La fattura elettronica sarà obbligatoria nelle operazioni tra imprese e professionisti in Spagna: 12 mesi dopo l’approvazione dell’ordine ministeriale per chi fattura più di 8 M€, e 24 mesi per tutti gli altri — prevedibilmente tra fine 2027 e il 2028. Lo stabilisce il Regio Decreto 238/2026, che obbliga inoltre a comunicare l’accettazione, il rifiuto e il pagamento effettivo di ogni fattura.
Cosa cambia: dal PDF via e-mail alla fattura strutturata
L’obbligo nasce dall’articolo 12 della Legge 18/2022 sulla creazione e la crescita delle imprese (Ley Crea y Crece), che nel 2022 annunciò la fattura elettronica obbligatoria in tutte le operazioni B2B in Spagna. Mancava il regolamento che dicesse come. Quel regolamento è il Regio Decreto 238/2026, del 25 marzo, pubblicato nel BOE il 31 marzo 2026, e definisce tre cose:
- Un sistema misto di piattaforme: potrai fatturare tramite piattaforme private di interscambio, tramite la soluzione pubblica gestita dall’AEAT (l’agenzia tributaria spagnola), o con entrambe. Le piattaforme private sono obbligate a interconnettersi tra loro: il tuo cliente non dovrà stare sulla tua stessa piattaforma.
- Formati strutturati, non immagini: la fattura smette di essere un documento da leggere (PDF, carta) e diventa un file di dati elaborabile — Facturae, UBL, CII o EDIFACT, tutti basati sulla norma europea EN 16931.
- Tracciabilità dell’incasso: il destinatario dovrà comunicare gli stati della fattura — accettazione o rifiuto e pagamento effettivo con la relativa data — perché l’amministrazione possa misurare i tempi reali di pagamento e contrastare i ritardi.
La sfumatura importante: non si tratta (solo) di un cambio di formato. È la digitalizzazione obbligatoria dell’intero circuito della fattura — emissione, ricezione, approvazione interna, pagamento e reporting — e per questo tocca tanto l’ERP quanto i processi amministrativi che gli stanno intorno.
Il calendario reale: un orologio che non è ancora partito
Il RD 238/2026 non contiene date chiuse. L’orologio parte quando verrà approvato l’ordine ministeriale che sviluppa la soluzione pubblica di fatturazione — la bozza circola già, con la previsione di approvazione nel corso del 2026. Da quel momento:
| Chi | Obbligo | Termine dall’ordine ministeriale |
|---|---|---|
| Imprese e professionisti con volume d’affari >8 M€ | Emettere e ricevere fattura elettronica B2B | 12 mesi (previsione: fine 2027) |
| Tutte le altre imprese e i lavoratori autonomi | Emettere e ricevere fattura elettronica B2B | 24 mesi (previsione: 2028) |
| PMI e lavoratori autonomi | Comunicare inoltre gli stati di pagamento delle fatture ricevute | 36 mesi, dopo un ulteriore periodo transitorio |
Sembra lontano? Il calendario inganna. Se emetti o ricevi fatture da grandi clienti o fornitori spagnoli, il loro obbligo dei 12 mesi ti trascina nella pratica: quando il tuo cliente principale accetterà solo fatture strutturate, la data legale di tutti gli altri sarà irrilevante. L’agenzia tributaria spagnola mantiene una pagina informativa ufficiale con lo stato dell’iter.
Fattura elettronica B2B ≠ VERI*FACTU: due obblighi, un unico progetto
È la confusione più ricorrente del 2026, e non senza motivo: sono due normative distinte che arrivano quasi in contemporanea e toccano lo stesso documento. La differenza, in breve:
| VERI*FACTU | Fattura elettronica B2B (Crea y Crece) | |
|---|---|---|
| Cosa regola | Il software di fatturazione: registri inalterabili, impronta concatenata e invio all’AEAT (antifrode) | Lo scambio della fattura tra imprese: formato strutturato, piattaforme e stati |
| A chi si applica | A chi emette fatture con un software, anche fatturando a privati | Solo alle operazioni tra imprenditori e professionisti (B2B) |
| Date | 1º gennaio 2027 (società) e 1º luglio 2027 (autonomi), già definitive | 12/24 mesi dall’ordine ministeriale (previsione 2027–2028) |
Un’impresa tipo dovrà rispettarli entrambi. Conviene quindi affrontarli come un unico progetto di digitalizzazione del ciclo di fatturazione, non come due interventi successivi. La logica è la stessa che in Italia ha accompagnato il passaggio allo SDI e alla conservazione digitale a norma: prima si mette in ordine il processo, poi l’adempimento diventa un’uscita naturale del flusso.
