KI in Prozesse zu integrieren bedeutet, sie nicht mehr als separaten Chat zu nutzen, sondern als einen weiteren Schritt im Workflow, gespeist mit den Daten des eigenen Systems, mit menschlicher Prüfung und Protokoll jeder Entscheidung. Laut Deloitte (The State of AI in the Enterprise 2026, mehr als 3.200 Führungskräfte in 24 Ländern) haben 84 % der Organisationen Stellen und Abläufe noch nicht um die KI herum neu gestaltet. Das ist die zweite Phase, und die meisten haben sie noch nicht begonnen.
Die erste Phase ist vorbei: was sich in der zweiten ändert
Die erste Phase der KI im Unternehmen war individuell. Jede Person entdeckte, dass ein Assistent ihr beim Zusammenfassen, Übersetzen oder Formulieren eine Stunde am Tag sparte, und die Nutzung wuchs, ohne dass jemand sie geplant hätte. Der Deloitte-Bericht zum Stand der KI im Unternehmen 2026 misst das präzise:
- Der Anteil der Beschäftigten mit Zugang zu freigegebenen KI-Werkzeugen wuchs in einem Jahr um 50 % auf rund 60 % der Belegschaft.
- Nur 25 % der Organisationen haben mindestens 40 % ihrer Experimente in den Produktivbetrieb überführt.
- Nur 34 % nutzen KI, um ihr Geschäftsmodell wesentlich zu verändern.
- 84 % haben Stellen und Arbeitsabläufe noch nicht um die Fähigkeiten der KI herum neu gestaltet.
Lesen Sie die Zahlen zusammen: viele Menschen mit Zugang, wenige Experimente in Produktion und fast niemand, der den Prozess anfasst. Genau so sieht es von innen aus. Der Assistent ist im Nachbartab, aber der Prozess, eine Rechnung freizugeben, einen Vertrag zu prüfen oder eine neue Mitarbeiterin aufzunehmen, ist derselbe wie 2022, nur mit einem Kopieren und Einfügen in der Mitte.
In der zweiten Phase geht es nicht um größere Modelle. Es geht darum, wo die KI sitzt: außerhalb des Prozesses, von jeder Person von Hand gefüttert, oder innerhalb des Prozesses, vom System gefüttert und mit denselben Regeln für alle.
Warum der Prompt nicht skaliert
Der von Hand geschriebene Prompt funktioniert sehr gut für eine Person und sehr schlecht für eine Organisation, aus vier Gründen, die sich addieren:
- Er hängt davon ab, wer ihn schreibt. Zwei Personen derselben Abteilung erhalten aus demselben Dokument unterschiedliche Ergebnisse. Der Prozess ist nicht wiederholbar und deshalb nicht verbesserbar.
- Die KI sieht das System nicht. Sie sieht nur, was eingefügt wird. Sie weiß nicht, welcher Lieferant das ist, welcher Vertrag gilt oder was beim letzten Mal freigegeben wurde. Der gesamte Kontext, der Wert schafft, bleibt im ERP oder im Dokumentenmanagement.
- Nichts wird festgehalten. Niemand kann sagen, was gefragt wurde, was die KI geantwortet hat oder was mit der Antwort geschah. Für eine Prüfung oder eine Reklamation existiert der Schritt schlicht nicht.
- Es gibt keine Kontrolle über das, was hinausgeht. Wenn der Kontext von Hand eingefügt wird, gehen personenbezogene Daten, Preise und Verträge mit hinaus. Es ist exakt der Mechanismus der Schatten-KI.
Keiner der vier Punkte lässt sich mit Prompt-Schulungen beheben. Sie werden behoben, indem die KI an einen anderen Ort rückt.
Anatomie eines KI-Schritts innerhalb eines Prozesses
Ein gut gestalteter KI-Schritt in einem Workflow hat sechs Bestandteile. Fehlt einer, haben Sie einen Chat unter anderem Namen.
| Bestandteil | Frage, die er beantwortet | Beispiel: Lieferantenvertrag |
|---|---|---|
| Definierte Eingabe | Was erhält die KI, und woher? | Das Vertrags-PDF aus der Lieferantenakte, kein eingefügter Text. |
| Umrissene Aufgabe | Was genau soll sie tun? | Parteien, Laufzeit, Betrag, Verlängerungsklausel und Vertragsstrafen extrahieren. Sonst nichts. |
| Strukturierte Ausgabe | In welchem Format kommt das Ergebnis zurück? | Ausgefüllte Felder der Akte, kein Fließtext. |
| Konfidenzschwelle | Wann bittet sie um Hilfe? | Findet sie das Ablaufdatum nicht sicher, markiert sie das Feld und erfindet nichts. |
| Menschliche Prüfung | Wer prüft, und wann? | Der Einkauf prüft die markierten Felder, bevor der Vertrag zur Unterschrift geht. |
| Protokoll | Was wird festgehalten? | Welches Dokument, was die KI extrahiert hat, was die Person korrigiert hat und wann. |
Die am häufigsten vergessene Zeile ist die strukturierte Ausgabe. Solange die KI Fließtext liefert, muss jemand ihn lesen und neu eintippen. Liefert sie Felder, kann der nächste Schritt im Ablauf von allein starten.
