El expediente digital del empleado es la ficha única de cada persona, enlazada a todos sus registros de RR. HH. Guarda sus datos laborales y las fechas que deben avisar, como el fin del periodo de prueba (sin convenio, hasta seis meses para técnicos titulados y dos para el resto, art. 14.1 ET), y deja fuera salario y diagnósticos.
Qué es el expediente digital del empleado (y qué no es)
El expediente digital del empleado es el registro central de cada persona: una ficha con sus datos laborales a la que se enlazan todos los demás registros de RR. HH. No es una carpeta de PDF escaneados ni una hoja de cálculo con una fila por persona.
La diferencia se nota el día que alguien pregunta algo. Con una carpeta hay que abrir documentos hasta dar con la respuesta; con una hoja, cruzar pestañas. Con una ficha enlazada, la respuesta está en la propia ficha: abres a la persona y ves sus evaluaciones, su formación, sus bajas, sus solicitudes, sus EPIs y sus incidencias de nómina.
El precio de ese orden es decidir qué va en la ficha y qué no, que es lo que explica el siguiente apartado.
Qué guardar en la ficha y qué dejar fuera
En la ficha va lo que identifica a la persona y lo que organiza su relación con la empresa; lo sensible va en su propio registro, con menos personas mirando, o no va. Esta tabla resume el criterio:
| Dato | ¿En la ficha? | Por qué |
|---|---|---|
| Nombre, DNI o NIE, número de afiliación, correo y teléfono | Sí | Los demás registros los toman de aquí en vez de volver a escribirlos |
| Puesto, categoría, departamento, centro, convenio y responsable directo | Sí | Ordenan la plantilla y deciden quién aprueba qué |
| Tipo de contrato, jornada, fecha de alta, fin del periodo de prueba y fin de contrato | Sí | Son las fechas que deben avisar antes de vencer |
| Próximo reconocimiento médico | Solo la fecha | Sirve para avisar; del reconocimiento, a la empresa solo le llega la conclusión sobre la aptitud |
| Diagnóstico de una baja | No | Para gestionar la baja bastan la contingencia, las fechas y las revisiones |
| Salario y cuenta bancaria | No, en la ficha que consulta todo el mundo | Los necesita la nómina; en la ficha, los vería cualquiera que la abra |
El criterio de fondo es sencillo: cuanta más gente consulta la ficha, menos datos sensibles debe llevar. Para la salud, la ley lo dice expresamente: el acceso a la información médica se limita al personal médico y a las autoridades sanitarias, y la empresa solo recibe las conclusiones sobre la aptitud para el puesto (art. 22.4 de la Ley 31/1995).
Lo confidencial tampoco se enlaza. Un expediente del canal de denuncias o del protocolo frente al acoso no debe verse desde la ficha de nadie: necesita su propio circuito, con acceso restringido a quien lo instruye.
Todo lo de la persona, a un clic de su ficha
Una ficha útil no lo guarda todo: lo enseña todo. Cada proceso de RR. HH. que trata con una persona debe apuntar a su ficha, traer de ella lo que necesita y aparecer listado en ella:
| Registro | Pregunta que responde | Lo que conviene que llegue solo de la ficha |
|---|---|---|
| Incorporaciones y salidas | ¿Qué falta para que empiece o para que se vaya? | Al revés: la ficha nace de la incorporación, que apunta a la candidatura contratada |
| Evaluaciones del desempeño | ¿Cómo va, también en el periodo de prueba? | El puesto |
| Formación recibida | ¿Qué curso hizo, cuántas horas y cuándo caduca? | El puesto |
| Bajas médicas | ¿Desde cuándo, por qué contingencia y cuándo es la revisión? | El puesto |
| Solicitudes a RR. HH. | ¿Qué ha pedido y para cuándo hay que responder? | El correo, para contestar |
| Incidencias de nómina | ¿Qué cambia en su nómina este mes? | El DNI, que pide la gestoría |
| Horas extra y cambios de turno | ¿Cuántas horas, quién las autorizó y cómo se compensan? | El correo de la persona y el de quien la cubre en el cambio |
| Acuerdos de teletrabajo | ¿Qué se pactó y hasta cuándo? | Correo, DNI, puesto y centro |
| Solicitudes de conciliación | ¿Qué adaptación pidió y cuándo vence la respuesta? | Solo el enlace: lo que la persona escribió en el formulario se respeta |
| Entrega de EPIs y accidentes | ¿Qué equipo tiene y qué le ha pasado? | Un enlace opcional: puede ser alguien de una ETT o de una contrata |
Fíjate en que la flecha va siempre hacia la ficha. Es la misma idea que un maestro común de clientes y proveedores: un registro al que todos los demás se refieren, en vez de una copia del dato en cada hoja.
