E-Rechnungspflicht 2025–2028: XRechnung, ZUGFeRD und GoBD-konforme Archivierung

Was die E-Rechnungspflicht ist und worauf sie sich stützt

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das das Umsatzsteuergesetz (UStG, §14 ff.) ändert und im inländischen B2B die strukturierte elektronische Rechnung zur Pflicht macht. Der entscheidende Begriff ist die Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht und elektronisch verarbeitet werden kann.

Damit verschiebt sich die Bedeutung eines vertrauten Belegs: Eine reine PDF- oder Papierrechnung erfüllt diese Definition nicht und gilt künftig als „sonstige Rechnung" – nicht mehr als E-Rechnung. Ein PDF ist für den Menschen lesbar, aber für eine Maschine kein strukturierter Datensatz, und genau das verlangt das Gesetz.

Der Anwendungsbereich ist klar umrissen: Es geht um inländische Umsätze zwischen im Inland ansässigen Unternehmern (B2B). Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§33 UStDV) und Fahrausweise. B2C-Umsätze und grenzüberschreitende Geschäfte fallen nicht unter die Pflicht.

Wichtig ist der Unterschied zwischen Empfangen und Ausstellen: Beide werden zu unterschiedlichen Zeitpunkten verpflichtend. Wer das früh trennt, plant die nächsten Schritte ruhiger – das zeigt der Stufenplan im nächsten Abschnitt.

Der Stufenplan: Fristen 2025, 2027 und 2028

Die Pflicht kommt nicht auf einen Schlag, sondern in Stufen. Der Gesetzgeber unterscheidet bewusst zwischen der Empfangspflicht, die bereits gilt, und einer gestaffelten Ausstellungspflicht mit Übergangsregelungen für kleinere Unternehmen. Diese vier Meilensteine sollten Sie kennen:

Die praktische Reihenfolge ist also: zuerst empfangs- und verarbeitungsfähig werden (das gilt schon), dann den Ausgang umstellen. Wer den Eingang früh sauber automatisiert, hat den anspruchsvolleren Teil – Validierung und Archivierung – bereits gelöst, bevor die Ausstellungspflicht greift.

XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X: welche Formate zählen

Das Gesetz schreibt kein einzelnes Produkt vor, sondern die Konformität mit der Norm EN 16931. Mehrere Formate erfüllen sie – sie unterscheiden sich aber in Aufbau und typischem Einsatz:

• XRechnung: reines XML, im öffentlichen Auftragswesen (B2G) verbreitet, vollständig maschinell verarbeitbar, ohne menschlich lesbare Sichtkomponente.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1: hybrides Format, eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem XML. Dieselbe Datei ist für Menschen lesbar und für Software auswertbar.
• Factur-X: das französische Pendant, technisch gleichwertig zu ZUGFeRD und ebenfalls EN-16931-konform.

Achtung bei den ZUGFeRD-Profilen: Erst ab dem Profil COMFORT (Niveau EN 16931) aufwärts liegt eine vollwertige E-Rechnung vor. Die schlankeren Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Pflicht nicht als vollwertige E-Rechnung, weil sie nicht alle erforderlichen Pflichtangaben strukturiert enthalten.

Für den Eingang heißt das: Ihre Systeme müssen verschiedene zulässige Formate erkennen, validieren und korrekt auslesen. Über offene Schnittstellen lässt sich das mit Ihrem ERP und Ihrer Buchhaltung verbinden – mehr dazu unter Integrationen.

GoBD-konforme Archivierung und Aufbewahrungsfristen

Eine E-Rechnung zu empfangen reicht nicht – sie muss auch richtig aufbewahrt werden. Nach den GoBD ist die E-Rechnung im strukturierten Originalformat unveränderbar und maschinell auswertbar zu archivieren. Es genügt also nicht, nur das menschlich lesbare PDF-Abbild abzulegen; die strukturierten Daten (das XML) sind Teil des aufbewahrungspflichtigen Originals.

Bei der Aufbewahrungsfrist gibt es eine Erleichterung: Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat die Frist für Rechnungen zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das ändert nichts an der Pflicht zur Unveränderbarkeit, reduziert aber den Aufbewahrungshorizont.

Praktisch bedeutet das ein revisionssicheres, unveränderbares Archiv mit Versionierung und Zugriffsschutz – also genau die Eigenschaften eines guten Dokumentenmanagements. Original und Sichtbeleg bleiben miteinander verknüpft und jederzeit für eine Betriebsprüfung auswertbar.

So wird die E-Rechnungspflicht mit Dokuflex zur Prozess-Eigenschaft

Die These ist einfach: Wenn die Rechnung in einem modellierten Prozess lebt, hören die gesetzlichen Pflichten auf, manuelle Sonderaufgaben zu sein, und werden zu Eigenschaften des Workflows. Empfang, Validierung, Freigabe und Archivierung bilden eine durchgängige Kette, in der jeder Schritt nachvollziehbar bleibt.

So entsteht aus einer regulatorischen Last ein schlanker, prüfbarer Prozess: Die Pflichten erfüllen sich, weil der Workflow sie abbildet – nicht, weil ein Mensch jeden Beleg manuell kontrolliert.

Checkliste: In 7 Schritten vorbereitet

Arbeiten Sie diese sieben Punkte ab, um Schritt für Schritt e-rechnungsfähig zu werden:

1. Empfang sicherstellen: Sie müssen seit dem 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können – richten Sie einen klaren Eingangskanal ein.
2. Formate prüfen: Stellen Sie sicher, dass XRechnung und ZUGFeRD ab Profil EN 16931 erkannt, gelesen und validiert werden.
3. Eigene Frist einordnen: Bestimmen Sie anhand des Vorjahresumsatzes, ob für Sie 2027 oder 2028 das Ausstellen verpflichtend wird.
4. Ausgang umstellen: Bereiten Sie Ihre Rechnungserstellung auf ein konformes Format vor und stimmen Sie das Profil mit Ihren Kunden ab.
5. Validierung automatisieren: Sorgen Sie dafür, dass nicht konforme Belege erkannt werden, bevor sie gebucht werden.
6. Archivierung GoBD-konform aufsetzen: Bewahren Sie das strukturierte Original acht Jahre unveränderbar und maschinell auswertbar auf.
7. ERP und Buchhaltung anbinden: Verbinden Sie den Rechnungsprozess über Schnittstellen mit Ihren Kernsystemen, um Medienbrüche zu vermeiden.

Ein ergänzendes elektronisches Meldesystem (E-Reporting) ist im Zusammenhang mit der EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) geplant, aber noch nicht im Detail gesetzlich geregelt. Wer den Rechnungsprozess heute sauber strukturiert, ist auf diese nächste Stufe gut vorbereitet.

Häufig gestellte Fragen