Bei der spanischen B2B-E-Rechnung hat auch der Empfänger Pflichten: Er muss Annahme oder Ablehnung und die vollständige Zahlung jeder Rechnung innerhalb von 4 Kalendertagen melden (ohne Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage). Das gilt ab dem 6. Oktober 2027 für Unternehmen mit mehr als 8 Mio. € Umsatz und ab dem 6. Oktober 2028 für alle anderen (Orden HAC/1028/2026).
Auch der Empfänger hat Pflichten (und sie kosten am meisten Aufwand)
Die verpflichtende E-Rechnung zwischen Unternehmen in Spanien ist nicht nur eine Formatänderung für den Rechnungssteller. Die Orden HAC/1028/2026, die das Real Decreto 238/2026 und die Ley 18/2022 (das Gesetz „Crea y Crece“ zu Unternehmensgründung und -wachstum) umsetzt, verpflichtet auch den Empfänger, den Status jeder Rechnung zu melden: ob er sie annimmt oder ablehnt und wann er sie vollständig bezahlt hat.
Erklärtes Ziel ist die Bekämpfung des Zahlungsverzugs. Die AEAT (spanische Steuerbehörde) leitet diese Informationen an das Observatorio Estatal de la Morosidad Privada weiter, die staatliche Beobachtungsstelle für Zahlungsverzug in der Privatwirtschaft. Diese kann die tatsächlichen Zahlungsfristen jedes Unternehmens berechnen und eine Liste der säumigen Unternehmen erstellen. Anders gesagt: Ihre durchschnittliche Zahlungsdauer gegenüber Lieferanten ist keine interne Kennzahl mehr.
Für die Rechnungsstellung werden sich die meisten Unternehmen auf ihr ERP oder ihre Fakturierungssoftware verlassen, die angepasst wird. Beim Empfang liegt die Arbeit im internen Prozess: Wer sieht sich die Rechnung an, wer gibt sie frei, wie lange dauert das und wo wird das Zahlungsdatum festgehalten? Das ist Sache der Kreditorenbuchhaltung, und ein Update der Buchhaltungssoftware löst es nicht.
Zeitplan: ab wann die Pflicht für Ihr Unternehmen gilt
Die Orden HAC/1028/2026 wurde am 5. Oktober 2026 im BOE veröffentlicht und trat am Folgetag in Kraft. Ab diesem Datum laufen die Fristen, die das Real Decreto 238/2026 festlegt:
| Wer | Ab wann | Was zu beachten ist |
|---|---|---|
| Unternehmen und Selbstständige mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro | 6. Oktober 2027 | In den ersten 12 Monaten muss den Rechnungen ein lesbares PDF für Empfänger beiliegen, die noch nicht verpflichtet sind |
| Alle übrigen Unternehmen und Selbstständigen | 6. Oktober 2028 | Die Uhr läuft bereits: 23 Monate, um den Prozess vorzubereiten |
| Öffentliche Lösung der AEAT (SPFE) | Mindestens zwei Monate vor dem ersten Termin | Die AEAT hat Testumgebungen ab Oktober 2026 angekündigt |
Ein wichtiges Detail: Die Pflicht zur Statusmeldung gilt für alle Empfänger, unabhängig davon, über welchen Kanal die Rechnung eingeht. Ein kleines Unternehmen, das bei einem großen, ab 2027 verpflichteten Lieferanten einkauft, kann früher als erwartet strukturierte Rechnungen im Postfach haben.
Verwechseln Sie diesen Zeitplan nicht mit VERI*FACTU. Diese Regelung betrifft die Systeme, mit denen Sie Ihre eigenen Rechnungen ausstellen, und das spanische Finanzministerium hat angekündigt, beide Zeitpläne angleichen zu wollen (mehr dazu in VERI*FACTU auf 2028 verschoben: was sich ändert und was nicht).