Wo anfangen: die drei Aufgaben, die zuerst Ertrag bringen
Die Aufgaben, die als erster KI-Schritt am besten funktionieren, teilen drei Merkmale: hohes Volumen, wiederholbares Urteil und ein günstig zu korrigierender Fehler. Mit diesen Filtern tauchen fast immer dieselben drei Familien auf.
| Familie | Was die KI tut | Wo sie vorkommt |
|---|---|---|
| Klassifizieren und weiterleiten | Entscheidet, was das Dokument oder die Anfrage ist und in welche Warteschlange es gehört. | Rechnungspostfach, HR-Anträge, Kundenvorfälle, Posteingang. |
| Daten extrahieren | Zieht die Felder aus einem Dokument und füllt die Akte. | Rechnungen, Verträge, Ausweise und Bescheinigungen, Formulare, Lieferscheine. |
| Entwürfe erstellen | Schlägt einen Text vor, den eine Person vor dem Versand prüft. | Kundenantworten, Aktenzusammenfassungen, Abweichungsberichte, interne Mitteilungen. |
Was nicht an den Anfang gehört: Entscheidungen mit rechtlicher oder finanzieller Wirkung für Personen, etwa Kredite bewilligen, Bewerbende auswählen oder sanktionieren. Nicht weil KI nicht helfen könnte, sondern weil der Fehler teuer ist und das Recht Garantien verlangt, die ein erstes Projekt nicht geben kann.
Ein vollständiges Beispiel für die zweite Familie steht in Freigabe von Eingangsrechnungen automatisieren, die Lesetechnik in Intelligente Dokumentenverarbeitung.
Die Stelle neu gestalten, nicht nur den Schritt
Die 84 % von Deloitte sprechen nicht über Technik, sondern über Stellen und Abläufe. Wenn die KI die Rechnungsdaten extrahiert, wechselt die Person, die sie früher eingetippt hat, zur Prüfung von Ausnahmen. Das ist eine andere Arbeit, mit anderer Kennzahl und anderer Schulung, und wenn sie nicht ausdrücklich neu gestaltet wird, passiert eines von zwei Dingen: Die Person tippt sicherheitshalber weiter, und die Ersparnis verschwindet, oder die Person prüft ohne hinzusehen, und die Kontrolle verschwindet.
Drei konkrete Änderungen, die jeden produktiv gesetzten KI-Schritt begleiten:
- Die Kennzahl der Stelle ändert sich. Von «erfasste Rechnungen pro Tag» zu «gelöste Ausnahmen und entdeckte Fehler». Ändert sich die Kennzahl nicht, ändert sich auch das Verhalten nicht.
- Schulung ist Pflicht, nicht Option. Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689 verlangt seit dem 2. Februar 2025, dass Personen, die KI-Systeme nutzen, über ausreichende Kompetenz verfügen, um dies im Bewusstsein der Risiken zu tun. Zu wissen, wann man einer Extraktion misstrauen sollte, gehört zur Stelle.
- Verantwortung wird zugewiesen. Jeder KI-Schritt hat eine fachliche Eigentümerin oder einen Eigentümer, die für seine Qualität einstehen, die Ausnahmen prüfen und entscheiden, wann sich die Konfidenzschwelle ändert.
Gartner erwartet, dass bis Ende 2026 40 % der Unternehmensanwendungen aufgabenspezifische KI-Agenten enthalten, und zugleich, dass mehr als 40 % der agentischen KI-Projekte vor 2028 abgebrochen werden, wegen Kosten, unklaren Nutzens oder unzureichender Kontrollen. Beide Zahlen passen zusammen: Die KI kommt in den Prozess, aber sie bleibt nur, wenn der Prozess für sie neu gestaltet wurde.
Die Mindest-Governance, die nötig ist
Man braucht kein Ethikkomitee, um einen KI-Schritt in einen Rechnungsworkflow zu setzen. Man braucht Folgendes, und es passt auf eine Seite:
- Ein Inventar. Welche KI-Schritte es gibt, in welchen Prozessen, mit welchem Modell und welchen Daten. Es ist auch das, was die KI-Verordnung verlangt; wir erklären es in KI-Verordnung: Umsetzung in Deutschland.
- Eine Prüfregel je Risikostufe. Alles, nach Konfidenzschwelle oder stichprobenartig. Entschieden von der Prozessverantwortung und in den Ablauf geschrieben, nicht in ein Dokument.