Formati, piattaforme e soluzione pubblica: i requisiti tecnici
L’essenziale del sistema disegnato dal regolamento:
- Formati ammessi: Facturae (lo standard spagnolo, nelle versioni vigenti), UBL, CII ed EDIFACT — tutti conformi alla norma semantica europea EN 16931. Il PDF smette di valere come fattura B2B.
- Interconnessione obbligatoria: le piattaforme private devono accettare di consegnarsi le fatture a vicenda e di trasformarle da un formato ammesso a un altro. Scegli la piattaforma per il servizio, non per dove stanno i tuoi clienti.
- Soluzione pubblica dell’AEAT: emissione e ricezione gratuite per chi non contratta una piattaforma privata, e repository centrale a cui arriverà copia di ogni fattura B2B in formato Facturae, anche di quelle emesse tramite piattaforme private.
- Stati della fattura: accettazione o rifiuto commerciale e pagamento effettivo con data. È la leva contro i ritardi di pagamento voluta dalla legge — e la parte che tocca più processi interni, perché esige di sapere in quale stato si trova ogni fattura in ogni momento.
Conseguenza pratica: la sfida del 2027–2028 non sarà «generare un XML» — quello lo farà qualsiasi ERP o piattaforma. La sfida sarà avere il processo interno (validazione, approvazione, contabilizzazione, pagamento, comunicazione degli stati) digitalizzato abbastanza da rispondere nei termini e senza lavoro manuale.
Come lo risolve Dokuflex: il circuito completo, non solo il formato
Dokuflex non sostituisce il tuo ERP né la tua piattaforma di interscambio: automatizza il circuito che la norma dà per scontato tu abbia. Sulla stessa piattaforma BPM:
- Ricezione e acquisizione con IA: le fatture in entrata — strutturate o ancora in PDF durante la transizione — vengono classificate e i loro dati estratti automaticamente, come spieghiamo nella guida all’elaborazione intelligente dei documenti.
- Approvazione con SLA: circuiti di validazione per importo, centro di costo o fornitore, con avvisi ed escalation — la base per poter comunicare accettazione o rifiuto nei termini.
- Stati e tracciabilità: ogni fattura vive in un flusso auditato da cui escono i passaggi da comunicare (accettata, rifiutata, pagata e quando), integrato con il tuo ERP tramite connettori e API.
- Conformità AEAT già operativa: la gestione delle fatture con IA omologata dall’AEAT e la preparazione a VERI*FACTU coprono già oggi la parte dell’equazione che ha date certe.
Il vantaggio di risolverlo con un BPM: quando l’ordine ministeriale concretizzerà i dettagli, adeguare il processo sarà una modifica visuale del flusso — non un altro sviluppo su misura.
Checklist: cosa lasciare risolto nel 2026
- Chiudi prima VERI*FACTU. Le sue date (gennaio e luglio 2027) sono definitive e condizionano il software di fatturazione che userai per tutto il resto.
- Mappa il tuo circuito reale delle fatture. Chi riceve, chi approva, chi paga e dove si perde tempo. Gli stati della fattura si comunicheranno da soli se il circuito è digitalizzato; a mano, saranno un onere mensile.
- Chiedi al tuo ERP e alla tua piattaforma della EN 16931. Quali formati emetteranno, come si interconnetteranno e come invieranno la copia Facturae al repository dell’AEAT.
- Digitalizza l’entrata, non solo l’uscita. Riceverai fatture elettroniche prima di essere obbligato a emetterle; un flusso di ricezione con acquisizione automatica ti dà il beneficio dal primo giorno.
- Calcola il ritorno. L’automazione del circuito si ripaga da sola prima ancora che l’obbligo arrivi — bastano tre numeri: fatture al mese, minuti per fattura e tasso di eccezioni.
