Avec la facture électronique B2B en Espagne, le destinataire a aussi des obligations : communiquer l’acceptation ou le rejet et le paiement intégral de chaque facture sous 4 jours calendaires (hors samedis, dimanches et jours fériés nationaux). En vigueur le 6 octobre 2027 pour qui facture plus de 8 M€, le 6 octobre 2028 pour les autres (Orden HAC/1028/2026).
Le destinataire a aussi des obligations (et ce sont les plus coûteuses)
La facture électronique obligatoire entre entreprises en Espagne n’est pas qu’un changement de format pour l’émetteur. L’Orden HAC/1028/2026, qui met en œuvre le Real Decreto 238/2026 et la Ley 18/2022 (dite loi « Crea y Crece »), oblige aussi celui qui reçoit à informer du statut de chaque facture : s’il l’accepte ou la rejette, et quand il l’a payée intégralement.
L’objectif affiché est la lutte contre les retards de paiement. L’AEAT, l’administration fiscale espagnole, transmettra ces informations à l’Observatorio Estatal de la Morosidad Privada (l’observatoire public des retards de paiement), qui pourra calculer les délais de paiement réels de chaque entreprise et dresser une liste de celles qui ne les respectent pas. Autrement dit : votre délai moyen de paiement fournisseurs cesse d’être une donnée interne.
Pour émettre, la plupart des entreprises s’appuieront sur leur ERP ou leur logiciel de facturation, qui sera mis à jour. Pour recevoir, le travail se situe dans le circuit interne : qui examine la facture, qui l’approuve, combien de temps cela prend et où est enregistrée la date de paiement. C’est le terrain de la comptabilité fournisseurs, et une mise à jour du logiciel comptable ne le règle pas.
Calendrier : quand l’obligation s’applique à votre entreprise
L’Orden HAC/1028/2026 a été publiée au BOE (Boletín Oficial del Estado, le Journal officiel espagnol) le 5 octobre 2026 et est entrée en vigueur le lendemain. C’est à partir de cette date que courent les délais fixés par le Real Decreto 238/2026 :
| Qui | À partir de quand | Points d’attention |
|---|---|---|
| Entreprises et professionnels dont le volume d’opérations dépasse 8 millions d’euros | 6 octobre 2027 | Pendant les 12 premiers mois, les factures doivent être accompagnées d’un PDF lisible pour les destinataires qui ne sont pas encore soumis à l’obligation |
| Autres entreprises et professionnels | 6 octobre 2028 | Le compte à rebours est lancé : 23 mois pour préparer le circuit |
| Solution publique de l’AEAT (SPFE) | Au moins deux mois avant la première échéance | L’AEAT a annoncé des environnements de test à partir d’octobre 2026 |
Attention à une nuance : l’obligation de communiquer les statuts s’applique à tous les destinataires, quel que soit le canal par lequel la facture leur parvient. Une PME qui reçoit des factures d’un grand fournisseur soumis dès 2027 peut voir arriver des factures structurées plus tôt que prévu.
Et ne confondez pas ce calendrier avec celui de VERI*FACTU, qui encadre les systèmes avec lesquels vous émettez vos propres factures et que le fisc espagnol a annoncé vouloir aligner sur celui-ci (nous l’expliquons dans VERI*FACTU reporté à 2028 : ce qui change et ce qui ne change pas).
Les statuts de la facture : acceptation, rejet et paiement en 4 jours
Le destinataire doit communiquer à l’émetteur l’acceptation ou le rejet de la facture et son paiement intégral sous 4 jours calendaires à compter de la survenance de ce statut, hors samedis, dimanches et jours fériés nationaux. Le rejet et le paiement intégral doivent aussi être communiqués à la solution publique de l’AEAT, quel que soit le canal utilisé.
| Statut | Obligatoire ? | Point de départ du délai | Donnée dont vous avez besoin |
|---|---|---|---|
| Acceptation | Oui | Dès que vous décidez de l’accepter | Date de l’approbation et auteur |
| Rejet | Oui, également à la SPFE | Dès que vous décidez de la rejeter | Date et motif du rejet |
| Paiement intégral | Oui, également à la SPFE | Dès la date effective du paiement | Date réelle d’encaissement par le fournisseur, pas celle de l’échéance |
| Paiement partiel | Facultatif | — | Montant et date de chaque paiement partiel |
| Cession à un tiers (affacturage) | Facultatif | — | Établissement cessionnaire et date |
Quatre jours, c’est peu pour un circuit fondé sur l’e-mail. Si la facture arrive sur une adresse générique, que quelqu’un la transfère au responsable de la dépense, que celui-ci la regarde quand il peut et la renvoie à l’administration, la décision d’accepter ou de rejeter est prise, au mieux, au bout d’une ou deux semaines. À partir de 2027 ou 2028, ce retard sera enregistré.
