Der Data Act ist die Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung), anwendbar seit dem 12. September 2025. Artikel 50 erstreckt die Pflicht zum „Zugang durch Technikgestaltung“ (Access by design) auf vernetzte Produkte, die nach dem 12. September 2026 in Verkehr gebracht werden. Und Artikel 29 verbietet ab dem 12. Januar 2027 Wechselentgelte beim Wechsel des Cloud-Anbieters.
Was der Data Act ist und warum er den Mittelstand betrifft
Der Data Act regelt den Zugang zu den Daten, die Maschinen erzeugen, und begrenzt, was ein Anbieter tun darf, um Sie festzuhalten. Es geht nicht um Datenschutz — das bleibt Sache der DSGVO —, sondern darum, wer die Telemetrie eines Gabelstaplers, eines Zählers oder eines Medizingeräts lesen darf und zu welchen Bedingungen Sie diese Daten woandershin mitnehmen können.
Für ein Unternehmen, das selbst keine vernetzten Produkte herstellt, hat die Verordnung drei Einfallstore:
- Als Nutzer vernetzter Maschinen. Wenn Sie Maschinen, Fahrzeuge oder Geräte mit Sensoren kaufen, haben Sie ein Recht auf die erzeugten Daten und dürfen sie an Dritte weitergeben — etwa an Ihren Wartungsdienstleister —, auch wenn der Hersteller das lieber nicht sähe.
- Als Kunde von Cloud-Diensten. Kapitel VI der Verordnung verlangt, dass Ihr Vertrag Ausstiegsklauseln mit festen Fristen enthält, und schafft die Wechselentgelte ab.
- Als Partei eines Datenvertrags zwischen Unternehmen. Artikel 13 erklärt einseitig auferlegte Klauseln über Datenzugang und -nutzung, die missbräuchlich sind, für nicht bindend.
Das zweite und das dritte Tor betreffen jeden, der ein Dokumentenmanagementsystem, ein ERP oder eine Prozessplattform als SaaS nutzt. Also fast alle.
Genau diese Frage beantwortet der Data Act ab 2027 für Sie. Wir zeigen Ihnen in 30 Minuten, wie in Dokuflex ein komplettes Repository exportiert wird — Dokumente, Metadaten, Versionen und Audit-Trails —, ohne jemanden um Erlaubnis zu fragen.
Die Fristen des Data Act auf einen Blick
Die Verordnung trat nicht auf einen Schlag in Kraft: Sie verteilt ihre Pflichten auf vier Meilensteine, von denen zwei bereits hinter uns liegen.
| Datum | Was passiert | Grundlage |
|---|---|---|
| 11. Jan. 2024 | Inkrafttreten. Beginn der Übergangszeit, in der die Wechselentgelte beim Cloud-Anbieterwechsel auf die direkten Kosten begrenzt sind. | Art. 50 und Art. 29 Abs. 1 |
| 12. Sep. 2025 | Allgemeine Anwendung der Verordnung: Datenzugangsrechte, Kontrolle missbräuchlicher Vertragsklauseln zwischen Unternehmen und Pflichten beim Anbieterwechsel. | Art. 50 |
| 12. Sep. 2026 | Der „Zugang durch Technikgestaltung“ gilt für vernetzte Produkte und verbundene Dienste, die nach diesem Datum in Verkehr gebracht werden. | Art. 50 + Art. 3 Abs. 1 |
| 12. Jan. 2027 | Die Wechselentgelte beim Wechsel des Anbieters von Datenverarbeitungsdiensten entfallen vollständig. Der Cloud-Wechsel hat keinen Ausstiegspreis mehr. | Art. 29 Abs. 1 |
| 12. Sep. 2027 | Ende der Übergangsregelung für bestimmte langfristige Verträge, die vor dem 12. September 2025 geschlossen wurden. | Art. 50 |
Dieser gestaffelte Zeitplan ähnelt auf unangenehme Weise dem der E-Rechnungspflicht in Deutschland, die sich von 2025 bis 2028 zieht, und dem von VERI*FACTU in Spanien: Wer auf den letzten Meilenstein wartet, kauft am Ende unter Zeitdruck.
Zugang durch Technikgestaltung: was der Meilenstein vom 12. September 2026 bedeutet
Er bedeutet, dass ein neues vernetztes Produkt mit offener Datentür auf die Welt kommen muss. Artikel 3 Absatz 1 verlangt, dass vernetzte Produkte so konzipiert und hergestellt und verbundene Dienste so konzipiert und erbracht werden, dass die Produktdaten und die Daten des verbundenen Dienstes — einschließlich der zu ihrer Auslegung nötigen Metadaten — für den Nutzer standardmäßig „einfach und sicher“ zugänglich sind: unentgeltlich, in einem umfassenden, strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format und, soweit relevant und technisch durchführbar, direkt zugänglich.