- Tieni d’occhio l’ordine ministeriale. La sua approvazione fissa il calendario definitivo; da quel giorno, i 12 mesi delle grandi imprese corrono per tutta la tua catena di clienti e fornitori.
Domande frequenti
Quando diventerà obbligatoria la fattura elettronica tra imprese in Spagna? +
Il Regio Decreto 238/2026 non fissa date chiuse: l’orologio parte quando verrà approvato l’ordine ministeriale che sviluppa la soluzione pubblica di fatturazione. Da quel momento, le imprese e i professionisti con un volume d’affari superiore a 8 milioni di euro avranno 12 mesi per emettere fattura elettronica nelle operazioni B2B, e tutte le altre imprese e i lavoratori autonomi 24 mesi. Con la bozza dell’ordine già in iter, le previsioni del settore collocano gli obblighi effettivi tra fine 2027 e il 2028.
Che cos’è il Regio Decreto 238/2026? +
È il regolamento, pubblicato nel BOE (la gazzetta ufficiale spagnola) il 31 marzo 2026, che attua l’articolo 12 della Legge 18/2022 (Ley Crea y Crece). Definisce l’architettura del sistema spagnolo di fattura elettronica B2B: un modello misto di piattaforme private interconnesse più una soluzione pubblica gestita dall’AEAT, l’agenzia tributaria spagnola, che funge da repository centrale, i formati strutturati ammessi e l’obbligo di comunicare gli stati della fattura, incluso il pagamento effettivo, per contrastare i ritardi di pagamento.
Fattura elettronica B2B e VERI*FACTU sono la stessa cosa? +
No, sono due obblighi distinti che arrivano quasi in contemporanea. VERI*FACTU regola il software di fatturazione (registri inalterabili e invio all’AEAT, con date già fissate: 1º gennaio 2027 per le società e 1º luglio 2027 per i lavoratori autonomi) e si applica anche a chi fattura a privati. La fattura elettronica B2B della Ley Crea y Crece obbliga a emettere e ricevere fatture in formato strutturato tra imprese e professionisti, e a comunicarne gli stati. Un’impresa tipo dovrà rispettarli entrambi, quindi conviene affrontarli come un unico progetto.
Quali formati di fattura elettronica sono ammessi? +
Il sistema ammette i formati strutturati basati sulla norma semantica europea EN 16931: Facturae (lo standard spagnolo, richiesto nella soluzione pubblica), UBL, CII ed EDIFACT. Le piattaforme private di interscambio sono obbligate a interconnettersi tra loro e a saper trasformare le fatture da un formato all’altro, così che emittente e destinatario non debbano usare la stessa piattaforma né lo stesso formato. Il PDF via e-mail smetterà di valere come fattura tra imprese quando l’obbligo entrerà in vigore.
Che ruolo svolge la soluzione pubblica dell’AEAT? +
La soluzione pubblica di fatturazione elettronica, gestita dall’agenzia tributaria spagnola, svolgerà due funzioni: servire da piattaforma gratuita di emissione e ricezione per chi non vuole contrattare una piattaforma privata — pensata soprattutto per PMI e autonomi a basso volume — e fungere da repository universale a cui arriverà copia di tutte le fatture B2B. Le imprese che usano piattaforme private dovranno inviare a quel repository una copia fedele di ogni fattura in formato Facturae.
Cosa sono gli stati della fattura e cosa bisognerà comunicare? +
Oltre a emettere la fattura in formato elettronico, il destinatario dovrà comunicare cosa ne è stato: almeno l’accettazione o il rifiuto commerciale e il pagamento effettivo con la relativa data. È lo strumento con cui l’amministrazione spagnola vuole misurare i tempi reali di pagamento e rafforzare la lotta ai ritardi, uno degli obiettivi dichiarati della Ley Crea y Crece. In pratica esige che il circuito interno di approvazione e pagamento delle fatture sia digitalizzato e possa riportare quei passaggi in automatico.
Arriva al 2027 con il circuito delle fatture già digitalizzato
Prenotiamo una sessione di 60 minuti: analizziamo il tuo flusso attuale delle fatture, distinguiamo cosa esige VERI*FACTU e cosa esigerà la fattura elettronica B2B spagnola, e usciamo con un piano che copra entrambi senza duplicare il lavoro.