rechtscharakter. Für konkrete Fälle wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.
Die AEAT-zertifizierte Digitalisierung (spanisch: digitalización certificada) ist das technisch-rechtliche Verfahren, das von der Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) — der spanischen Steuerbehörde — geregelt wird. Es erlaubt einem Steuerpflichtigen, ein digitales Abbild einer auf Papier empfangenen Lieferantenrechnung zu erstellen und diesem Abbild denselben Beweiswert wie dem Originaldokument zuzuerkennen. Ab diesem Zeitpunkt darf das Unternehmen das Papier rechtmäßig vernichten, ohne die steuerliche Gültigkeit, die buchhalterische Gültigkeit oder das Recht auf Vorsteuerabzug zu verlieren.
Es handelt sich nicht um einen einfachen Scan. Damit eine rechtsverbindliche digitale Kopie entsteht, muss die Erfassung mit einer von der AEAT homologierten Software erfolgen, die Bildtreue, Dateiintegrität, nachvollziehbare Erfassung, elektronische Signatur jedes Stapels und ein monatliches Siegel der gesamten Datenbank gewährleistet. Das Ergebnis ist eine digitale Rechnung mit vollständiger Äquivalenz zum Papieroriginal — vor einer AEAT-Betriebsprüfung, einem spanischen Handelsgericht oder im Rahmen des nationalen Steuerkontrollplans.
Der Rechtsrahmen wird durch die Orden EHA/962/2007 festgelegt — sie konkretisiert die spanische Rechnungsstellungsverordnung — sowie durch den Beschluss vom 24. Oktober 2007 der AEAT, der die technischen Anforderungen und das Homologationsverfahren für Digitalisierungssoftware definiert. Dokuflex ist unter dem Produktnamen Doku4Invoices homologiert und erscheint in der offiziellen Liste der homologierten Software, die auf dem elektronischen Portal der AEAT (Sede Electrónica) veröffentlicht wird.
Die zertifizierte Digitalisierung in Spanien ruht auf zwei regulatorischen Säulen. Die erste ist die Orden EHA/962/2007 vom 10. April, veröffentlicht im spanischen Amtsblatt (Boletín Oficial del Estado, BOE), die bestimmte Vorschriften zur elektronischen Fakturierung und zur elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen konkretisiert. Diese Verordnung legt die technischen Voraussetzungen fest, unter denen ein digitales Abbild das Papieroriginal ersetzen darf: Mindestauflösung, zugelassene Formate, XMP-Metadaten, elektronische Signatur des Verantwortlichen und vollständige Aufbewahrung der zugrunde liegenden Datenbank während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist.
Die zweite Säule ist das Real Decreto 1619/2012 vom 30. November, das die spanische Rechnungsstellungsverordnung verabschiedet. Artikel 8 RD 1619/2012 verpflichtet Steuerpflichtige, die Authentizität der Herkunft, die Integrität des Inhalts und die Lesbarkeit jeder Rechnung von der Ausstellung an und während der gesamten Aufbewahrungsfrist zu gewährleisten. Die zertifizierte Digitalisierung ist eines der von der AEAT akzeptierten Verfahren, um diese Pflicht zu erfüllen, wenn die eingegangene Rechnung auf Papier vorliegt.
Beide Vorschriften interagieren mit Art. 66 des spanischen Allgemeinen Steuergesetzes (Ley General Tributaria), das die allgemeine steuerliche Verjährungsfrist auf 4 Jahre festlegt, sowie mit Art. 30 des spanischen Handelsgesetzbuchs (Código de Comercio), das Unternehmen zur Aufbewahrung von Büchern, Korrespondenz und Belegen für 6 Jahre verpflichtet. Daher lautet die empfohlene Praxis — und der Dokuflex-Standard — eine sechsjährige digitale Aufbewahrung mit monatlichem elektronischen Siegel der Datenbank.
Der Beschluss vom 24. Oktober 2007 und die Orden EHA/962/2007 definieren einen Katalog technischer Anforderungen, die jede Digitalisierungssoftware nachweisen muss, um die AEAT-Homologation zu erhalten. Erfüllt ein digitalisiertes Bild eine dieser Prüfungen nicht, verliert es den Beweiswert des Originals und der Steuerpflichtige ist verpflichtet, die Papierkopie aufzubewahren:
Die optische Erfassung muss mit mindestens 200 Punkten pro Zoll (8 Punkte pro mm) erfolgen, sowohl bei Flachbettscannern als auch bei mobiler Erfassung. Dokuflex verwendet standardmäßig 300 dpi, um die Lesbarkeit von Thermobelegen und Rechnungen mit sehr kleiner Typografie zu garantieren.
