Pour passer des factures dans Excel par OCR, il existe trois voies : importer le PDF avec Power Query (PDF contenant du texte), utiliser Données à partir d’une image (photos et scans, une par une) ou un logiciel d’OCR de factures avec IA (lots, sans modèles). En Espagne, extrayez au minimum les données de l’article 6 du Real Decreto 1619/2012 : numéro, date, NIF, base, taux et montant de TVA.
Ce que signifie passer des factures dans Excel par OCR
Passer des factures dans Excel par OCR, c’est convertir le contenu d’une facture PDF, scannée ou photographiée en lignes et colonnes d’un tableur, sans le saisir. L’OCR (reconnaissance optique de caractères) transforme l’image en texte. L’étape suivante, la plus difficile, consiste à savoir quel texte est le numéro de facture, lequel est la base imposable et lequel est le montant de TVA.
Cette différence explique presque tout ce qui suit. Un outil qui ne reconnaît que des caractères vous rend la facture convertie en texte, et vous devez encore chercher chaque donnée. Un outil qui comprend le document vous rend directement une ligne avec ses champs. C’est ce qu’on appelle l’extraction de données ou le traitement intelligent de documents (IDP).
Un avertissement avant de commencer : la feuille Excel est un registre de travail, pas la facture. Le document que l’on vous a envoyé reste le justificatif et doit être conservé, comme nous le voyons plus bas.
Trois façons de passer des factures dans Excel
La bonne méthode dépend de deux choses : si la facture est un PDF contenant du texte ou une image, et combien de factures vous traitez par mois. Ce tableau résume les trois options :
| Méthode | Convient pour | Limite | Volume raisonnable |
|---|---|---|---|
| Power Query à partir d’un PDF (dans Excel) | PDF générés par un logiciel de facturation, avec du texte sélectionnable | Travaille sur le texte du PDF : si le PDF est une image scannée, il ne trouve aucun tableau. Chaque fournisseur a sa mise en page et il faut ajuster la requête | Beaucoup de factures d’un même fournisseur |
| Données à partir d’une image (dans Excel) | Photos, captures et scans où un tableau est visible | Une image à la fois et vérification manuelle. Lit des tableaux, ne distingue pas les champs fiscaux | Quelques factures isolées |
| Logiciel d’OCR de factures avec IA | Tout format et tout fournisseur, par lots | C’est un service distinct d’Excel ; il faut vérifier les exceptions qu’il signale | À partir de quelques dizaines par mois |
Il existe une quatrième voie, devenue à la mode : téléverser la facture dans un assistant d’IA générative et lui demander un tableau. Pour une facture isolée, cela fonctionne, mais ce n’est pas une méthode de travail. Il faut les téléverser une par une, le modèle peut remplir par une valeur vraisemblable une donnée qu’il lit mal et, surtout, vous envoyez les données de vos fournisseurs à un service que votre entreprise n’a peut-être pas autorisé (nous en parlons dans shadow AI en entreprise).
Comment procéder avec Excel, pas à pas
Excel propose deux fonctions qui règlent les cas simples sans rien installer. Le nom des menus varie légèrement selon la version.
Si la facture est un PDF contenant du texte
- Dans Excel, ouvrez Données > Obtenir des données > À partir d’un fichier > À partir d’un PDF et choisissez la facture.
- Le navigateur de Power Query affiche les tableaux et les pages qu’il a détectés. Sélectionnez celui qui contient les lignes ou le récapitulatif des montants.
- Cliquez sur Transformer les données pour supprimer les lignes vides, promouvoir les en-têtes et fixer le type de chaque colonne (date, nombre décimal).
- Chargez le résultat dans la feuille. Si vous rangez les factures de ce fournisseur dans un dossier, vous pouvez répéter la requête sur tout le dossier et l’actualiser chaque mois.
Cela fonctionne bien avec les factures d’un fournisseur récurrent, car la requête se prépare une seule fois. Avec cinquante fournisseurs différents, cela fait cinquante requêtes.
Si la facture est une photo ou un scan
- Ouvrez Données > À partir d’une image > Image à partir d’un fichier (ou à partir du Presse-papiers, si vous avez fait une capture).
- Excel analyse l’image et affiche un aperçu où les cellules dont il doute sont mises en évidence.
- Vérifiez et corrigez ces valeurs. Microsoft le précise dans sa propre aide : il faut vérifier les résultats et apporter les corrections nécessaires avant d’insérer.
- Cliquez sur Insérer des données.
