Cualquier método de fichaje es válido si deja un registro diario, inalterable, conservado cuatro años y accesible para el trabajador y la Inspección (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). App móvil, código QR, navegador y tarjeta NFC lo cumplen con sello de tiempo; un grupo de WhatsApp o el papel no garantizan la inalterabilidad; la huella dactilar exige evaluación de impacto y casi nunca es proporcionada según la AEPD. La sanción por un registro deficiente va de 751 a 7.500 € (LISOS, artículo 7.5).
Qué exige la ley hoy y qué cambiará con el Real Decreto
Desde el 12 de mayo de 2019 toda empresa en España debe registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona, conservar esos registros cuatro años y tenerlos a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Lo fijó el Real Decreto-ley 8/2019 al añadir el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, pocos días antes de que el Tribunal de Justicia de la UE, en la sentencia CCOO contra Deutsche Bank, obligara a todos los Estados miembros a exigir un sistema «objetivo, fiable y accesible».
La ley no dice cómo fichar. La guía del Ministerio de Trabajo admite expresamente «medios telemáticos» y también el papel, con una condición que es la que cuenta en este artículo: el registro tiene que ser fiable e invariable, de modo que no pueda modificarse después sin dejar rastro. Es esa condición la que convierte algunos métodos en válidos y otros en una apariencia de cumplimiento.
El cambio que viene es el Real Decreto de registro de jornada digital. El Consejo de Ministros aprobó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025; el Consejo de Estado emitió el 23 de marzo de 2026 un dictamen desfavorable, en parte porque el plazo de adaptación de veinte días que preveía el borrador era insuficiente; el Ministerio lo retiró para ajustarlo y, a fecha de este artículo, sigue sin publicarse en el BOE. Lo que no ha cambiado en ninguna versión es el fondo:
| Obligación | Hoy (art. 34.9 ET) | Borrador del Real Decreto |
|---|---|---|
| Soporte | Libre: papel o telemático, si es fiable e invariable | Exclusivamente digital |
| Qué se registra | Inicio y fin de cada jornada | Entradas, salidas y determinadas interrupciones, con más detalle |
| Modificaciones | No deben alterar el registro original | Trazabilidad: quién cambió qué y cuándo |
| Acceso de la Inspección | En la empresa, a requerimiento | Acceso remoto e inmediato |
| Acceso de la plantilla | A disposición del trabajador y sus representantes | Acceso directo de cada persona a sus propios registros |
| Conservación | Cuatro años | Cuatro años |
La consecuencia práctica es sencilla: si eliges hoy un método que ya cumpla la columna de la derecha, el día que el Real Decreto salga en el BOE no tendrás que cambiar nada. Si eliges uno que solo cumple la de la izquierda, tendrás que migrar con prisa y con el plazo que el texto final decida.
Los siete métodos de fichaje comparados
Los siete métodos cubren casi todo lo que se usa en una empresa española. La tabla los valora por los cuatro criterios que importan en una inspección o una reclamación, no por lo bonita que sea la app.
| Método | Para quién encaja | Inalterabilidad y prueba | Coste y despliegue | Riesgo RGPD |
|---|---|---|---|---|
| App móvil | Teletrabajo, técnicos, comerciales, turnos | Alta: sello de tiempo del servidor, usuario identificado | Sin hardware; instalación en el móvil | Bajo si la geolocalización es opcional y solo al fichar |
| Navegador (ordenador) | Oficina y teletrabajo con equipo de empresa | Alta: misma plataforma que la app | Cero: un enlace | Bajo |
| Código QR en el centro | Tiendas, obras, almacenes, hostelería | Alta si el QR es dinámico y el registro lo guarda el sistema | Un cartel; sin instalar nada en el centro | Bajo |
| Tarjeta NFC o RFID | Fábricas, centros con muchas personas y poco móvil | Alta; riesgo de prestar la tarjeta | Tarjetas y un lector o tablet | Bajo |
| Tablet en recepción | Oficinas, clínicas, centros con un punto de paso | Alta; PIN o tarjeta para identificarse | Una tablet por centro | Bajo |
| WhatsApp o chat | Equipos poco digitales, personal de campo | Nula si es un grupo; media si es un bot que escribe en un sistema externo | Cero | Alto: canal personal, datos fuera del control de la empresa |
| Terminal biométrico | Casi ningún caso en el sector privado | Alta | Terminal por acceso, mantenimiento | Muy alto: datos de categoría especial, evaluación de impacto obligatoria |
El papel y la hoja de Excel no están en la tabla porque no son métodos de fichaje, son el problema que estos métodos vienen a sustituir: una hoja impresa que se firma el viernes por toda la semana no es un registro diario, y una celda de Excel se puede cambiar sin que quede rastro. El borrador del Real Decreto los deja fuera de forma expresa.