Drei Nuancen, die man nicht aus dem Blick verlieren sollte:
- Nur für Neues. Die Gestaltungspflicht gilt für alles, was nach dem 12. September 2026 in Verkehr gebracht wird. Ihr bestehender Maschinenpark wird durch ein Datum nicht auf magische Weise zugänglich.
- „Unentgeltlich“ heißt nicht „ohne Infrastruktur“. Der direkte Zugang ist Pflicht, soweit er relevant und technisch durchführbar ist; in anderen Fällen kann der Hersteller mit Begründung einen indirekten Zugang anbieten.
- Metadaten zählen. Ein Zahlenabzug ohne die Informationen, die ihn interpretierbar machen, erfüllt Artikel 3 nicht. Genau dasselbe muss man von einem Dokumentenmanagementsystem verlangen: Dokumente ohne ihre Metadaten, Versionen und Audit-Trails sind kein Archiv, sondern ein Ordner.
Wenn Sie in den nächsten Monaten Maschinen kaufen, ist jetzt der Moment, Exportformat und API schriftlich einzufordern. Nach der Unterschrift ist der Verhandlungsspielraum ein anderer.
Cloud-Anbieterwechsel: die Fristen, die Ihr Vertrag enthalten muss
Kapitel VI macht zur vertraglichen Pflicht, was bislang vom guten Willen des Anbieters abhing. Artikel 25 legt fest, dass der Vertrag über einen Datenverarbeitungsdienst eine Höchstkündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von maximal zwei Monaten und einen verbindlichen Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen für dessen Abschluss enthalten muss.
| Punkt | Gesetzliche Grenze | Anmerkung |
|---|---|---|
| Kündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels | Max. 2 Monate | Wird im Vertrag festgelegt, darf diese Grenze aber nicht überschreiten. |
| Übergangszeitraum | Max. 30 Kalendertage | Der Kunde kann ihn einmal um die Frist verlängern, die er für angemessen hält. |
| Ausnahme bei technischer Undurchführbarkeit | Max. 7 Monate | Der Anbieter muss dies innerhalb von 14 Arbeitstagen mitteilen und begründen. |
| Wechselentgelte (bis 11. Jan. 2027) | Nur direkte Kosten | Keine Margen und keine als „Migrationskosten“ verkleideten Vertragsstrafen. |
| Wechselentgelte (ab 12. Jan. 2027) | Null | Die regulären Entgelte für den Dienst bis zur Kündigung sind weiterhin zu zahlen. |
Außerdem muss der Anbieter während des Wechsels angemessene Unterstützung leisten und mit der gebotenen Sorgfalt handeln, um die Geschäftskontinuität zu wahren. In der Praxis entkräftet das das klassische Argument „Exportieren ist ein Projekt, reden wir über das Budget“.
Missbräuchliche Vertragsklauseln zwischen Unternehmen: die Neuerung, die kaum jemand gelesen hat
Artikel 13 führt eine Missbrauchskontrolle für Verträge zwischen Unternehmen ein, die bisher dem Verbraucherrecht vorbehalten war. Die Regel ist einfach: Eine Klausel über den Zugang zu und die Nutzung von Daten oder über Haftung und Rechtsbehelfe bei Verstößen, die von einer Partei einseitig auferlegt wurde und missbräuchlich ist, bindet die Partei nicht, der sie auferlegt wurde.
Beispiele für Formulierungen, die man in einem Vertrag über Unternehmenssoftware mit der Lupe betrachten sollte:
- „Der Anbieter liefert die Daten in dem Format, das er nach eigenem Ermessen bestimmt.“
- „Der Datenexport wird nach der jeweils gültigen Preisliste für Professional Services abgerechnet.“
- „Der Anbieter kann die Bedingungen für den API-Zugang mit einer Frist von 15 Tagen einseitig ändern.“
- „Bei Vertragsbeendigung löscht der Anbieter die Daten 10 Tage nach der Kündigung“, ohne vorher ein Exportfenster zu garantieren.
Nicht alle sind automatisch unwirksam — es hängt davon ab, ob sie einseitig auferlegt wurden und ob sie erheblich von der guten Geschäftspraxis abweichen —, aber alle sind verhandelbar, und keine muss bei der nächsten Verlängerung noch im Vertrag stehen.
Checkliste: sieben Fragen, um Ihren Softwareanbieter zu prüfen
Diese sieben Fragen lassen sich an einem Nachmittag beantworten: Vertrag lesen, Produkt ausprobieren. Bleibt eine ohne klare Antwort, wissen Sie, was zu verhandeln ist.
- Gibt es eine Ausstiegsklausel mit den Fristen des Artikels 25? Höchstens zwei Monate Kündigungsfrist, 30 Tage Übergangszeitraum.
