Problemas de la gestión de tickets
- La gestión de tickets tiene aprobación sin un flujo de trabajo parametrizable.
- Errores en el envío de comprobantes.
- Acumulación de papel.
- Contabilizaciones manuales en el ERP.
- Pérdidas de tiempo en entrega de comprobantes.
- Difícil trazabilidad
Soluciones qué brinda
- Gestión centralizada de Tickets de gastos.
- WorkFlows de aprobación
- Control de Hojas de Gastos.
- Integración con ERP.
- Software homologado por AEAT.
- Creación de Políticas de Gastos.
- Categorización de Gastos.
Workflows – Flujos de Trabajo
- Mayor trazabilidad de facturas
- Repositorio centralizado de las hojas de gastos.
- Gestión de Workflows de aprobación centralizados.
- Reglas de gestión de Workflows.
Contabilización SAP
- Contabilización mediante BAPI con SAP FI.
- Integración nativa con ArchiveLink SAP.
- Repositorio único de tickets.
Mejoras
- Reducción del tiempo de gestión de tickets.
- Eliminación de pérdidas de papeles.
- Eliminación de correspondencia interna para el envío de comprobantes.
- Posibilidad de eliminar el papel de los tickets de gastos.
- No hace falta espacio físico para almacenar estos documentos.
Digitalización certificada de Facturas (AEAT)
Este proceso de digitalización de tickets permite mediante un escáner o dispositivo móvil, convertir la imagen contenida en un documento en papel para transformarla a una imagen digital, codificada conforme a los formatos estándar de uso común y con un nivel de resolución admitido por la AEAT, por lo cual nunca habrá problemas con el fisco.
Cualquier empresa podrá optar entre el archivo físico o digital siempre que la digitalización se haga conforme a unos requerimientos y con una solución certificada por la AEAT,como por ejemplo doku4invoices. En este último caso todo archivo tendrá validez legal de igual manera que los tickets en papel.
La agencia tributaria ha homologado la solución de Doku4Invoices para la gestión automática de facturas considerando qué cumple todos requisitos exigidos por la resolución del 24 de Octubre del 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización, por lo cual se puede utilizar sin ningún tipo de problemas legales.