Das Bild muss in einem offenen Standardformat gespeichert werden, das sich für die Langzeitarchivierung eignet. Dokuflex verwendet standardmäßig PDF/A (ISO 19005) mit eingebetteten ICC-Farbprofilen, sodass das Dokument auch Jahrzehnte später lesbar bleibt — unabhängig von der ursprünglichen Software.
Erfassungsdatum und -uhrzeit, verwendetes Gerät oder Kanal, Kennung des digitalisierenden Benutzers, kryptografischer Hash der Datei und Referenz auf den signierten Stapel. All diese Informationen werden direkt im PDF/A über Extensible Metadata Platform (XMP) eingebettet — nicht in einer externen Datenbank gespeichert — um Manipulation auszuschließen.
Jedes digitalisierte Dokument wird mit dem elektronischen Zertifikat des Digitalisierungsverantwortlichen signiert. Die Signatur kann pro Dokument oder pro Stapel angewandt werden und muss den Standards XAdES oder PAdES entsprechen. Dokuflex bringt die Signatur automatisch beim Abschluss jedes Stapels an.
Zum Monatsende muss die Software die gesamte Datenbank elektronisch versiegeln, um zu bezeugen, dass keine nachträglichen Änderungen stattgefunden haben. Dokuflex erzeugt ein monatliches Siegel mit qualifiziertem Zeitstempel (TSA) und hält ein prüffähiges Protokoll für jede AEAT-Betriebsprüfung bereit.
Die spanische Steuerbehörde führt eine offizielle öffentliche Liste der für die zertifizierte Rechnungsdigitalisierung homologierten Softwareprodukte auf ihrem elektronischen Portal (Sede Electrónica). Nur Produkte, die in dieser Liste aufgeführt sind, dürfen Bilder mit gleichwertigem Beweiswert wie das Papieroriginal erzeugen.
Um in die Liste aufgenommen zu werden, muss der Anbieter die Software bei der AEAT einreichen, die Erfüllung der technischen Anforderungen (Auflösung, Formate, XMP-Metadaten, elektronische Signatur, Monatssiegel) dokumentieren, ein Dokumentenaudit bestehen und einen Verwaltungsbeschluss (Resolución) erhalten. Die Homologation wird einem konkreten Produkt zugesprochen und ist an den Handelsnamen gebunden, unter dem es geprüft wurde.
Dokuflex erscheint als Doku4Invoices in der öffentlichen Liste der homologierten Softwareprodukte, gemäß dem Beschluss vom 24. Oktober 2007 der Generaldirektion der AEAT. Dieser Beschluss ermächtigt Dokuflex, digitale Rechnungsbilder mit vollständiger Äquivalenz zum Papieroriginal zu erzeugen.
Bevor Sie eine Software für Rechnungsmanagement vertraglich binden, mit der Sie die Vernichtung des Papiers in Spanien rechtlich absichern wollen, überprüfen Sie, ob der Handelsname in der offiziellen AEAT-Liste enthalten ist. Marketingbegriffe wie „erweitertes OCR", „KI-Rechnungserfassung" oder „intelligente Belegerkennung" beschreiben technische Funktionen, sie bedeuten jedoch keine Homologation. Ohne den entsprechenden Beschluss gilt das digitale Bild als einfache Kopie und die AEAT kann während der gesamten Verjährungsfrist das Papieroriginal verlangen.
Über die regulatorische Compliance hinaus schafft die AEAT-zertifizierte Digitalisierung Büroraum frei, beschleunigt buchhalterische Abläufe und reduziert operative Risiken. Dies sind die sechs Vorteile, die Dokuflex-Kunden — darunter CaixaBank, Sant Pau und Volkswagen Group España — nach der Umstellung ihres physischen Archivs messbar feststellen konnten.
Einmal mit homologierter Software digitalisiert und geprüft, darf die Papierrechnung vernichtet werden — mit voller steuerlicher und buchhalterischer Gültigkeit in Spanien.
Rechnungen werden 6 Jahre verschlüsselt auf EU-Infrastruktur gespeichert (Art. 66 LGT + Art. 30 Código de Comercio), mit monatlichen Siegeln und durchgängiger Nachvollziehbarkeit.
Finden Sie jede Rechnung in Sekunden nach Lieferanten-USt-IdNr., Betrag, Datum, Nummer oder Begriff. KI-gestütztes OCR indexiert den vollständigen Inhalt jedes Dokuments.
SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics, Navision oder Business Central: Digitalisierte Rechnungen werden mit Buchungssatz und Link auf das Originalbild exportiert.
Ein mit AEAT-Homologation erzeugtes digitales Bild bewahrt das volle Recht auf Vorsteuerabzug (Art. 92 bis 100 des spanischen Mehrwertsteuergesetzes) — identisch zum Papieroriginal.