Le paiement cache un autre piège : ce qu’il faut communiquer, c’est la date à laquelle le paiement a réellement lieu, que beaucoup d’entreprises n’ont pas rattachée à la facture mais à un mouvement bancaire. Rappelons aussi que la Ley 3/2004, la loi espagnole contre les retards de paiement, fixe un délai de paiement maximal de 60 jours calendaires entre entreprises ; avec les statuts communiqués, tout retard sera visible.
Formats et canaux : UBL, plateformes privées et solution publique
Les factures doivent suivre le modèle sémantique européen EN 16931. Quatre syntaxes sont admises : UBL, CII, EDIFACT et Facturae. La solution publique de l’AEAT ne fonctionne qu’avec UBL.
Vous pouvez recevoir via une plateforme d’échange privée, via la solution publique (gratuite) ou combiner les deux. En l’absence d’accord exprès avec le fournisseur, l’usage de la solution publique est présumé. Les plateformes privées doivent pouvoir convertir les formats, s’interconnecter avec d’autres plateformes à la demande du client, utiliser une signature électronique avancée et attribuer à chaque facture un code unique (NIF de l’émetteur, numéro et série, et date d’émission).
Celui qui émet via une plateforme privée doit envoyer simultanément une copie fidèle en UBL à la solution publique, avec le contenu minimal défini à l’annexe I de l’arrêté. Pour le destinataire, la conséquence est concrète : l’AEAT disposera de la copie de chaque facture que vous recevez et des statuts que vous communiquez, de sorte que les écarts entre ce qui a été reçu, comptabilisé et payé seront faciles à détecter.
La conclusion pour la comptabilité fournisseurs est simple : savoir ouvrir un XML ne suffit pas. Chaque facture doit entrer dans un circuit où elle est lue, contrôlée, décidée et payée, avec une date pour chaque étape.
Ce qui doit changer dans la comptabilité fournisseurs
Le vrai changement ne porte pas sur le format, mais sur le temps qui s’écoule entre l’arrivée de la facture et la décision. Voici les cinq points à revoir :
Une seule porte d’entrée
Des factures qui arrivent dans la boîte de chaque acheteur, sur une adresse générique ou sur papier rendent impossible le décompte des délais. Toutes doivent entrer par une boîte ou un canal unique, avec une date de réception enregistrée.
Contrôle à l’arrivée, pas à la clôture
NIF, montants, TVA, commande associée et doublons sont vérifiés immédiatement. Si la facture ne correspond pas, le rejet motivé doit partir dans les 4 jours.
Approbation avec délai et suppléant
Chaque facture est envoyée à un responsable selon le montant, le centre de coûts ou le projet, avec échéance, relance et escalade s’il ne répond pas. Sans cela, le délai dépend des vacances de quelqu’un.
Date de paiement rattachée à la facture
Le rapprochement bancaire doit marquer la facture comme payée avec la date réelle, pour que la donnée existe sans que personne n’ait à la chercher dans le relevé.
Traçabilité de chaque statut
Qui a accepté, qui a rejeté et pourquoi, avec date et document. C’est votre preuve si un fournisseur ou l’Observatorio de la Morosidad conteste un délai.
Checklist pour préparer la réception avant 2027
- Calculez votre volume d’opérations de l’année écoulée : s’il dépasse 8 millions d’euros, votre échéance est le 6 octobre 2027.
- Mesurez combien de jours s’écoulent aujourd’hui entre la réception d’une facture et son approbation. Si la médiane dépasse 4 jours, voilà votre projet.
- Choisissez le canal : plateforme privée, solution publique de l’AEAT ou les deux, et demandez à vos principaux fournisseurs lequel ils vont utiliser.
- Centralisez l’entrée des factures dans une boîte ou un portail unique et cessez d’accepter des factures envoyées à des adresses personnelles.
- Définissez les règles d’approbation (montant, centre de coûts, projet) avec un suppléant pour chaque responsable.
- Reliez le rapprochement bancaire à la facture pour enregistrer la date réelle de paiement.
- Testez le circuit dans l’environnement de test de l’AEAT avant votre échéance et vérifiez que chaque statut part avec sa date.
Pour approfondir le point 5, nous expliquons dans comment automatiser l’approbation des factures fournisseurs les règles qui fonctionnent le mieux dans une PME.
Comment Dokuflex y répond : le circuit de réception, daté à chaque étape
Dokuflex, plateforme BPM low-code avec IA, ne remplace ni votre ERP ni votre plateforme d’échange de factures : elle automatise le circuit de réception situé entre les deux, là où se gagnent ou se perdent les 4 jours. Avec la gestion des factures fournisseurs par IA :
- Entrée par n’importe quel canal : boîte dédiée, scanner, mobile, dossier ou connexion à votre ERP. La facture est enregistrée avec sa date de réception.
