Rechnungen per OCR in Excel übertragen: drei Wege und wann Excel nicht mehr reicht

Was es heißt, Rechnungen per OCR in Excel zu übertragen

Rechnungen per OCR in Excel zu übertragen heißt, den Inhalt einer Rechnung als PDF, Scan oder Foto in Zeilen und Spalten einer Tabelle umzuwandeln, ohne ihn abzutippen. OCR (optische Zeichenerkennung) macht aus dem Bild Text. Der nächste Schritt ist der schwierige: zu erkennen, welcher Text die Rechnungsnummer ist, welcher die Bemessungsgrundlage und welcher der Mehrwertsteuerbetrag.

Dieser Unterschied erklärt fast alles, was folgt. Ein Werkzeug, das nur Zeichen erkennt, liefert Ihnen die Rechnung als Text, und Sie müssen jede Angabe weiterhin suchen. Eines, das das Dokument versteht, liefert direkt eine Zeile mit ihren Feldern. Das Zweite nennt man Datenextraktion oder intelligente Dokumentenverarbeitung (IDP).

Ein Hinweis vorab: Die Excel-Tabelle ist ein Arbeitsverzeichnis, nicht die Rechnung. Das Dokument, das Sie erhalten haben, bleibt der Beleg und muss aufbewahrt werden, wie wir weiter unten zeigen.

Drei Wege, Rechnungen in Excel zu übertragen

Der richtige Weg hängt von zwei Dingen ab: ob die Rechnung ein PDF mit Text oder ein Bild ist und wie viele Rechnungen Sie im Monat verarbeiten. Diese Tabelle fasst die drei Optionen zusammen:

Es gibt einen vierten Weg, der in Mode gekommen ist: die Rechnung bei einem generativen KI-Assistenten hochladen und um eine Tabelle bitten. Für eine einzelne Rechnung funktioniert das, eine Arbeitsmethode ist es nicht. Die Rechnungen müssen einzeln hochgeladen werden, das Modell kann eine schlecht lesbare Angabe mit einem plausiblen Wert füllen, und vor allem senden Sie Daten Ihrer Lieferanten an einen Dienst, den Ihr Unternehmen womöglich nicht freigegeben hat (mehr dazu in Schatten-KI im Unternehmen).

So geht es mit Excel, Schritt für Schritt

Excel bringt zwei Funktionen mit, die die einfachen Fälle ohne zusätzliche Installation lösen. Die Menünamen weichen je nach Version leicht ab.

Wenn die Rechnung ein PDF mit Text ist

1. Öffnen Sie in Excel Daten > Daten abrufen > Aus Datei > Aus PDF und wählen Sie die Rechnung aus.
2. Der Navigator von Power Query zeigt die erkannten Tabellen und Seiten. Wählen Sie die Tabelle mit den Positionen oder der Betragsübersicht.
3. Klicken Sie auf Daten transformieren, um leere Zeilen zu entfernen, Überschriften hochzustufen und den Typ jeder Spalte festzulegen (Datum, Dezimalzahl).
4. Laden Sie das Ergebnis ins Arbeitsblatt. Speichern Sie die Rechnungen dieses Lieferanten in einem Ordner, können Sie die Abfrage auf den ganzen Ordner anwenden und jeden Monat aktualisieren.

Das funktioniert gut bei Rechnungen eines wiederkehrenden Lieferanten, weil die Abfrage nur einmal eingerichtet wird. Bei fünfzig verschiedenen Lieferanten sind es fünfzig Abfragen.

Wenn die Rechnung ein Foto oder ein Scan ist

1. Öffnen Sie Daten > Aus Bild > Bild aus Datei (oder aus der Zwischenablage, wenn Sie einen Screenshot gemacht haben).
2. Excel analysiert das Bild und zeigt eine Vorschau, in der unsichere Zellen hervorgehoben sind.
3. Prüfen und korrigieren Sie diese Werte. Microsoft weist in der eigenen Hilfe darauf hin: Die Ergebnisse sind zu prüfen und nötige Korrekturen vor dem Einfügen vorzunehmen.
4. Klicken Sie auf Daten einfügen.

Die Funktion ist in Excel für Windows, Mac, Web und Mobilgeräte verfügbar. Saubere Tabellen liest sie gut. Bei einer schiefen oder gestempelten Rechnung oder einer mit mehreren Bemessungsgrundlagen kann die manuelle Korrektur länger dauern als das Abtippen.