Y hay registros que deberían nacer de otro: la incorporación crea la ficha, un accidente con baja abre la baja médica, y las horas extra pagadas o un cambio de cuenta pasan a la nómina del mes. Si cada uno se escribe a mano, el dato se copia dos veces y antes o después deja de coincidir. Lo que pasa antes del primer día lo contamos en onboarding de empleados 100 % digital.
Los plazos de RR. HH. que el expediente debe vigilar
Un expediente que no avisa de sus fechas obliga a alguien a revisarlas a mano cada semana. Estos son los plazos que más se escapan, con su base legal y el margen con el que conviene que aparezca la tarea:
| Plazo | Qué dice la norma | Cuándo avisar |
|---|---|---|
| Fin del periodo de prueba | Sin convenio, como máximo seis meses para técnicos titulados y dos para el resto; tres en empresas de menos de 25 trabajadores para quien no es técnico titulado (art. 14.1 ET) | 15 días antes |
| Fin de un contrato temporal | Si dura más de un año, quien lo da por terminado avisa con al menos quince días (art. 49.1.c ET) | 30 días antes |
| Revisión de una baja | Si la baja prevista es de cinco días o más, la primera revisión llega como tarde a los 7 días (a los 14 si se prevén más de 60) y los partes de confirmación siguientes, cada 14, 28 o 35 días como máximo según la duración prevista (art. 2.3 RD 625/2014) | Si la fecha de revisión pasa sin noticias |
| Datos de la baja a la Seguridad Social | La empresa los envía por el sistema RED en tres días hábiles como máximo desde que recibe la baja (art. 7.2 RD 625/2014) | El día que llega la baja |
| Respuesta a una adaptación de jornada | Sin regulación en convenio, negociación de quince días como máximo; sin oposición motivada en ese plazo, se presume concedida (art. 34.8 ET) | Desde 3 días antes del límite |
| Descanso por horas extra | Sin pacto, las horas extra se compensan con descanso en los cuatro meses siguientes (art. 35.1 ET) | 15 días antes de que venza |
| Formación que caduca | Con un año de antigüedad, 20 horas anuales de formación retribuida, acumulables hasta cinco años (art. 23.3 ET); cada certificado caduca según su curso | 60 días antes |
| Próximo reconocimiento médico | La fecha la marca la vigilancia de la salud; a la empresa solo le llega la conclusión sobre la aptitud (art. 22.4 LPRL) | 30 días antes |
| Acuerdo de teletrabajo temporal | La vigencia que se pactó en el acuerdo | 30 días antes |
| EPI que caduca | La fecha de caducidad de cada equipo | 30 días antes |
Dos detalles hacen que estos avisos funcionen de verdad: que creen una tarea pendiente, no un correo que se pierde en la bandeja, y que se repitan con medida: una vez si basta, cada semana o cada mes si el asunto sigue abierto, y a diario solo en los últimos días de un plazo corto. Un aviso diario durante un mes acaba ignorado.
Fuentes: Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015), Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y RD 625/2014, en su texto consolidado del BOE. El convenio de tu sector puede fijar otros plazos para el periodo de prueba o la adaptación de jornada.
Bajas médicas, accidentes y EPIs: qué necesita saber la empresa
Para gestionar una baja, la empresa necesita la contingencia, las fechas y las revisiones; el diagnóstico no le hace falta y no debe circular por RR. HH.
El circuito oficial ya está pensado así. El médico entrega el parte a la persona trabajadora y el servicio de salud envía sus datos a la Seguridad Social; el INSS comunica a la empresa los datos administrativos de la baja, y la empresa envía los suyos por el sistema RED en tres días hábiles como máximo (art. 7 del RD 625/2014).
Lo que sí conviene registrar es la contingencia (común, accidente de trabajo…), la fecha de baja, la fecha de la próxima revisión, el alta y si ya se ha avisado a la gestoría. Con eso, una baja cuya revisión ha pasado sin noticias se convierte sola en una tarea.
El accidente abre la baja
El accidente de trabajo se investiga y se comunica en su propio registro. Si causa baja, la baja debe nacer del accidente, con la persona y la fecha ya puestas, y quedar enlazada a él.