La fonction est disponible dans Excel pour Windows, Mac, le web et mobile. Elle lit bien les tableaux propres ; avec une facture de travers, tamponnée ou comportant plusieurs bases de TVA, la correction manuelle peut prendre plus de temps que la saisie.
Quelles colonnes extraire de chaque facture
Les colonnes minimales sont les données que l’article 6 du Real Decreto 1619/2012 (règlement espagnol de facturation) exige sur toute facture complète, plus celles dont vous avez besoin pour payer et comptabiliser. Si l’une des premières manque sur le document, le problème ne vient pas de l’OCR : la facture est incomplète et il faut en demander la rectification.
| Colonne | D’où elle vient | Erreur typique à l’extraction |
|---|---|---|
| Numéro et série | Art. 6.1.a | Le confondre avec le numéro de commande ou de bon de livraison ; O pour 0, I pour 1 |
| Date d’émission | Art. 6.1.b | Jour et mois inversés ; prendre la date d’échéance |
| Nom ou raison sociale de l’émetteur | Art. 6.1.c | Prendre le nom commercial du logo au lieu de la raison sociale |
| NIF de l’émetteur (numéro d’identification fiscale) | Art. 6.1.d | Lire votre propre NIF (celui du destinataire) comme s’il était celui du fournisseur |
| Base imposable | Art. 6.1.f | Une seule base alors qu’il y en a plusieurs ; point et virgule décimale confondus |
| Taux de TVA | Art. 6.1.g | Appliquer 21 % par défaut sur des factures à taux réduits |
| Montant de TVA | Art. 6.1.h | Ajouter deux fois le montant de TVA au total |
| Mentions particulières (exonération, autoliquidation, TVA sur les encaissements) | Art. 6.1.j, m et p | Ne pas les saisir : elles figurent en texte libre et changent le traitement de la TVA |
| Retenue d’IRPF (impôt espagnol sur le revenu), total et échéance | Nécessaires pour payer et comptabiliser | Ignorer la retenue et payer trop |
| Lien vers le document original | Vos archives | Avoir la ligne et ne pas retrouver la facture quand on vous la demande |
Les factures simplifiées (les anciens tickets, admises de manière générale jusqu’à 400 euros, TVA comprise, selon l’article 4 du même règlement) contiennent moins de données : souvent, elles ne détaillent pas le montant de TVA et n’identifient pas le destinataire. Si vous les mélangez dans la même feuille, ajoutez une colonne indiquant le type de facture. Les tickets de frais des salariés suivent un circuit propre, que nous expliquons dans numérisation des tickets de frais par OCR.
Cinq contrôles avant de vous fier à la feuille
Aucun OCR ne tombe juste à tous les coups : la feuille a donc besoin de contrôles qui détectent l’erreur tout seuls. Ces cinq-là se mettent en place avec des formules et une mise en forme conditionnelle :
L’arithmétique tombe juste
Base multipliée par le taux égale au montant de TVA, et base plus TVA moins retenue égale au total, avec un centime de tolérance. C’est le contrôle qui révèle le plus d’erreurs de lecture.
Le NIF est celui d’un fournisseur connu
Croisez le NIF avec votre liste de fournisseurs. Un NIF qui n’y figure pas est un nouveau fournisseur ou un caractère mal lu ; dans les deux cas, quelqu’un doit y regarder.
Elle n’est pas en double
La combinaison du NIF de l’émetteur, du numéro et de la date ne peut pas se répéter. Les factures qui arrivent par e-mail puis sur papier sont l’origine habituelle des doubles paiements.
La date est plausible
Ni future ni vieille de deux exercices. Une date absurde, c’est presque toujours un jour et un mois intervertis.
Les montants sont des nombres
Un montant lu comme du texte (« 1.250,00 » avec le mauvais séparateur) ne s’additionne pas. Vérifiez que toute la colonne est numérique avant de faire les totaux.
N’oubliez pas non plus l’obligation de conservation. Le règlement espagnol de facturation impose de garder les factures reçues pendant le délai prévu par la Ley General Tributaria (loi fiscale générale espagnole), dont l’article 66 fixe la prescription à quatre ans, et l’article 30 du Código de Comercio (Code de commerce espagnol) exige de conserver la documentation de l’entreprise pendant six ans. Scanner une facture pour la lire par OCR ne vous autorise pas à jeter le papier : seule le permet la numérisation certifiée avec un logiciel homologué par l’AEAT, l’administration fiscale espagnole (Orden EHA/962/2007).