- Kann ich selbst exportieren, über die Oberfläche, ohne ein Ticket zu öffnen? Hängt der Export davon ab, dass jemand beim Anbieter ihn ausführt, ist das keine Portabilität, sondern ein Gefallen.
- Was genau enthält der Export? Dokumente, ja; und Metadaten, Versionen, Signaturen, Freigabehistorie und Audit-Trails?
- In welchem Format? Strukturiert und gängig (XML, JSON, CSV, PDF/A). Ein proprietärer Abzug, den nur das eigene Produkt lesen kann, erfüllt den Geist der Verordnung nicht.
- Stehen Wechselentgelte, Migrationsgebühren oder Vertragsstrafen bei vorzeitiger Beendigung im Vertrag? Ab dem 12. Januar 2027 darf es keine Wechselentgelte mehr geben.
- Wie lange bewahrt der Anbieter meine Daten nach der Kündigung auf und wie weist er die Löschung nach? Vor der Löschung muss es ein Exportfenster geben, danach eine Bescheinigung.
- Wo werden die Daten physisch gehostet und wer kann darauf zugreifen? Der Data Act ergänzt zudem Schutzvorkehrungen gegen Zugriffe durch Behörden aus Drittländern.
Dieselbe Logik gilt bei der Auswahl einer neuen Plattform. Wenn Sie an diesem Punkt stehen, lohnt ein Blick darauf, was bei einer Migration tatsächlich mitgenommen wird — Dokumente, Metadaten, Versionen und Berechtigungen —, etwa im Dokumentenmanagement von Dokuflex, und darauf, was es Sie kostet, beim aktuellen Anbieter zu bleiben.
So löst es Dokuflex: Gehen muss so einfach sein wie Kommen
Dokuflex, Low-Code-BPM-Plattform mit KI, geht von einer für Anbieter unbequemen Idee aus: Der Kunde muss gehen können, ohne um Erlaubnis zu fragen. Nur so wird die Verlängerung eine Entscheidung und keine Kapitulation.
- Vollständiger Export direkt aus der Oberfläche. Dokumente mit ihren Metadaten, Versionen, elektronischen Signaturen und Audit-Trails, in strukturierten, gängigen Formaten. Das ist keine abrechenbare Dienstleistung, sondern eine Funktion des Dokumentenmanagements von Dokuflex.
- Auch Prozesse sind Daten. Die in Dokuflex BPM Low-Code gestalteten Abläufe werden als BPMN exportiert — ein Standard, kein Hausformat.
- Eigenständige Signaturnachweise. Ein eIDAS-konform signiertes Dokument wird außerhalb von Dokuflex validiert, mit Siegel und Nachweis, wie die Seite zur elektronischen Signatur nach eIDAS erklärt. Gilt eine Signatur nur innerhalb des Produkts, das sie erzeugt hat, ist sie eine Abhängigkeit, keine Signatur.
- Hosting in der Europäischen Union und veröffentlichte Zugriffsregeln. Sie sind auf der Sicherheitsseite beschrieben, zusammen mit dem Modell für Aufbewahrung und Löschung.
- Keine Wechselentgelte — schon bevor sie verboten sind. Weder Migrationsgebühr beim Ausstieg noch Vertragsstrafe bei vorzeitiger Beendigung.
Was Dokuflex nicht tun kann, ist, Ihren aktuellen Vertrag mit einem anderen Anbieter zu lesen. Das muss jemand aus Ihrem Team übernehmen, und der beste Zeitpunkt ist jetzt, solange die Verlängerung noch in weiter Ferne liegt.
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Häufige Fragen
Was ist der Data Act und für wen gilt er? +
Der Data Act ist die Verordnung (EU) 2023/2854, auch Datenverordnung genannt. Er gilt seit dem 12. September 2025 und regelt, wer auf die Daten zugreifen darf, die vernetzte Produkte und verbundene Dienste erzeugen, welche Klauseln in Datenverträgen zwischen Unternehmen missbräuchlich sind und wie der Wechsel des Anbieters von Cloud-Diensten möglich sein muss. Er betrifft Hersteller vernetzter Produkte, Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten und, als Nutzer, praktisch jedes europäische Unternehmen.
Was hat sich am 12. September 2026 genau geändert? +
Artikel 50 der Verordnung legt fest, dass die Pflicht aus Artikel 3 Absatz 1 — der Zugang zu den Daten durch Technikgestaltung — für vernetzte Produkte und die mit ihnen verbundenen Dienste gilt, die nach dem 12. September 2026 in Verkehr gebracht werden. Seit diesem Datum muss ein neues vernetztes Produkt also so gestaltet sein, dass der Nutzer einfach, sicher, unentgeltlich und in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format auf seine Daten zugreifen kann. Produkte, die vor diesem Datum bereits auf dem Markt waren, unterliegen dieser Gestaltungspflicht nicht.