Cada EPI, con su fecha
La entrega de EPIs deja constancia de qué equipo tiene cada persona, cuándo se repuso o se devolvió y cuándo caduca, y la ficha de la persona lista sus entregas.
No todo el mundo tiene ficha
Un accidente o una entrega de EPIs pueden afectar a alguien de una ETT o de una contrata, que no está en tu plantilla. Por eso el enlace con la ficha debe ser opcional en esos dos registros.
La prenómina para la gestoría, sin correos de última hora
La prenómina es la lista de lo que cambia la nómina de cada persona en el mes. La gestoría la necesita completa antes de calcular, no por partes el último día. Estas son las incidencias más habituales:
- Altas y bajas en la empresa a mitad de mes, y cambios de jornada o de contrato.
- Horas extra pagadas, variables, comisiones y pluses.
- Anticipos: la persona tiene derecho a cobrar anticipos a cuenta del trabajo ya realizado (art. 29.1 ET).
- Cambios de cuenta bancaria y de datos para el IRPF (modelo 145).
- Permisos no retribuidos, ausencias no justificadas y embargos.
Funciona cuando cada incidencia nace donde se origina: las horas extra que se pagan pasan a la nómina desde su propio registro, y un cambio de cuenta, de IRPF o un anticipo, desde la solicitud que hizo la persona. Cada incidencia lleva su fecha de efecto y su estado, y la que sigue sin enviar cuando se acerca la fecha aparece como tarea.
La prenómina no es la nómina. El cálculo, el reparto de los recibos y las altas y bajas en la Seguridad Social siguen en manos de la gestoría y de su programa de nóminas; lo que cambia es que les llega todo junto, a tiempo y sin volver a escribirlo.
Hoja de cálculo, suite de RR. HH. o procesos enlazados
La elección depende de qué te duele más: el tiempo de la plantilla (fichajes, vacaciones, turnos) o el ciclo de cada persona y sus plazos. Así se comparan las tres opciones habituales en una pyme:
| Opción | Bien para | Se queda corta en |
|---|---|---|
| Carpetas y hojas de cálculo | Empezar con pocas personas | Avisos, datos que no coinciden entre hojas, saber quién cambió qué |
| Suite de RR. HH. (Factorial, Sesame HR, Personio, Bizneo HR, Woffu, Kenjo o BambooHR) | Fichaje, vacaciones y ausencias con saldo, evaluación del desempeño y encuestas de clima: el núcleo que anuncian los siete | Procesos fuera de ese núcleo: en sus páginas de producto, revisadas el 15 de noviembre de 2026, ninguno anuncia como módulo la entrega de EPIs, los accidentes de trabajo, las solicitudes de conciliación ni el acuerdo de teletrabajo por escrito |
| Plataforma de procesos con la ficha enlazada | Pymes que quieren el ciclo de la persona y sus plazos en un solo sitio, y adaptar formularios y circuitos sin programar | Cálculo y reparto de nóminas, organigrama gráfico y encuestas anónimas, que no trae; el fichaje y las vacaciones van en sus propios módulos |
No son excluyentes: el fichaje y las vacaciones pueden ir en sus propios módulos y la ficha seguir siendo el centro. Si el fichaje es lo primero que tienes que resolver, empieza por qué método de fichaje elegir. Y si ya estás comparando herramientas, tenemos la comparación con Factorial y con Sesame.
Cómo lo resuelve Dokuflex: la suite Recursos humanos
Dokuflex, plataforma BPM low-code con IA, reúne lo que cuenta esta guía en un solo módulo gratuito, Recursos humanos, con su propio grupo en el menú. La ficha del empleado es el centro y los demás procesos se conocen entre sí:
- Catorce procesos y catorce enlaces: la ficha del empleado, selección de personal (con formulario público para recibir candidaturas), incorporaciones y salidas, evaluaciones del desempeño, plan de formación, formación recibida, bajas médicas, solicitudes a RR. HH., incidencias de nómina, horas extra y cambios de turno, acuerdos de teletrabajo, conciliación, entrega de EPIs y accidentes. Once procesos apuntan a la ficha de la persona, y la ficha los lista todos.
- Se elige a la persona y lo demás llega solo: su correo, su DNI, su puesto o su centro se copian de la ficha y quedan de solo lectura, así que no hay dos versiones del mismo dato.