- Eine Datengrenze. Welche Informationen das Modell sehen darf und unter welchem Vertrag. Bei personenbezogenen Daten sind Auftragsverarbeiter und Standort des Dienstes vor dem Start definiert; wie das geht, steht in LLM und RAG DSGVO-konform.
- Ein Protokoll. Jeder Lauf hält fest, was hineinging, was herauskam und wer geprüft hat. Ohne das gibt es weder Prüfbarkeit noch Verbesserung.
- Eine regelmäßige Überprüfung. Jedes Quartal sieht sich die Prozessverantwortung die Ausnahmequote an und entscheidet, ob die Schwelle steigt, sinkt oder der Schritt abgeschaltet wird.
Wenn der KI-Schritt aufhört, eine Aufgabe zu sein, und beginnt, verkettete Entscheidungen zu treffen, muss die Governance mitwachsen; diesen Fall behandeln wir in BPM mit KI-Agenten.
90-Tage-Plan von Phase eins zu Phase zwei
Ein einziger Prozess, drei Monate und am Ende eine Zahl. Es ist das Gegenteil eines Transformationsprogramms, und deshalb funktioniert es.
- Tage 1-30 — Auswählen und messen. Wählen Sie einen Prozess, der wehtut, Volumen hat und dessen Dokumente bereits in einem System liegen. Fragen Sie die Ausführenden, wo sie heute in einen Chat kopieren. Messen Sie Zeit je Vorgang und aktuelle Fehlerquote: Ohne diesen Ausgangswert gibt es am Ende keine Entscheidung.
- Tage 31-60 — Den Schritt bauen. Definieren Sie Eingabe, Aufgabe, strukturierte Ausgabe, Schwelle und menschliche Prüfung. Bauen Sie ihn im echten Ablauf, nicht in einer separaten Demo, mit einer kleinen Nutzergruppe und Protokoll ab dem ersten Tag.
- Tage 61-90 — Betreiben und entscheiden. Dreißig Tage echter Nutzung. Vergleichen Sie Zeit, Fehler und Ausnahmen mit dem Ausgangswert. Passen Sie die Schwelle einmal an. Und entscheiden Sie zu einem vorab fixierten Datum: auf einen weiteren Prozess ausweiten, beibehalten oder beenden.
Das Entscheidungsdatum ist der wichtigste Teil des Plans. Warum, erklären wir in Warum 95 % der KI-Piloten nie in Produktion gehen.
Wie Dokuflex das löst: KI als ein weiterer Schritt im Ablauf
Dokuflex, eine Low-Code-BPM-Plattform mit KI, ist auf der Idee dieses Artikels gebaut: KI ist keine separate Anwendung, sondern eine Aktion, die man wie eine menschliche Aufgabe oder eine Integration in den Prozessdesigner zieht.
- KI-Aktionen im Designer. Ein Dokument klassifizieren, Felder extrahieren, eine Akte zusammenfassen oder einen Entwurf schreiben sind Schritte im Ablauf in Dokuflex BPM Low-Code, mit Eingabe aus der Akte und Ausgabe in deren Felder.
- Menschliche Prüfung als Aufgabe. Der nächste Schritt kann eine menschliche Aufgabe sein, die nur entsteht, wenn die Konfidenz unter die Schwelle fällt, mit Verantwortung, Frist und Eskalation wie jede andere Freigabe.
- Die Dokumente sind schon da. Die KI arbeitet auf dem Dokumentenmanagement von Dokuflex, mit den Berechtigungen der Person, die den Prozess startet. Niemand exportiert etwas.
- Protokoll jedes Laufs. Welches Dokument, was die KI geliefert hat, was die Person korrigiert hat und wann, in der Historie der Akte.
- Verarbeitung unter Kontrolle. Das Modell erhält den minimalen Kontext und unter Vertrag, mit der in LLM und RAG DSGVO-konform beschriebenen Architektur.
Das praktische Ergebnis: Der 90-Tage-Plan oben braucht kein Integrationsprojekt. Der KI-Schritt wird in demselben Ablauf gezeichnet, in dem die Aufgaben schon leben, und deshalb zählt die Frist in Wochen, wie wir in Wie ein BPM mit KI die Einführungszeit verkürzt erklären.
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Häufige Fragen
Was bedeutet es, KI in Geschäftsprozesse zu integrieren? +
Es bedeutet, KI nicht mehr als separates Werkzeug zu nutzen, in das jede Person Informationen kopiert, sondern sie als einen weiteren Schritt im Workflow einzusetzen: Sie erhält die Daten aus dem System selbst, erledigt eine klar umrissene Aufgabe wie Klassifizieren, Extrahieren oder Entwerfen, liefert ein strukturiertes Ergebnis, durchläuft bei entsprechendem Risiko eine menschliche Prüfung und hinterlässt ein Protokoll. Der Unterschied: Das Ergebnis hängt nicht mehr davon ab, wer den Prompt geschrieben hat.