Fichar con el móvil: app, geolocalización y sin cobertura
La app móvil es el método más flexible porque va con la persona: sirve igual en casa, en la obra o en el coche. Lo que la hace válida como registro no es el móvil, sino que el sello de tiempo lo pone el servidor, la persona está identificada y el registro queda fuera del alcance del propio dispositivo. Tres detalles separan una app seria de una que solo parece serlo:
- Geolocalización solo al fichar, y opcional por rol. Guardar la posición en el momento de entrar y salir es proporcionado para técnicos a domicilio o comerciales; rastrear durante la jornada no lo es. Lo desarrollamos en control horario con geolocalización.
- Modo sin cobertura. Un instalador en un sótano o un técnico en una nave sin señal tiene que poder fichar igual; el registro se guarda con la hora local y se sincroniza al recuperar la conexión, marcado como tal.
- Pausas con un toque. Si registrar la comida o una salida temporal cuesta más de un gesto, nadie lo hará, y todo el intervalo entre entrada y salida se presumirá trabajado.
La objeción habitual es el móvil personal. La ley no obliga a nadie a instalar una app en su teléfono, así que lo sensato es tener siempre una alternativa que no dependa de él: el navegador, el QR con un dispositivo de la empresa o la tablet en recepción.
Fichar desde el ordenador: oficina y teletrabajo
Fichar desde el navegador es el método más barato que existe y, en oficinas y teletrabajo, el más natural: la persona abre el equipo, entra en la plataforma e inicia la jornada. No hay nada que instalar y no toca el móvil de nadie. Funciona porque el registro vive en el mismo sistema que la app, con el mismo sello de tiempo y la misma trazabilidad.
Dos cosas a vigilar. La primera es el acceso: si la plataforma admite inicio de sesión único con el directorio de la empresa, fichar es un clic y nadie tiene que recordar otra contraseña. La segunda es no confundir «encender el ordenador» con «fichar»: el registro automático al iniciar sesión es cómodo, pero no distingue la pausa de la comida ni la salida a media tarde, y en un conflicto se vuelve en contra de la empresa.
Para el teletrabajo, además, el navegador resuelve la pregunta incómoda de la geolocalización: no hace falta. El Estatuto exige saber cuánto se trabaja, no desde dónde.
Fichar con QR, NFC o tablet: centros físicos, tiendas y obras
Cuando hay un centro de trabajo físico con un punto de paso, lo mejor es que el método viva allí y no en el móvil de cada uno. Hay tres variantes, y las tres guardan el registro en el mismo sistema:
Un cartel en la puerta; la persona lo escanea con su móvil o con un dispositivo del centro y queda fichada. Es el método más rápido de desplegar en tiendas, obras y almacenes. Pide que el QR sea dinámico, es decir, que cambie cada pocos segundos en una pantalla: un QR impreso se fotografía y se ficha desde casa.
La persona acerca una tarjeta a un lector o a una tablet. Encaja en fábricas y centros con mucha gente que no lleva el móvil encima en el puesto. Su punto débil es conocido: la tarjeta se puede prestar. Se mitiga con un PIN o con la foto de la tablet en el momento del fichaje, no con la huella.
Una tablet fija con la lista del centro: cada persona se identifica con PIN o tarjeta y toca entrar, salir o pausa. Es el sustituto natural del viejo reloj de fichar y funciona para quien no quiere apps en su móvil.
En todos los casos, lo que cuenta ante la Inspección es que cada fichaje tenga hora de servidor, persona identificada y centro, y que la exportación sea inmediata. Cómo lo ha hecho la persona, con QR o con tarjeta, es un detalle de la fila.
Fichar por WhatsApp: cómodo, pero ¿vale como registro?
Un grupo de WhatsApp donde cada uno escribe «entro» a las nueve y «salgo» a las seis no es un registro de jornada. Falla en todo lo que la guía del Ministerio exige: los mensajes se editan y se borran, el histórico vive en teléfonos personales que la empresa no controla, la hora la pone el móvil de quien escribe y, llegado un conflicto, no hay forma de demostrar que nadie lo tocó. Y hay un segundo problema que ya hemos tratado a propósito de las contraseñas por chat: los datos de la plantilla acaban en un servicio de consumo con el que la empresa no tiene contrato de encargado del tratamiento.