Quand Excel ne suffit plus
Excel ne suffit plus quand le problème n’est plus de lire la facture mais de décider ce que l’on en fait. Une feuille stocke des données ; elle ne prévient personne, ne demande pas d’approbation et ne sait pas si une facture a été payée. Voici les signaux :
- Quelqu’un passe des heures chaque semaine à importer, corriger et ressaisir les données dans le logiciel comptable.
- Une facture a été payée deux fois, ou une facture que personne n’avait vue est apparue à la clôture.
- Les approbations se demandent par e-mail et il ne reste aucune trace de qui a donné son accord ni quand.
- Plusieurs personnes modifient la même feuille et des versions différentes circulent.
- Pour savoir ce qui reste à payer, il faut demander à quelqu’un.
À ces signaux s’ajoute un changement réglementaire. Avec la facture électronique obligatoire entre entreprises en Espagne, le destinataire devra communiquer l’acceptation, le rejet et le paiement intégral de chaque facture sous 4 jours calendaires : à partir du 6 octobre 2027 pour ceux qui facturent plus de 8 millions d’euros et à partir du 6 octobre 2028 pour les autres (Orden HAC/1028/2026). Nous le détaillons dans recevoir des factures électroniques de fournisseurs en Espagne. Un tableur peut stocker ces dates, mais il ne les génère pas.
La facture structurée ne met pas non plus l’OCR à la retraite du jour au lendemain. Jusqu’en 2028, XML, PDF et papier cohabiteront, et les factures de fournisseurs étrangers continueront d’arriver comme aujourd’hui.
Comment choisir un logiciel d’OCR de factures : huit questions
Un logiciel d’OCR de factures se choisit pour ce qu’il fait après la lecture, pas pour la lecture. Presque tous extraient bien une facture propre ; les différences apparaissent avec les factures difficiles et avec ce qui se passe ensuite. Posez ces questions pendant la démonstration, avec vos propres factures :
- Faut-il un modèle par fournisseur ? Si la réponse est oui, chaque nouveau fournisseur représente un travail de paramétrage.
- Lit-il plusieurs bases et taux de TVA, les retenues et le « recargo de equivalencia » (majoration de TVA du commerce de détail espagnol) sur la même facture ?
- Valide-t-il ce qu’il lit ? Arithmétique, NIF, doublons et, s’il existe, la commande associée.
- Que fait-il quand il doute ? Il doit signaler le champ et l’envoyer à une personne, pas le remplir.
- Par où entrent les factures ? Boîte e-mail, scanner, mobile, dossier et, pour la facture électronique, XML.
- Existe-t-il un circuit d’approbation par montant, centre de coûts ou projet, avec l’enregistrement de qui a approuvé ?
- Comment la donnée arrive-t-elle en comptabilité ? Un connecteur avec votre ERP évite l’export et l’import manuels, qui sont une autre façon de ressaisir.
- Où les documents sont-ils traités et stockés, et pendant combien de temps ? Demandez la réponse par écrit.
Si vous cherchez à organiser le circuit complet, nous expliquons dans comment automatiser l’approbation des factures fournisseurs les règles qui fonctionnent le mieux dans une PME.
Comment Dokuflex y répond : de la facture à l’écriture, sans passer par Excel
Dokuflex, plateforme BPM low-code avec IA, traite la lecture de la facture comme la première étape d’un processus, pas comme une fin en soi. Avec le logiciel d’OCR de factures fournisseurs avec IA :
- Entrée par n’importe quel canal : vous transférez l’e-mail du fournisseur à une boîte dédiée, vous scannez le papier, vous prenez une photo avec le mobile ou vous connectez un dossier ou votre ERP.
- Extraction sans modèles : l’IA renvoie fournisseur, base imposable, taux de TVA, retenues et échéance avec une précision de 99,4 %, y compris sur les factures à plusieurs taux de TVA et de fournisseurs d’autres pays.
- Vous ne vérifiez que les exceptions : ce qui est douteux passe en validation humaine dans le flux ; le reste suit son chemin.
- Approbation par règles : le flux envoie chaque facture au responsable selon le montant, le centre de coûts ou le projet, et enregistre qui a approuvé et quand.
- Écriture dans votre ERP : l’écriture est générée avec la TVA déductible séparée et arrive par connecteur dans SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics ou Odoo, sans export ni ressaisie.
- Payée ou en attente, sans demander : les factures sont rapprochées des mouvements bancaires.