Rechnungsstatus: Annahme, Ablehnung und Zahlung in 4 Tagen
Der Empfänger muss dem Rechnungssteller die Annahme oder Ablehnung der Rechnung und ihre vollständige Zahlung innerhalb von 4 Kalendertagen ab Eintritt des jeweiligen Status melden, Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage nicht mitgerechnet. Ablehnung und vollständige Zahlung sind zusätzlich an die öffentliche Lösung der AEAT zu melden, egal welchen Kanal Sie nutzen.
| Status | Pflicht? | Wann die Frist beginnt | Welche Daten Sie brauchen |
|---|---|---|---|
| Annahme | Ja | Ab Ihrer Entscheidung zur Annahme | Datum der Freigabe und wer sie erteilt hat |
| Ablehnung | Ja, auch an die SPFE | Ab Ihrer Entscheidung zur Ablehnung | Datum und Grund der Ablehnung |
| Vollständige Zahlung | Ja, auch an die SPFE | Ab dem tatsächlichen Zahlungsdatum | Tatsächliches Datum, an dem der Lieferant bezahlt wurde, nicht das Fälligkeitsdatum |
| Teilzahlung | Freiwillig | — | Betrag und Datum jeder Teilzahlung |
| Abtretung an Dritte (Factoring) | Freiwillig | — | Zessionar und Datum |
Vier Tage sind knapp für einen E-Mail-basierten Prozess. Landet die Rechnung in einem Sammelpostfach, leitet jemand sie an den Budgetverantwortlichen weiter, der sie sich ansieht, wenn er Zeit hat, und sie an die Buchhaltung zurückschickt, dann fällt die Entscheidung über Annahme oder Ablehnung bestenfalls nach ein bis zwei Wochen. Ab 2027 oder 2028 wird diese Verzögerung dokumentiert.
Bei der Zahlung gibt es noch einen Haken: Zu melden ist das Datum, an dem tatsächlich gezahlt wird. Viele Unternehmen haben dieses Datum nicht mit der Rechnung verknüpft, sondern nur mit einer Kontobewegung. Denken Sie außerdem daran, dass die Ley 3/2004 gegen Zahlungsverzug eine Höchstfrist von 60 Kalendertagen zwischen Unternehmen vorschreibt; mit gemeldeten Status wird jede Verzögerung sichtbar.
Formate und Kanäle: UBL, private Plattformen und die öffentliche Lösung
Rechnungen müssen dem europäischen semantischen Modell EN 16931 entsprechen. Zugelassen sind vier Syntaxen: UBL, CII, EDIFACT und Facturae (das spanische Format). Die öffentliche Lösung der AEAT arbeitet nur mit UBL.
Sie können über eine private Austauschplattform, über die (kostenlose) öffentliche Lösung oder über beide empfangen. Gibt es keine ausdrückliche Vereinbarung mit dem Lieferanten, wird die Nutzung der öffentlichen Lösung angenommen. Private Plattformen müssen Formate umwandeln, sich auf Wunsch des Kunden mit anderen Plattformen verbinden, fortgeschrittene elektronische Signaturen verwenden und jeder Rechnung einen eindeutigen Code zuweisen (Steuernummer des Ausstellers, Nummer und Serie sowie Ausstellungsdatum).
Wer über eine private Plattform Rechnungen stellt, muss gleichzeitig eine originalgetreue Kopie im UBL-Format mit dem Mindestinhalt aus Anhang I der Verordnung an die öffentliche Lösung senden. Für den Empfänger hat das eine praktische Folge: Die AEAT verfügt über eine Kopie jeder Rechnung, die Sie erhalten, und über die Status, die Sie melden. Abweichungen zwischen Empfangenem, Gebuchtem und Bezahltem lassen sich damit leicht erkennen.
Die Schlussfolgerung für die Kreditorenbuchhaltung ist einfach: Eine XML-Datei öffnen zu können, reicht nicht. Jede Rechnung muss in einen Prozess gelangen, in dem sie ausgelesen, geprüft, entschieden und bezahlt wird, mit Datum bei jedem Schritt.
Was sich in der Kreditorenbuchhaltung ändern muss
Die eigentliche Veränderung liegt nicht im Format, sondern in der Zeit zwischen Rechnungseingang und Entscheidung. Diese fünf Punkte sollten Sie prüfen:
Ein einziger Eingangskanal
Rechnungen, die im Postfach einzelner Einkäufer, in einem Sammelpostfach oder auf Papier eingehen, machen eine Fristenkontrolle unmöglich. Alle müssen über ein zentrales Postfach oder einen zentralen Kanal eingehen, mit erfasstem Eingangsdatum.
Prüfung beim Eingang, nicht beim Abschluss
Steuernummer, Beträge, Mehrwertsteuer, zugehörige Bestellung und Dubletten werden sofort geprüft. Stimmt die Rechnung nicht, muss die begründete Ablehnung innerhalb der 4 Tage raus.