Was sagt der Deloitte-Bericht zur KI-Einführung 2026? +
Der Bericht The State of AI in the Enterprise 2026, der auf einer Befragung von mehr als 3.200 Führungskräften aus Business und IT in 24 Ländern beruht, stellt fest, dass rund 60 % der Beschäftigten inzwischen Zugang zu freigegebenen KI-Werkzeugen haben, dass aber 84 % der Organisationen Stellen und Arbeitsabläufe noch nicht um die KI herum neu gestaltet haben und nur jede vierte mindestens 40 % ihrer Experimente in den Produktivbetrieb überführt hat.
Warum skaliert die KI-Nutzung per Prompt nicht? +
Aus vier Gründen: Das Ergebnis hängt von Können und Tagesform der Person ab, die den Prompt schreibt; die KI sieht die Systemdaten nicht, nur das, was eingefügt wird; es gibt kein Protokoll darüber, was gefragt und was mit der Antwort gemacht wurde; und es gibt keine Kontrolle darüber, welche Informationen das Unternehmen verlassen. Ein Prozess macht in allen vier Punkten das Gegenteil: gleiche Eingabe, gleiche Aufgabe, gleiche Prüfung und gleiches Protokoll, egal wer ihn auslöst.
Welche Aufgaben sollten zuerst mit KI automatisiert werden? +
Diejenigen, die hohes Volumen, wiederholbares Urteil und einen günstig zu korrigierenden Fehler verbinden: Dokumente oder Anfragen klassifizieren und weiterleiten, Daten aus Rechnungen, Verträgen oder Formularen extrahieren und Entwürfe erstellen, die eine Person vor dem Versand prüft. Entscheidungen mit rechtlicher oder finanzieller Wirkung für Personen kommen später und immer mit menschlicher Prüfung.
Was ist die menschliche Prüfung oder Human in the Loop? +
Es ist der Prozessschritt, in dem eine Person das Ergebnis der KI prüft, korrigiert oder freigibt, bevor es Wirkung entfaltet. Er wird nach Risiko gestaltet: verpflichtend für alles, nur wenn die Konfidenz des Modells unter eine Schwelle fällt, oder nur stichprobenartig. Wichtig ist, dass er ein expliziter Schritt im Ablauf ist, mit Verantwortlichkeit und Frist, und keine Empfehlung in einem Richtliniendokument.
Was verlangt die KI-Verordnung, wenn KI in einen Prozess integriert wird? +
Mindestens Artikel 4 der Verordnung (EU) 2024/1689, anwendbar seit dem 2. Februar 2025: Das Personal, das KI-Systeme nutzt, muss über ausreichende Kompetenz verfügen, um dies im Bewusstsein der Risiken zu tun. Fällt der Prozess in einen der Hochrisikobereiche des Anhangs III, etwa Zugang zur Beschäftigung oder Bewertung von Personen, sind die Pflichten erheblich größer, und das System sollte vor dem Produktivbetrieb inventarisiert und geprüft werden.
Wo fange ich an, wenn mein Unternehmen noch in der ersten Phase ist? +
Mit einem einzigen Prozess, nicht mit einer Strategie. Wählen Sie einen, der wehtut, Volumen hat und dessen Dokumente bereits in einem System liegen; identifizieren Sie die konkrete Aufgabe, die heute durch Kopieren in einen Chat erledigt wird; machen Sie daraus einen Schritt im Ablauf mit definierter Eingabe, strukturierter Ausgabe und menschlicher Prüfung; messen Sie Zeit und Fehler vorher und nachher über dreißig Tage; und entscheiden Sie anhand dieser Zahl, ob Sie ausweiten oder beenden.
Quellen
- Deloitte — The State of AI in the Enterprise 2026: Befragung von mehr als 3.200 Führungskräften in 24 Ländern; Zugang zu freigegebenen Werkzeugen, Experimente in Produktion, Transformation des Geschäftsmodells und Neugestaltung von Stellen und Abläufen.
- Digital Skills and Jobs Platform (Europäische Kommission) — Zusammenfassung des Deloitte-Berichts: Kernzahlen und Link zum vollständigen Dokument.
- Gartner, 26. August 2025: 40 % der Unternehmensanwendungen werden bis Ende 2026 aufgabenspezifische KI-Agenten enthalten.
- Gartner, 25. Juni 2025: mehr als 40 % der agentischen KI-Projekte werden bis Ende 2027 abgebrochen.
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): Artikel 4, KI-Kompetenz; Anhang III, Hochrisiko-Systeme.
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