Stimmt es, dass der Data Act Entgelte für den Cloud-Anbieterwechsel verbietet? +
Ja, ab dem 12. Januar 2027. Artikel 29 des Data Act sieht einen schrittweisen Abbau vor: Vom 11. Januar 2024 bis zum 12. Januar 2027 dürfen Anbieter von Datenverarbeitungsdiensten nur ermäßigte Wechselentgelte verlangen, die die ihnen durch den Wechsel unmittelbar entstehenden Kosten nicht übersteigen; ab dem 12. Januar 2027 dürfen sie keine Wechselentgelte mehr erheben. Die regulären Entgelte für den Dienst bis zur Kündigung bleiben weiterhin fällig.
Wie lange darf mein Anbieter brauchen, um mir meine Daten zurückzugeben? +
Artikel 25 des Data Act verpflichtet dazu, im Vertrag eine Höchstkündigungsfrist für die Einleitung des Wechsels von maximal zwei Monaten und einen verbindlichen Übergangszeitraum von höchstens 30 Kalendertagen für dessen Abschluss festzulegen. Ist dies technisch nicht durchführbar, muss der Anbieter das innerhalb von 14 Arbeitstagen mit Begründung mitteilen und kann eine alternative Frist vorschlagen, die sieben Monate nicht überschreitet. Der Kunde hat zudem das Recht, den Übergangszeitraum einmal um die Frist zu verlängern, die er für angemessen hält.
Ersetzt der Data Act die DSGVO? +
Nein. Der Data Act besteht neben der DSGVO und verdrängt sie nicht. Enthalten die Daten des vernetzten Produkts personenbezogene Daten, ist für ihre Verarbeitung weiterhin eine Rechtsgrundlage nach der DSGVO nötig, und das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO gilt fort. Der Data Act ergänzt eine Ebene für Daten, die oft nicht personenbezogen sind — industrielle Telemetrie, Nutzungsprotokolle, Sensordaten — und für die Vertragsbeziehungen zwischen Unternehmen.
Was sollte ich im Vertrag mit meinem Anbieter von Unternehmenssoftware prüfen? +
Vier Dinge: ob es eine Ausstiegsklausel mit höchstens zwei Monaten Kündigungsfrist und 30 Tagen Übergangszeitraum gibt; ob der Anbieter angibt, welche Exportformate er liefert und ob diese neben den Dokumenten auch Metadaten, Versionen und Audit-Trails enthalten; ob Wechselentgelte, Vertragsstrafen bei vorzeitiger Beendigung oder Exportgebühren vorgesehen sind; und ob einseitig auferlegte Klauseln Ihren Zugang zu Ihren eigenen Daten einschränken, die Artikel 13 der Verordnung als potenziell missbräuchlich einstuft.
Was passiert, wenn mein Anbieter den Data Act nicht einhält? +
Die Verordnung überlässt die Sanktionen den Mitgliedstaaten, die die zuständigen Behörden benennen und die Sanktionsregelung festlegen. Auf vertraglicher Ebene ist die Wirkung unmittelbarer: Eine missbräuchliche Klausel im Sinne des Artikels 13 bindet das Unternehmen nicht, dem sie einseitig auferlegt wurde, und der übrige Vertrag bleibt in Kraft, sofern er ohne sie bestehen kann. In der Praxis ist für ein mittelständisches Unternehmen die Verhandlung bei der Verlängerung der wirksame Hebel, nicht der Rechtsstreit.
Quellen
- Verordnung (EU) 2023/2854 des Europäischen Parlaments und des Rates über harmonisierte Vorschriften für einen fairen Datenzugang und eine faire Datennutzung (Data Act): Artikel 3, 13, 25, 29 und 50.
- Artikel 3 des Data Act: Pflicht, Produktdaten und Daten verbundener Dienste für den Nutzer zugänglich zu machen.
- Artikel 25 des Data Act: Vertragsklauseln zum Anbieterwechsel, zwei Monate Kündigungsfrist und 30 Tage Übergangszeitraum.
- Artikel 29 des Data Act: schrittweiser Abbau der Wechselentgelte mit dem Meilenstein 12. Januar 2027.
- Europäische Kommission — Data Act: Inkrafttreten am 11. Januar 2024 und Anwendung seit dem 12. September 2025.
Damit die nächste Verlängerung eine Entscheidung ist, keine Kapitulation
Buchen Sie 30 Minuten: Wir gehen die Checkliste mit den sieben Fragen zu Ihrem aktuellen Anbieter durch und zeigen Ihnen live, wie ein komplettes Dokuflex-Repository mit Metadaten, Versionen und Audit-Trails exportiert wird. Unverbindlich.