Freigabe mit Frist und Stellvertretung
Jede Rechnung geht je nach Betrag, Kostenstelle oder Projekt an einen Verantwortlichen, mit Fälligkeit, Erinnerung und Eskalation, wenn keine Antwort kommt. Sonst hängt die Frist vom Urlaub einer einzelnen Person ab.
Zahlungsdatum mit der Rechnung verknüpft
Der Bankabgleich muss die Rechnung mit dem tatsächlichen Datum als bezahlt markieren, damit die Information vorliegt, ohne dass jemand sie im Kontoauszug suchen muss.
Nachvollziehbarkeit jedes Status
Wer hat angenommen, wer abgelehnt und warum, mit Datum und Beleg. Das ist Ihr Nachweis, wenn ein Lieferant oder die Beobachtungsstelle für Zahlungsverzug eine Frist anzweifelt.
Checkliste: Rechnungseingang vor 2027 vorbereiten
- Ermitteln Sie Ihren Umsatz des letzten Jahres: Liegt er über 8 Millionen Euro, ist Ihr Stichtag der 6. Oktober 2027.
- Messen Sie, wie viele Tage heute zwischen Eingang und Freigabe einer Rechnung vergehen. Liegt der Median über 4 Tagen, ist das Ihr Projekt.
- Legen Sie den Kanal fest: private Plattform, öffentliche Lösung der AEAT oder beides, und fragen Sie Ihre wichtigsten Lieferanten, welchen Kanal sie nutzen werden.
- Bündeln Sie den Rechnungseingang in einem zentralen Postfach oder Portal und akzeptieren Sie keine Rechnungen mehr an persönliche Adressen.
- Definieren Sie Freigaberegeln (Betrag, Kostenstelle, Projekt) mit einer Stellvertretung für jeden Verantwortlichen.
- Verknüpfen Sie den Bankabgleich mit der Rechnung, um das tatsächliche Zahlungsdatum zu erfassen.
- Testen Sie den Prozess vor Ihrem Stichtag in der Testumgebung der AEAT und prüfen Sie, ob jeder Status mit seinem Datum übermittelt wird.
Wenn Sie Punkt 5 vertiefen möchten: In Freigabe von Lieferantenrechnungen automatisieren erklären wir die Regeln, die sich in kleinen und mittleren Unternehmen am besten bewähren.
So löst Dokuflex es: der Eingangsprozess mit Datum bei jedem Schritt
Dokuflex, eine Low-Code-BPM-Plattform mit KI, ersetzt weder Ihr ERP noch Ihre Plattform für den Rechnungsaustausch: Es automatisiert den Eingangsprozess dazwischen, und genau dort werden die 4 Tage gewonnen oder verloren. Mit der Verarbeitung von Lieferantenrechnungen mit KI:
- Eingang über jeden Kanal: eigenes Postfach, Scanner, Smartphone, Ordner oder Anbindung an Ihr ERP. Die Rechnung wird mit ihrem Eingangsdatum erfasst.
- Auslesen und Prüfen beim Eingang: Die KI extrahiert Lieferant, Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuersätze, Einbehalte und Fälligkeit ohne Vorlagen und prüft die Rechnung, bevor sie zur Freigabe geht.
- Regelbasierte Freigabe: Der Workflow leitet sie je nach Betrag, Kostenstelle oder Projekt an den Verantwortlichen weiter und hält fest, wer freigegeben oder abgelehnt hat, wann und warum.
- Zahlung mit tatsächlichem Datum: Der Abgleich mit den Bankbewegungen markiert, welche Rechnungen bezahlt sind, sodass das Zahlungsdatum mit jeder Rechnung verknüpft ist.
- Buchung in Ihrem ERP: Konnektoren für SAP, Sage, A3, Holded, Dynamics oder Odoo, ohne erneute Eingabe.
Sollen Ihre Lieferanten Rechnungen außerdem bereits strukturiert hochladen (Facturae, UBL oder CII) und ihren Status ohne Anruf abfragen können, übernimmt das Lieferantenportal diesen Eingang. Und für Papier, das Sie noch erhalten, ist Dokuflex von der AEAT für die zertifizierte Digitalisierung zugelassen.
Die Meldung der Status an die öffentliche Lösung oder an Ihre Plattform übernimmt der Kanal, den Sie wählen. Dokuflex stellt sicher, dass die Daten mit Datum und Verantwortlichem vorliegen, sobald der Status eintritt. Fragen Sie eine 20-minütige Session an, und wir sehen uns das an einer Ihrer Rechnungen an.