Pour le papier, Dokuflex est homologué par l’AEAT pour la numérisation certifiée, celle qui permet de se passer de l’original. Et si vous voulez comprendre le processus entier avant de choisir un outil, le guide de numérisation des factures le parcourt du début à la fin.
Si votre volume se limite à quelques factures par mois, les deux fonctions d’Excel de ce guide vous suffisent. Si vous avez reconnu l’un des signaux ci-dessus, demandez une session de 20 minutes et nous le voyons avec trois de vos factures.
Questions fréquentes
Comment passer une facture PDF dans Excel ?
Si le PDF contient du texte sélectionnable, Excel l’importe avec Power Query : Données > Obtenir des données > À partir d’un fichier > À partir d’un PDF. Vous choisissez le tableau détecté et vous le chargez dans la feuille. Si le PDF est une image scannée, il faut de l’OCR : la fonction Données à partir d’une image d’Excel pour les cas isolés ou un logiciel d’OCR de factures pour les lots.
Excel dispose-t-il d’un OCR pour les factures ?
Excel intègre la fonction Données à partir d’une image, qui convertit en cellules un tableau photographié ou capturé et demande de vérifier le résultat avant de l’insérer. Elle fonctionne image par image et lit des tableaux : elle ne comprend pas ce qu’est une base imposable ou un NIF (numéro d’identification fiscale espagnol). Elle convient pour quelques factures, pas pour traiter la boîte fournisseurs d’un mois.
Quelles données d’une facture faut-il reporter dans Excel ?
Au minimum celles que l’article 6 du Real Decreto 1619/2012 (règlement espagnol de facturation) exige sur une facture complète : numéro et série, date d’émission, nom et NIF de l’émetteur, base imposable, taux et montant de TVA. Pour travailler, ajoutez le total, les retenues, l’échéance et un lien vers le document original.
Puis-je jeter la facture papier après l’avoir scannée et reportée dans Excel ?
Pas du seul fait de l’avoir scannée. Le règlement espagnol de facturation impose de conserver les factures reçues pendant le délai prévu par la Ley General Tributaria (loi fiscale générale), et le Código de Comercio (Code de commerce espagnol) fixe six ans pour la documentation de l’entreprise. Seule la numérisation certifiée, réalisée avec un logiciel homologué par l’AEAT (administration fiscale espagnole) conformément à l’Orden EHA/962/2007, permet de se passer de l’original papier.
Une IA générative peut-elle servir à passer des factures dans Excel ?
Les assistants d’IA lisent bien une facture isolée et renvoient un tableau, mais ils posent trois problèmes au quotidien : il faut téléverser les factures une par une, le modèle peut inventer une donnée qu’il lit mal et vous envoyez des données de fournisseurs à un service externe. Pour un usage récurrent, mieux vaut un logiciel qui valide les montants et laisse une traçabilité.
Quand un logiciel d’OCR de factures devient-il plus rentable qu’Excel ?
Quand ces signaux apparaissent : quelqu’un passe des heures chaque semaine à copier ou corriger des données, une facture a été payée en double, les approbations se demandent par e-mail ou vous ne savez pas quelles factures restent à payer sans poser la question. Avec la facture électronique obligatoire en Espagne, qui imposera de communiquer acceptation, rejet et paiement sous 4 jours, un tableur ne laisse pas cette trace.
Sources
Consultées le 13 novembre 2026. Le nom des menus d’Excel peut varier selon la version et la plateforme.
- Real Decreto 1619/2012, règlement espagnol de facturation : contenu obligatoire de la facture (art. 6), factures simplifiées (art. 4 et 7) et conservation (art. 19 à 21).
- Microsoft Learn, connecteur PDF de Power Query : importation de tableaux depuis un PDF dans Excel et limitations.
- Support Microsoft, « Insérer des données à partir d’une image » : étapes, plateformes prises en charge et vérification des résultats.
- Ley 58/2003, General Tributaria : délai de prescription de quatre ans (art. 66).
- Código de Comercio : conservation de la documentation pendant six ans (art. 30).
- Orden EHA/962/2007, du 10 avril : numérisation certifiée des factures.
- Orden HAC/1028/2026, du 2 octobre : statuts de la facture électronique et délai de 4 jours.
Que la facture arrive lue, approuvée et comptabilisée, sans copier-coller
Apportez-nous trois factures de fournisseurs différents : en 20 minutes, nous vous montrons ce que l’IA lit, ce qu’elle laisse à vérifier et comment l’écriture arrive dans votre logiciel comptable. Ou créez un compte gratuit et essayez par vous-même.