Zurückgewonnene Archivfläche und Wegfall von externen Aufbewahrungskosten, Transport und physischen Anfragen. Typischer ROI unter 12 Monaten.
Ja, Sie dürfen Papierrechnungen in Spanien vernichten — vorausgesetzt, die Digitalisierung wurde mit AEAT-homologierter Software (etwa Dokuflex / Doku4Invoices) durchgeführt und jedes Dokument hat die technischen Prüfungen bestanden. Sobald das Bild vollständige XMP-Metadaten und eine elektronische Signatur trägt und im monatlichen Datenbanksiegel enthalten ist, darf die Papierrechnung ohne Verlust steuerlicher Gültigkeit, buchhalterischer Gültigkeit oder Vorsteuerabzugsrecht entsorgt werden.
In Unternehmen mit relevantem Rechnungsvolumen empfiehlt sich das folgende vierstufige Verfahren:
Vernichten Sie kein Papier, wenn die Digitalisierung eine Prüfung nicht bestanden hat (unzureichende Auflösung, beschnittene Seite, unlesbares OCR, fehlende elektronische Signatur). Dokuflex sperrt das Kennzeichen „zur Vernichtung freigegeben" automatisch, bis das Dokument alle Kontrollen passiert hat.
Dokuflex orchestriert das gesamte zertifizierte Digitalisierungsverfahren automatisch. Ihr Team liefert nur das Dokument; die Software wendet Auflösung, Metadaten, Signatur und Monatssiegel an.
Per Smartphone mit der Dokuflex-App, per Unternehmens-E-Mail, Netzwerkscanner, überwachtem Ordner oder REST-API. Jeder Kanal wendet das passende technische Preset an (200–300 dpi, Farbe, OCR).
Die KI-Engine extrahiert Lieferant, USt-IdNr., Beträge, MwSt.-Sätze und Positionen. XMP-Metadaten (Datum, Gerät, Hash) werden eingebettet und der Stapel wird elektronisch signiert. Validierung erfolgt stapelweise.
PDF/A-Dateien werden auf europäischer Infrastruktur mit Verschlüsselung im Ruhezustand und in Übertragung gespeichert. Monatliches Datenbanksiegel mit qualifiziertem Zeitstempel.
Markieren Sie den Stapel nach Quarantäne als „zur Vernichtung freigegeben", exportieren Sie ins ERP (SAP/Sage/A3) und dokumentieren Sie alles im Vernichtungsprotokoll. Die AEAT kann jederzeit darauf zugreifen.
Häufige Verwechslung: VERI*FACTU und AEAT-zertifizierte Digitalisierung sind nicht dasselbe. Sie decken gegensätzliche Enden des Rechnungszyklus ab und werden durch unterschiedliche Vorschriften geregelt. Das Verständnis des Unterschieds ist entscheidend, damit keine Pflicht außerhalb Ihres Compliance-Rahmens bleibt.
| Aspekt | Zertifizierte Digitalisierung | VERI*FACTU |
|---|---|---|
| Zyklusseite | Empfang von Rechnungen (Papier zu digital) | Versand von Rechnungen mit AEAT-Registrierung |
| Hauptverordnung | Orden EHA/962/2007 + RD 1619/2012 | RD 1007/2023 + Orden HAC/1177/2024 |
| Pflicht | Freiwillig (ermöglicht Papiervernichtung) | 1. Januar 2027 (Körperschaftsteuer) · 1. Juli 2027 (Selbstständige und KMU) |
| Homologation erforderlich | Ja — AEAT-Liste (Dokuflex/Doku4Invoices, Beschluss 24.10.2007) | Ja — Erklärung des Anbieters auf eigene Verantwortung |
| Dokuflex-Ausgabe | Signiertes PDF/A + XMP + Monatssiegel | Buchungssatz mit QR, Hash und Verkettung |
Dokuflex deckt beide Enden des Zyklus ab: Das Modul Doku4Invoices übernimmt die zertifizierte Digitalisierung empfangener Papierrechnungen, und das Modul VERI*FACTU erzeugt die Buchungsdatensätze ausgehender Rechnungen, bereit zur Übermittlung an die AEAT. Mehr Details auf unserer dedizierten VERI*FACTU 2027-Seite.
Nein. Es handelt sich um zwei unterschiedliche Verpflichtungen an gegensätzlichen Enden des Rechnungszyklus. Die zertifizierte Digitalisierung (Orden EHA/962/2007) regelt den Empfang und die digitale Aufbewahrung von Papierrechnungen Dritter. VERI*FACTU (Real Decreto 1007/2023, Orden HAC/1177/2024) regelt den Versand von Rechnungen über Fakturierungssoftware, die Buchungsdatensätze an die AEAT übermittelt; gilt ab 1. Januar 2027 für Körperschaftsteuerpflichtige und ab 1. Juli 2027 für Selbstständige und sonstige Steuerpflichtige. Dokuflex deckt beide Prozesse ab.