Häufige Fragen
Was muss der Empfänger einer E-Rechnung in Spanien tun?
Er muss dem Rechnungssteller melden, ob er die Rechnung annimmt oder ablehnt und wann er sie vollständig bezahlt hat, jeweils innerhalb von 4 Kalendertagen ab Eintritt des Status, ohne Samstage, Sonntage und landesweite Feiertage. Ablehnung und vollständige Zahlung sind zusätzlich an die öffentliche E-Rechnungslösung der AEAT zu melden, unabhängig vom Kanal, über den die Rechnung eingegangen ist. Teilzahlungen und Abtretungen an Dritte können freiwillig gemeldet werden.
Ab wann ist der Empfang von E-Rechnungen in Spanien Pflicht?
Die Orden HAC/1028/2026 trat am 6. Oktober 2026 in Kraft. Unternehmen und Selbstständige mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro sind ab dem 6. Oktober 2027 verpflichtet, alle übrigen ab dem 6. Oktober 2028. In der Praxis kann ein kleines Unternehmen schon 2027 strukturierte Rechnungen erhalten, wenn seine Lieferanten große Unternehmen sind.
Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen empfangen?
In den ersten 12 Monaten ab Geltung für große Unternehmen muss E-Rechnungen ein lesbares PDF für Empfänger beiliegen, die noch nicht verpflichtet sind. Sobald die Pflicht Sie betrifft, ist die strukturierte Rechnung (UBL, CII, EDIFACT oder Facturae) die gültige; das PDF per E-Mail ist dann nicht mehr die Rechnung.
Was ist die öffentliche E-Rechnungslösung (SPFE)?
Es ist die kostenlose Plattform der AEAT, geregelt durch die Orden HAC/1028/2026. Sie dient dem Austausch von Rechnungen und als Archiv für alle Rechnungen: Wer über eine private Plattform Rechnungen stellt, muss ihr eine originalgetreue Kopie im UBL-Format senden. Vereinbaren Aussteller und Empfänger nichts anderes, wird die Nutzung der öffentlichen Lösung angenommen.
Was passiert, wenn ich meine Lieferanten zu spät bezahle?
Die Ley 3/2004 legt eine Zahlungshöchstfrist von 60 Kalendertagen zwischen Unternehmen fest. Mit der E-Rechnung leitet die AEAT die gemeldeten Status an das Observatorio Estatal de la Morosidad Privada weiter, das die tatsächlichen Zahlungsfristen berechnen und eine Liste säumiger Unternehmen erstellen kann. Ihre Verzögerungen sind dann keine interne Angelegenheit mehr.
Lohnt sich OCR-Software für Rechnungen mit der E-Rechnung noch?
Ja, aus zwei Gründen. Bis 2028 bestehen strukturierte Rechnungen neben PDF und Papier, vor allem von kleinen oder ausländischen Lieferanten. Und das Format löst den Prozess nicht: Die Rechnung muss weiterhin geprüft, freigegeben, gebucht und mit der Zahlung abgeglichen werden. Was sich ändert: Der Mehrwert liegt weniger im Auslesen der Rechnung als darin, schnell zu entscheiden und den Status nachvollziehbar zu dokumentieren.
Quellen
Abgerufen am 6. November 2026. Wir überarbeiten diesen Artikel, wenn sich die Fristen oder der Inhalt der Verordnung ändern.
- Orden HAC/1028/2026 vom 2. Oktober: öffentliche E-Rechnungslösung, Rechnungsstatus, Formate und originalgetreue Kopie (BOE vom 5. Oktober 2026).
- Spanische Steuerbehörde (AEAT), Meldung vom 7. Oktober 2026: öffentliche E-Rechnungslösung und Zeitplan der Anwendung.
- Ley 18/2022 über Unternehmensgründung und -wachstum: Ursprung der E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen.
- Ley 3/2004 zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs: Zahlungshöchstfrist von 60 Tagen zwischen Unternehmen.
- PwC, Periscopio Fiscal y Legal: Zusammenfassung der Verordnung, 4-Tage-Frist, Formate und Anwendungstermine.
- Cuatrecasas: Analyse des Real Decreto 238/2026.
Die 4-Tage-Frist darf nicht davon abhängen, dass jemand eine E-Mail öffnet
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