Otra cosa es usar un chat como canal de entrada. Algunos proveedores ofrecen un bot: la persona le escribe o le manda su ubicación, y es el sistema de control horario, no el chat, quien guarda el registro con sello de tiempo y lo pone a disposición de la empresa. Ahí lo que vale es el sistema de detrás. Si te lo ofrecen, pregunta tres cosas: dónde se guarda el registro, si se puede alterar desde el chat y si la exportación para la Inspección sale del sistema o de una captura de pantalla.
Regla rápida. Si para demostrar la jornada de alguien tendrías que hacer una captura de pantalla, no tienes un registro de jornada. Tienes una conversación.
Fichaje biométrico: lo que dice la AEPD sobre la huella
El terminal de huella fue durante años el método «serio» por excelencia, y sigue instalado en muchas fábricas y edificios. La guía de la AEPD de noviembre de 2023 cambió el criterio: la huella dactilar y el reconocimiento facial, se usen para identificar o para verificar, son datos de categoría especial del artículo 9 del RGPD, y para tratarlos hace falta levantar una prohibición general.
Para el registro de jornada y el control de presencia, la AEPD concluye que esa habilitación exigiría una norma con rango de ley que lo autorice de forma expresa, y que hoy no la hay; que el consentimiento del trabajador no sirve, porque en la relación laboral no es libre; y que, en los casos excepcionales en que pudiera justificarse, hay que hacer antes una evaluación de impacto y acreditar que no existe una alternativa menos intrusiva. Como una tarjeta, un QR o una tablet con PIN cumplen exactamente la misma función, esa alternativa casi siempre existe.
Traducido a una decisión: si tienes terminales de huella para fichar, planifica su sustitución; si estás eligiendo ahora, no los pongas en la lista. La inmutabilidad del registro se consigue con el sello de tiempo y la trazabilidad, no con el dedo.
Cómo elegir: una matriz por tipo de equipo
Casi ninguna empresa tiene un solo tipo de equipo, así que casi ninguna debería tener un solo método. Lo que sí debe tener es una sola plataforma donde acaben todos los fichajes, con el mismo formato y la misma exportación. La matriz de abajo es la que usamos en las implantaciones:
| Tipo de equipo | Método principal | Alternativa sin móvil personal | Geolocalización |
|---|---|---|---|
| Oficina | Navegador con inicio de sesión único | Tablet en recepción | No |
| Teletrabajo e híbrido | Navegador o app | Navegador del equipo de empresa | No |
| Técnicos y comerciales de campo | App con modo sin cobertura | Móvil de empresa | Solo al fichar, por rol |
| Tiendas, obras y almacenes | QR dinámico en el centro | Tablet o dispositivo del centro | No hace falta: el QR ya fija el centro |
| Fábricas y turnos | Tarjeta NFC en tablet o lector | PIN en la misma tablet | No |
| Gestorías con varios clientes | Lo que cada cliente necesite, en una cuenta por empresa | Navegador | Según cliente |
Y una pregunta que conviene hacer antes de firmar con cualquier proveedor: «si mañana la Inspección pide el registro de este centro de los últimos doce meses, ¿cuántos clics tardo en dárselo?». Si la respuesta incluye la palabra «exportar a Excel y revisar», sigue buscando.
Cómo lo resuelve Dokuflex
El control horario de Dokuflex parte de la idea de la matriz: la persona elige cómo fichar y la empresa tiene un solo registro. Los métodos disponibles son la app móvil con modo sin cobertura y geolocalización opcional por rol, el navegador web, la tablet en recepción, el código QR y la tarjeta NFC. Todos escriben en el mismo sitio, con sello de tiempo del servidor y registro inmutable en el que cualquier corrección deja rastro de quién la hizo y cuándo.
Lo que ya cumple de la columna del Real Decreto:
- Informe para la Inspección en un clic, por centro y periodo, sin pasar por Excel.
- Portal del empleado con su histórico y descarga en PDF, que es el acceso directo que pide el borrador.
- Pausas, salidas temporales y horas extra calculadas según el convenio, con los datos conservados cuatro años en la Unión Europea.
- Integración con la nómina y con el resto de procesos de RRHH, desde el alta del empleado hasta los permisos retribuidos.