In Spanien legt Art. 66 der Ley General Tributaria die allgemeine steuerliche Verjährungsfrist auf 4 Jahre fest. Die übliche Praxis und die AEAT-Empfehlung lauten 6 Jahre, da Art. 30 des spanischen Handelsgesetzbuchs eine entsprechende Aufbewahrungspflicht vorsieht. Dokuflex bewahrt das digitalisierte Bild mit elektronischer Signatur und monatlichem Siegel mindestens 6 Jahre auf verschlüsselter EU-Infrastruktur auf.
Erfüllt das digitale Bild eine der technischen Anforderungen der Orden EHA/962/2007 nicht (Mindestauflösung 200 dpi, zugelassenes Format, XMP-Metadaten, elektronische Signatur, monatliches Datenbanksiegel), verliert es den Status einer Kopie mit Beweiswert gleichwertig zum Papieroriginal. In diesem Fall muss der Steuerpflichtige das physische Original aufbewahren. Dokuflex sperrt automatisch das Kennzeichen „zur Vernichtung freigegeben", wenn ein Dokument die internen Prüfungen nicht besteht.
Ja. Belege und vereinfachte Rechnungen (RD 1619/2012, Art. 7) können mit AEAT-homologierter Software unter denselben Garantien digitalisiert werden. Es gelten Betragsgrenzen, damit ein Beleg als gültige vereinfachte Rechnung anerkannt wird (in der Regel bis 400 EUR, in bestimmten Branchen bis 3.000 EUR). Oberhalb dieser Beträge muss eine vollständige Rechnung ausgestellt werden. Mehr Details in unserer Lösung für Spesenmanagement.
Rechnungen, die bereits in elektronischer Form eingehen (signiertes PDF, Facturae XML, EDI), erfordern keine zertifizierte Digitalisierung, da sie nicht aus einem Papierdokument stammen. Sie müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unverändert mit Garantien für Authentizität und Integrität aufbewahrt werden (Art. 8 RD 1619/2012). Dokuflex archiviert elektronische und digitalisierte Rechnungen in derselben Akte mit identischer Rückverfolgbarkeit.
Für die zertifizierte Digitalisierung selbst ist kein externer qualifizierter eIDAS-Vertrauensdiensteanbieter erforderlich; AEAT-homologierte Software wie Dokuflex (Doku4Invoices) reicht aus. Sie müssen jedoch jedem digitalisierten Stapel eine elektronische Signatur hinzufügen; Dokuflex erledigt dies automatisch mit dem eigenen Signaturzertifikat. Wird ausdrücklich eine qualifizierte eIDAS-Signatur (QES) verlangt, kann Dokuflex einen externen Anbieter integrieren. Mehr Details auf unserer Seite zur elektronischen Signatur eIDAS.
Die AEAT kann während der Aufbewahrungsfrist Zugang zu digitalisierten Bildern und den zugehörigen Metadaten (Erfassungsdatum, Hash, elektronische Signatur) verlangen. Dokuflex exportiert jederzeit und ohne Zusatzkosten den vollständigen prüffähigen Stapel als PDF/A mit XMP-Metadaten, das Ereignisprotokoll und das monatliche Datenbanksiegel — wie es die Orden EHA/962/2007 verlangt.
Diese Seite basiert auf dem aktuellen Wortlaut der folgenden im spanischen Amtsblatt (BOE) veröffentlichten Vorschriften sowie auf öffentlichen Ressourcen der spanischen Steuerbehörde (AEAT). Bitte gleichen Sie bei Bedarf stets mit der jeweils konsolidierten Fassung ab.
Konkretisierung von Vorschriften zur elektronischen Fakturierung und zur elektronischen Aufbewahrung von Rechnungen (BOE).
Verordnung über die Pflichten zur Rechnungsstellung in Spanien (BOE, konsolidierte Fassung).
Öffentliches Register der für die zertifizierte Rechnungsdigitalisierung in Spanien homologierten Produkte. Dokuflex erscheint als Doku4Invoices.
Steuerliche Verjährungsfristen in Spanien (BOE, konsolidierte Fassung).
Verordnung über die Anforderungen an Fakturierungssoftware in Spanien (BOE).
Allgemeine Informationen ohne Rechtscharakter. Diese Seite ersetzt keine Steuerberatung. Für konkrete Fälle wenden Sie sich bitte an Ihre Steuer- oder Rechtsberatung.
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