- Lecture et validation à l’arrivée : l’IA extrait fournisseur, base imposable, taux de TVA, retenues et échéance sans modèles, et contrôle la facture avant de l’envoyer en approbation.
- Approbation par règles : le flux l’envoie au responsable selon le montant, le centre de coûts ou le projet, et enregistre qui a approuvé ou rejeté, quand et pourquoi.
- Paiement à la date réelle : le rapprochement avec les mouvements bancaires indique quelles factures sont payées, de sorte que la date de paiement est rattachée à chaque facture.
- Écriture dans votre ERP : connecteurs avec SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics ou Odoo, sans ressaisie.
Si vous souhaitez en plus que vos fournisseurs déposent leurs factures déjà structurées (Facturae, UBL ou CII) et consultent leur statut sans appeler, le portail fournisseurs prend en charge cette entrée. Et pour le papier que vous recevez encore, Dokuflex est homologué par l’AEAT pour la numérisation certifiée.
La communication des statuts à la solution publique ou à votre plateforme est assurée par le canal que vous choisissez ; ce que Dokuflex vous garantit, c’est que la donnée existe, avec date et responsable, dès qu’elle se produit. Demandez une session de 20 minutes et nous le vérifions avec l’une de vos factures.
Questions fréquentes
Que doit faire le destinataire d’une facture électronique en Espagne ?
Communiquer à l’émetteur s’il accepte ou rejette la facture et quand il l’a payée intégralement, sous 4 jours calendaires à compter de chaque statut, hors samedis, dimanches et jours fériés nationaux. Le rejet et le paiement intégral doivent aussi être communiqués à la solution publique de facturation électronique de l’AEAT, quel que soit le canal par lequel la facture est arrivée. Le paiement partiel et la cession à des tiers peuvent être communiqués de manière facultative.
Depuis quand la réception de factures électroniques est-elle obligatoire ?
L’Orden HAC/1028/2026 est entrée en vigueur le 6 octobre 2026. Les entreprises et professionnels dont le volume d’opérations dépasse 8 millions d’euros y sont soumis à partir du 6 octobre 2027, les autres à partir du 6 octobre 2028. En pratique, une PME peut commencer à recevoir des factures structurées dès 2027 si ses fournisseurs sont de grandes entreprises.
Puis-je continuer à recevoir des factures en PDF ?
Pendant les 12 premiers mois suivant l’entrée en vigueur pour les grandes entreprises, les factures électroniques doivent être accompagnées d’un PDF lisible pour les destinataires qui ne sont pas encore soumis à l’obligation. Lorsque l’obligation vous concernera, la facture valable sera la facture structurée (UBL, CII, EDIFACT ou Facturae) ; le PDF envoyé par e-mail ne sera plus la facture.
Qu’est-ce que la solution publique de facturation électronique (SPFE) ?
C’est la plateforme gratuite de l’AEAT régie par l’Orden HAC/1028/2026. Elle sert à échanger des factures et de référentiel pour toutes : celui qui émet via une plateforme privée doit lui envoyer une copie fidèle au format UBL. Si l’émetteur et le destinataire ne conviennent pas d’autre chose, ils sont présumés utiliser la solution publique.
Que se passe-t-il si je paie mes fournisseurs en retard ?
La Ley 3/2004 fixe un délai de paiement maximal de 60 jours calendaires entre entreprises. Avec la facture électronique, l’AEAT transmettra les statuts communiqués à l’Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, qui pourra calculer les délais de paiement réels et dresser une liste des entreprises défaillantes. Vos retards cesseront d’être une donnée interne.
Un logiciel d’OCR de factures a-t-il encore un sens avec la facture électronique ?
Oui, pour deux raisons. Jusqu’en 2028, les factures structurées cohabiteront avec le PDF et le papier, surtout de la part de petits fournisseurs ou de fournisseurs étrangers. Et le format ne règle pas le circuit : la facture doit toujours être validée, approuvée, comptabilisée et rapprochée du paiement. Ce qui change, c’est que la valeur réside moins dans la lecture de la facture que dans la rapidité de la décision et la traçabilité du statut.
Sources
Consultées le 6 novembre 2026. Nous mettrons cet article à jour si les délais ou le contenu de l’arrêté changent.
- Orden HAC/1028/2026, du 2 octobre : solution publique de facturation électronique, statuts de la facture, formats et copie fidèle (BOE du 5 octobre 2026).
- Agencia Tributaria, actualité du 7 octobre 2026 : solution publique de facturation électronique et calendrier d’application.
- Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas : origine de l’obligation de facture électronique entre entreprises.
- Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad : délai de paiement maximal de 60 jours entre entreprises.
- PwC, Periscopio Fiscal y Legal : synthèse de l’arrêté, délai de 4 jours, formats et dates d’application.
- Cuatrecasas : analyse du Real Decreto 238/2026.
Que le délai de 4 jours ne dépende pas de quelqu’un qui ouvre ses mails
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