No hay fichaje biométrico, a propósito. Y para pymes y autónomos hay un plan gratuito con el que puedes estar fichando mañana y decidir después si necesitas más.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar de forma digital ya?+
Todavía no. Lo obligatorio desde el 12 de mayo de 2019 es el registro diario de la jornada (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), conservado cuatro años y accesible para el trabajador, sus representantes y la Inspección. El soporte es libre: la guía del Ministerio admite papel o medios telemáticos siempre que el registro sea fiable e invariable. El Real Decreto que lo hará exclusivamente digital, con acceso remoto de la Inspección, se aprobó para tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025, recibió un dictamen desfavorable del Consejo de Estado el 23 de marzo de 2026 y a fecha de este artículo sigue sin publicarse en el BOE.
¿Vale fichar por WhatsApp?+
Un grupo de WhatsApp donde cada uno escribe «entro» y «salgo» no es un registro de jornada válido: los mensajes se editan y se borran, el histórico vive en teléfonos personales que la empresa no controla y no hay forma de demostrar que nadie lo modificó. Otra cosa es usar un chat como canal de entrada de un sistema de fichaje: el empleado manda un mensaje a un bot y el sistema guarda el registro con sello de tiempo fuera del chat. En ese caso lo que vale es el sistema, no WhatsApp; exige a tu proveedor que el registro sea inalterable y exportable.
¿Puede la empresa obligarme a fichar con mi móvil personal?+
La normativa de registro de jornada no lo regula expresamente, y el criterio prudente, que es el que aplica la mayoría de asesorías laborales, es que la empresa no puede imponer la instalación de una aplicación en un dispositivo personal sin acuerdo con la persona. Lo razonable es ofrecer siempre una alternativa que no dependa del móvil del empleado: fichaje desde el navegador del ordenador de trabajo, código QR escaneado con un dispositivo de la empresa, tablet en recepción o tarjeta NFC.
¿Es legal fichar con la huella dactilar?+
Casi nunca. La guía de la AEPD de noviembre de 2023 trata la huella y el reconocimiento facial como datos de categoría especial del artículo 9 del RGPD. Para levantar esa prohibición hace falta una norma con rango de ley que lo autorice, y la AEPD considera que para el registro de jornada y el control de presencia esa norma no existe; además, el consentimiento del trabajador no sirve, porque no es libre en la relación laboral. Si aun así se plantea, hay que hacer antes una evaluación de impacto y justificar por qué no vale un método menos intrusivo, como una tarjeta o un código QR.
¿Hay que registrar también las pausas?+
El artículo 34.9 exige registrar el horario concreto de inicio y finalización de cada jornada. La guía del Ministerio recomienda, sin exigirlo con carácter general, registrar también las interrupciones o pausas que no formen parte del tiempo de trabajo efectivo, porque de lo contrario todo el intervalo entre entrada y salida se presume trabajado. El borrador del Real Decreto va en esa dirección: más detalle de entradas, salidas y determinadas interrupciones. En la práctica, elige un método que permita fichar pausas con un toque.
¿Qué sanción hay por no tener registro de jornada o por tenerlo mal?+
La ausencia de registro, o un registro que no cumple los requisitos, es una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, con multa de 751 a 7.500 euros por empresa según el grado, además de la posible reclamación de las horas extraordinarias no registradas. El borrador del Real Decreto, según lo publicado durante su tramitación, pretende endurecer este régimen; mientras no se publique en el BOE, el régimen vigente es el de la LISOS.
Fuentes
- Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo: artículo 10, que añade el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (registro diario de jornada, conservación cuatro años).
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015, texto consolidado): artículo 34.9.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000): artículo 7.5 (infracción grave) y artículo 40 (cuantías de 751 a 7.500 euros).
- Ministerio de Trabajo, Guía sobre el registro de jornada (2019): soporte libre, fiabilidad e invariabilidad del registro, recomendación de registrar pausas.
- AEPD, Guía sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos (noviembre de 2023).
- Tribunal de Justicia de la UE, asunto C-55/18 (CCOO contra Deutsche Bank, 14 de mayo de 2019): obligación de un sistema objetivo, fiable y accesible de registro de la jornada.
- Estado de tramitación del Real Decreto de registro de jornada digital: acuerdo del Consejo de Ministros de 30 de septiembre de 2025 (tramitación urgente) y dictamen del Consejo de Estado de 23 de marzo de 2026; sin publicación en el BOE a 4 de octubre de 2026. Revisaremos este artículo cuando se publique.
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