Welche Spalten Sie aus jeder Rechnung auslesen sollten

Die Mindestspalten sind die Angaben, die Artikel 6 der spanischen Rechnungsstellungsverordnung (Real Decreto 1619/2012) für jede vollständige Rechnung verlangt, plus jene, die Sie zum Bezahlen und Buchen brauchen. Fehlt eine der ersten im Dokument, liegt das Problem nicht am OCR: Die Rechnung ist unvollständig, und Sie müssen eine Berichtigung anfordern.

Vereinfachte Rechnungen („facturas simplificadas“, die früheren Kassenbons, nach Artikel 4 derselben Verordnung allgemein bis 400 Euro einschließlich Mehrwertsteuer zulässig) enthalten weniger Angaben: Oft weisen sie den Steuerbetrag nicht aus und nennen den Empfänger nicht. Wenn Sie sie in derselben Tabelle führen, ergänzen Sie eine Spalte für die Rechnungsart. Für Spesenbelege von Beschäftigten gibt es einen eigenen Ablauf, den wir in Spesenbelege mit OCR digitalisieren erklären.

Fünf Prüfungen, bevor Sie der Tabelle vertrauen

Kein OCR liegt immer richtig. Die Tabelle braucht deshalb Kontrollen, die den Fehler von selbst aufdecken. Diese fünf lassen sich mit Formeln und bedingter Formatierung einrichten:

Denken Sie auch an die Aufbewahrungspflicht. Die spanische Rechnungsstellungsverordnung verpflichtet dazu, erhaltene Rechnungen während der Frist der Ley General Tributaria (spanisches Abgabengesetz) aufzubewahren, deren Artikel 66 die Verjährung auf vier Jahre festlegt. Artikel 30 des Código de Comercio (spanisches Handelsgesetzbuch) verlangt, die Geschäftsunterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren. Eine Rechnung zu scannen, um sie per OCR auszulesen, erlaubt Ihnen nicht, das Papier wegzuwerfen: Das erlaubt nur die zertifizierte Digitalisierung mit einer von der AEAT (spanische Steuerbehörde) zugelassenen Software (Orden EHA/962/2007).

Wann Excel nicht mehr reicht

Excel reicht nicht mehr, wenn es nicht mehr darum geht, die Rechnung zu lesen, sondern zu entscheiden, was mit ihr geschieht. Eine Tabelle speichert Daten. Sie benachrichtigt niemanden, holt keine Freigaben ein und weiß nicht, ob eine Rechnung bezahlt ist. Das sind die Anzeichen:

• Jemand verbringt jede Woche Stunden damit, Daten zu importieren, zu korrigieren und im Buchhaltungsprogramm erneut einzutippen.
• Eine Rechnung wurde doppelt bezahlt, oder beim Abschluss ist eine aufgetaucht, die niemand gesehen hatte.
• Freigaben werden per E-Mail eingeholt, und es ist nicht festgehalten, wer wann zugestimmt hat.
• Mehrere Personen bearbeiten dieselbe Tabelle, und es kursieren verschiedene Versionen.
• Um zu wissen, was noch offen ist, muss man jemanden fragen.

Zu diesen Anzeichen kommt eine Rechtsänderung. Mit der verpflichtenden E-Rechnung zwischen Unternehmen in Spanien muss der Empfänger Annahme, Ablehnung und vollständige Zahlung jeder Rechnung innerhalb von 4 Kalendertagen melden: ab dem 6. Oktober 2027, wer mehr als 8 Millionen Euro Umsatz hat, und ab dem 6. Oktober 2028 alle übrigen (Orden HAC/1028/2026). Die Einzelheiten stehen in E-Rechnungen von Lieferanten in Spanien empfangen. Eine Tabelle kann diese Daten speichern, aber sie erzeugt sie nicht.

Die strukturierte Rechnung schickt das OCR auch nicht von heute auf morgen in Rente. Bis 2028 bestehen XML, PDF und Papier nebeneinander, und Rechnungen ausländischer Lieferanten kommen weiter so an wie bisher.

OCR-Software für Rechnungen auswählen: acht Fragen

Eine OCR-Software für Rechnungen wählt man danach aus, was sie nach dem Lesen tut, nicht nach dem Lesen selbst. Fast alle lesen eine saubere Rechnung gut aus. Die Unterschiede zeigen sich bei schwierigen Rechnungen und bei dem, was danach geschieht. Stellen Sie diese Fragen in der Vorführung, mit Ihren eigenen Rechnungen:

1. Braucht sie eine Vorlage pro Lieferant? Wenn ja, bedeutet jeder neue Lieferant Einrichtungsaufwand.
2. Liest sie mehrere Bemessungsgrundlagen und Mehrwertsteuersätze, Einbehalte und den „recargo de equivalencia“ (spanischer Ausgleichszuschlag) in derselben Rechnung?
3. Prüft sie, was sie liest? Rechnerische Richtigkeit, NIF, Dubletten und, falls vorhanden, die zugehörige Bestellung.
4. Was tut sie, wenn sie unsicher ist? Sie muss das Feld markieren und an eine Person weiterleiten, nicht ausfüllen.
5. Über welche Wege kommen die Rechnungen herein? E-Mail-Postfach, Scanner, Smartphone, Ordner und, für die E-Rechnung, XML.
6. Gibt es einen Freigabeablauf nach Betrag, Kostenstelle oder Projekt, mit einem Protokoll, wer freigegeben hat?
7. Wie gelangen die Daten in die Buchhaltung? Ein Konnektor zu Ihrem ERP erspart den manuellen Export und Import, der nur eine andere Form des Abtippens ist.
8. Wo werden die Dokumente verarbeitet und gespeichert, und wie lange? Lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.

Wenn Sie den gesamten Ablauf ordnen möchten: In Freigabe von Lieferantenrechnungen automatisieren erklären wir die Regeln, die sich in einem KMU am besten bewähren.

So löst Dokuflex es: von der Rechnung zur Buchung, ohne Umweg über Excel

Dokuflex, eine Low-Code-BPM-Plattform mit KI, behandelt das Auslesen der Rechnung als ersten Schritt eines Prozesses, nicht als Selbstzweck. Mit der OCR-Software für Lieferantenrechnungen mit KI:

• Eingang über jeden Kanal: Sie leiten die E-Mail des Lieferanten an ein eigenes Postfach weiter, scannen das Papier, fotografieren mit dem Smartphone oder binden einen Ordner oder Ihr ERP an.
• Extraktion ohne Vorlagen: Die KI liefert Lieferant, Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuersätze, Einbehalte und Fälligkeit mit 99,4 % Genauigkeit, auch bei Rechnungen mit mehreren Mehrwertsteuersätzen und von Lieferanten aus anderen Ländern.
• Sie prüfen nur die Ausnahmen: Unsicheres geht innerhalb des Workflows an eine Person zur Prüfung, der Rest läuft weiter.
• Regelbasierte Freigabe: Der Workflow leitet jede Rechnung je nach Betrag, Kostenstelle oder Projekt an den Verantwortlichen weiter und hält fest, wer wann freigegeben hat.
• Buchung in Ihrem ERP: Die Buchung wird mit getrennt ausgewiesener abzugsfähiger Vorsteuer erzeugt und gelangt per Konnektor zu SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics oder Odoo, ohne Export und ohne erneute Eingabe.
• Bezahlt oder offen, ohne Nachfragen: Die Rechnungen werden mit den Bankbewegungen abgeglichen.

Für Papier ist Dokuflex von der AEAT für die zertifizierte Digitalisierung zugelassen. Sie erlaubt es, auf das Original zu verzichten. Und wenn Sie den ganzen Prozess verstehen möchten, bevor Sie ein Werkzeug wählen, führt der Leitfaden zur Rechnungsdigitalisierung von Anfang bis Ende hindurch.

Bei wenigen Rechnungen im Monat genügen Ihnen die beiden Excel-Funktionen aus diesem Leitfaden. Haben Sie eines der Anzeichen oben wiedererkannt, fragen Sie eine 20-minütige Session an, und wir sehen es uns mit drei Ihrer Rechnungen an.

Häufige Fragen

Quellen

Abgerufen am 13. November 2026. Die Menünamen in Excel können je nach Version und Plattform abweichen.

• Real Decreto 1619/2012, spanische Rechnungsstellungsverordnung: Pflichtangaben der Rechnung (Art. 6), vereinfachte Rechnungen (Art. 4 und 7) und Aufbewahrung (Art. 19 bis 21).
• Microsoft Learn, PDF-Connector von Power Query: Import von Tabellen aus PDF in Excel und Einschränkungen.
• Microsoft-Support, „Einfügen von Daten aus einem Bild“: Schritte, unterstützte Plattformen und Prüfung der Ergebnisse.
• Ley 58/2003, General Tributaria (spanisches Abgabengesetz): Verjährungsfrist von vier Jahren (Art. 66).
• Código de Comercio (spanisches Handelsgesetzbuch): Aufbewahrung der Unterlagen für sechs Jahre (Art. 30).
• Orden EHA/962/2007 vom 10. April: zertifizierte Digitalisierung von Rechnungen.
• Orden HAC/1028/2026 vom 2. Oktober: Status der E-Rechnung und 4-Tage-Frist.