- Cinco botones de «crear desde»: la incorporación crea la ficha, el plan de formación registra a cada asistente, el accidente registra la baja, y las horas extra y las solicitudes pasan a la nómina. Cada registro nace con los datos copiados y enlazado a su origen.
- Doce alertas que crean una tarea: fin del periodo de prueba, fin de contrato, reconocimiento médico, formación que caduca, revisión de baja pasada sin noticias, evaluación pendiente, solicitud a punto de vencer, incidencia de nómina sin enviar, respuesta de conciliación, fin del acuerdo de teletrabajo, EPI que caduca y descanso compensatorio que vence.
- Privacidad desde el diseño: la ficha no guarda salario ni datos de salud, las bajas no llevan diagnóstico, y el canal de denuncias y el protocolo frente al acoso quedan fuera de la suite, porque lo confidencial no se enlaza.
- Un panel en la ficha con ocho gráficos de los otros procesos, y una sola lista de departamentos y de tipos de contrato en toda la suite, también en los formularios públicos.
El módulo trae datos de ejemplo de quince personas en dos centros, con sus registros ya enlazados, para recorrer el circuito el primer día, y como todo en Dokuflex se amplía sin programar con la plataforma BPM low-code. El fichaje y las vacaciones van en sus propios módulos, que el catálogo recomienda junto a la suite: control horario y permisos y vacaciones.
Crea una cuenta gratuita e instala «Recursos humanos» desde el catálogo de módulos. Si prefieres verlo aplicado a tu plantilla y a tu convenio, pide una sesión de 20 minutos.
Preguntas frecuentes
¿Qué debe incluir el expediente digital de un empleado?
Los datos que identifican a la persona (nombre, DNI o NIE, número de afiliación y contacto), los que ordenan su relación con la empresa (puesto, departamento, centro, convenio, tipo de contrato y jornada) y las fechas que deben avisar: fin del periodo de prueba, fin de contrato y próximo reconocimiento médico. Las evaluaciones, la formación, las bajas, las solicitudes y la nómina van en su propio registro, enlazado a la ficha.
¿Qué datos de una baja médica necesita la empresa?
La contingencia (común, accidente de trabajo…), la fecha de baja, las fechas de revisión, el alta y si ya se ha avisado a la gestoría. El diagnóstico no hace falta para gestionarla. Para los reconocimientos médicos la ley es expresa: la empresa solo recibe las conclusiones sobre la aptitud para el puesto (art. 22.4 de la Ley 31/1995).
¿Cuánto dura como máximo el periodo de prueba?
Lo fija el convenio. Si no dice nada, como máximo seis meses para técnicos titulados y dos meses para el resto; en empresas de menos de 25 trabajadores, tres meses para quien no es técnico titulado. En contratos temporales de hasta seis meses, un mes, salvo que el convenio diga otra cosa (art. 14.1 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Con cuánta antelación hay que avisar del fin de un contrato temporal?
Si el contrato dura más de un año, quien lo da por terminado debe notificarlo a la otra parte con al menos quince días de antelación (art. 49.1.c del Estatuto de los Trabajadores). Conviene que la tarea aparezca antes, unos 30 días, para decidir con calma si se renueva.
¿Qué es la prenómina y qué incidencias se envían a la gestoría?
Es la lista de lo que cambia la nómina de cada persona en el mes: altas y bajas, horas extra pagadas, variables, anticipos, cambios de cuenta o de datos para el IRPF, permisos no retribuidos, ausencias y embargos. La gestoría la necesita completa antes de calcular. La prenómina no calcula la nómina: el cálculo y el reparto de los recibos siguen en la gestoría.
¿En cuánto tiempo hay que responder a una solicitud de adaptación de jornada?
Si el convenio no regula el procedimiento, la empresa abre una negociación de quince días como máximo y responde por escrito: acepta, propone una alternativa o la deniega con razones objetivas. Si en ese plazo no hay oposición motivada, la adaptación se presume concedida (art. 34.8 del Estatuto de los Trabajadores).
¿Necesita una pyme un software de RR. HH. completo?
No siempre. Si lo que más pesa son el fichaje y las vacaciones, una suite de RR. HH. lo cubre bien. Si lo que se escapa son los plazos y los datos que no coinciden entre hojas, basta con una ficha del empleado a la que apunten los demás procesos y que avise de sus fechas, con el fichaje y las vacaciones en sus propios módulos.
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